81264786-Rahmenvertrag Beratungs- und Entwicklungsleistungen für das Projekt LSS S/4HANA – Los 1: Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems

Titel

81264786-Rahmenvertrag Beratungs- und Entwicklungsleistungen für das Projekt LSS S/4HANA – Los 1: Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems
81264786

Kurze Beschreibung

Die GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das jetzige System wird vom Hersteller SAP nur noch bis Ende 2027 unterstützt und gewartet; danach werden von SAP für das jetzige System keine gesetzlich notwendigen Updates sowie Sicherheits-Updates mehr bereitgestellt. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System umstellen. Mit der Einführung von S/4HANA werden wesentliche Komponenten des bisherigen ERP-Systems funktional stark erweitert und auf eine neue, technologisch moderne Basis gebracht.
Im Rahmen des vorliegenden Loses (Los 1 Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems) werden Beratung und Unterstützung des internen Personals bei der Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems ausgeschrieben.
Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Losausschreibung mit 4 Teillosen handelt. Aus technischen Gründen erfolgt die Ausschreibung der Lose in separaten Verfahren.
Die Lose wurden unter folgenden Vorgangsnummern veröffentlicht:
— 81264786: Los 1 – Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems,
— 81264787: Los 2 – Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme von SAP Concur,
— 81264788: Los 3 – Qualitätssicherung: Testmanagement und Project Information Security Management,
— 81264789: Los 4 – Veränderungsmanagement und Kommunikation.

Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, Aufträge zu vergeben, die folgende Lose oder Gruppen von Losen umfassen

Die Abgabe von Angeboten für Los 1 und Los 3 durch einen Bieter ist nicht zulässig. Falls ein Bieter unzulässigerweise Angebote für Los 1 und Los 3 einreicht, wird nur das Angebot für Los 1 berücksichtigt. Das Angebot für Los 3 bleibt unberücksichtigt

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81264786-Rahmenvertrag Beratungs- und Entwicklungsleistungen für das Projekt LSS S/4HANA – Los 1: Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems

