Agenturleistungen Nordamerika

Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Nordamerika gehört zu den wichtigsten Auslandsmärkten des Berlin Tourismus. Die USA waren bis Start der Pandemie nach Großbritannien der bedeutendste Auslandsmarkt. Auch für die Zeit nach der Pandemie rechnen wir mit einer raschen Regeneration der Nachfrage. Eine Fortführung der kontinuierlichen Bearbeitung der Märkte USA und Kanada ist daher wichtig für die zukünftige Positionierung Berlins im Nordamerikanischen Markt.
Die Ausschreibung zielt auf die Findung und Verpflichtung einer geeigneten Agenturvertretung für visitBerlin in den USA und Kanada ab, die auf der Basis von definierten Leistungspaketen über einen bestimmten Zeitraum im Markt tätig ist. Hauptaufgabe ist die Erbringung von Marketing-Dienstleistungen im Medien- und PR Bereich, die auf die Zielstellung der Positionierung von Berlin und visitBerlin in Nordamerika und eine damit verbundene positive Imagebildung im Markt einzahlen. Die Agentur unterstützt die Tätigkeit von visitBerlin in Nordamerika und ist neben den zu erbringenden Basisleistungen in der Lage, weitere Tätigkeiten auszuführen, die nach einer zu vereinbarenden Gebührenordnung honoriert wird.
Der Auftragnehmer hat nicht die Aufgabe als selbständige Repräsentanz/Handelsvertretung/ Niederlassung der Auftraggeberin im Markt zu fungieren. Insbesondere wird der Auftragnehmer nicht über eine Vollmacht zur Eingehung von Rechtsgeschäften namens und in Vollmacht der Auftraggeberin verfügen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-07-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Kirsten M Schmidt Communications, Inc

Wer?

• Berlin Tourismus & Kongress GmbH

Wie?

• Werbe- und Marketingdienstleistungen › Werbedienste

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-05-27	Auftragsbekanntmachung
2021-08-04	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-05-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Werbedienste
Referenznummer: D-0021/2021 - visitBerlin - Auslandsagentur USA
Kurze Beschreibung:

Nordamerika gehört zu den wichtigsten Auslandsmärkten des Berlin Tourismus. Die USA waren bis Start der Pandemie nach Großbritannien der bedeutendste Auslandsmarkt. Auch für die Zeit nach der Pandemie rechnen wir mit einer raschen Regeneration der Nachfrage. Eine Fortführung der kontinuierlichen Bearbeitung der Märkte USA und Kanada ist daher wichtig für die zukünftige Positionierung Berlins im Nordamerikanischen Markt. Die Ausschreibung zielt auf die Findung und Verpflichtung einer geeigneten Agenturvertretung für visitBerlin in den USA und Kanada ab, die auf der Basis von definierten Leistungspaketen über einen bestimmten Zeitraum im Markt tätig ist. Hauptaufgabe ist die Erbringung von Marketing-Dienstleistungen im Medien- und PR Bereich, die auf die Zielstellung der Positionierung von Berlin und visitBerlin in Nordamerika und eine damit verbundene positive Imagebildung im Markt einzahlen. Die Agentur unterstützt die Tätigkeit von visitBerlin in Nordamerika und ist neben den zu erbringenden Basisleistungen in der Lage, weitere Tätigkeiten auszuführen, die nach einer zu vereinbarenden Gebührenordnung honoriert wird. Der Auftragnehmer hat nicht die Aufgabe als selbständige Repräsentanz/Handelsvertretung/ Niederlassung der Auftraggeberin im Markt zu fungieren. Insbesondere wird der Auftragnehmer nicht über eine Vollmacht zur Eingehung von Rechtsgeschäften namens und in Vollmacht der Auftraggeberin verfügen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Werbedienste 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Postanschrift: Am Karlsbad 11
Postleitzahl: 10785
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://about.visitberlin.de/ 🌏
E-Mail: beschaffung@visitberlin.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFRRHU/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFRRHU 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-27 📅
Einreichungsfrist: 2021-07-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-01 📅
Datum des Beginns: 2021-08-01 📅
Datum des Endes: 2022-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 104-274076
ABl. S-Ausgabe: 104
Zusätzliche Informationen

