Aufbau eines lokalen Webkaufhauses mit Onlineplattform und Lieferservice

Beschreibung der Beschaffung

Beschreibung der Beschaffung: Gegenstand des Leistungspakets 1 sind der Aufbau der Onlineplattform, die Durchführung des Marketings sowie der Geschäftsbetrieb. Im Einzelnen:
- Aufbau einer Onlineplattform:
o Programmierung und Design einer entsprechenden Webseite mit den vier Hauptkategorien: Shop, Kunden, Händler, Service, weitere Unterseiten werden nach Absprache zwischen Auftraggeber und –nehmer entwickelt und erstellt
o notwendige Inhalte, die die Onlineplattform mindestens abbilden muss, sind: Produktübersicht, Bestellvorgang, Zahlungsabwicklung und Versand
o Aus Kundensicht:
 Möglichkeit des Bestellvorgangs mit Kundenkonto oder ohne Kundenkonto
 Zahlungsabwicklung: SEPA, Kreditkarte, Paypal, EC und Bar beim Empfang der Ware durch Lieferanten
 Möglichkeit zur Retoure der Ware
 Erstellen des Kundenportals: Bestellvorgang inklusive Rechnungslegung, Informationen über die Kunden etc.
o Aus Händlersicht:
 Technische Voraussetzungen für den Händler schaffen, sodass die Möglichkeit der Einbindung der Waren des Händlers (Fotos und Produktbeschreibung) gegeben ist
 Erstellung eines Rechnungs- sowie Buchungssystems für Händler
 Anbindung der Händler in die Onlineplattform mit eigenem Onlineshop via Schnittstellenkopplung an deren Warenwirtschaft
 Anbindung der Händler in die Onlineplattform ohne eigenen Onlineshop via Plattform mit eigener Warenwirtschaft
o Erstellung und technische Umsetzung eines geeigneten Konzepts für Prozessablauf/Koordination des Bestell-/Kommissions-/Auslieferungsvorgangs
o Programmierung einer Schnittstelle zu den Leistungspakten 2 und 3
o Zuordnung der einzelnen Kostenoptionen zu Händlern einerseits und Kunden andererseits
o Integration eines Versanddienstleisters mit allen notwendigen Parametern durch Schnittstellen und Systemintegration -systemseitige APIs sind Bedingung
o Einrichtung einer Unterseite - Formular bei Anfragen
o Einrichtung einer Hotline für Kundenanrufe bei Bestellungen und Fragen
o Technische Wartung der Onlineplattform für die Dauer der Projektlaufzeit (24 Monate) und ggf. darüber hinaus. Für eventuell anfallende Wartungsarbeiten wird vom Bieter eine Wartungspauschale für die Dauer des Projektes oder alternativ die Angabe eines Stundensatzes (1 h = 60 min) für Wartungsarbeiten erwartet)
Alternativ kann eine bereits bestehende Onlineplattform in Lizenz (Lizenzmodell), die die vorstehend aufgeführten Anforderungen an die Onlineplattform ab-deckt, für das Projekt verwendet werden.
Für die Ausführung dieses Aufgabenbereiches sind maximal sechs Monate ab Auftragserteilung vorgesehen.
- Marketing:
o Zur Außen- und Plattformdarstellung benötigt das Projekt ein vollständiges Corporate Design (mit Colorstory, Logo, Key Visuals, Claims, Bilderwelt, Hausschrift, etc.).
o Zielgröße der einzubindenden Produkte: ca. 1.000 Artikel
o Die Akquise regionaler Händler und Kunden erfolgt durch einen Netzwerkkoordinator. Der Bieter bestimmt eine im Unternehmen beschäftigte Person, die diese Aufgabe umsetzt. Der Netzwerkkoordinator ist dabei verantwortlich für:
 Händler akquirieren und betreuen,
 Einweisung der Händler in die Nutzung der Onlineplattform,
 Betreuung der Händler bei technischen Problemen und Support bei FAQ,
 Kunden betreuen,
 Erstellung von Informationsmaterial/ Werbematerial,
 Erstellung von Content für Werbemaßnahmen online/ offline,
 Überwachung der Werbemaßnahmen nach Effektivität,
 Verkaufsgespräche und Absprachen,
 Contentproduktion für Social Media/Onlineplattform (Texte, Fotos usw.),
 Betreuung der einzelnen Kanäle sowie Verteilung der Inhalte (Website, Socials, Google, Media),
 Öffentlichkeitsarbeit in Printmedien und Kanäle des Landkreises Nordsachsen (Amtsblatt, Homepage, Pressestelle usw.),
 Projektmanagement/ Berichterstattung,
 Einrichtung einer Hotline.
Die Ausführung dieses Aufgabenbereiches ist für 24 Monate ab Auftragserteilung vorgesehen.