Beschreibung der Beschaffung

Die GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das ERP-System umfasst die Standardkomponenten Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen (Bilanz und Jahresabschluss) sowie Beschaffung, aber auch das von der GIZ eigenentwickelte Projektbearbeitungssystem PBS zur Unterstützung des GIZ-Kernprozesses Auftragsmanagement (Portfolio- und Projektmanagement). Das jetzige System wird vom Hersteller SAP nur noch bis Ende 2027 unterstützt und gewartet; danach werden von SAP für das jetzige System keine gesetzlich notwendigen Updates sowie Sicherheits-Updates mehr bereitgestellt. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System SAP ECC V6.0 bis spätestens 2027 auf das Nachfolgesystem S/4HANA umstellen. Mit der Einführung von S/4HANA werden wesentliche Komponenten des bisherigen ERP-Systems funktional stark erweitert und auf eine neue, technologisch moderne Basis – zwischen den beiden Systemen liegen mehr als 10 Jahre – gebracht. Dieses ermöglicht der GIZ im Rahmen der Umstellung einen Neuaufbau der Prozess- und IT-Landschaft mit dem Ziel, durchgängige und weitestgehend systembruchfreie Geschäftsprozesse zu implementieren. Mit der Umstellung des SAP ERP-Systems auf S/4HANA verfolgt die GIZ im Rahmen der Unternehmensstrategie 2020 - 2022 zudem das Ziel, wesentliche Geschäftsprozesse in den nächsten 3 Jahren zu optimieren, zu standardisieren und zu digitalisieren. Integrierte Systemlösungen, die für eine reibungslose Kommunikation, einen durchgängigen Informationsfluss und eine einheitliche Datenhaltung bei den Geschäftsprozessen sorgen, werden abgebildet und für alle Beschäftigtengruppen gemäß ihrer zugeordneten Rolle und Funktion weltweit nutzbar gemacht.
Die Implementierungsstrategie basiert daher auf einem Greenfieldansatz; d. h. die ERP-gestützten Prozesse werden neu implementiert und dabei wird auf eine bestmögliche Abdeckung mittels branchenüblicher Standard-Geschäftsprozesse geachtet. Ausgangspunkt der Implementierung bilden dabei die für den Öffentlichen Sektor Deutschland sowie für das Projekt- und Portfoliomanagement konzipierten Model Companies (https://www.sap.com/services/implementation/preconfigured-industry-solutions.html), die von SAP bereitgestellt worden sind. Die beiden Model Companies werden im Projekt zur Entwicklung eines Prototyps genutzt; darauf aufbauend wird das auf die Bedarfe der GIZ angepasste System bis zur Produktionsreife entwickelt.
Im Rahmen des oben beschriebenen Projekts LSS S/4HANA wird ein Vergabeverfahren für die Erbringung von Dienstleistungen zur Beratung und Unterstützung der GIZ durchgeführt. Die Vergabe erfolgt in 4 Teillosen. Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden das Los 1 und das Los 3 an verschiedene Auftragnehmer vergeben, um eine von der Implementierung und Inbetriebnahme des S/4 HANA unabhängige Beratung und Unterstützung des Testmanagements und der Qualitätssicherung sicherzustellen. Näheres regeln die Bewerbungsbedingungen, welche Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.
Die Vergabe der Leistungen erfolgt in Form einer Rahmenvereinbarung. Die genaue Ausgestaltung der Leistungsinhalte erfolgt mit den jeweiligen Einzelabrufen. Die vom Auftragnehmer für den Einsatz vorgesehenen Personen decken die Anforderungen gemäß Kriterienkatalog ab. Näheres regeln die Vertragsunterlagen, welche Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.
Sämtliche zur Implementierung des S/4HANA-Systems notwendigen Lizenzen sind nicht Teil dieses Vergabeverfahrens und werden durch den Auftraggeber gestellt.
Im Rahmen des vorliegenden Loses (Los 1 Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems) werden Beratung und Unterstützung des internen Personals bei der Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems ausgeschrieben.
Hierzu wird insbesondere bei den folgenden Aufgabenbereichen Unterstützung notwendig werden:
— Internes Projektmanagement – organisatorisch – Auftragnehmer
— Business Architecture: e2e Prozessmanagement
— Business Analyse: Prozess- und Anforderungsanalyse
— Konzeption zur Umsetzung der fachlichen und technischen Bedarfe
— Konfiguration und Customizing von S/4HANA Komponenten
— Datenbereinigung und -migrationen
— Implementierung der Geschäftsprozesse inkl. Nutzeroberflächen
— Erstellung von Schulungskonzepten und -unterlagen für verschiedene Nutzergruppen
— Produktive Einführung und anfängliche, intensivere Betreuung des produktiven Betriebs des Systems (Post GoLive Support)
— Erstellung von Betriebshandbüchern und Übergabe in den Betrieb
Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Losausschreibung mit 4 Teillosen handelt. Aus technischen Gründen erfolgt die Ausschreibung der Lose in separaten Verfahren.
Die Lose wurden unter folgenden Vorgangsnummern veröffentlicht:
— 81264786: Los 1 – Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems,
— 81264787: Los 2 – Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme von SAP Concur,
— 81264788: Los 3 – Qualitätssicherung: Testmanagement und Project Information Security Management,
— 81264789: Los 4 – Veränderungsmanagement und Kommunikation.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche Leistungsbeschreibung.

