Abwicklung von Projekten und Veranstaltungen mit Messebauleistungen, Technikbereitstellung sowie Kongresslogistik

Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik

Die BGHW ist auf Messe- und Kongressveranstaltungen der versicherten Berufsgruppen als Aussteller präsent und führt auch eigene Veranstaltungen für versicherte Berufsgruppen durch. Jährlich handelt es sich dabei in der Regel um insgesamt 20 bis 30 größere Standaufbauten an wechselnden Orten innerhalb Deutschlands, für die ein Messebau erforderlich ist. Bei Messeauftritten variieren die zu gestaltenden Standflächen von etwa 10 bis über 150 m. Bei eigenen BGHW-Veranstaltungen kann die Standflächengestaltung – zusammengesetzt aus kleineren Einzelflächen – bis etwa 400 m betragen.
Weitere 100 kleinere Auftritte werden bundesweit jährlich in Eigenregie durch einzelne BGHW-Abteilungen mit Hilfe eigener mobiler Standsysteme und ohne Messebauer realisiert.
Messen und Veranstaltungen sind ein zentraler Kanal für die Vermarktung und den Vertrieb von BGHW-Produkten und -Angeboten. Inhaltlich geht es überwiegend um die zielgruppengerechte Vermittlung von Präventionsangeboten. Darüber hinaus sind derartige Auftritte von herausragender Bedeutung für die Imagebildung. Die BGHW als Unfallversicherungsträger steht für Solidität und Seriosität, aber auch für die ausgeprägte Kundenorientierung eines modernen Dienstleistungsunternehmens. Zu vermittelnde Unternehmenswerte sind Kompetenz, Wert, Nähe, Engagement, Gemeinwohlorientierung und Zukunftsausrichtung.
Im Rahmen dieses Vergabeverfahrens sucht die BGHW einen Rahmenvereinbarungspartner für die Abwicklung von Messebauleistungen. Ausführungsbeginn ist der 1. September 2021. Es geht um die Abwicklung der genannten 20 bis 30 größeren Standaufbauten. In Ausnahmefällen können auch BGHW-Abteilungen, die Veranstaltungen in Eigenregie organisieren, den Messebauer dafür nutzen. Die von der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, insbesondere aus der Leistungsbeschreibung.
Die BGHW ist Eigentümerin verschiedener Standsysteme, die von der Auftragnehmerin/ vom Auftragnehmer weiter zu verwenden sind. Systeme werden aktuell beim derzeitigen Messebau-Dienstleister der BGHW im Raum Bonn eingelagert und sollen von der Auftragnehmerin/ vom Auftragnehmer in ein eigenes Lager übernommen werden. Die BGHW ist ebenfalls Eigentümerin von unterschiedlichen Systemen. Dabei handelt es sich um mobile Messestände im „Pop-up-System“, um Roll-ups und Exponate (Anhang 2).
Für kleinere Präsentationen sind vom gesuchten Dienstleister zum Teil auch die Leichtbausysteme der BGHW zu nutzen.
Die Leichtbausysteme sind in der BGHW-Hauptverwaltung (Bonn) und an den BGHW-Standorten eingelagert. Diese Systeme müssen für die entsprechenden Auftritte i.d.R. in der BGHW-Hauptverwaltung Bonn und ggf. an anderen Standorten der BGHW abgeholt und hier auch wieder angeliefert werden. Die Leichtbausysteme werden in diesen Fällen ergänzt durch Möbel aus dem Hauptmesselager und/oder Verbrauchsmaterialien wie etwa Fußbodenbeläge. Die von der Auftragnehmerin/vom Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen umfassen stets die Gesamtumsetzung von Messebauprojekten.
Die BGHW setzt sich für die Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen ein. Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer berücksichtigt bei der Standplanung, -gestaltung und -umsetzung grundsätzlich folgende Grundprinzipien der Barrierefreiheit:
— Räder-Füße-Regel: Sind die Messestände sowohl für Rollstuhlnutzende als auch für Gäste mit und ohne Gehbeeinträchtigungen durchgängig geeignet? – 2-Kanal-Regel/Mehr-Sinne-Prinzip: Sind Informationen durch mindestens 2 der Sinne Sehen, Hören und Fühlen wahrnehmbar? – KISS-Regel: Werden Informationen nach der Vorgabe „Keep it short and simple“
(„Drücke es einfach und verständlich aus“) angeboten? Die Auftragnehmerin/ der Auftragnehmer übernimmt die Koordination und sämtliche Abstimmungserfordernisse am Messestandort, also sowohl mit den Messegesellschaften als auch mit weiteren beteiligten Dienstleistern.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-01. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-05.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Projektservice Schwan GmbH

Wer?

• • Berufsgenossenschaft Handel und Warenlogistik

Wie?

• • Messeeinrichtungen › Messestände
• • Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen › Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

Wo?

• • Karlsruhe › Mannheim, Stadtkreis
• • Köln › Bonn, Kreisfreie Stadt