Werbeplatzierungen klassische Media und Display-Werbung (Rahmenvereinbarung), Leistungen der Mediaagentur

Kurze Beschreibung

Die anfallenden Media-Dienstleistungen im Rahmen der klassischen Werbekanäle sollen in Zukunft zentral bei einem Dienstleister gebündelt werden. Der Dienstleister soll insbesondere Mediastrategie und konkrete Mediaplanung, Mediaeinkauf und -abwicklung für die folgenden Kanäle erbringen:
— Print;
— TV;
— Radio und Spotify;
— Online-Display;
— Out of Home/Ambient.
Für die Erbringung der Leistungen soll ein Rahmenvertrag über 2 Jahre (mit zusätzlich 2 Verlängerungsoptionen über je ein weiteres Jahr, längstens also 4 Jahre) abgeschlossen werden.
Neben der IHK für München und Oberbayern soll auch der BIHK e. V. Vertragspartner werden, um Leistungen abrufen zu können.
Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Beschaffung

Die anfallenden Media-Dienstleistungen im Rahmen der klassischen Werbekanäle sollen in Zukunft zentral bei einem Dienstleister gebündelt werden. Der Dienstleister soll insbesondere Mediastrategie und konkrete Mediaplanung, Mediaeinkauf und -abwicklung für die folgenden Kanäle erbringen:
— Print;
— TV;
— Radio und Spotify;
— Online-Display;
— Out of Home/Ambient.
Für die Erbringung der Leistungen soll ein Rahmenvertrag über 2 Jahre (mit zusätzlich 2 Verlängerungsoptionen über je ein weiteres Jahr, längstens also 4 Jahre) abgeschlossen werden.
Neben der IHK für München und Oberbayern soll auch der BIHK e. V. Vertragspartner werden, um Leistungen abrufen zu können.
Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Auftraggeber hat das Recht, den Vertrag zweimal über den 31.10.2022 hinaus um jeweils 1 Jahr zu verlängern. Der Auftraggeber teilt dies dem Auftragnehmer spätestens 3 Monate vor dem Auslaufen des Vertrages schriftlich mit. Der Vertrag endet somit spätestens am 31.10.2024 ohne, dass es einer Kündigung bedarf.