Beschreibung der Optionen

Die Auftraggeberin behält sich optional vor, Vertragsverlängerungen und/oder aufstockungen auf Basis der in den Vergabeunterlagen genannten Kriterien an das in diesem Verfahren erfolgreiche Unternehmen zu vergeben; i. Ü. siehe ausführliche Leistungsbeschreibung.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Eigenerklärung zur Eintragung ins Handelsregister oder gleichwertigem Register nach den Rechtsvorschriften des Herkunftslands,
2. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123, § 124 GWB vorliegen,
3. Eigenerklärung Nachunternehmer/Bietergemeinschaften (falls zutreffend),
4. Erklärung der Bietergemeinschaft (falls zutreffend).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Durchschnittlicher Jahresumsatz im Bereich SAP in den 3 letzten Geschäftsjahren mindestens 18 000 000 EUR,
2. Durchschnittliche Beschäftigtenzahl in den 3 letzten Geschäftsjahren: mindestens 180 Personen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Angabe zum Lieferkettenmanagement
Mindestens der SAP-Partnerstatus silber muss vorhanden sein. Der Nachweis des Partnerstatus ist mit dem Angebot einzureichen.
2. Maßnahmen zur Qualitätssicherung und technische Ausrüstung – Wissensmanagement
Als Maßnahme zur Qualitätssicherung ist ein firmeninternes Wissensmanagement notwendig. Als Beleg ist die Strategie und die konkrete Umsetzung von Wissensmanagement im Unternehmen nachvollziehbar zu beschreiben. Der Bieter muss ebenfalls darauf eingehen, in welcher Form das Projekt zur Umstellung von SAP ERP auf S/4HANA vom vorhandenen Wissensmanagement profitieren würde und welche technische Ausrüstung (bspw. Wissensmanagement-Tools) für die Ausführung des Auftrags vorhanden sind.
3. Fortbildungs- und Qualifizierungsstrategie
Zur Sicherstellung eines angemessen hohen und aktuellen Wissensniveaus beim eingesetzten Personal in qualitativer Hinsicht im Kontext S/4HANA muss der Bieter über eine firmeninterne Fortbildungs- und Qualifizierungsstrategie verfügen. Als Beleg dieser Maßnahmen zur Qualitätssicherung ist die Fortbildungsstrategie sowie die konkrete kontinuierliche Qualifizierung des Personals nachvollziehbar zu beschreiben.
4. Referenz Großprojekt
Die Leistungsfähigkeit des Bieters ist anhand von mindestens einem mit dem Auftragsgegenstand gleichwertigen Referenzprojekt aufzuzeigen, zu dem die erbrachten Dienstleistungen zu beschreiben sind. Das Referenzprojekt ist dann gleichwertig zum Auftragsgegenstand, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
— Das Referenzprojekt wurde im Zeitraum zwischen 1.1.2015 und 31.12.2020 abgeschlossen. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Dienstleistungen im Bereich Implementierung erbracht worden sein,
