Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagementsystem

Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH

Im Rahmen dieser Ausschreibung wird ein Dienstleister zur Bereitstellung und Betrieb einer Software-Lösung zum Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement gesucht.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2020-11-23. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2020-10-20.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• fourtexx GmbH

Wer?

• Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH

Wie?

• Entwicklung von Software für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe › Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2020-10-20	Auftragsbekanntmachung
2021-06-10	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2020-10-20)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware
Referenznummer: 03720KBB
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen dieser Ausschreibung wird ein Dienstleister zur Bereitstellung und Betrieb einer Software-Lösung zum Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement gesucht.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Entwicklung von Zeiterfassungs- und Personalverwaltungssoftware 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH
Postanschrift: Schöneberger Straße 15
Postleitzahl: 10963
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://www.kbb.eu 🌏
E-Mail: bidding@kbb.eu 📧
URL der Dokumente: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=357985 🌏
URL der Teilnahme: http://www.evergabe-online.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2020-10-20 📅
Einreichungsfrist: 2020-11-23 📅
Veröffentlichungsdatum: 2020-10-23 📅
Datum des Beginns: 2021-04-01 📅
Datum des Endes: 2022-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2020/S 207-504085
ABl. S-Ausgabe: 207
Zusätzliche Informationen

Im Teilnahmewettbewerb erhalten die Bewerber die Entwürfe der Vergabe- und Vertragsunterlagen für die Angebotsphase, wenn sie die mit der Bekanntmachung des Teilnahmewettbewerbs bereitgestellte Vertraulichkeitserklärung abgegeben haben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

1.1. Projekt: Ausschreibung für ein Zeiterfassungssystem

Im Rahmen dieser Ausschreibung wird ein Dienstleister zur Bereitstellung einer Software-Lösung zum Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement gesucht. Dies umfasst die Beschaffung der Lizenzen für die IT-Lösung, Konfiguration/ individuelle Anpassungen und Implementierung der Software sowie im Anschluss Abdeckung von Wartung und Support.

1.2. Beschreibung der Belegschaft

Der Großteil dieser Mitarbeiter*innen arbeiten nach dem Arbeitszeitmodell Gleitzeit. Etwa 100 Mitarbeiter*innen haben allerdings auch eine Projektzeiterfassung nach Dienstplan.

Arbeitszeiten bedingen. Gerade der starke Zuwachs der Belegschaft vor großen Veranstaltungen und die anschließende Beendigung der Vertragsverhältnisse, stellt eine große Herausforderung für das Personalbüro und die Zeiterfassung dar.

Diese Eigenschaften unterscheidet die KBB von Verwaltungsbehörden, die ebenso dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) unterliegen. Damit ergeben sich auch spezielle Anforderungen an die geplante Software-Lösung:

— Flexibles Lizenzmodell bei der Nutzung der Zeiterfassung, das die temporären Mitarbeiter und Kurzzeitnutzungen berücksichtigt;

— Sehr hohe Anforderungen an die Usability, da die Nutzung der Zeiterfassung keine Schulung und nur minimale Supportaufwände erfordern sollte.

Insbesondere im Februar nimmt die Anzahl der kurzzeitig angestellten Aushilfen sprunghaft zu. Generell soll für Aushilfen ein günstiges Lizenzpreismodell angeboten werden. Zu berücksichtigen ist zudem pro Jahr eine Zunahme der Beschäftigten / Lizenzen um 10 %.

1.3. Hintergrund & Hauptfunktionen

Zusammenfassend soll das neue System gängige Employee Self Sevices (ESS) und Manager Self Services (MSS) mit nachfolgenden Hauptfunktionen bereitstellen.

— Zeiterfassung von Mitarbeiter*innen;

— Erfüllung der speziellen arbeitsrechtlichen Vorschriften nach TVÖD Bund West (Überstunden, Zuschläge, Arbeitszeitenregelungen etc.);

— Erfassung von Abwesenheiten;

— Workflow- & Genehmigungsmanagement;

— Erstellung von Übersichten und Berichten;

— Benutzer- & Rollenmanagement;

— Projektzeiterfassung (Aufteilung der Arbeitszeit auf Projekte & Kostenträger);

— Vertragsmanagement-Funktionalität speziell für einige Techniker*innen mit Projektzeiterfassung;

— Inbound & Outbound Datenschnittstellen zu SAGE ERP & HR zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (PayRoll);

— Zugang für MA erfolgt über das eigene Firmennetzwerk via SingleSignOn als auch über einen, für mobile Endgeräte optimierten externen Webzugang;

— Unterstützung papierloser Geschäftsprozesse.