Voraussichtlicher Zeitplan: — Angebotsabgabe: 6.7.2021, 12.00 Uhr, — Öffnungstermin: 6.7.2021, 13.00 Uhr, — Versand Vorabinformation 14.7.2021, — Zuschlag: 30.7.2021, — Start der Umsetzung: 1.8.2021.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Ausschreibung zielt auf die Findung und Verpflichtung einer geeigneten Agenturvertretung für visitBerlin in den USA und Kanada ab, die auf der Basis von definierten Leistungspaketen über einen bestimmten Zeitraum im Markt tätig ist. Hauptaufgabe ist die Erbringung von Marketing-Dienstleistungen im Medien- und PR Bereich, die auf die Zielstellung der Positionierung von Berlin und visitBerlin in Nordamerika und eine damit verbundene positive Imagebildung im Markt einzahlen. Die Agentur unterstützt die Tätigkeit von visitBerlin in Nordamerika und ist neben den zu erbringenden Basisleistungen in der Lage, weitere Tätigkeiten auszuführen, die nach einer zu vereinbarenden Gebührenordnung honoriert wird.

Der Auftragnehmer hat nicht die Aufgabe als selbständige Repräsentanz/Handelsvertretung/ Niederlassung der Auftraggeberin im Markt zu fungieren. Insbesondere wird der Auftragnehmer nicht über eine Vollmacht zur Eingehung von Rechtsgeschäften namens und in Vollmacht der Auftraggeberin verfügen.

Geschätzter Gesamtwert: 34 000 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

I Rahmenvertrag und Leistungszeitraum

VisitBerlin schließt mit dem erfolgreichen Bieter einen Rahmenvertrag. Der Rahmenvertrag wird zunächst auf den Zeitraum vom 1.8.2021 bis zum 31.12.2022 abgeschlossen. visitBerlin behält sich vor, den Rahmenvertrag 2-mal um jeweils 1 Jahr zu verlängern, längstens jedoch bis zum 31.12.2024. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens drei Monate vor Ablauf des jeweils vereinbarten Leistungszeitraums.

Im Falle einer Verlängerung des Rahmenvertrages gilt die Vergütung für den ursprünglichen Auftrag auch für die Verlängerungszeiträume als vereinbart. Allerdings erfolgt vorab ein Abgleich zum geltenden Wechselkurssatz US-Dollar/EUR (siehe § 9.6 des Rahmenvertrags).

Die Leistungsbeschreibung und das Angebot des/der erfolgreichen Bieter/s werden Bestandteil des Rahmenvertrages.

I Basisleistungen

? Für die Umsetzung der notwendigen Agenturleistungen über eine PR-Repräsentanz wird ein jährliches Grundhonorar (Teilbereich 1-4) von 40.656,00 $ zzgl. eventueller weiterer Einzelabrufe (Teilbereich 5) veranschlagt. Das Grundhonorar darf einen Maximalpreis von 42.350,00 $ nicht übersteigen.

Die Agenturleistung umfasst:

— Teilbereich 1: Ansprechbarkeit im Markt und Marketingunterstützung,

— Teilbereich 2: Sales Calls/Redaktionsbesuche im Markt,

— Teilbereich 3: Pitch bestimmter Themen bei US-Medien,

— Teilbereich 4: Teilnehmerauswahl und Einladungsmanagement für Multiplikatorenreisen,

— Teilbereich 5: weitere Einzelaufträge je nach Erfordernis.

Diese Leistungen sind aus einer Hand zu erbringen. Eine Gliederung in Teillose ist angesichts der auftragsspezifischen Anforderungen nicht möglich.

Die Teilbereiche 1-4 erfordern einen Arbeitsaufwand von ca 30 Stunden pro Monat.

Soweit Einzelaufträge entsprechend des Leistungsspektrums zu erbringen sind, werden diese regelmäßig in einem jährlichen Aktionsplan dargestellt. Die Vergütung erfolgt anhand der im Preisblatt vereinbarten Preise für Einzelaufträge bzw. — soweit keine Preise benannt sind — anhand Preise vergleichbarer Leistungen. Der Aktionsplan wird regelmäßig bis zum 30.11. des Vorjahres von der Auftraggeberin in Abstimmung mit dem Auftragnehmer erstellt. Die Auftraggeberin behält sich jedoch ausdrücklich vor, den Umfang der im Aktionsplan festgelegten Einzelaufträge im laufenden Jahr zu erweitern bzw. gegebenenfalls auch zu limitieren.