Zusätzliche Informationen

Zum Zuschlagskriterium „Beispielhafte Mediaplanung"
Für dieses Kriterium wird vom Bieter eine Ausarbeitung gefordert, die mit dem Angebot abzugeben ist.
Es sind folgende Eckdaten anzunehmen: Die IHK für München und Oberbayern veranstaltet für ihre Ausbildungsunternehmen die Ausbildungsmesse „IHKjobfit!". Sie findet an unterschiedlichen Tagen an 3 Standorten innerhalb Oberbayerns statt und richtet sich an Schüler, die sich über Berufe informieren möchten. Als große Ausbildungsmesse bietet sie allen Ausbildungsinteressierten die Chance, sich über Ausbildungsberufe, duale Studiengänge und Berufsbilder zu informieren sowie erste Kontakte zu IHK-Ausbildungsbetrieben zu knüpfen.
Die jeweiligen Ausbildungsmessen werden von bis zu 3 000 Ausbildungsinteressierten (schwerpunktmäßig Schülern und Eltern, zum Teil auch Lehrer) besucht.
Primäre Zielgruppe sollen Schüler der Abschluss- und Vorabschlussklassen der allgemeinbildenden Schulen sein, sowie der FOS/BOS im jeweiligen Umkreis der Messen (ca. 50 km Umfeld). Sie sind, je nach Schulart also zwischen 14 und 19 Jahren alt. Die Sekundärzielgruppe sind ihre Influencer, sprich ihre Eltern und auch die Lehrer.
Aufgabenstellung
Es soll jeweils eine Mediaplanung erstellt werden für eine Ausbildungsmesse in Rosenheim sowie eine in München. Die Mediamaßnahmen sollen sich primär an die Schüler richten und zu Teilen auch an deren Eltern. Der Mediamix soll ca. 70-80 % print und ca. 20-30 % digital (Online Displays) sein. Social Media und SEA sind hierbei nicht angefragt. Die Reichweite und das Mediavolumen lauten:
— für IHKjobfit! Rosenheim: 12 000 EUR, Maßnahmen im Landkreis Rosenheim;
— für IHKjobfit! München: 50 000 EUR, Maßnahmen im Landkreis München.
Anmerkung: Zusätzlich zur Mediaplanung werden folgende Maßnahmen durch die IHK organisiert:
a) Schulmarketing: Promo-Teams informieren in den Schulen anhand von Teaserkarten und -plakaten. Jugend-Coaches gehen z T. in die Klassen und bereiten die Schüler auf die Messe vor,
b) Influencer Marketing: Ein YouTuber/Influencer für Jugendliche teasert die Messen ebenfalls mit an und ist vor Ort,
c) Pressearbeit vorab und vor Ort mit regionalen Medien,
Die Ausarbeitung soll insgesamt 25 Seiten nicht überschreiten.
Sie ist mit dem Angebot einzureichen in Form einer Präsentation (PowerPoint oder vergleichbar).
Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Direkter Link zur Eigenerklärung für Eignung — siehe Link unter Ziffer I.3)
Erklärungen des Bieters:
— über das Vorliegen bzw. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß §§ 123, 124 GWB sowie eventuelle Maßnahmen zur Selbstreinigung, sofern ein Ausschlussgrund nach §§ 123, 124 GWB vorliegt, durch die für sein Unternehmen die Zuverlässigkeit wieder hergestellt wurde;
— dass er in den letzten 2 Jahren nicht aufgrund eines Verstoßes gegen Vorschriften (insbes. § 23 AEntG, § 21 MiLoG oder Vorschriften wegen illegaler Beschäftigung von Arbeitskräften), der zu einem Eintrag im Gewerbezentralregister geführt hat, mit einer Freiheitsstrafe von über 3 Monaten, einer Geldstrafe von über 90 Tagessätzen oder einer Geldbuße von mehr als 2 500 EUR belegt worden ist;
— dass er die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt hat;
— zur Mitgliedschaft bei einer Berufsgenossenschaft;
— zur Eintragung in ein Berufs-/Handelsregister, oder -sofern keine Pflicht hierzu besteht — dass er die erlaubte Berufsausübung auf andere Weise nachweisen kann.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen:
— Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamtes (soweit vom Finanzamt ausgestellt);
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der tariflichen Sozialkasse (soweit Beitragspflicht besteht);
— Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers;
— Gewerbeanmeldung;
— Berufs-/Handelsregisterauszug;
— Eintragung in die Handwerksrolle bzw. bei der Industrie- und Handelskammer oder anderweitige sonstige Nachweise.
Ab einer Auftragssumme von 30 000 EUR wird der Auftraggeber für den Bieter, auf dessen Angebot der Zuschlag erteilt werden soll, einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister gem. § 150a GewO beim Bundesamt für Justiz anfordern.