Grundsätzlich soll die geplante IT-Lösung auf modernen und zukunftsfähigen Technologien basieren und die Anforderungen der KBB in Bezug auf Flexibilität, Skalierbarkeit, Bedienkomfort und Sicherheit erfüllen. Es wird eine serverbasierte Lösung angestrebt, die sich in die bestehende KBB IT Infrastruktur integriert und SingleSignOn mit einem Active Directory Server unterstützt.

Beschreibung der Verlängerungen:

Der EVB-IT-Systemvertrag beginnt am 1.4.2021 und endet zum 31.3.2022. Es besteht die Option zur Verlängerung vom 1.4.2022 bis 31.3.2024, vom 1.4.2024 bis 31.3.2026 und vom 1.4.2026 bis 31.3.2028. Danach verlängert sich der Vertrag jeweils um zwölf Monate, falls er nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird.

Beschreibung der Optionen:

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH

Schöneberger Straße 15

10963 Berlin

Deutschland

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Angabe zur Gewerbeanmeldung und ggf. Gewerbeummeldung des Unternehmens des Bieters bzw. zum Berufs- oder Handelsregister, soweit die Eintragung nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern eine gleichwertige Bescheinigung,

2. Angabe dazu, ob eine Handwerks- bzw. Gewerbekarte der zuständigen Handwerkskammer oder Zugehörigkeit zur zuständigen Industrie- und Handelskammer vorliegt bzw. gegeben ist, soweit die Eintragung nach Maßgabe der jeweiligen Rechtsvorschriften am Sitz der Niederlassung erforderlich ist, bzw. bei ausländischen Bietern eine gleichwertige Bescheinigung,

3. Firmenprofil mit Angaben zur Rechtsform, zu den Beteiligungsverhältnissen, zum Hauptsitz und den Niederlassungen des Unternehmens;

4. Verbindliche Erklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der Fassung vom 17.2.2016 (BGBl.IS.203) aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt (die den Unterlagen zum Teilnahmewettbewerb beigefügte Anlage „03720KBB Nichtvorliegen von Ausschlussgründen“ kann als verbindliche Erklärung genutzt werden).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Angaben zum Umsatz des Unternehmens aus den letzten 3 Geschäftsjahren, der in Bezug auf den Umsatzanteil aus der Bereitstellung, Implementierung, Wartung und Support, sowie Anpassung von Software-Lösungen zum Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement resultiert;

2. Bestätigung, dass für den Fall des Zuschlags eine Betriebshaftpflichtversicherung des Bieters mit folgenden Mindestversicherungssummen pro Schadensfall besteht bzw. abgeschlossen wird:

— Personenschäden bis zu: 3 000 000 EUR;

— Sachschäden bis zu: 3 000 000 EUR;

— Vermögensschäden: 100 000 EUR.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Arbeitsrechtliche Kenntnisse insbesondere zum Themengebiet TVÖD (Gewichtung 15 %):

Angaben zu Erfahrungsnachweisen und Kenntnissen der Mitarbeitenden, die zur Durchführung des Auftrags zur Verfügung stehen werden für den genannten Bereich.

2. Erfahrungen insbesondere in Unternehmen in der Veranstaltungsbranche mit außertariflichen und tariflichen (TVÖD) Angestellten (Gewichtung 15 %):

Angaben zu Erfahrungsnachweisen und Kenntnissen der Mitarbeitenden, die zur Durchführung des Auftrag zur Verfügung stehen werden für den genannten Bereich.

