03120IFB BerlinalX

Kurze Beschreibung

Auf der Grundlage der Ausschreibung soll ein Dienstleister mit der agilen Erstellung und Wartung seiner Software zur Verwaltung und Steuerung festivalrelevanter Daten und Prozessen beauftragt werden, insbesondere in den folgenden Bereichen: Rechte- und Zugangssteuerung (intern/extern), Online-Services, Mailings und Einladungen, Hotelbuchungen, Nebenbuchhaltung, Veranstaltungen (inkl. detaillierter Abläufe), Terminverwaltung etc.
In unterschiedlichen Bereichen wie z. B. der Kontaktpflege und Kommunikation, dem Gästemanagement, dem Vertrieb und der Veranstaltungsorganisation muss auf einen gemeinsamen Stamm an Daten zurückgegriffen werden können, der fortlaufend modifiziert werden kann. Der Auftraggeber geht davon aus, dass ein Großteil der Leistungen durch Individualsoftware zu erbringen ist. Der Einsatz von Standardsoftware ist jedoch erwünscht und möglich. Ob darüber hinaus auch Hostingleistungen vergeben werden, wird im Rahmen des Verfahrens entschieden.

Beschreibung der Beschaffung

Die Internationalen Filmfestspiele Berlin – ein Geschäftsbereich der Kulturveranstaltungen des Bundes in Berlin (KBB) GmbH – sind ein jährlich wiederkehrendes internationales Filmfestival mit angeschlossenem Filmmarkt und zahlreichen Initiativen im Bereich Filmwirtschaft und Nachwuchsförderung.
Es ist ein zentrales IT-System zu entwickeln, welches die Internationalen Filmfestspiele Berlin fit für die kommenden Jahre macht (BerlinalX). Kernstück des Systems bildet die Verwaltung von Personen, Firmen und Veranstaltungen und ihren Verbindungen zu festivalrelevanten Prozessen. Darauf aufbauend sind u. a. die folgenden Bereiche inkludiert:
Rechte- und Zugangssteuerung gangssteuerung (intern/extern)
Online-Services, Mailings und Einladungen, Hotel-Buchungen
Bestell- und Zahlungsvorgänge
Nebenbuchhaltung,Veranstaltungen (inkl. detaillierter Abläufe)
Terminverwaltung
Anwendungsbereiche
Organisatorisches Ziel ist die Zusammenführung und Vereinfachung von Arbeitsprozessen. Ähnliche Arbeitsschritte und Datenbestände sollen in einen gemeinsamen, zentralen Datenbestand münden. Dazu wird eine leistungsstarke, übergreifende Softwarelandschaft benötigt, die die Arbeit der unterschiedlichen Festivalbereiche und ihre diversen Aufgabenbereiche unterstützt. Die Mitarbeitenden müssen in unterschiedlichen Bereichen wie Kontaktpflege und Kommunikation, Gästemanagement, Veranstaltungsorganisation und Vertrieb auf einen gemeinsamen, zentralen Stamm an Daten zurückgreifen und diesen fortlaufend modifizieren. Aufgrund der hohen Datenmengen und engen Zeitfenster sind automatisierte Teilprozesse unabdinglich.
Eine zentrale Rolle spielt der Festivalcharakter: Zahlreiche Prozesse eskalieren jährlich zu jedem Festival, weshalb eine hohe Datenqualität und Zuverlässigkeit der Anwendung sichergestellt sein müssen. Die Software muss ganzjährig betrieben werden, um Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung des Festivals zu unterstützen. Teilbereiche werden nur in bestimmten Zeitfenstern aktiv genutzt.
Externes Ziel ist eine Erweiterung des Service-Angebots für Teilnehmer*innen der Internationalen Filmfestspiele Berlin. Teilnehmer*innen sollen online auf Daten und Leistungen zugreifen und gezielt Änderungen vornehmen können. Eine Stärkung im Kundenservice soll durch optimierte Bestellprozesse sowie kundenfreundliche Zahlungs- und Stornierungsvorgänge erreicht werden. Interne Verwaltungsvorgänge sollen reduziert werden und Kund*innen schneller Zugriff auf benötigte Online-Services erhalten.
Vernetzung
Die Fachprozesse der Internationalen Filmfestspiele Berlin sind untereinander stark verflochten. Dies betrifft alle Sektionen und Abteilungen sowie die Industry Cluster (u. a. European Film Market, Berlinale Co-Production Market, Berlinale Talents) und ggfl. Dritten. Dieselben Personen und Firmen treten in verschiedenen Bereichen auf – oft mit unterschiedlichen Funktionen. Eine 360-Grad-Sicht muss Querverbindungen sichtbar machen, um inhaltliche und organisatorische Synergien nutzen zu können.
Mengengerüst
Je Edition fallen schätzungsweise die folgenden aktiven Datenobjekte an:
— 3 000-4 000 Firmen,
— 2 000-2 500 Medien-Formate,
— 4 000-5 000 Veranstaltungen,
— Rund 8 000 Filmanmeldungen (außerhalb von BerlinalX),
— Rund 20 000 Bestellungen und Rechnungen,
— 4 000-5 000 Bewerbungen (außerhalb von BerlinalX),
— Rund 10 000 Hotelnächte in rund 25 Partnerhotels,
— 300-400 Gruppen,
— Schnittstellen.
Die Software muss über weit ausgebaute Standard-Schnittstellen verfügen, die die Integration anderer Anwendungen einfach ermöglichen, um die Zukunftsfähigkeit des Systems zu gewährleisten. Ausgewählte Bestandssysteme und Anwendungen Dritter müssen angeschlossen werden können. Schnittstellen müssen die folgenden Bereiche abdecken:
— Accounts und Identity Provider,
— Payment-Service-Provider,
— Buchhaltung (Sage Office Line),
— Fachanwendung Film,
— Berlinale Talents,
— Active Directory,
— (Microsoft) OfficePresenceLogging / innovaphone,
— Optional: Fahrzeug-Buchung,
— Optional: EFM Messeverwaltung,
— Optional: Ticketing.

