Agenturen für Eventdienstleistungen

Kurze Beschreibung

Agenturen für Eventdienstleistungen:
Zur Umsetzung von Zielen der Unternehmenskommunikation (Corporate PR, Politik-/Gremien- und Öffentlichkeitsarbeit), Belegschaftskommunikation, des Personalmarketing, sowie für eine Markenausrichtung der BVG setzen wir unterstützend auf kreative Events innerhalb und außerhalb unseres Unternehmens. Durch die Pandemie aus der Taufe gehoben wollen wir uns auch auf digitale Events ausrichten. Dafür wird die Unterstützung von 2 Eventagenturen benötigt.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Vertragslaufzeit kann durch einseitige schriftliche Erklärungen des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer insgesamt um bis zu 24 Monate verlängert werden. Die Verlängerungen müssen jeweils bis spätestens 3 Monate vor dem ursprünglichen Vertragsende schriftlich erfolgen. Der Auftragnehmer hat keinen Anspruch auf Verlängerung der Vertragslaufzeit. Im Falle einer nicht erfolgten Verlängerung kann er hieraus keinerlei Ansprüche (insbesondere auf Schadensersatz oder Vergütung) herleiten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehenden Angaben/Erklärungen/Nachweise sind von den Bewerbern (der Begriff Bewerber wird als Synonym auch für Bewerbergemeinschaften (BewGe) verwendet) bzw. von jedem Mitglied der BewGe sowie von allen für die Leistungserbringung vorgesehenen Nachunternehmern (NU)/Unterauftragnehmern vorzulegen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend. Ausländischen Bewerbern wird die Vorlage vergleichbarer Nachweise gestattet. Soweit Eigenerklärungen verlangt werden, hat der Bewerber auf Verlangen weitere Nachweise vorzulegen.
1. Bezeichnung des Bewerberunternehmens mit Firma und Anschrift,
2. Eigenerklärungen gem. §§ 123, 124 GWB sowie – soweit anwendbar – § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG und § 98 c AufenthG. Eigenerklärungen gemäß § 19 Abs. 1 und Abs. 3 i. V. m. und § 21 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) und dass keine Eintragung im Berliner Korruptionsregister vorliegt.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der Auftraggeber Angaben der Bewerber zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen.
3. Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, s. VI.3) Ziff. 6 und 7 für die geforderten Angaben gemäß Ziffer III.1) stellt der Auftraggeber ein Formular zur Verfügung, was von den Bewerbern genutzt werden soll.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung zum Gesamtumsatz (Euro, netto) aufgeteilt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,
2. Eigenerklärung zum Umsatz des Bewerbers (Euro, netto), der auf Leistungen entfällt, die mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen vergleichbar sind, aufgeteilt für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Vergleichbare Leistungen sind hierbei das Tätigkeitsfeld gemäß III.1.3) in den letzten 3 Jahren.
3. Es gelten folgende Mindestanforderungen:
Die Bestätigungen der Erfüllung der Mindestanforderungen sind mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
— mindestens 5 festangestellte Mitarbeiter*innen,
— durchgängige Erreichbarkeit der Kontaktperson der Agentur für die BVG (werktags 8.00 Uhr bis 20.00 Uhr),
— Verwendung Grafik-Software InDesign, Microsoft Teams,
— Reaktionszeit 1 Stunde (werktags 9.00 Uhr bis 19.00 Uhr), bis Vertreter*in der Geschäftsführung, Projektleitung, Key Account oder Art Direction vor Ort in der BVGUnternehmenszentrale Trias Holzmarktstraße 15-17 10179 Berlin ist. Je nach Infektionsgeschehen kann die BVG statt Vor-Ort-Gesprächen auch Teams-Videobesprechungen einberufen,
— die eingesetzten Mitarbeiter über entsprechendes Know How und technischem Fachwissen Richtung Eventmanagement verfügen,
— Verfügbarkeit vor Ort: Dependance in Berlin erforderlich.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Der Bewerber hat folgende Referenzen in der EU aus den letzten 4 Jahren (seit dem 1.1.2017) vorzulegen.
