Zutritt/-und Zeiterfassungssystem für die Deutsche Rentenversicherung Bund

Beschreibung der Beschaffung

Errichtung von Vereinzelungsanlagen sowie Erneuerung des Zutritts-und Zeiterfassungssystems der Deutschen Rentenversicherung Bund.
Rahmenvertrag über einen Zeitraum von 10 Jahren.
Das Zutrittskontroll- und Zeiterfassungssystem und die Vereinzelungsanlagen gewährleisten das ausschließlich befugte Betreten der Liegenschaften der DRV Bund und ermöglichen die Zeiterfassung der Beschäftigten. Ziel der Neubeschaffung ist der Aufbau eines zukunftsfähigen Standardsystems für die Zutrittsberechtigungsprüfung, Zeiterfassung und Zeitbewirtschaftung, welches den aktuellen Anforderungen der DRV Bund entspricht und welches langfristig flexibel um Hard- und Softwarekomponenten erweiterbar ist.
Das System soll an den bisher 28 integrierten Standorten modernisiert werden. Die Ausstattung weiterer Standorte befindet sich in Planung.
Es sind Sensorschleusengruppen in unterschiedlichen Größen unter Berücksichtigung von barrierefreien Durchtritten und Drehsperren im Innen- und Außenbereich zu errichten.
Es müssen mit dem System bis zu 50 000 interne Personen, 5 000 Personen von Fremdfirmen bzw. Lieferanten und mindestens 1 500 Hardware-Komponenten (z. B. Zutrittskontrollzentralen, Zutrittsleser, Zeiterfassungsterminals) verwaltet und administriert werden können.
Als Technologiebasis der Zutrittsleser ist Mifare DESFire EV2 zu verwenden, eine Abwärtskompatibilität zu Mifare classic muss gegeben sein. Die gleichzeitige Verwendung von Mifare classic- und DESFire EV2-Ausweisen ist zwingend erforderlich.
Für die Zeitbewirtschaftung muss zum einen die standardisierte Anbindung an SAP HR-PDC verfügbar sein und zum anderen müssen bestimmte Personengruppen im System selbst verrechnet werden können.
Alle definierten Anforderungen werden in einem Lastenheft hinterlegt, welches den Teilnehmern zur Dialogphase ausgehändigt wird.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Die Kriterien und deren Gewichtung für die Bewertung der eingereichten Teilnahmeanträge ergeben sich aus den geforderten Angaben zu Ziff. III.1.1) bis III.1.3). Die Kriterien für die Bewertung der Teilnahmeanträge sind auch der „Anlage 1a Eignungsmatrix“ zu entnehmen.
Sofern mehr als 6 Anträge geeigneter Bewerber eingehen, wird die Vergabestelle anhand der Wertungskriterien (Anlage 1a Eignungsmatrix) eine Rang- und Reihenfolge bilden und die hiernach erstplatzierten Bewerber zur Dialogphase einladen.
Die DRV Bund behält sich vor, den Teilnehmerkreis im Verfahrensverlauf schrittweise zu verringern. Nähere Informationen sind den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen Punkt 2.3.1) zu entnehmen.

Zusätzliche Informationen

Von jedem Bieter ist die Abgabe von nur 1 Hauptangebot zulässig. Nebenangebote werden nicht zugelassen.
Zahlungsbedingungen sind der Anlage 1 Bewerbungsbedingungen und der Anlage 16 EVB-IT-Systemvertrag zu entnehmen. Für den Auftragswert Kauf der Phase 1 ist eine Vorauszahlungsbürgschaft bereitzustellen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Mit dem Teilnahmeantrag (TNA) sind folgende Unterlagen einzureichen. Die Nummerierung der Anlagen ist zwingend einzuhalten:
— Die Antikorruptionsklausel sowie die Datenschutzanlagen (Hinweise Datenschutz, Hinweis Geheimhaltung Mitarbeiter) werden mit Abgabe des Teilnahmeantrages anerkannt (Anlagen 2, 13 und 14);
— Die Verschwiegenheitserklärung ist dem Teilnahmeantrag zwingend unterzeichnet beizufügen. (Anlage 3);
— Bietergemeinschaftserklärung Anlage 4:
Sofern das Angebot als Bietergemeinschaft vorgelegt werden soll, ist eine Erklärung mit dem TNA einzureichen, in der sich die Namen der Mitglieder der Bietergemeinschaft, die gesamtschuldnerische Haftung sowie ein bevollmächtigter Vertreter, der auch zur Entgegennahme von Zahlungen mit befreiender Wirkung gegenüber den Mitgliedern der Bietergemeinschaft berechtigt ist und die Absicht, sich im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergeben.