Beschreibung der Verlängerungen

Beginn Entwicklungsarbeiten: 1 Monat nach Zuschlag
Wartungsleistungen: Ab Inbetriebnahme des Systems (Going Live/Abnahme) mit einer Anfangslaufzeit von 36 Monaten.
Der Vertrag verlängert sich für die Wartungsleistungen um jeweils weitere 24 Monate, wenn er nicht mit einer Frist von 6 Monaten zum Vertragsende gekündigt wird. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Vertragsverlängerung besteht nicht.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sollte die Eignungsprüfung ergeben, dass mehr als 3 Bewerber die Eignungsanforderungen erfüllen, so wird der Auftraggeber die zur Abgabe eines Angebots aufzufordernden Bewerber beschränken. Die Beschränkung der Zahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, erfolgt auf der Grundlage der zum Nachweis der Eignung gemachten Angaben. Die mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Nachweise und Angaben müssen die Prognose erlauben, dass das Unternehmen in der Lage ist, die dargestellten Leistungsanforderungen erfüllen zu können. Die Prognoseentscheidung wird sich, nach Feststellung der Vollständigkeit der Unterlagen und/oder Angaben, daran orientieren, ob die von dem Bewerber eingereichten Unterlagen und Angaben die Erwartung zulassen, in der zweiten Phase des Vergabeverfahrens Angebote zu erhalten, die der Aufgabenstellung gerecht werden.
Sollten die geforderten Erklärung und Nachweise des Teilnehmers nicht vorliegen, behält sich die Vergabestelle vor, fehlende Erklärungen und Nachweise gem. § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern.
Die gem. Ziff. III.1.1) Nr. 1) bis 8) und Ziff. III.1.2) Nr. 3) der Bekanntmachung erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden nur in Bezug auf ihr Vorliegen und auf Vollständigkeit der Angaben geprüft, jedoch keiner inhaltlichen bzw. qualitativen (Punkte-) Bewertung unterzogen.
Die gem. Ziff. III.1.2) Nr. 1) und 2) sowie zu Ziff. III.1.3) Nr. 1) und 2) erbetenen Angaben, Nachweise und Erklärungen werden einer inhaltlich qualitativen (Punkte-) Wertung unterzogen. Die maximal erreichbare Punktzahl beträgt 10.
I. Wertebereich: 8 bis 10 Punkte:
Anhand der angegebenen Umsätze, Mitarbeiterzahlen und anhand der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten ist von einem hohen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen in Punkt II. 2.4. der Bekanntmachung auszugehen. Insbesondere aufgrund der durch die eingereichten Referenzen belegten Erfahrung ist davon auszugehen, dass der Bewerber in der Lage ist, eine konzeptionell innovative und zukunftsfähige Lösung zu entwickeln und umzusetzen, die eine dauerhafte und dem spezifischen Nutzungsbedarf gerecht werdende Lösung ermöglicht.
II. Wertebereich: 4 bis 7 Punkte:
Anhand der angegebenen Umsätze, Mitarbeiterzahlen und anhand der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten ist von einem durchschnittlichen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen in Punkt II.2.4. der Bekanntmachung auszugehen. Durch die Angaben konnte nur teilweise belegt werden, dass ausreichend Erfahrungen und Know-how vorhanden sind, für die Umsetzung und Entwicklung der gesuchten konzeptionellen und innovativen Lösungen.
III. Wertebereich: 0 bis 3 Punkte:
Anhand der angegebenen Umsätze, Mitarbeiterzahlen und anhand der eingereichten Referenzen zu durchgeführten Projekten ist von einem geringen Erfüllungsgrad in Bezug auf die Leistungsanforderungen in Punkt II.2.4. der Bekanntmachung auszugehen. Durch die Angaben konnte nicht oder nur teilweise belegt werden, dass ausreichend Erfahrungen und Know-how vorhanden ist, für die Umsetzung und Entwicklung der gesuchten konzeptionellen und innovativen Lösungen.
Der Auftraggeber wird auf der Grundlage der beschriebenen Bewertung eine Rangfolge der Bewerber bilden. Der Auftraggeber wird die Bewerber auf den Rängen 1 bis 3 in jedem Fall zum Verhandlungsverfahren zulassen. Die Bewerber auf den Rängen 4 und 5 werden nur dann zum Verhandlungsverfahren zugelassen, wenn kein erheblicher Punktabstand (20 %) zum nächsthöheren Rang besteht. Bei Punktegleichheit zwischen Rang 5 und 6 ff. entscheidet das Los.