Unternehmensreferenzen des Bewerbers über vergleichbare Leistungen:
Mit dem Teilnahmeantrag müssen folgende Unterlagen eingereicht werden:
2 geeignete Referenzen und Arbeitsproben ab 2017 die belegen:
Erfahrung in der Konzeption und Umsetzung von Events – Für Auftraggeber*innen, die eine mit der BVG vergleichbare Unternehmensgröße und Veranstaltungsbandbreite (siehe Leistungsbeschreibung) haben.
Referenzen vom Standort Berlin sind kenntlich zu machenAnhand der Referenzen wird abgeprüft, ob ausreichend Erfahrungen und Kompetenzen der Agenturen in den von uns benötigten Eventbereichen vorliegen:
— Referenz 1: Großevent mit mindestens 1 000 Teilnehmenden,
— Referenz 2: Digitales-/Hybridevent.
Bitte geben Sie bei jeder Event-Referenz:
1. das Kommunikationsziel bei jedem Event an, schildern Sie kurz,
2. die größte Herausforderung in der Umsetzung und
3. wie Sie diese gemeistert habenJede Referenz wird einzeln bewertet.
Es müssen im Zuge der folgenden Eignungsbewertung mindestens 8 Punkte von 16 Punkte erreicht werden, damit kein Ausschluss von der weiteren Vergabe erfolgt.
Bewertung:
— 2 Punkte = sehr gut,
— 1 Punkt = gut,
— 0 Punkte = unzureichend,
— Interne Kommunikation (max. 2 Punkte),
— Personalwerbung (max. 2 Punkte),
— Öffentlichkeitsarbeit (max. 2 Punkte),
— Abdeckung der Kompetenzen,
— Marke/CI (max. 2 Punkte),
— Bewegtbild (max. 2 Punkte),
— digitale Medien (max. 2 Punkte),
— Abdeckung der Themen,
— Arbeitgeberattraktivität (max. 2 Punkte),
— Nachhaltigkeit (max. 2 Punkte).
Zu jeder Referenz sind folgende Informationen anzugeben:
a) Name und Adresse des Auftraggebers; eine Aufforderung zur Benennung eines Ansprechpartners beim Auftraggeber mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse bleibt vorbehalten,
b) Zeitraum der Leistungserbringung,
c) Kurzbeschreibung der Art der erbrachten Leistungen insb. unter o. g. Angabe (III.1.3) Vergleichbarkeit der Projekte), um die Vergleichbarkeit mit den vorliegend ausgeschriebenen Leistungen beurteilen zu können,
d) Kurzbeschreibung des Umfangs der erbrachten Leistungen,
e) Angabe, ob die Leistungen als vollständige Eigenleistung, mit Nachunternehmern oder in Kooperation mit anderen Unternehmen erbracht wurden, sowie ggf. Angabe des Eigenleistungsanteils. Wurden die Leistungen nicht vollständig als Eigenleistung erbracht, so ist anzugeben, welche Leistungen als Eigenleistung erbracht wurden. Nur diese werden bei der Eignungsprüfung berücksichtigt.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Mindestanforderungen sind erfüllt, wenn:
Folgende Nachweise müssen mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden:
1. Bezeichnung des Bewerberunternehmens mit Firma und Anschrift,
2. Eigenerklärungen gem. §§ 123, 124 GWB sowie – soweit anwendbar – § 21 SchwarzArbG, § 21 AEntG und § 98 c AufenthG. Eigenerklärungen gemäß § 19 Abs. 1 und Abs. 3 i. V. m. und § 21 des Gesetzes zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (MiLoG) und dass keine Eintragung im Berliner Korruptionsregister vorliegt.
Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Bei Vorliegen von Ausschlussgründen wird der Auftraggeber Angaben der Bewerber zur Selbstreinigung nach § 125 GWB sowie den zulässigen Zeitraum für Ausschlüsse nach § 126 GWB berücksichtigen,
3. Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, s. VI.3. Ziff. 7.,
4. mindestens 5 festangestellte Mitarbeiter*innen,
5. durchgängige Erreichbarkeit der Kontaktperson der Agentur für die BVG (werktags 8.00 Uhr bis 20.00 Uhr),
6. Verwendung Grafik-Software InDesign oder vergleichbarem zur Verfügung steht sowie die Verwendung der Videokonferenz-Software Microsoft Teams,
7. Reaktionszeit 1 Stunde (werktags 9.00 Uhr bis 19.00 Uhr), bis Vertreter*in der Geschäftsführung, Projektleitung, Key Account oder Art Direction vor Ort in der BVG Unternehmenszentrale Trias, Holzmarktstraße 15-17, 10179 Berlin ist. Je nach Infektionsgeschehen kann die BVG statt Vor-Ort- Gesprächen auch Teams-Videobesprechungen einberufen.
8. Verfügbarkeit vor Ort: Dependance in Berlin erforderlich:
Die Darstellung der Einhaltung der Mindestanforderungen kann durch eine oder mehrere verschiedene Referenzprojekte (siehe maximale Angabe der Referenzen) erbracht werden. Bei den genannten Mindestvorgaben ist es im Fall von Kooperationsformen nach Ziffer VI.3) ausreichend, wenn die Anforderung von einem Unternehmen erfüllt wird.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Der Auftraggeber behält sich nach § 51 Abs. 2 SektVO unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung vor, die Bewerber aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen oder sonstige Nachweise nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Der Auftraggeber wird anschließend die vollständigen und Fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge inhaltlich prüfen. Die Nichterfüllung der Mindeststandards führt in jedem Fall zum Ausschluss.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

— Jegliche Kommunikation sowie alle Dokumentationen sind in Deutscher Sprache zu erstellen, ggf. durch zertifizierte Übersetzung,
— Der Auftragnehmer hat gem. Frauenförderverordnung während des Auftrags Maßnahmen zur Frauenförderung durchzuführen oder einzuleiten. Hierzu hat der Bieter mit der Angebotsabgabe eine Erklärung zur Frauenförderung iSd Frauenförderverordnung abzugeben. Die BVG stellt hierzu ebenfalls ein Formular zur Verfügung,
— die Vorgaben nach dem BerlAVG, insbesondere zum vergaberechtlichen Mindestlohn, sind zu berücksichtigen.

1. Der Auftraggeber ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs. 1 Nr. 1 GWB und unterliegt neben dem GWB und der SektVO insbesondere dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.
2. Durch diese Bekanntmachung wird der Teilnahmewettbewerb (TNW) des Verhandlungsverfahrens begonnen, in dem sich die interessierten Unternehmen mit den in dieser Bekanntmachung angegebenen Angaben, Erklärungen u. Nachweisen um die Teilnahme am Verhandlungsverfahren FEM2-0386-2021 bewerben. Das ausgefüllte Leistungsverzeichnis ist erst mit Dem Angebot (Angebotsfrist: 8.9.2021, 7.00) einzureichen.
3. Die Übermittlung von Bewerberfragen hat ausschließlich unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform AI (vgl. Ziff.I.3) unter Angabe der Bezeichnung der Maßnahme (vgl. Ziff.II.1.1)) u. des Aktenzeichens FEM2-0386-2021 zu erfolgen. Die Bewerber sollen das hierfür vom AG zur Verfügung gestellte Formular verwenden und über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform dem AG übermitteln. Auskünfte werden grundsätzlich nur auf solche Fragen erteilt, die bis zum 1.9.2021 an die unter Ziffer I.1) bezeichnete Stelle unter Nutzung der Funktionalität der Vergabeplattform (vgl. Ziff. I.3) eingegangen sind. Der Auftraggeber behält sich vor, verspätete Anfragen nicht zu beantworten. Mündliche Bewerberfragen werden nicht beantwortet. Der AG wird etwaige Informationen (auch die Formulare) u. Beantwortung von Fragen von Bewerbern zum TNW sowie sonstige Klarstellungen des AG, die das Vergabeverfahren betreffen, auf der Plattform AI veröffentlichen.