Der Auftraggeber behält sich vor, beteiligte Unternehmen nach § 124 GWB auszuschließen, wenn einer der dort genannten fakultativen Ausschlussgründe vorliegt. Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der Auftraggeber Maßnahmen der Bieter zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Direkter Link zur Eigenerklärung für Eignung — siehe Link unter Ziffer I.3)
Erklärungen des Bieters:
— ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren beantragt oder eröffnet wurde, ein Antrag auf Eröffnung mangels Masse abgelehnt wurde oder sich das Unternehmen in Liquidation befindet;
— ob ein eventuell vorliegender Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde;
— über den Jahresumsatz (gesamt) sowie den Jahresumsatz, der auf Leistungen im Tätigkeitsbereich des Auftrages entfällt, jeweils aufgeteilt auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, in Euro netto.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen:
— Insolvenzplan, sofern dieser vorliegt und rechtskräftig bestätigt wurde.
— Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse bzw. Gewinn- und Verlustrechnungen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Siehe hierzu auch den Hinweis unter Ziffer VI.3)
Direkter Link zur Eigenerklärung für Eignung — siehe Link unter Ziffer I.3)
Erklärungen des Bieters,
— über früher ausgeführte Liefer- und Dienstleistungen (vgl. Mindeststandards Buchst. a) „Referenzprojekte");
— zu den technischen Fachkräften oder technischen Stellen, die im Zusammenhang mit der Leistungserbringung eingesetzt werden sollen (vgl. Mindeststandards Buchst. b) „Qualifikation des eingesetzten Personals");
— aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl der Führungskräfte in den letzten 3 Jahren ersichtlich sind;
— welche Teile des Auftrags er als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.
Erwünscht ist zudem eine Kurzpräsentation der Agentur (max. 25 Seiten), z. B. PowerPoint, Pages, Website.
Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, ist vom Bieter zur Bestätigung auf gesondertes Verlangen des Auftraggebers innerhalb einer festgelegten Frist vorzulegen:
— für die benannten Referenzen Bescheinigungen über die ordnungsgemäße Ausführung und das Ergebnis
— für die benannten Personen entsprechende Nachweise in Form von Studiennachweisen oder sonstigen Bescheinigungen bzw. Angaben wie Berufserfahrung und ausgeübten Tätigkeiten;
— entsprechende Nachweise über die durchschnittliche Beschäftigtenzahl und die Anzahl der Führungskräfte in den letzten 3 Jahren;
— Verpflichtungserklärung der Unterauftragnehmer für die jeweilige Leistung.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Bei nachfolgend genannten Bedingungen handelt es sich um geforderte Mindeststandards:
a) Referenzprojekte
Der Bieter hat 3 vergleichbare Referenzaufträge mit einem Mindestmediabudget von jeweils mindestens 50 000 EUR netto nachzuweisen, die in den letzten 3 Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden. Die Referenzprojekte sollten entweder Bezug zu ähnlichen Themen und Kampagnen der IHK haben, wie beispielsweise Wirtschaftsthemen, Veranstaltungsbewerbungen, Infokampagnen für Eltern oder Jugendliche oder aber ähnliche Zielgruppen bespielen:
— Messe- oder Veranstaltungsbewerbung im deutschsprachigen Raum.
Als beispielhaft für den Inhalt kann hier etwa die Aufgabenstellung aus Ziffer II.2.14 betrachtet werden, denkbar sind aber auch andere Messen oder Veranstaltungsbewerbungen im deutschsprachigen Raum;
— Kampagnen für unterschiedliche Zielgruppen, wie z. B. Entscheider/Geschäftsführer aus dem Mittelstand, Existenzgründer, Solo-Selbständige, Fachverantwortliche in Unternehmen wie z. B. Personalentscheider/Steuerexperten/Ausbilder oder auch Schüler oder Eltern;
— Anzugeben sind weiterhin der Auftraggeber einschließlich Kontaktdaten, sowie das Vertragsverhältnis (Auftragnehmer, Nachunternehmer oder Mitglied in einer Arbeitsgemeinschaft).
b) Qualifikation des eingesetzten Personals:
— Es wird gefordert, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. Daher ist vom Bieter insbesondere ein fester Ansprechpartner sowie im Falle von dessen Abwesenheit ein Vertreter zu benennen.
— Der feste Ansprechpartner sowie der Vertreter müssen bei mindestens einem der benannten Referenzprojekte maßgeblich beteiligt gewesen sein, wobei es sich nicht notwendigerweise um dasselbe Referenzprojekt handeln muss.
— Der vom Bieter benannte Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse sind nachzuweisen.