Beschreibung der Optionen

Nach Abnahme der Leistungen gegebenenfalls ergänzend notwendige Programmier- und Entwicklungsleistungen und/oder Erweiterungen auf zusätzliche Anwendungen sollen – ceteris paribus – optional in Anspruch genommen werden können, wenn sie nicht mehr als 50 % des ursprünglichen Auftragsvolumens umfassen und vom Gegenstand der unter Ziff. II.2.4) dieser Bekanntmachung umschriebenen Leistungen nicht grundlegend abweichen. Eine Verpflichtung zur Ausübung dieser Option soll nicht begründet werden.

Zusätzliche Informationen

Zu Ziff. IV.1.4) Angaben zur Verringerung der Zahl der Wirtschaftsteilnehmer oder Lösungen im Laufe der Verhandlung bzw. des Dialogs Abwicklung des Verfahrens in aufeinander folgenden Phasen zwecks schrittweiser Verringerung der Zahl der zu erörternden Lösungen bzw. zu verhandelnden Angebote – vergleiche hierzu den beigefügten Verfahrensbrief.
Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Jedes Unternehmen, das als Bewerber, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Eignungsverleiher an der Ausschreibung teilnimmt, hat, je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem sie niedergelassen sind, folgende Unterlagen / Erklärungen vorzulegen:
1. Handelsregisterauszug oder einen vergleichbaren Nachweis (z. B. Vereinsregister, Partnerschaftsregister), der zum Datum des Abgabetermins für den Teilnahmeantrag nicht älter als ein Monat ist. (Anlage 2 zu Teil B Teilnahmeantrag / bitte selbständig kennzeichnen als Anlage 2 dem Teilnahmeantrag beifügen),
2. Darstellung des Unternehmens mit Angaben zum Namen, Haupt- und Nebensitze, Rechtsform, Beteiligungsverhältnissen des Unternehmens. (Anlage 2a zu Teil B Teilnahmeantrag / bitte selbständig kennzeichnen als Anlage 2a dem Teilnahmeantrag beifügen),
3. Eigenerklärung, dass von allen an dem Projekt mitwirkenden Mitarbeitern die Verpflichtung zur Beachtung des Datengeheimnisses nach § 53 Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) "Bundesdatenschutzgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. November 2019" bzw. die am Sitz des Unternehmens geltenden Datenschutzbestimmungen eingeholt wurde bzw. spätestens bis zum Vertragsbeginn eingeholt wird. (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 1 und 2 tätigen) (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 7 tätigen),
4. Eigenerklärung dazu, dass keiner der in §§ 123, 124 GWB in der aktuellen Fassung aufgelisteten Ausschlussgründe vorliegt. (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 1 und 2 tätigen),
5. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG) nicht vorliegen. (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 4 tätigen),
6. Eigenerklärung des Bewerbers, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 21 Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) nicht vorliegen (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 3 tätigen),
7. Eigenerklärung, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss gemäß § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) nicht vorliegen. (Angaben bitte in Anlage 9 zu Teil B Teilnahmeantrag im Punkt 5 tätigen),