— Die Laufzeit betrug mindestens ein Jahr,
— Das Referenzprojekt wurde im Geltungsbereich der EU-Datenschutzgrundverordnung durchgeführt,
— Das durch den Bieter geleistete Projektvolumen betrug mindestens 5000 Personentage pro Jahr,
— Der Leistungsgegenstand des Referenzprojektes bezieht sich auf die Inhalte,
SAP-Umfeld ERP Geschäftsprozesse im Bereich Finanzen, Procurement oder Personal
5. Referenz mittelgroßes Projekt
Die Leistungsfähigkeit des Bieters ist anhand von mindestens einem mit dem Auftragsgegenstand gleichwertigen Referenzprojekt aufzuzeigen, zu dem die erbrachten Dienstleistungen zu beschreiben sind. Das Referenzprojekt ist dann gleichwertig zum Auftragsgegenstand, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
— Das Referenzprojekt wurde im Zeitraum zwischen 1.1.2015 und 31.12.2020 abgeschlossen. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Dienstleistungen im Bereich Implementierung erbracht worden sein,
— Die Laufzeit betrug mindestens ein Jahr,
— Das Referenzprojekt wurde im Geltungsbereich der EU-Datenschutzgrundverordnung durchgeführt,
— Das durch den Bieter geleistete Projektvolumen betrug mindestens 2000 Personentage pro Jahr,
— Der Leistungsgegenstand des Referenzprojektes bezieht sich auf die Inhalte SAP-Umfeld ERP Geschäftsprozesse im Bereich Finanzen, Procurement oder Personal
6. Referenz S/4HANA Transformationsprojekt
Die Leistungsfähigkeit des Bieters ist anhand von mindestens einem mit dem Auftragsgegenstand gleichwertigen Referenzprojekt aufzuzeigen, zu dem die erbrachten Dienstleistungen zu beschreiben sind. Das Referenzprojekt ist dann gleichwertig zum Auftragsgegenstand, wenn die folgenden Mindestanforderungen erfüllt sowie nachvollziehbar und schlüssig dargestellt werden:
— Das Referenzprojekt wurde im Zeitraum zwischen 1.1.2015 und 31.12.2020 abgeschlossen oder im noch laufenden Projekt wurden bereits mindestens 1000 PT geleistet. Innerhalb dieses Zeitraums müssen Dienstleistungen im Bereich der unten aufgeführten Inhalte erbracht worden sein,
— Die Laufzeit betrug mindestens ein Jahr,
— Das Referenzprojekt wurde im Geltungsbereich der EU-Datenschutzgrundverordnung durchgeführt,
— Das durch den Bieter geleistete Projektvolumen betrug mindestens 1000 Personentage pro Jahr,
— Der Leistungsgegenstand des Referenzprojektes bezieht sich auf die Inhalte SAP S/4HANA Transformationsprojekt, mindestens 4 der nachfolgenden Dienstleistungen müssen im Projekt erbracht worden sein:
— Businessanalyse,
— Implementierung,
— Customizing,
— Datenanalyse und -migration,
— Integration von Drittsystemen,
— Fachliche Konzeption von Schulungsmaßnahmen.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Beschreibung der Beschaffung