— Sofern für die Ausführung dieses Auftrages Nachunternehmer zum Einsatz kommen sollen, muss die Anlage 5 – Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen – ausgefüllt werden;
— Sofern zum Nachweis der Eignung auf Kapazitäten anderer Unternehmen zurückgegriffen wird, ist die Anlage 6 – Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen/Eignungsleihe – mit dem TNA einzureichen. Anderenfalls ist die Anlage 6 erst mit Angebotsabgabe einzureichen;
— Eigenerklärung der Anlage 7 – Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen – im Falle einer Bietergemeinschaft ist diese Eigenerklärung für jedes Mitglied der Gemeinschaft einzureichen. Für andere Unternehmen ist die Eigenerklärung erst mit Angebotsabgabe einzureichen;
— Ein aussagekräftiges Firmenprofil des Bieters/der Bietergemeinschaft inklusive der Organisationsstruktur. Die Darstellung sollte 2 DIN A4-Seiten, 1,5 zeilig in Arial 11, nicht überschreiten und ist vom Bieter/der Bietergemeinschaft als formlose Anlage 10 dem TNA beizufügen. Alternativ kann eine Firmenbroschüre eingereicht werden. Die Angaben werden nicht bewertet.
Auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin sind nachzureichen:
— Handelsregisterauszug des Bieters (nicht älter als 12 Monate);
— Gewerbezentralregisterauszug GZR 4 für den Bieter (nicht älter als 12 Monate).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Teilnahmeantrag (TNA) sind folgende Unterlagen einzureichen. Die Nummerierung der Anlagen ist zwingend einzuhalten.
— die Eignungsmatrix (Anlage 1a) ist auszufüllen und dient zusätzlich der Übersicht für die einzureichenden Unterlagen und der Bewertung der einzelnen Kriterien.
Gemäß Ziff. 1.2.2 ist eine Bonitäts-/Wirtschaftsauskunft einer autorisierten Auskunftei (Creditreform oder vergleichbar) mit einem bestimmten Creditreform-Bonitätsindex beizufügen. Die Bonitäts-/Wirtschaftsauskunft darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Teilnahmeanträge nicht älter als 6 Monate sein und muss mindestens einer „befriedigenden bzw. noch guten Bonität“ der Risikoklasse III entsprechen (Ausschlusskriterium).
— Erklärung zur Angabe des Gesamtumsatzes (netto) bezogen auf die mit dem Ausschreibungsgegenstand vergleichbaren Leistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren 2017 bis 2019 in der Anlage 8; Die Angaben werden bewertet (vgl. Eignungsmatrix Anlage 1a).
Für die Bewertung wird folgende Punktevergabe zugrunde gelegt. Die vergebenen Punkte gehen mit 10 Prozent in die Gesamtwertung ein.
— 10 Punkte: über 35 Millionen EUR;
— 8 Punkte: über 30 bis 35 Millionen EUR;
— 6 Punkte: über 25 bis 30 Millionen EUR;
— 4 Punkte: über 20 bis 25 Millionen EUR;
— 2 Punkte: über 15 bis 20 Millionen EUR;
— 0 Punkte: bis 15 Millionen EUR.
Auf gesonderte Anforderung der Auftraggeberin sind nachzureichen:
— Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamtes (bei nachgewiesener Nichtausstellung durch das Finanzamt ist auch eine Erklärung des Steuerberaters zulässig) (nicht älter als 12 Monate);
— Nachweis der ordnungsgemäßen Zahlung der Sozialbeiträge (nicht älter als 12 Monate);
— Bescheinigung der Berufsgenossenschaft über die ordnungsgemäße Zahlung der Beiträge (nicht älter als 12 Monate).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Mit dem Teilnahmeantrag (TNA) sind folgende Unterlagen einzureichen. Die Nummerierung der Anlagen ist zwingend einzuhalten.