Die Kommunikation mit visitBerlin erfolgt vornehmlich in deutscher Sprache.

Teilbereich 1: Ansprechbarkeit im Markt und Marketingunterstützung

— Ansprechbarkeit im Markt für Berlin-relevante Anfragen

Der Auftragnehmer bietet vor Ort den Erstkontakt für US-amerikanische und kanadische Medien sowie selbständige Journalisten, Reiseblogger und Influencer, und ggf. weiterer Multiplikatoren. Es wird vorausgesetzt, dass sich der Auftragnehmer der grundlegenden Informationen zur Destination Berlin und seiner Angebote dergestalt annimmt, dass er potenziellen Kunden eine Erstberatung (innerhalb von 72 h nach Eingang der Anfrage) erteilen kann.

Interessens- und Angebotsanfragen von Vertretern aus der Reiseindustrie oder Tagungsplanern werden unverzüglich (innerhalb von 72 h) an visitBerlin übermittelt.

Agenturanfragen, Medien- oder Journalistenanfragen sowie Anfragen von Bloggern/Influencern aus den USA oder Kanada, werden vom Auftragnehmer selbstständig bewertet (hinsichtlich Relevanz und Potenzial) und beantwortet. Der Auftragnehmer unterstützt z. B. bei der Recherche zu spezifischen Berlin-Themen, Story ideas, Informationsprüfung, Bereitstellung von Bild- und Videomaterial auf Basis des Pools der Auftraggeberin.

— Ansprechbarkeit für visitBerlin im Hinblick auf Marktgeschehen, professionelle Evaluierung von Formaten und Kontakten, etc.

— Lead Generation.

Der Auftragnehmer muss zur Leistungserbringung ein Customer-Relation-Management-System (CRM) verwenden,, über welches er Kundenkontakte, insbesondere Medienkontakte (Bestandskunden/neu akquirierte Kunden: Name, Position/Jobtitel, Firmenanschrift - falls vorhanden, E-Mail-Adresse, Internetadresse, Informationen zum Unternehmen/zum Kontakt), fortlaufend für die Auftraggeberin qualifiziert und aktualisiert. Der Auftragnehmer erhält von visitBerlin nach Beauftragung eine Vorlage mit allen erforderlichen Mindestmerkmalen der Leads. Für die Datenübermittlung an die Auftraggeberin ist die Einrichtung einer Schnittstelle zu Systemen der Auftraggeberin nicht erforderlich. Die Übermittlung der Daten hat monatlich in Form von Lead Reports (als Excel-Datei) zu erfolgen.

— Erstellung von monatlichen Arbeitsberichten Akt.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 34 000 EUR 💰
Zusätzliche Informationen:

Voraussichtlicher Zeitplan:

— Angebotsabgabe: 6.7.2021, 12.00 Uhr,

— Öffnungstermin: 6.7.2021, 13.00 Uhr,

— Versand Vorabinformation 14.7.2021,

— Zuschlag: 30.7.2021,

— Start der Umsetzung: 1.8.2021.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Berlin Tourimsu & Kongress GmbH

Am Karlsbad 11

10785 Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Der Bieter muss als Destinations-Repräsentationsunternehmen im Markt im Bereich Reisemedien und Reiseindustrie tätig sein und über Referenzen aus dem Tourismusbereich verfügen für ein effizientes Reisemanagement und zur Sicherstellung der Erreichbarkeit im US-amerikanischen Markt ohne größere Zeitunterschiede, muss ein Firmensitz in den USA vorhanden sein.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Datum der Angebotseröffnung: 2021-07-06 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 12:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60&
Preis (Gewichtung): 40 %

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Organisation für Tourismus- und Kongressmarketing
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Dienste
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YRFRRHU/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFRRHU

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Quelle: OJS 2021/S 104-274076 (2021-05-27)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-08-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 34 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-08-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-08-09 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 152-405132
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 104-274076
ABl. S-Ausgabe: 152
Zusätzliche Informationen

Voraussichtlicher Zeitplan - Angebotsabgabe: 06.07.2021, 12:00 Uhr - Öffnungstermin: 06.07.2021, 13:00 Uhr - Versand Vorabinformation 14.07.2021 - Zuschlag: 30.07.2021 - Start der Umsetzung: 01.08.2021

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

visitBerlin schließt mit dem erfolgreichen Bieter einen Rahmenvertrag. Der Rahmenvertrag wird zunächst auf den Zeitraum vom 01.08.2021 bis zum 31.12.2022 abgeschlossen. visitBerlin behält sich vor, den Rahmenvertrag zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern, längstens jedoch bis zum 31.12.2024. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens drei Monate vor Ablauf des jeweils vereinbarten Leistungszeitraums.