3. Erfahrungen mit SAGE HR (insbesondere Inbound/Outbound-Schnittstellen, Einrichtung automatisierter Workflows z.B. Payroll Prozess, vollständige automatisierte Datenübergabe abrechnungsrelevanter Informationen) (Gewichtung 20 %):

4. Referenzliste (Gewichtuing 25 %):

Auflistung erbrachter Leistungen aus denen jeweils hervorgeht, dass mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Projekte in vergleichbaren Firmen (nach Möglichkeit öffentliche Einrichtungen nach TVÖD) durchgeführt wurden (mind. 1, max. 3). Jede Referenz ist auf maximal einer A4-Seite zu beschreiben. Für jede Referenz sind Angaben zur Art der ausgeführten Arbeiten, Auftragsvolumen/ Rechnungswert, Leistungszeit, Auftraggeber mit Ansprechpartner und dessen Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail-Adresse) zu tätigen.

5. Referenzliste (Gewichtung 25 %): Auflistung erbrachter Leistungen aus denen jeweils hervorgeht, dass mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Projekte in vergleichbaren Firmen (Unternehmen in der Veranstaltungsbranche mit außertariflichen und tariflichen Angestellten nach TVÖD) durchgeführt wurden (mind. 1, max. 2). Jede Referenz ist auf maximal einer A4-Seite zu beschreiben. Für jede Referenz sind Angaben zur Art der ausgeführten Arbeiten, Auftragsvolumen /Rechnungswert, Leistungszeit, Auftraggeber mit Ansprechpartner und dessen Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail- Adresse) zu tätigen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 4
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Die Auswahl unter den form- und fristgerecht eingereichten Bewerbungen erfolgt anhand der einzureichenden Unterlagen und Angaben zum Nachweis der Befähigung zur Berufsausübung, sowie zur wirtschaftlichen, finanziellen, technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit. Die mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Nachweise und Angaben müssen die Prognose erlauben, dass das Unternehmen in der Lage ist, die dargestellten Leistungsanforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllen zu können.

Die Prognoseentscheidung wird sich, nach Feststellung der Vollständigkeit aller erbetenen Unterlagen und/oder Angaben, daran orientieren, ob die von dem Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben die Erwartung zulassen, in der zweiten Phase des Vergabeverfahrens Angebote zu erhalten, die der Aufgabenstellung gerecht werden. Weiterhin muss die Prognose die Feststellung erlauben, ob das Unternehmen in der Lage ist, eine konzeptionelle und innovativer Lösung zu entwickeln, die einen dauerhafte und dem spezifischen Nutzungsbedarf gerecht werdende Lösung ermöglicht.

Zu diesem Zweck wird die Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge anhand folgender Systematik folgen: Sollten die geforderten Erklärung und Nachweise des Teilnehmers nicht vorliegen, behält sich die Vergabestelle vor fehlende Erklärung und Nachweise nachzufordern.

Die gem. Ziff. III.1.1. Nr. 1. bis 4, Ziff. III 1.2. Nr. 1 bis 2 der Bekanntmachung erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden nur in Bezug auf ihr Vorliegen und auf Vollständigkeit der Angaben geprüft, jedoch keiner inhaltlichen oder qualitativen (Punkte-) Bewertung unterzogen.

Die gem. Ziff. III.1.3. Nr. 1 bis 5 erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden einer inhaltlich qualitativen Wertung unterzogen. Die unter Nr. 1 bis 3 mit dem Angebot vorgelegten Erfahrungsnachweise für Mitarbeiter*innen und die unter Nr. 4 und 5 aufgelisteten Referenzen werden anhand folgender Wertungsmaßstäbe bewertet:

I. Wertebereich: 8 bis 10 Punkte:

Anhand der angegebenen Erfahrungsnachweise für den/die benannten Mitarbeiter*in und anhand der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten, ist von einem hohen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen aus der Leistungsbeschreibung auszugehen, da durch die Erfahrungsnachweise und Referenzen belegt werden konnte, dass weitreichende Kenntnisse und Erfahrungen bestehen. Die Firma ist in der Lage ist, eine konzeptionelle und innovativer Lösung zu entwickeln, welche eine dauerhafte und dem spezifischen Nutzungsbedarf gerecht werdende Lösung ermöglicht.