8. Vertraulichkeitserklärung (Angaben bitte in Anlage 10 zu Teil B Teilnahmeantrag tätigen).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Alle nachfolgend geforderten Angaben sind vom Bewerber – bei Bewerbergemeinschaften von der Bewerbergemeinschaft insgesamt – unter Berücksichtigung der relevanten Angaben eventueller Eignungsverleiher zu machen.
1. Eigenerklärung zum Gesamtumsatz (EUR, netto) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (separat für jedes Geschäftsjahr) (Angaben bitte in Anlage 6 zur Anlage B Teilnahmeantrag tätigen),
2. Eigenerklärung zum Umsatz des Bewerbers (EUR, netto) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, der auf Leistungen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind (separat für jedes Geschäftsjahr). vergleichbar sind Leistungen, die die Entwicklung von datenbankbasierten Online-Systemen betreffen. (Angaben bitte in Anlage 6 zu Teil B Teilnahmeantrag tätigen),
3. Versicherung: Der Bewerber/Auftragnehmer hat im Auftragsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen je Schadensfall nachzuweisen:
— Personen- und Sachschäden 5 000 000 EUR,
— Vermögensschäden 1 000 000 EUR.
Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss dabei mindestens das Zweifache der jeweils genannten Einzelsumme betragen. Eine Eigenerklärung, dass diese im Auftragsfall abgeschlossen wird, ist mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. (Angaben bitte in Anlage 3 zu Teil B Teilnahmeantrag und im Telnahmeanrag tätigen).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Referenzen
Referenzen (mindestens 3) über vergleichbare bereits erbrachte Leistungen.
Vergleichbar sind Leistungen, die die Entwicklung von datenbankbasierten Online-Systemen betreffen. Es werden nur Referenzen akzeptiert mit einem bereits erbrachten Auftragsvolumen (bezogen auf die Entwicklungsleistungen) von mindestens 200 000 EUR (netto). Die Entwicklungsleistungen müssen innerhalb der letzten 4 Jahre – bezogen auf den Zeitpunkt der Teilnahmefrist – erbracht worden sein. Etwaige Wartungsleistungen bleiben hiervon unberührt. Referenzen über noch nicht abgeschlossene Entwicklungsprojekte werden akzeptiert.
Die benannten Referenzprojekte sollen insbesondere bei Referenzprojekten auf der Grundlage agiler Entwicklungsmethoden für Festivals/Messen/Veranstaltungen, in Umfang und Komplexität folgende Anforderungen erfüllen: Anzahl der Teilnehmer mindestens 2 000, idealerweise 4 000 und mehr, Festival/Messe/Veranstaltung mit diversen, mindestens 100, idealerweise 400 Einzelveranstaltungen oder vergleichbar.
Gefordert ist pro Referenzprojekt eine kurze Projektbeschreibung (max. 2 Seiten A4) mit Angaben zum Inhalt und Umfang der Leistungen sowie zum Projektstand, der Laufzeit des Projekts sowie zu Ansprechpartnern beim Auftraggeber.
(Angaben bitte in Anlage 8 zu Teil B Teilnahmeantrag tätigen. Die Projektbeschreibung kann Das beigefügte Referenzformular ist mehrfach (für jede Referenz ein Referenzformular) zu verwenden. Projektbeschreibung kann in einem separaten Dokument erfolgen.)
2. Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl (aufgeteilt nach festangestellten Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen und Freiberuflern mit einer Tätigkeit von mindestens 500 Stunden pro Jahr für den Bewerber) des Bewerbers und die Zahl seiner Softwareentwickler in den letzten 3 Jahren ersichtlich ist. (Angaben bitte in Anlage 7 zu Teil B Teilnahmeantrag tätigen)