— der im Bietercockpit ausgefüllte Teilnahmeantrag;
— Erklärung zur Beschäftigtenanzahl der Jahre 2017 bis 2019 der Bieter/Bietergemeinschaft bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (Zutritts-und Zeitbewirtschaftung) in den letzten 3 Geschäftsjahren 2017 bis 2019 in der Anlage 8; die Angaben werden bewertet (vgl. Eignungsmatrix Anlage 1a).
Für die Bewertung wird folgende Punktevergabe zugrunde gelegt. Die vergebenen Punkte gehen mit 10 Prozent in die Gesamtwertung ein.
— 10 Punkte: über 1 500 festangestellte Mitarbeiter in Deutschland;
— 9 Punkte: über 1 000 bis 1 500 festangestellte Mitarbeiter in Deutschland;
— 8 Punkte: über 500 bis 1 000 festangestellte Mitarbeiter in Deutschland;
— 6 Punkte: über 300 bis 500 festangestellte Mitarbeiter in Deutschland;
— 4 Punkte: über 200 bis 300 festangestellte Mitarbeiter in Deutschland;
— 2 Punkte: über 100 bis 200 festangestellte Mitarbeiter in Deutschland;
— 0 Punkte: bis 100 festangestellte Mitarbeiter in Deutschland.
— Eine Referenzliste (Anlage 9): Es sind mindestens 2 Referenzen vergleichbarer Aufträge aus den letzten 4 Jahren einzureichen (2016-2019). Dabei ist eine Vergleichbarkeit der Referenzen im Hinblick auf die Art der Leistung nur gegeben, wenn in den referenzierten Aufträgen Zutritts- und Zeitbewirtschaftungsfunktionen umgesetzt sind, mind. 10 000 Personen in der Software verwaltet werden, die Anlagen über mindestens 10 Standorte verteilt sind, über Import-/Exportschnittstellen und eine SAP-Anbindung verfügen. Die Angaben werden bewertet. Für die Bewertung wird folgende Punktevergabe zugrunde gelegt. Es können max. 30 Punkte vergeben werden. Die vergebenen Punkte gehen mit 30 Prozent in die Gesamtwertung ein.
Max. 5 Punkte: Es werden Zutrittsfunktionen mit den referenzierten Systemen umgesetzt
Max. 5 Punkte: Es werden Zeitwirtschaftsfunktionen mit den referenzierten Systemen realisiert
Max. 5 Punkte: Mind. 10 000 Personen werden in der Software der referenzierten Systeme verwaltet
Max. 5 Punkte: Mind. 10 Standorte werden mit der Software der referenzierten Systeme administriert
Max. 5 Punkte: Die referenzierten Systeme verfügen über eine SAP-Schnittstelle
Max. 5 Punkte: über Schnittstellen sind weitere Fremdsysteme angebunden
(Import- und/oder Export-Schnittstellen)
— In der Anlage 11 hat der Bewerber zu beantworten, ob die 10 Grundanforderungen mit seinem System erfüllt werden können. Alle Grundanforderungen müssen erfüllt werden, um am weiteren Verfahren teilnehmen zu können. Die Nichterfüllung einer der Grundanforderungen führt zum Ausschluss aus dem Verfahren (keine Beteiligung an der Dialogphase);
— Im Rahmen der Eignungsprüfung soll eine Stellungnahme des Bewerbers erstellt werden, die einen Umfang von 5 DIN A4-Seiten, 1,5 zeilig in Schriftgröße 11 nicht überschreiten soll. Diese Unterlage soll darstellen, inwiefern die 10 Leistungskriterien unter Punkt „1.4 Gegenstand der Ausschreibung“ vom Bewerber umgesetzt werden können. Das Dokument ist als gesonderte Anlage 12 in Form einer PDF-Datei mit dem TNA einzureichen und wird entsprechend der veröffentlichten Eignungsmatrix Anlage 1a bewertet.
Die vergebenen Punkte gehen mit 50 Prozent in die Gesamtwertung ein.