Die GIZ nutzt seit über 20 Jahren das SAP Enterprise Resource Planning (ERP)-System bzw. Vorgängerversionen, um ihre wichtigsten betriebswirtschaftlichen Abläufe abzubilden. Das ERP-System umfasst die Standardkomponenten Personalwesen, Finanz- und Rechnungswesen (Bilanz und Jahresabschluss) sowie Beschaffung, aber auch das von der GIZ eigenentwickelte Projektbearbeitungssystem PBS zur Unterstützung des GIZ-Kernprozesses Auftragsmanagement (Portfolio- und Projektmanagement). Das jetzige System wird vom Hersteller SAP nur noch bis Ende 2027 unterstützt und gewartet; danach werden von SAP für das jetzige System keine gesetzlich notwendigen Updates sowie Sicherheits-Updates mehr bereitgestellt. Um die Funktionalität und den sicheren Betrieb eines ERP-Systems für die GIZ auch weiterhin gewährleisten zu können, muss die GIZ ihr jetziges ERP-System SAP ECC V6.0 bis spätestens 2027 auf das Nachfolgesystem S/4HANA umstellen. Mit der Einführung von S/4HANA werden wesentliche Komponenten des bisherigen ERP-Systems funktional stark erweitert und auf eine neue, technologisch moderne Basis – zwischen den beiden Systemen liegen mehr als 10 Jahre – gebracht. Dieses ermöglicht der GIZ im Rahmen der Umstellung einen Neuaufbau der Prozess- und IT-Landschaft mit dem Ziel, durchgängige und weitestgehend systembruchfreie Geschäftsprozesse zu implementieren. Mit der Umstellung des SAP ERP-Systems auf S/4HANA verfolgt die GIZ im Rahmen der Unternehmensstrategie 2020-2022 zudem das Ziel, wesentliche Geschäftsprozesse in den nächsten 3 Jahren zu optimieren, zu standardisieren und zu digitalisieren. Integrierte Systemlösungen, die für eine reibungslose Kommunikation, einen durchgängigen Informationsfluss und eine einheitliche Datenhaltung bei den Geschäftsprozessen sorgen, werden abgebildet und für alle Beschäftigtengruppen gemäß ihrer zugeordneten Rolle und Funktion weltweit nutzbar gemacht.
Die Implementierungsstrategie basiert daher auf einem Greenfieldansatz; d. h. die ERP-gestützten Prozesse werden neu implementiert und dabei wird auf eine bestmögliche Abdeckung mittels branchenüblicher Standard-Geschäftsprozesse geachtet. Ausgangspunkt der Implementierung bilden dabei die für den Öffentlichen Sektor Deutschland sowie für das Projekt- und Portfoliomanagement konzipierten Model Companies (https://www.sap.com/services/implementation/preconfigured-industry-solutions.html), die von SAP bereitgestellt worden sind. Die beiden Model Companies werden im Projekt zur Entwicklung eines Prototyps genutzt; darauf aufbauend wird das auf die Bedarfe der GIZ angepasste System bis zur Produktionsreife entwickelt.
Im Rahmen des oben beschriebenen Projekts LSS S/4HANA wird ein Vergabeverfahren für die Erbringung von Dienstleistungen zur Beratung und Unterstützung der GIZ durchgeführt. Die Vergabe erfolgt in 4 Teillosen. Im Rahmen des Vergabeverfahrens werden das Los 1 und das Los 3 an verschiedene Auftragnehmer vergeben, um eine von der Implementierung und Inbetriebnahme des S/4 HANA unabhängige Beratung und Unterstützung des Testmanagements und der Qualitätssicherung sicherzustellen. Näheres regeln die Bewerbungsbedingungen, welche Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.
Die Vergabe der Leistungen erfolgt in Form einer Rahmenvereinbarung. Die genaue Ausgestaltung der Leistungsinhalte erfolgt mit den jeweiligen Einzelabrufen. Die vom Auftragnehmer für den Einsatz vorgesehenen Personen decken die Anforderungen gemäß Kriterienkatalog ab. Näheres regeln die Vertragsunterlagen, welche Bestandteil der Vergabeunterlagen sind.
Sämtliche zur Implementierung des S/4HANA-Systems notwendigen Lizenzen sind nicht Teil dieses Vergabeverfahrens und werden durch den Auftraggeber gestellt.
Im Rahmen des vorliegenden Loses (Los 1 Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems) werden Beratung und Unterstützung des internen Personals bei der Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems ausgeschrieben.
Hierzu wird insbesondere bei den folgenden Aufgabenbereichen Unterstützung notwendig werden:
— Internes Projektmanagement – organisatorisch – Auftragnehmer,
— Business Architecture: e2e Prozessmanagement,
— Business Analyse: Prozess- und Anforderungsanalyse,
— Konzeption zur Umsetzung der fachlichen und technischen Bedarfe,
— Konfiguration und Customizing von S/4HANA Komponenten,
— Datenbereinigung und -migrationen,
— Implementierung der Geschäftsprozesse inkl. Nutzeroberflächen,
— Erstellung von Schulungskonzepten und -unterlagen für verschiedene Nutzergruppen,
— Produktive Einführung und anfängliche, intensivere Betreuung des produktiven Betriebs des Systems (Post GoLive Support),
— Erstellung von Betriebshandbüchern und Übergabe in den Betrieb.
Bitte beachten Sie, dass es sich um eine Losausschreibung mit 4 Teillosen handelt. Aus technischen Gründen erfolgt die Ausschreibung der Lose in separaten Verfahren.
Die Lose wurden unter folgenden Vorgangsnummern veröffentlicht:
— 81264786: Los 1 – Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme des S/4HANA Systems,
— 81264787: Los 2 – Business Analyse, Implementierung und Inbetriebnahme von SAP Concur,
— 81264788: Los 3 – Qualitätssicherung: Testmanagement und Project Information Security Management,
— 81264789: Los 4 – Veränderungsmanagement und Kommunikation.