Beschreibung der Beschaffung
Die von der Auftragnehmerin/vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen umfassen stets die Gesamtumsetzung von Messebauprojekten und ergeben sich aus der nachfolgenden Leistungsbeschreibung.
Die BGHW setzt sich für die Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen ein. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer berücksichtigt bei der Standplanung, -gestaltung und -umsetzung grundsätzlich folgende Grundprinzipien der Barrierefreiheit:
— Räder-Füße-Regel: Sind die Messestände sowohl für Rollstuhlnutzende als auch für Gäste mit und ohne Sehbeeinträchtigungen durchgängig geeignet?
— 2-Kanal-Regel/Mehr-Sinne-Prinzip: Sind Informationen durch mindestens 2 der Sinne Sehen, Hören und Fühlen wahrnehmbar? – KISS-Regel: Werden Informationen nach der Vorgabe „Keep it short and simple“ („Drücke es einfach und verständlich aus“) angeboten?
Erreichbarkeit Während der Vertragsdurchführung steht der BGHW der im Angebot der Auftragnehmerin/ des Auftragnehmers mit Namen, Telefonnummer, Faxnummer, E-Mailadresse und Anschrift benannte feste Ansprechpartner zur Verfügung. Dieser muss spätestens bei Vertragsschluss mitgeteilt werden. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer stellt seine telefonische Erreichbarkeit von Montag bis Freitag in der Zeit von 9.00 bis 18.00 Uhr sicher. Während der Messelaufzeiten gewährleistet die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer eine Erreichbarkeit rund um die Uhr. Hierzu hat die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer insbesondere die Verfügbarkeit eines verantwortlichen Ansprechpartners (Messe-/Veranstaltungsverantwortlicher) für die BGHW vor Ort sicherzustellen. Dieser verantwortliche Ansprechpartner muss mit vollständiger Handlungsbefugnis hinsichtlich des jeweiligen Standbauprojektes ausgestattet sein und alle relevanten Entscheidungen vor Ort selbst treffen können.
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer hat seinen jeweiligen verantwortlichen Ansprechpartner jeweils rechtzeitig, spätestens jedoch 4 Wochen, vor der Messe/Veranstaltung gegenüber der BGHW zu benennen und auf Verlangen der BGHW dessen Erfahrungen und Qualifikationen durch geeignete Belege nachzuweisen.
Messekoordination/Messehandling Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer übernimmt die Koordination und sämtliche Abstimmungserfordernisse am Messestandort, also sowohl mit den Messegesellschaften als auch mit weiteren beteiligten Dienstleistern. Dazu gehören beispielsweise:
— Bestellungen technischer Leistungen bei den Messegesellschaften, z. B. Strom, Wasser, WLAN,
— Bestellung von Servicedienstleistungen bei den Messegesellschaften, z. B. Servicepersonal, Catering, Standbewachung, Standreinigung,
— Abstimmungen mit den Veranstaltern hinsichtlich technischer Genehmigungen,
— Abstimmungen mit weiteren beteiligten Video-, Audio- und Lichttechnikern,
— Abstimmungen mit etwaigen Kooperationspartnern der BGHW,
— Der Auftragnehmer gewährleistet darüber hinaus die Ausstattung eines jeden Messestandes nach den Vorgaben der Auftraggeberin, insbesondere mit:
—— Verbandskasten (mit aktueller Prüfplakette),
—— Feuerlöscher (mit aktueller Prüfplakette),
—— Moderationskoffer,
—— Werkzeugkasten,
—— Hygieneplan und
—— Desinfektionsmittelspender.
Archivierung Alle freigegebenen Standlayouts sind von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit zu archivieren und bei Bedarf der Auftraggeberin, spätestens am Ende der Vertragslaufzeit, an sie oder an weitere beteiligte Dienstleister zu übermitteln – wenn nötig auch als offene Grafikdateien zur Weiterbearbeitung. In der Regel dienen archivierte Layouts als Basisorientierung für neue Projekte.
Übernahme und Einlagerung des Messeinventars Zum ausgeschriebenen Leistungsumfang gehören die Übernahme und Einlagerung der im Eigentum der BGHW befindlichen vorhandenen Massivbausysteme, die Auflösung des bisherigen Messelagers sowie der Transport und die Neueinlagerung der Standsysteme, Möbel und sonstigen Ausstattung in das neue Messelager. Der Umfang des Messeinventars geht aus Anhang 3 hervor. Die Ware ist nicht umfänglich palettiert. Alle vorhandenen Systeme sollen von der Auftragnehmerin/ vom Auftragnehmer weiterverwendet werden. Die aktuell genutzte Lagerfläche hat eine Größe von 30 m und 3 m Regalhöhe. Der Bedarf an Lagerfläche wird zukünftig voraussichtlich moderat steigen, so dass die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer bei Bedarf und auf Aufforderung der BGHW weiteren Lagerraum/Reserveflächen zur Verfügung zu stellen hat. Das Messelager von den im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bietern kann im Rahmen der Angebotsfrist von der Auftraggeberin besichtigt werden. Die Übernahme des gesamten BGHW-Messeinventars soll vor Vertragsbeginn erfolgen und bis zum 1. September 2021 vollständig abgeschlossen sein. Die Einlagerung durch die Auftragnehmerin/den Auftragnehmer hat so zu erfolgen, dass für ausgewählte Beschäftigte der Auftraggeberin (Hauptverwaltung der BGHW Bonn) innerhalb von einer Stunde zu regulären Arbeitszeiten ein Zugriff auf die eingelagerten Gegenstände gewährleistet ist. Aus diesem Grund ist bei Angebotsabgabe die Adresse des geplanten Hauptmesselagers der Auftragnehmerin/des Auftragnehmers anzugeben und später ein entsprechender Nachweis zu erbringen. Die Einlagerung des Messeinventars muss fachgerecht erfolgen. Zu berücksichtigen sind insbesondere die Anforderungen der hochwertigen empfindlichen technischen Geräte. Verpackungen und Rahmenbedingungen sind so zu gewährleisten, dass die eingelagerten Materialien keinen Schaden nehmen (insbesondere trockene, richtig temperierte und staubfreie Lagerung). Zur Einlagerung gehören auch die fachgerechte Instandhaltung und die ggf. notwendige Aufarbeitung der vorhandenen Systeme und Module. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer hat den gesamten im Eigentum der BGHW befindlichen Lagerbestand angemessen zu versichern, d. h.:
— Sachversicherung: Mindestdeckungssumme von 750 000,00 EUR je Schadensfall.