Pro erfülltem Leistungskriterium werden maximal 5 Punkte vergeben
Weiterhin sollen Datenblätter für die vom Bewerber zum Einsatz geplanten Produkte gemäß Punkt „1.4 Gegenstand der Ausschreibung“ beigefügt werden. Diese dienen der Information und werden nicht bewertet.

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Abweichend von § 21 Abs. 6 VgV wird die Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von 10 Jahre abgeschlossen werden.
Im Rahmen des Projekts ist mit einem Rollout-Zeitraum von mindestens 3-4 Jahren und einem Nutzungszeitraum von mindestens 10 Jahren auszugehen.
Entsprechend wurden in den Bewerbungsbedingungen Preisgleitklauseln für Lohn und Apparaturen aufgenommen.

Es ist der im Bietercockpit ausgefüllte Teilnahmeantrag einzureichen.
1. Hinweise zum Teilnahmeantrag und zur Angebotsabgabe:
Teilnahmeanträge und Angebote sind in elektronischer Form
Über die Vergabeplattform
(www.deutsche-Rentenversicherung-bund.de/
Einkaufskoordination/NetServer) bis zum Ablauf der Fristen abzugeben. Die Nutzung der Vergabeplattform ist kostenfrei. Für das Ansehen der Vergabeunterlagen müssen Sie sich nicht anmelden oder registrieren. Eine Registrierung ist aber für die elektronische Abgabe eines Teilnahmeantrages erforderlich. Sie ist notwendig für die weitere Kommunikation im Vergabeverfahren-wie z. B. die Beantwortung von Bieterfragen).
Für die Abgabe von Teilnahmeanträgen und Angeboten müssen Sie sich unter Beachtung der auf der Vergabeplattform hinterlegten „Registrierungsanleitung“ auf der Vergabeplattform anmelden,
Unter Beachtung des „Benutzerhandbuchs Bietercockpit“ die Software „Bietercockpit“ herunterladen und unter Nutzung dieser Software elektronische Angebote erstellen und absenden.
Die Angebote können über das Bietercockpit der Deutschen Rentenversicherung Bund (https://www.deutsche-rentenversicherung-bund.de/einkaufskoordination/NetServer)
Eingereicht werden.
Für die Angebotsabgabe über das Bietercockpit stehen Ihnen 2 Varianten zur Verfügung:
1. Angebotsabgabe ohne Signatur (elektronisch in Textform):
Die Abgabe eines elektronischen Angebotes ohne Signatur wird bezeichnet als Angebotsabgabe „elektronisch in Textform“. Hierfür ist nach der Erstellung und Abgabe des Angebotes der Bearbeitungsschritt „Einfache elektronische Signatur“ zu aktivieren.
2. Angebotsabgabe mit fortgeschrittener bzw. qualifizierter Signatur:
Für die Abgabe von elektronischen Angeboten benötigen Sie eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur. Sie erhalten diese Signaturen (gegen ein Entgelt) bei einer Vielzahl von Anbietern. Bitte informieren Sie sich dazu im Internet. Achten Sie bitte darauf, dass die Signatur für die „e- Vergabe“ zugelassen ist. Die Bereitstellung einer Signatur durch den von Ihnen gewählten Anbieter sollte mit einer Lieferzeit von mindestens 2 Wochen kalkuliert werden.
Bitte beachten Sie dies bei Ihrer Angebotsplanung.
Für Testzwecke haben wir eine „Testausschreibung für die elektronische Angebotsabgabe“ auf unserer Vergabeplattform bereitgestellt. Bitte nutzen Sie diese vor Ihrer ersten elektronischen Angebotsabgabe.
Bei technischen Problemen mit der Vergabesoftware wenden Sie sich bitte an unsere Hotline (Telefon: 030/86584777).
3. Die Übermittlung von Bewerberfragen an die Vergabestelle hat ausschließlich schriftlich über die Vergabeplattform oder per E-Mail an die unter I.1) angegebene Kontaktadresse unter Angabe des Aktenzeichens FV12-20-0041-37-01 bis spätestens 10.7.2020 zu erfolgen. Andere, insbesondere telefonische Anfragen, werden nicht beantwortet. Später eingehende Bieterfragen können ggf. nicht bzw. nicht vor Ablauf der Angebotsfrist beantwortet werden. Die Angebotsfrist wird in diesem Fall nicht verlängert (vgl. § 20 Abs. 3 VgV).