II. Wertebereich: 4 bis 7 Punkte:

Anhand der angegebenen Erfahrungsnachweise für den/die benannten Mitarbeiter*in und der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten, ist von einem durchschnittlichen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen aus der Leistungsbeschreibung auszugehen. Durch die Qualifikation der Mitarbeiter*in und die Referenzen des Unternehmens konnte nur teilweise belegt werden, dass ausreichend Erfahrungen und Know-How vorhanden ist, für die Umsetzung und Entwicklung der gesuchten konzeptionellen und innovativen Lösungen.

III. Wertebereich: 0 bis 3 Punkte:

Anhand der angegebenen Erfahrungsnachweise für den/die benannten Mitarbeiter*in und der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten, ist von einem geringen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen aus der Leistungsbeschreibung auszugehen. Durch die Erfahrungsnachweise und Referenzen konnte nicht oder nur teilweise belegt werden, dass ausreichend Erfahrungen und Know-How vorhanden ist, für die Umsetzung und Entwicklung der gesuchten konzeptionellen und innovativen Lösungen.

Die Punktewerte für die Eignungskriterien Ziff. III.1.3. Nr. 1 bis 5 werden mit der jeweiligen Gewichtung bewertet. Die Summe der Punkte der Eignungskriterien Ziff. III.1.3. Nr. 1 bis 5 geht in die Gesamtwertung ein.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 14:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2020-12-08 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-03-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Leistungspunktzahl
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50,00
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 50,00

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Jursitische Person des privaten Rechts
Kontakt
Kontaktperson: Zentrales Vergabemanagement
Dokumente URL: https://www.evergabe-online.de/tenderdetails.html?id=357985 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Die in der EU-Bekanntmachung unter Ziff. III.1.1. bis III.1.3. der EU-Bekanntmachung geforderten Angaben der Befähigung zur Berufsausübung einschließlich der geforderten Angaben zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister, und/oder der zu Ziff. III.1.2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit, sowie der zu Ziff. III.1.3) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit geforderten Angaben, können in dem der Vergabe- und Vertragsunterlagen beigefügten Muster Eigenerklärung Eignung gemacht werden.

Falls der Platz in den vorgesehenen Feldern nicht ausreichen sollte, können die geforderten Angaben auch auf einem separaten Blatt gemacht werden.

Bewerber- oder Bietergemeinschaften haben mit dem Teilnahmeantrag alle Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für die Teilnahme an dem Vergabeverfahren zu benennen. Hierzu kann das mit der Bekanntmachung bereitgestellte Muster der Erklärung Bieter-Arbeitsgemeinschaft oder eine eigenständig erstellte Erklärung zur Bildung einer Bewerbergemeinschaft verwendet werden. Für jedes Mitgliedeiner Bewerbergemeinschaft sind Angaben bzw. Erklärungen zu den unter Ziff. III.1.1. bis III.1.3. aufgeführten Eignungsanforderungen vorzulegen.

Sofern ein Bewerber bzw. eine Bewerber-/Bietergemeinschaft sich zum Nachweis der Eignung auf die Ressourcen und/oder Kapazitäten eines anderen Unternehmens berufen möchte, ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung des Unternehmens abzugeben, aus der, in Anlehnung an das mit der Bekanntmachung bereitgestellte Muster Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen, deutlich wird, welche Kapazitäten und Ressourcen für welche Leistungsbereiche zur Verfügung gestellt werden.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Fax: +49 2289499163 📠
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.6.2013(BGBl.IS.1750,3245), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17.2.2016 (BGBl. I S. 203) ist nur zulässig, soweit:

1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat,

2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden sind,

3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, und

4) nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH – Rechtsabteilung
Postanschrift: Schöneberger Straße 15
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10963
Telefon: +49 30263970 📞
E-Mail: info@kbb.eu 📧
Fax: +49 30263973970 📠
Internetadresse: www.kbb.eu 🌏
Quelle: OJS 2020/S 207-504085 (2020-10-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-06-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand dieser Ausschreibung war die Suche nach einem Dienstleister zur Bereitstellung und Betrieb einer Software-Lösung zum Zeiterfassungs- und Abwesenheitsmanagement.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 114-300164
Verweist auf Bekanntmachung: 2020/S 207-504085
ABl. S-Ausgabe: 114

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

1.1 Projekt: Ausschreibung für ein Zeiterfassungssystem

Die Leistung umfasste die Beschaffung der Lizenzen für die IT-Lösung, Konfiguration/ individuelle Anpassungen und Implementierung der Software, sowie im Anschluss Abdeckung von Wartung und Support.