- Geschäftsbetrieb:
o Erstellung und Abgabe eines Business/Finanzplans unter Angabe der kalkulierten Erträge
o Abschluss und Abwicklung der Vertragsverhältnisse mit Händlern und Kunden
o Abschluss und Abwicklung der notwendigen Verträge mit Finanzdienstleistern zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs über die Onlineplattform
o Einrichtung und Betrieb des Systems zur ordnungsgemäßen Abrechnung gegenüber Händlern und Kunden
o ordnungsgemäße Versteuerung der Erträge des Projekts
Die Onlineplattform bietet die technische Grundlage für die erfolgreiche Umsetzung des lokalen Online-Marktplatzes von der Produktbereitstellung über Bestellabwicklung, Logistik und Zahlungsabwicklung.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Leistungspakets 2 sind tägliche Transporte von Produkten und Waren lokaler Händler zum Kunden im Projektgebiet (Region Delitzsch).
Der Bieter hat ein Logistik-Konzept abzugeben, welches insbesondere folgende Touren berücksichtigt:
Abholtouren:
• Der Bieter holt in einer ersten Tour Waren und Güter bei lokalen Händlern ab und liefert diese in ein Kommissionierzentrum (HUB). Dabei ergeben sich zeitliche Restriktionen, welche durch den Bestell-, Kommissionierungs- und Transportablauf vordefiniert werden, bspw. Abholzeitfenster, letzte Bestellung Kunde. Dies wurde als Grundlage für eine taggleiche Auslieferung vereinbart.
Zuliefertouren:
• Nach der Kommissionierung, welche für eine logistisch sinnvolle und effiziente Auslieferung notwendig ist, startet der Transport taggleich vom Hub zum Kunden.
Für die Transporte werden im System (Onlineplattform) die Daten von Erzeugern und Kunden erfasst und dem Bieter zur taggleichen Logistikplanung übermittelt. Dieser Vorgang stellt einen Verknüpfungspunkt mit den Leistungspaketen 1 und 3 dar und eine entsprechende Schnittstelle müsste geschaffen werden.
Im Rahmen des Logistik-Konzeptes ist ein ordnungsgemäßer und den gesetzlichen Vorschriften entsprechender Transport der Waren zu gewährleisten. Insbesondere frische, gekühlte und tiefgefrorene Waren sind ohne Unterbrechung der Kühlkette zu transportieren.
Weitere Bestandteile des Leistungspakets:
• Abwicklung der Kommissionierung
• Bereitstellung eines Transportfahrzeuges
• Bereitstellung von Kühlboxen zur Einhaltung der Kühlkette beim Transport
• Bereitstellung von Kühltechnik als Ausstattung für den HUB
• Versicherung Transport
Die Ausführung dieses Aufgabenbereiches findet ab dem 7. Monat des Projektzeitraumes statt und ist dann für eine Laufzeit von 18 Monaten vorgesehen, mithin vom 7. bis einschließlich 24. Monat der Projektdauer.
Ist der Bieter über eine bestehende Organisation, sowohl im stationären Handel, als auch mit Fahrzeugen und Depots, eine dem ursprünglichen Konzept verbesserte Lösung vorzuschlagen, so kann er dieses unter dem Punkt – Zusatzangebot einreichen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand des Leistungspakets 3 ist der Aufbau einer Basisstation mit ausreichend Zwischenlagerkapazitäten (HUB).
Da die Kunden in einer Bestellung bei mehreren Händlern bestellen können und je Händler mehrere Bestellungen möglich sind, braucht es zwischen Abholung bei den Händlern und Auslieferung zu den Kunden die Möglichkeit, die Waren neu zu sortieren und die einzelnen Bestellungen/Auslieferungen zu kommissionieren. Der Bieter stellt Räumlichkeiten und ein Lagersystem für eine effiziente Abwicklung der Waren zwischen Abholung bei den einzelnen Händlern und Zuordnung zu den einzelnen Bestellungen vor der Auslieferung sowie für Entladung und Beladung der Lieferfahrzeuge bereit.
• Bereitstellung entsprechender Räumlichkeiten (mindestens 200m² Lagerfläche) und Aufbau einer Basisstation in zentraler Lage des Liefergebietes sowie Zufahrt zum Lager
• Anschaffung von Regalen als Ausstattung für den HUB
• Eignung zur ordnungsgemäßen und den gesetzlichen Vorschriften entsprechenden Lagerung der Waren, insbesondere von frischen, gekühlten und tiefgefrorenen Waren ohne Unterbrechung der Kühlkette
Die Ausführung dieses Aufgabenbereiches findet ab dem 5. Monat des Projektzeitraumes statt und ist dann für eine Laufzeit von 20 Monaten vorgesehen, mithin vom 5. bis einschließlich 24. Monat der Projektdauer.
Ist der Bieter über eine bestehende Organisation, sowohl im stationären Handel, als auch mit Fahrzeugen und Depots, eine dem ursprünglichen Konzept verbesserte Lösung vorzuschlagen, so kann er dieses unter dem Punkt – Zusatzangebot einreichen.