Die Vergabestelle stellt die Vergabeunterlagen auf ihrer Portalseite (
https://vergabeverfahren.dataport.de) zum Download zur Verfügung. Sollte ein Unternehmen sich zur Teilnahme an dem Vergabeverfahren entscheiden, so hat es sich dazu auf der Portalseite mit seinen Benutzerdaten anzumelden. Sofern für das Unternehmen noch keine Benutzerdaten bestehen sollten, ist dort eine kostenfreie Registrierung möglich. Die weitere Bearbeitung der Vergabeunterlagen erfolgt dann im Bieterassistenten. Nur so ist die Erstellung, Bearbeitung und Abgabe eines Teilnahmeantrages und Angebotes möglich und sicher gestellt, dass von der Vergabestelle ggf. weitere Angaben bzw. Hinweise zum Vergabeverfahren rechtzeitig bekanntgemacht werden können.
Erkennt ein Bewerber Fehler/Unklarheiten/Widersprüche o.ä. in den Teilnahmeunterlagen oder bestehen hinsichtlich der Ausführung der Leistung Bedenken, so ist er verpflichtet, darauf in Form von Bewerberfragen hinzuweisen. Tut er dies trotz Erkennens oder Erkennenmüssens nicht, so gehen daraus resultierende Nachteile zu seinen Lasten.
Bewerberfragen sind im Rahmen eines Fragen- und Antwortenforums bis zu dem in der Projektinformation als ‚Schluss Frageforum‘ bezeichneten Termin (13.01.2022) im Abschnitt Nachrichten des Bieterassistenten jeweils einzeln über die „Senden“ Funktion einzureichen. Das Einreichen von Fragen durch Beifügung von Anlagen mit einer Zusammenstellung von Fragen ist zu unterlassen. Die Vergabestelle bittet ferner darum, jede Frage im Freitext eingangs mit einem Hinweis zu versehen, aus dem er-sichtlich ist, auf welchen Teil der Vergabeunterlagen sich die Frage bezieht (z.B. Teil A - Teilnahmeunterlage).
Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form allen teilnehmenden Bewerbern unaufgefordert an dem in der Projektinformation genannten Termin ‚Fragen und Antworten an alle Bewerber‘ über den Abschnitt Nachrichten zur Kenntnis gegeben. Voraussetzung dafür ist, dass Unternehmen im Bieterassistenten entweder Nachrichten zum Vergabeverfahren bestellt oder die Teilnahmeantrags- / Angebotsbearbeitung aufgenommen haben. Darüber hinaus erhält jedes interessierte Unternehmen mit dem Download der Vergabeunterlagen alle bis zu diesem Zeitpunkt bereits versandten öffentlichen Nachrichten der Vergabestelle zur Kenntnis.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass die Einreichung eines Teilnahmeantrags / Angebotes ohne Kenntnisnahme aller versandten Mitteilungen der Vergabestelle nicht möglich ist.
Im Rahmen der Anonymisierung behält sich die Vergabestelle Umformulierungen in der Fragestellung vor. Abweichend hiervon wird die Vergabestelle Auskünfte, die nur den fragenden Bewerber betreffen, nur diesem mitteilen, soweit die Informationen für die anderen Bewerber nicht relevant sind oder den Vertrauensschutz des fragenden Bewerbers verletzen. Ebenso wird die Vergabestelle unter Umständen Auskünfte schon vor dem genannten Datum versenden, wenn auf Grund der Art und des Inhalts der Frage eine unverzügliche Beantwortung geboten ist. Bei Fragen, die keine zusätzlichen Informationen im Sinne von § 20 Abs. 3 Nr. 1 VgV darstellen, prüft die Vergabestelle im jeweiligen Einzelfall, ob sie Antworten versendet.
Nach Abschluss des Fragen- und Antwortenforums eingehende Bewerberfragen wird die Vergabestelle beantworten, soweit dies unter Berücksichtigung des Inhalts und der Komplexität der Frage sowie des Zeitplanes möglich und geboten ist.
Die Vergabestelle weist darauf hin, dass im Rahmen des Teilnahmewettbewerbes inhaltliche Fragen der Bewerber zum Entwurf der Leistungsbeschreibung, den dazugehörigen Anlagen sowie den weiteren vertraglichen Regelungen nur in dem Umfang beantwortet werden, wie es zur Erstellung des Teilnahmeantrages erforderlich ist.
In der Verhandlungsphase:
Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe werden den ausgewählten Bewerbern die für dieses Verfahrensstadium erforderlichen weiteren Informationen und Unterlagen zur Verfügung gestellt, anhand derer die eingehenden Angebote geprüft und bewertet werden. Auf dieser Grundlage entscheidet der Auftraggeber, ob der Zuschlag schon auf ein Erstangebot erfolgen kann. Ist dies der Fall werden die Bieter entsprechend § 134 GWB benachrichtigt und das Verfahren mit Zuschlag beendet.
Andernfalls werden die Bieter, die ein wertbares Angebot eingereicht haben und sich mit diesem anhand der zuschlagsrelevanten Bewertungskriterien auf den ersten 3 bis 5 Rängen platzieren konnten, zur Verhandlung eingeladen (vgl. § 17 Abs. 12 VgV).