? Teilbereich 1: Ansprechbarkeit im Markt und Marketingunterstützung

? Teilbereich 2: Sales Calls/Redaktionsbesuche im Markt

? Teilbereich 3: Pitch bestimmter Themen bei US-Medien

? Teilbereich 4: Teilnehmerauswahl und Einladungsmanagement für Multiplikatorenreisen

? Teilbereich 5: weitere Einzelaufträge je nach Erfordernis

Soweit Einzelaufträge entsprechend des Leistungsspektrums zu erbringen sind, werden diese regelmäßig in einem jährlichen Aktionsplan dargestellt. Die Vergütung erfolgt anhand der im Preisblatt vereinbarten Preise für Einzelaufträge bzw. - soweit keine Preise benannt sind - anhand Preise vergleichbarer Leistungen. Der Aktionsplan wird regelmäßig bis zum 30.11. des Vorjahres von der Auftraggeberin in Abstimmung mit dem Auftragnehmer erstellt. Die Auftraggeberin behält sich jedoch ausdrücklich vor, den Umfang der im Aktionsplan festgelegten Einzelaufträge im laufenden Jahr zu erweitern bzw. gegebenenfalls auch zu limitieren.

? Ansprechbarkeit im Markt für Berlin-relevante Anfragen

Agenturanfragen, Medien- oder Journalistenanfragen sowie Anfragen von Bloggern/Influencern aus den USA oder Kanada, werden vom Auftragnehmer selbstständig bewertet (hinsichtlich Relevanz und Potenzial) und beantwortet. Der Auftragnehmer unterstützt z.B. bei der Recherche zu spezifischen Berlin-Themen, Story ideas, Informationsprüfung, Bereitstellung von Bild- und Videomaterial auf Basis des Pools der Auftraggeberin.

? Ansprechbarkeit für visitBerlin im Hinblick auf Marktgeschehen, professionelle Evaluierung von Formaten und Kontakten, etc.

? Lead Generation

Der Auftragnehmer muss zur Leistungserbringung ein Customer-Relation-Management-System (CRM) verwenden, , über welches er Kundenkontakte, insbesondere Medienkontakte (Bestandskunden/neu akquirierte Kunden: Name, Position/Jobtitel, Firmenanschrift - falls vorhanden, E-Mail-Adresse, Internetadresse, Informationen zum Unternehmen/zum Kontakt), fortlaufend für die Auftraggeberin qualifiziert und aktualisiert. Der Auftragnehmer erhält von visitBerlin nach Beauftragung eine Vorlage mit allen erforderlichen Mindestmerkmalen der Leads. Für die Datenübermittlung an die Auftraggeberin ist die Einrichtung einer Schnittstelle zu Systemen der Auftraggeberin nicht erforderlich. Die Übermittlung der Daten hat monatlich in Form von Lead Reports (als Excel-Datei) zu erfolgen.

? Erstellung von monatlichen Arbeitsberichten

Akt

Zusätzliche Informationen:

Voraussichtlicher Zeitplan

- Angebotsabgabe: 06.07.2021, 12:00 Uhr

- Öffnungstermin: 06.07.2021, 13:00 Uhr

- Versand Vorabinformation 14.07.2021

- Zuschlag: 30.07.2021

- Start der Umsetzung: 01.08.2021

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin Tourimsu & Kongress GmbH Am Karlsbad 11 10785 Berlin

Verfahren
Vergabekriterien
Preis (Gewichtung): 40%

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-07-30 📅
Name: Kirsten M Schmidt Communications, Inc
Postanschrift: 3369 Coy Drive
Postort: Sherman Oaks
Postleitzahl: CA 91423
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +1 818-385-0631 📞
E-Mail: kschmidt@kmscommunications.com 📧
Land: Berlin 🏙️
Internetadresse: http://www.kmscommunications.com 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 34 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Referenz
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXP4YRFRMQQ
Quelle: OJS 2021/S 152-405132 (2021-08-04)

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