81269072-Rahmenvertrag für IT-Projektmanagement

Kurze Beschreibung

Die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit GmbH ist ein deutsches Bundesunternehmen in der internationalen Zusammenarbeit für nachhaltige Entwicklung. Für unsere Auftraggeber und gemeinsam mit unseren Partnern arbeiten wir in rund 120 Ländern an mehr als 1.500 laufenden Projekten. Die GIZ beschäftigt weltweit über 20.000 Mitarbeiter*innen. Davon sind über 4.000 im Inland tätig.
Der Bereich Digitale Transformation und IT Solutions (DIGITS) befördert vor diesem Hintergrund die digitale Transformation der GIZ, steuert das Portfolio der Digitalisierungsprojekte, entwickelt und betreibt IT-Systeme, unterstützt die IT-Bedarfe der Außen- und Innenstruktur, garantiert hohe IT-Sicherheit, unterstützt das operative Datenschutzmanagement und entwickelt digitale Lösungen zu besseren internen Prozessen sowie bereichsübergreifender Kooperation. Der Bereich verfügt inzwischen über ein neu definiertes und erweitertes Mandat für das gesamte Unternehmen und befindet sich seit dem 01.09.2018 im Ausbau. Das Mandat reicht von der Koordination der digitalen Transformation über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bis hin zur Auswahl geeigneter digitaler Lösungen. Vor diesem Hintergrund muss der Bereich befähigt werden, flexibel auf Projektbedarfe reagieren zu können und eben diese mit methodischer Expertise zu unterstützen. Die steigende Zahl der Digitalisierungsprojekte mit DIGITS Beteiligung führt dazu, dass die GIZ teilweise nicht in der Lage ist, die Projekte intern entsprechend den Anforderungen mit Personal zu besetzen.
Aus diesem Grund suchen wir methodische und strukturelle Unterstützungen durch IT-Projektmanager, um unsere Projekte in Zukunft weiterhin erfolgreich umzusetzen.
Es werden verschiedene Digitalisierungsprojekte in Verbindungen mit unterschiedlichen Fachbereichen angestrebt und durchgeführt. Diese Projekte sollen Geschäftsprozesse leichtgängiger machen, die Qualität unserer Arbeit sichern, die Informationssicherheit erhöhen und schließlich die Mitarbeiter*innen in ihrer täglichen Arbeit entlasten.
Bei der Durchführung von Digitalisierungsprojekten in der GIZ gilt in allen neuen Projekten mit DIGITS die überarbeitete Projektmethode. Projekte werden hier im Lebenszyklus (PLC) in vier Phasen mit jeweils eindeutigem Status sowie klaren Regeln und Qualitätsanforderungen für den Übergang von einer Phase in die nächste unterteilt.
Die vier Phasen sind: Initialisierungsphase, Planungsphase, Durchführungs- und Steuerungsphase, Abschlussphase.
Bezüglich der konkreten Projektmethode ist der PLC agnostisch, d.h. sowohl klassisches IT-Projektmanagement mit der Wasserfallmethode als auch agiles IT-Projektmanagement mit SCRUM sind möglich.
Für Projekte, die signifikante Ressourcen unserer Mitarbeiter im Bereich DIGITS binden, ist eine erfahrene Projektleitung unerlässlich. Der jeweilige IT-Projektmanager verantwortet die Projektorganisation, meist inklusive Planung, Anforderungsmanagement, Durchführung und Abschluss der Projekte. Die steigende Komplexität und die Abhängigkeit verschiedener Projekte zueinander machen eine gute Planung und entsprechend gut organisierte Durchführung unabdingbar.
Ziel der vorliegenden Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrags für Unterstützung im IT-Projektmanagement durch Bereitstellung von erfahrenen IT-Projektmanagern mit einer Vertragslaufzeit von drei Jahren mit einer einmaligen Verlängerungsoption um ein weiteres Jahr für die nachstehend beschriebenen Leistungen.

Beschreibung der Beschaffung

IT-Projektmanagement ist der Prozess der Leitung der Arbeit eines Teams, um Ziele zu erreichen und Erfolgskriterien zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erfüllen. Die primäre Herausforderung des IT-Projektmanagements besteht darin, die Projektziele innerhalb der vorgegebenen Grenzen zu erreichen.
Innerhalb der GIZ unterscheiden wir zwischen kleinen, mittelgroßen und großen Projekten. Kleine Projekte haben ein Projektbudget von kleiner oder gleich EUR 200.000,- netto und weniger als zehn organisationsübergreifenden Nahtstellen und entsprechende Kommunikationsbeziehungen.
Mittelgroße Projekte haben eine Projektbudget von größer als EUR 200.000,- netto und kleiner oder gleich als EUR 500.000,- netto und sie verfügen über mehr als zehn organisationsübergreifende Nahtstellen und entsprechende Kommunikationsbeziehungen.
Große Projekte haben eine Projektbudget von größer als EUR 500.000,- netto, mindestens zwei Teilprojekte und/oder sie verfügen über mehr als zehn organisationsübergreifende Nahtstellen und entsprechende Kommunikationsbeziehungen.
Je nach Komplexität des Projektes fallen unterschiedliche Tätigkeiten an. Eine genaue Aussage über die Inhalte der jeweiligen Aufgaben zu geben, ist an dieser Stelle nicht möglich.
Diese Angaben dienen der groben Orientierung zu Projektgrößen innerhalb der GIZ.
Es sind im Wesentlichen folgende IT-Projektmanagement Leistungen für Digitalisierungsprojekte zu erbringen:
- Aufsetzen und Durchführung von einem oder mehreren Digitalisierungsprojekt(en)
- Steuerung von Projektteams
- Klärung des Leistungsumfangs (Scope) und Strukturierung der Projektziele sowie der Anforderungen an das Projekt
- Klärung, Strukturierung und Verwaltung der Anforderungen an die einzelnen Liefergegenstände (Anforderungsmanagement)
- Management von sich ändernden Projektzielen und Anforderungen an die Liefergegenstände (Änderungsmanagement)
- Planung und Steuerung der Arbeitspakete hinsichtlich Terminen, Ressourceneinsatz und Kosten
- Unterstützung beim Management von externen Dienstleistern
- Unterstützung bei der Durchführung von Ausschreibungen
- Management der Projektrisiken (Risikomanagement)
- Projektkommunikation im Sinne von Stakeholdermanagement nach innen (Projekt intern) und nach außen (GIZ intern)
- Projektcontrolling hinsichtlich Termineinhaltung, Ressourceneinsatz und Kosten
- Qualitätssicherung der Projektergebnisse inkl. der Liefergegenstände
- Dokumentation der Projektergebnisse
- Beauftragung und Steuerung der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
- Planung und Steuerung des Probebetriebs
- Planung und Steuerung von Software Tests
- Planung und Steuerung der Überführung von Digitalisierungsprojekten in den Regelbetrieb
Die GIZ stellt in Digitalisierungsprojekten in der Regel eine fachliche Projektleitung, die die fachliche Verantwortung für ein Projekt innehat.
Die Leistungen sind in der Regel in Deutsch zu erbringen. In Ausnahmen kann es dazu kommen, dass der AN aufgrund von Projektbegebenheiten mit englischsprachigen Kolleg*innen aus der GIZ in Kontakt kommt. Die Leistungen sind in am Standort Eschborn zu erbringen. Darüber hinaus ist, je nach Absprache mit den jeweiligen Projektverantwortlichen, die Arbeit remote zu tätigen. Kommuniziert und kollaboriert wird in diesen Fällen via MS-Teams und E-Mail.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.