1.2 Beschreibung der Belegschaft

Der Großteil dieser Mitarbeiter*innen arbeitet nach dem Arbeitszeitmodell Gleitzeit. Etwa 100 Mitarbeiter*innen haben allerdings auch eine Projektzeiterfassung nach Dienstplan.

Eine Besonderheit der KBB ist die starke Heterogenität und die saisonale hohe Fluktuation der Belegschaft. Aufgrund des Veranstaltungsgeschäftes gibt es viele unterschiedliche und spezielle Rollen und Aufgaben, die mitunter auch sehr flexible Arbeitszeiten bedingen. Gerade der starke Zuwachs der Belegschaft vor großen Veranstaltungen und die anschließende Beendigung der Vertragsverhältnisse, stellt eine große Herausforderung für das Personalbüro und die Zeiterfassung dar.

Diese Eigenschaften unterscheidet die KBB von Verwaltungsbehörden, die ebenso dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) unterliegen. Damit ergaben sich auch spezielle Anforderungen an die geplante Software-Lösung:

— Flexibles Lizenzmodell bei der Nutzung der Zeiterfassung, das die temporären Mitarbeiter und Kurzzeitnutzungen berücksichtigt,

Insbesondere im Februar nimmt die Anzahl der kurzzeitig angestellten Aushilfen sprunghaft zu. Generell sollte für Aushilfen ein günstiges Lizenzpreismodell angeboten werden. Zu berücksichtigen war zudem pro Jahr eine Zunahme der Beschäftigten/Lizenzen um 10 %.

1.3 Hintergrund & Hauptfunktionen

Zusammenfassend sollte das neue System gängige Employee Self Sevices (ESS) und Manager Self Services (MSS) mit nachfolgenden Hauptfunktionen bereitstellen.

— Zeiterfassung von Mitarbeiter*innen,

— Erfüllung der speziellen arbeitsrechtlichen Vorschriften nach TVÖD Bund West (Überstunden, Zuschläge, Arbeitszeitenregelungen etc.),

— Erfassung von Abwesenheiten,

— Workflow- & Genehmigungsmanagement,

— Erstellung von Übersichten und Berichten,

— Benutzer- & Rollenmanagement,

— Projektzeiterfassung (Aufteilung der Arbeitszeit auf Projekte & Kostenträger),

— Vertragsmanagement-Funktionalität speziell für einige Techniker*innen mit Projektzeiterfassung,

— Inbound & Outbound Datenschnittstellen zu SAGE ERP & HR zur Automatisierung von Geschäftsprozessen (PayRoll),

— Zugang für MA erfolgt über das eigene Firmennetzwerk via SingleSignOn als auch über einen, für mobile Endgeräte optimierten externen Webzugang,

Grundsätzlich sollte die geplante IT-Lösung auf modernen und zukunftsfähigen Technologien basieren und die Anforderungen der KBB in Bezug auf Flexibilität, Skalierbarkeit, Bedienkomfort und Sicherheit erfüllen. Es wurde eine serverbasierte Lösung ausgeschrieben, die sich in die bestehende KBB IT Infrastruktur integriert und SingleSignOn mit einem Active Directory Server unterstützt.

Beschreibung der Optionen:

Der EVB-IT-Systemvertrag hat am 4.5.2021 begonnen und endet zum 30.4.2022. Es besteht die Option zur Verlängerung vom 1.5.2022 bis 30.4.2024, vom 1.5.2024 bis 30.4.2026 und vom 1.5.2026 bis 30.4.2028. Danach verlängert sich der Vertrag jeweils um 12 Monate, falls er nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: DEUTSCHLAND

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-05-04 📅
Name: fourtexx GmbH
Postanschrift: Grünewalder Str. 28
Postort: Solingen
Postleitzahl: 42657
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 21264509790 📞
E-Mail: vertrieb@fourtexx.de 📧
Land: Solingen, Kreisfreie Stadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2021/S 114-300164 (2021-06-10)

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