Für jedes einzelne beauftragte Messebauprojekt muss durch die Auftragnehmerin/den Auftragnehmer folgernder Mindestversicherungsschutz gewährleistet sein:
— Haftpflichtversicherung Messe- und Ausstellungsbau (inklusive Messelaufzeit): Pauschal 5 000.000 EUR für Personen- und Sachschäden, 1 000 000 EUR für Vermögensschäden, Versicherungssummen pro Schadensereignis.
— Transportversicherung: Messestand 150.000 EUR bei Transportmittelunfall und Einbruchdiebstahl in Transportmittel, Versicherungssumme pro Transport.
Die Versicherung muss spätestens vor dem beabsichtigten Zuschlag abgeschlossen werden, falls er über eine solche nicht verfügt.
Planung und Kreation von Messeständen Zentrale Elemente des ausgeschriebenen Leistungsumfangs vor den eigentlichen Realisierungen sind die Planung, Kreation und die individuelle Kalkulation jeder der bis zu 30 Standbauten. Die Vorgaben von Seiten der Auftraggeberin sind für jedes Projekt individuell je nach Standgröße und -platzierung, Zielgruppe, Thema sowie Grundideen zur Standausstattung. Auf Basis dieser Angaben entwickelt die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer die Kreation. Zur Kreation gehört immer ein Entwurf mit Grundriss, verschiedenen 3D-Perspektiven und bei Bedarf und auf Anforderung der BGHW auch Detailansichten. Bei Bedarf kann auch die Konzeption und Realisierung von multimedialen Präsentationselementen – wie Slideshows, Videoclips oder Animationen – zum Leistungsumfang gehören. Mehrere Korrekturgänge sind der Regelfall. Layouts werden der Auftraggeberin als pdf-Dateien oder als Download Link per E-Mail übermittelt. Zentrale Anforderungen an die kreative Leistung sind die Einbindung vorhandener – bei Bedarf auch die Entwicklung neuer – Themenmotive im Sinne des Corporate Designs der BGHW sowie die imagefördernde gestalterisch-bauliche Umsetzung der BGHW-Wertewelt. Ein aktuelles Gestaltungshandbuch und entsprechende Templates werden den im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten Bieterinnen/Bietern bereits für die Entwurfserstellung im Rahmen der Erstellung des Angebots zur Verfügung gestellt. Sobald ein Entwurf für einen Messestand von Seiten der BGHW freigegeben ist, stellt dieser die Grundlage für die Erstellung des konkreten Angebots/der konkreten Umsetzung dar. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer kalkuliert die Realisierung des individuellen Messestandes auf Basis des freigegebenen Entwurfs und auf Grundlage der im Preisblatt festgelegten Preise. Mit der Annahme des Angebots durch die Auftraggeberin wird die jeweilige Kalkulation freigegeben.
Produktion und Bau von Messeständen Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer muss handwerklich und mit eigener technischer Ausrüstung mit den BGHW-Standsystemen umgehen, sie den jeweiligen veranstaltungsbezogenen Anforderungen anpassen und sie instand halten. Nicht immer können alle Ausstattungserfordernisse aus dem vorhandenen Bestand abgedeckt werden. Zum ausgeschriebenen Leistungsumfang gehört deswegen auch die anlassbezogene Ergänzung der Massivbausysteme bzw. der Möblierung. Es wird deswegen vorausgesetzt, dass die Auftragnehmerin/ der Auftragnehmer auch über das handwerkliche Know-How und die technische Ausrüstung verfügt, Neubauten im Design der vorhandenen Elemente und im Sinne der Unternehmenswerte der BGHW zu realisieren. Entsprechend gehören alle notwendigen Produktionen und Abwicklungen im Voraus (Werkstatt, Lackierung, Druck, Anmietungen) zum Leistungsumfang, wie zum Beispiel:
— Produktion und Ankauf von neuem Standmobiliar,
— Aufarbeitung/Nachlackierung von vorhandenem Standmobiliar,
— Produktion individueller Requisiten für Programmelemente.
Bei eigenen BGHW-Veranstaltungen ist die Gestaltung und Produktion von Sonderelementen möglich, z. B. Beflaggung, Beschilderung, Raumausstattung, Gestaltung von Roll-Ups. Auch diese Ausstattungselemente müssen von der Auftragnehmerin/vom Auftragnehmer entsprechend des Corporate Designs realisiert werden.
Logistik Zum Leistungsumfang gehört auch die komplette Veranstaltungslogistik.