Der AG empfiehlt daher allen Bewerbern, täglich den vorbenannten Link zum Abruf von aktuellen Informationen u. Klarstellungen des AG sowie Antworten von Bewerberanfragen zum Vergabeverfahren zu nutzen. Die Bewerber sollen die vom AG zur Verfügung gestellten Formulare verwenden, ausfüllen und durch die geforderten Angaben, Erklärungen u. Nachweise ergänzen. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen/Angebote ist nicht ausreichend.
4. Mit der Benennung der Referenzen stimmt der Bewerber/BewGe der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen Referenzgebern zu.
5. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass allein der Inhalt der vorliegenden EU-weiten Bekanntmachung maßgeblich ist, wenn die Bekanntmachung zusätzlich in weiteren Bekanntmachungsmedien veröffentlicht wird u. der Bekanntmachungstext in diesen zusätzlichen Bekanntmachungen nicht vollständig, unrichtig oder verändert wiedergegeben wird.
6. Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren (s. auch III.1): Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die Gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8) dieser Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen. Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten Formular vorzulegen. BewGe haben darüber hinaus eine Erklärung folgenden Inhalts abzugeben: Sämtliche Mitglieder der BewGe bzw. der Vertreter der BewGe haben/hat zu erklären, dass die Bildung keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den Mitgliedern der BewGe bzw. dem Vertreter dieser zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben. Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Es kann auf Anlagen verwiesen werden.
7. Beabsichtigt der Bewerber oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sich hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen
Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (Dritter/Nachunternehmer/konzernverbundener Unternehmen) zu berufen (Eignungsleihe), so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen insoweit in einem gesonderten Formular vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechenden Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird. Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall Gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet. Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise/Angaben/Erklärungen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
8. Der Auftraggeber hat für die Einreichung der Teilnahmeanträge Formulare erstellt. Diese sind für die Einreichung der Teilnahmeanträge zu verwenden und über die Vergabeplattform gem. I.1) herunterzuladen. Eine vorherige Registrierung auf v. g. Vergabeplattform ist erforderlich. Die Teilnahmeanträge müssen bis zum Schlusstermin (s. Ziffer IV.2.2) über die Vergabeplattform in Textform eingereicht werden.
Mit dem Teilnahmeantrag müssen alle notwendigen Unterlagen/Nachweise (s. Ziffer III.1) eingereicht werden
9. Voraussichtliche Angebotseinreichungsfrist: 8.9.2021,
7.00 Uhr.
Der Bieter hat als Teil seines Angebots das ausgefüllte Leistungsverzeichnis einzureichen. In diesem hat er auszuweisen, wie er die Leistungsanforderungen erfüllt; ggf. ist dies durch entsprechende Erläuterungen zu ergänzen, soweit dies im Leistungsverzeichnis vorgesehen ist. Erfüllt der Bieter die Leistungsbeschreibung (Anforderungen der BVG) nicht, wird er vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die BVG behält sich vor, den Zuschlag auch ohne Verhandlungen auf das Erstangebot zu erteilen. Sofern der AG Verhandlungen durchführt, wird der AG den Bieterkreis aufgrund einer ersten Auswertung der Angebote Anhand der Zuschlagskriterien reduzieren und 3 Bestplatzierten bzw. die darüber hinausgehend punktgleichen Bieter zum Verhandlungsgespräch einladen. Mögliche Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich in den KW 37/38 statt.
Nach Abschluss der Verhandlungen werden die verbliebenen Bieter aufgefordert, ihre überarbeiteten verbindlichen Angebote abzugeben. Diese werden dann gemäß der bekanntgemachten Zuschlagskriterien ausgewertet.
10. Datenschutz: Der Bewerber hat die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung, des Bundesdatenschutzgesetzes sowie anderer geltender Gesetze zum Schutz personenbezogenen Daten einzuhalten. Für die Übermittlung personenbezogener Daten an den Auftraggeber trägt der Bewerber die datenschutzrechtliche Verantwortung und hat entsprechend die Rechtmäßigkeit sicherzustellen (z. B. durch Einholung von Einwilligungen bei Angaben natürlicher Personen).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB:
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.