Über die Fristzeiten für Bieterfragen in der Angebotsphase informiert die Vergabestelle mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe.
4. Nach dem Teilnahmewettbewerb wird mit den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten max. sechs Bewerbern in die Dialogphase eingetreten. Die Dialogphase wird aus 3 Einzelgesprächen (ein Ersatztermin) bestehen.
Voraussichtlicher Terminplan der Dialogphase:
1. Termin für Einzelgespräche 36. KW 2020,
2. Termin für Einzelgespräche 42. KW 2020,
3. Termin für Einzelgespräche 48. KW 2020,
4. Termin für Ersatztermin nur bei Bedarf (wird noch bekannt gegeben).
Nach Beendigung der Dialogphase werden die in Frage Kommenden Bewerber zur Angebotsabgabe (endgültige Fassung der Angebotsaufforderung und der Vergabeunterlagen) aufgefordert
5. Die Zuschlagskriterien für das verbindlich abzugebende Angebot lauten:
1. Qualität (Wertungsfaktor 70 %),
2. Preis (Wertungsfaktor 30 %).
Die Konkretisierung der einzelnen Unterkategorien der Zuschlagskriterien erfolgt in der Dialogphase.
Die Bewertung der Angebote wird mit der Medianmethode erfolgen. Einzelheiten zur Auswertung der Angebote enthalten die Bewerbungsbedingungen Anlage 1 Pkt. 6.
Hinweis:
Die bereits mit den Teilnahmewettbewerbsunterlagen übermittelte Angebotsaufforderung wurde systembedingt nur „pro forma“ erstellt und ist für den Teilnahmewettbewerb nicht zu berücksichtigen.
6. Zahlung von Aufwandsentschädigung
Die Auftraggeberin wird unter folgenden Bedingungen eine Aufwandsentschädigung je Bieter/Bietergemeinschaft zahlen:
Für Bewerber/Bieter/Bietergemeinschaften, die nach dem 2. oder 3. Dialoggespräch ausgeschlossen werden (vgl. Punkt 2.3.4 der Anlage 1), wird eine pauschale Aufwandsentschädigung von 5 000 EUR netto gezahlt, wenn sie das/die zu den einzelnen Gesprächen geforderte(n) Konzept(e) und Lösungsvorschläge für die kundenspezifischen Anforderungen eingebracht haben.
Die Auftraggeberin wird eine pauschale Aufwandsentschädigung je Bewerber/Bieter/Bietergemeinschaft in Höhe von 10 000 EUR netto unter folgenden Bedingungen nach Erteilung des Zuschlags entrichten:
Der Bewerber/Bieter/die Bietergemeinschaft
1) muss an sämtlichen von der Auftraggeberin einberufenen Dialoggesprächen aktiv teilgenommen haben,
2) muss das/die zu den einzelnen Gesprächen geforderte(n) Konzept(e) und Lösungsvorschläge für die kundenspezifischen Anforderungen eingebracht haben,
3) muss ein zuschlagsfähiges Angebot abgegeben haben,
4) hat den Zuschlag auf die Angebotsabgabe nicht erhalten.
Weitergehende Aufwandsentschädigungen oder Zahlungen für die Teilnahme am Vergabeverfahren werden nicht gewährt.
7. Bestätigungen Dritter und sonstige Urkunden können in Kopie beigefügt werden. Die Vergabestelle ist berechtigt, bei Bedenken hinsichtlich der Eignung des Bieters/der Bietergemeinschaft die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Enthalten die Bekanntmachung oder die Ausschreibungsunterlagen Unklarheiten, Widersprüche oder verstoßen diese nach Auffassung des Bieters gegen geltendes Recht, so haben die Bieter die Vergabestelle unverzüglich darauf hinzuweisen. Unterbleibt ein solcher Hinweis trotz Erkennbarkeit, kann der Bieter aus diesen Aspekten keine Rechte geltend machen.
Nach § 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB ist ein Nachprüfungsverfahren unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.