a) Die Angebotsabgabe ist ausschließlich über das Vergabeportal zugelassen, Ziffer I.3). Auf anderem Weg eingehende oder nicht fristgerecht eingereichte Angebote werden im weiteren Verfahren nicht berücksichtigt.
b) Der Auftraggeber empfiehlt allen Teilnehmern die Registrierung auf der Vergabeplattform, da nur so der Erhalt zusätzlicher Informationen während des Verfahrens (Aktualisierung von Vergabeunterlagen oder Terminen, Antworten auf Fragen der Teilnehmer) gewährleistet ist. Angebote, die nicht auf dem zum Zeitpunkt der Abgabefrist gültigen Stand der Vergabeunterlagen basieren, werden, sofern sie nicht vergleichbar sind, vom weiteren Verfahren ausgeschlossen.
c) Fragen der Teilnehmer sind ausschließlich in Textform über das Vergabeportal zugelassen, sie können bis zum 26.8.2020 gestellt werden. Die letztmalige Beantwortung erfolgt bis spätestens 27.8.2020. Die Antworten erfolgen über das Portal anonymisiert zeitgleich an alle registrierten Teilnehmer (sofern für alle Teilnehmer relevant). Die Anfragen der Teilnehmer haben so rechtzeitig zu erfolgen, dass die Vergabestelle noch mindestens sechs Tage vor dem Ablauf der Angebotsfrist Auskunft erteilen kann. Ansonsten ist die Vergabestelle nicht zur Beantwortung von Fragen verpflichtet.
d) Teilnahmebedingungen, zu Ziffer III.1.1)-III.1.3)
Die Eignungsnachweise ergeben sich aus den Vergabeunterlagen sowie Formblatt L124 (Eigenerklärung zur Eignung). Alternativ zulässig ist der Nachweis anhand der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) oder der Eintrag im Präqualifikationsverzeichnis (Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich e. V., PQ-VOL). Der Bieter hat eigenverantwortlich zu überprüfen, ob die verlangten Nachweise durch die in der EEE bzw. im PQ-Verzeichnis enthaltenen Inhalte abgedeckt sind sowie darin nicht enthaltene, aber vom Auftraggeber verlangte Nachweise abzugeben.
e) Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine Erklärung aller Mitglieder in Textform abzugeben (Formblatt L234):
— in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist;
— in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist;
— dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt und
— dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.
Für jedes Mitglied sind dessen Teilleistung innerhalb des Auftrags zu beschreiben sowie die für die Teilleistung entsprechenden Erklärungen gemäß der Teilnahmebedingungen (Eignungsnachweise) abzugeben. Eine Änderung der Person der Bieter oder der Bietergemeinschaft ist nach Ablauf der Angebotsfrist nicht mehr zulässig und hat den Ausschluss der betreffenden Bieter/Bietergemeinschaft vom weiteren Verfahren zur Folge. Mehrfachbeteiligungen einzelner Mitglieder einer Bietergemeinschaft sind unzulässig und führen zum Verfahrensausschluss sämtlicher betroffener Bietergemeinschaften und Einzelbieter, sofern sie nicht bereits mit dem Angebot nachweisen, dass sie durch organisatorische oder personelle Maßnahmen sichergestellt haben, dass ein Verstoß gegen den Geheimwettbewerb ausgeschlossen ist.
f) Kapazitäten anderer Unternehmen (Eignungsleihe):
— Beabsichtigt der Bieter oder ein Mitglied einer Bietergemeinschaft, sich der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen:
—— Als Nachunternehmen für einen Teil der Leistung, so sind im Angebot (Formblatt L235) Art und Umfang der Teilleistungen zu beschreiben bzw. sofern der Bieter selbst für die Teilleistung nicht geeignet ist, ist anzugeben, ob es sich um eine Eignungsleihe der technischen oder beruflichen Leistungsfähigkeit handelt.
—— Durch Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen, so sind im Angebot (Formblatt L235) deren Name, gesetzliche Vertreter und Kontaktdaten sowie die überlassene Eignung anzugeben.
— Nach gesonderter Aufforderung durch den Auftraggeber sind innerhalb der von ihm bestimmten Frist, soweit noch nicht erfolgt, sämtliche anderen Unternehmen zu benennen und für diese die Eignungsnachweise in Bezug auf die übertragene Teilleistung bzw. die in Anspruch genommenen Kapazitäten sowie Verpflichtungserklärungen (Formblatt L236) einzureichen.
— Ein Unternehmen, das eine einschlägige Eignungsanforderung nicht erfüllt oder bei dem Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen, ist vom Bieter zu ersetzen (47 Abs. 2 VgV).
— Bei Inanspruchnahme der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit anderer Unternehmen wird verlangt, dass der Bieter bzw. das Mitglied der Bietergemeinschaft sowie das andere Unternehmen gemeinsam für die Auftragsausführung haften (§ 47 Abs. 3 VgV).
g) Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
h) Es wird empfohlen, die Formblätter des Auftraggebers zu verwenden.
i) Für das Erstellen des Angebots erfolgt keine Kostenerstattung.
j) Ausschließlich der im „Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Union" (TED) veröffentlichte Inhalt der Bekanntmachung ist verbindlich.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y65DNTG

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Durchführung eines EU-weiten Vergabeverfahrens mit Bekanntmachung im Rahmen der vorliegenden Beschaffung erfolgt nicht auf der Grundlage einer gesetzlichen Verpflichtung zur Anwendung der §§ 99ff GWB, sondern auf Grundlage einer freiwillig beschlossenen Beschaffungsordnung des Auftraggebers. Der Rechtsweg zur Vergabekammer gemäß § 155 ff GWB ist daher nicht eröffnet, vgl. VK Sachen, Beschluss vom. 12.11.2015 — 1/SVK/033-15. Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 GWB) per Telefax oder E-Mail.