1. Die insbesondere in Ziffer III.1.1 bis III.1.3 geforderten Erklärungen und Angaben sollen unter Verwendung der vom Auftraggeber gestellten Formblätter gemacht werden. Bei den Formblättern handelt es sich um interaktive PDF-Dateien zum maschinellen Ausfüllen, die heruntergeladen werden können. Die Formblätter sind – in deutscher/englischer Sprache gut lesbar – vollständig auszufüllen, Anlagen dazu können auch nur in englischer Sprache verfasst sein. Eine Unterschrift ist bei elektronischer Bewerbung nicht erforderlich. Der Name des Erklärenden/der bevollmächtigten Person sowie der Name der vertretenen Gesellschaft/Bewerbergemeinschaft sind anzugeben. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft sind die Angaben für die Bewerbergemeinschaft vorzunehmen, sofern nicht individuelle Angaben/Erklärungen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft gefordert sind. Je Bewerbung ist nur ein Teilnahmeantrag zugelassen. Bewerbergemeinschaften benennen einen bevollmächtigten Vertreter als zentralen Ansprechpartner.
2. Die Bewerbungsunterlagen (Teilnahmeantrag) sind elektronisch unter Nutzung des sog. Bietertools auf der Vergabeplattform subreport (siehe Ziff. I.3) bis zu der in Ziff. IV.2.2 genannten Frist einzureichen. Nicht form- und fristgerecht eingereichte Bewerbungen werden ausgeschlossen. Der ausgefüllte Teilnahmeantrag nebst Anlagen ist im PDF-Format hochzuladen. Da Formularmuster in einem bearbeitbaren PDF-Format vom AG zur Verfügung gestellt werden, sind die ausgefüllten Formulare zunächst in ein nicht mehr bearbeitbares PDF umzuwandeln, um die Eintragungen zu schützen. Soweit separate Anlagen beigefügt werden, sind diese einzuscannen und ebenfalls im PDF-Format beizufügen.
3. Die Nichtvorlage bzw. die Vorlage nicht vollständiger Unterlagen, Erklärungen und Nachweise hat den Ausschluss vom weiteren Verfahren zur Folge. Es bleibt vorbehalten, fehlende, unvollständige Erklärungen, Angaben, Bescheinigungen etc. nachzufordern, vgl. § 56 Abs. 2 VgV. Ein Anspruch auf Nachforderung besteht nicht.
4. Die Bewerbungsunterlagen verbleiben beim Auftraggeber. Ein Anspruch auf Kostenerstattung besteht nicht.
5. Sofern der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft eine Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) einreichen möchte, muss er/sie sicherstellen, dass die EEE sämtliche zuvor genannten Angaben/Erklärungen/Nachweise enthält. Die EEE muss nicht verwendet werden, wenn der Teilnahmeantrag einschließlich der Anlagen ausgefüllt eingereicht wird.
6. Unter der in Ziff. I.3 genannten Internetadresse können alle Vergabeunterlagen, die im Laufe des Verfahrens sukzessive zur Verfügung gestellt werden, unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden. Dies gilt ebenso für etwaige Änderungen/ Ergänzungen zur Bekanntmachung und ähnliches, wie auch die weiteren Auskünfte. Bewerber sind verpflichtet, sich eigenständig die Informationen dort zu verschaffen.
7. Bieterfragen zum Teilnahmewettbewerb sind möglichst bis zum 15.3.2021 zu stellen. Der Auftraggeber behält sich vor, danach gestellte Fragen im Teilnahmewettbewerb nicht mehr zu beantworten. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform supreport (siehe Ziff. I.3). Die Fragen sind so zu formulieren, dass eine klare Antwort möglich ist.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Antrag auf Nachprüfung ist gem. § 160 Abs. 3 Nr. 1 bis 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 26.6.2013(BGB l.IS.1750, 3245), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17.2.2016 (BGBl. I S. 203) ist nur zulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von 10 Kalendertagen gerügt hat,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt worden sind,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, und,
4) nicht mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.