Aufbau und Betrieb einer Fragenbogenannahmestelle (FAST)

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Suche nach einem Dienstleister zur Unterstützung des IQTIG bei der Annahme, Eingabe (Verarbeitung) und Datenaufbereitung der Fragebögen der Patientenbefragungen, die im Rahmen verschiedener QS-Verfahren eingesetzt werden. Diese Aufgaben sollen in einer sog. Fragebogenannahmestelle (im Folgenden als "FAST" bezeichnet) gebündelt werden.
Die Leistung ist nicht in Fach- oder Teillose aufgeteilt.
Schon jetzt wird darauf hingewiesen, dass die Auftragsausführung eine gelegentliche (z.B. quartalsweise) Präsenz der für die Leistung vorgesehenen Mitarbeiter des Auftragnehmers vor Ort erfordert. Selbstverständlich werden die zu dieser Zeit geltenden Regeln zur Umsetzung der Coronamaßnahmen eingehalten. Ggf. erforderlicher Reiseaufwand geht vollständig zu Lasten des Auftragnehmers, d.h. Reisekosten werden nicht gesondert erstattet. Der Vertrag wird entsprechende Regelungen enthalten.
Die Einzelheiten und der Umfang der zu erbringenden Leistungen ergeben sich insbesondere aus der II.3_Leistungsbeschreibung, die den Bewerbern im Teilnahmewettbewerb informationshalber im Entwurf bereits zur Verfügung gestellt wird. Der Auftraggeber betont ausdrücklich, dass es sich hierbei um einen Entwurf handelt und Änderungen an der Unterlage vorgenommen werden können.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Suche nach einem Dienstleister zur Unterstützung des IQTIG bei der Annahme, Eingabe (Verarbeitung) und Datenaufbereitung der Fragebögen der Patientenbefragungen, die im Rahmen verschiedener QS-Verfahren eingesetzt werden. Diese Aufgaben sollen in einer sog. Fragebogenannahmestelle (im Folgenden als "FAST" bezeichnet) gebündelt werden.
Die Leistung ist nicht in Fach- oder Teillose aufgeteilt.
Schon jetzt wird darauf hingewiesen, dass die Auftragsausführung eine gelegentliche (z.B. quartalsweise) Präsenz der für die Leistung vorgesehenen Mitarbeiter des Auftragnehmers vor Ort erfordert. Ggf. erforderlicher Reiseaufwand geht vollständig zu Lasten des Auftragnehmers, d.h. Reisekosten werden nicht gesondert erstattet. Der Vertrag wird entsprechende Regelungen enthalten.
Die Einzelheiten und der Umfang der zu erbringenden Leistungen ergeben sich insbesondere aus der II.3_Leistungsbeschreibung nebst Anlagen, die den im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerbern auf Grundlage für die zu erstellenden Angebote zur Verfügung gestellt wird.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Vertrag kann höchsten zweimal um jeweils zwei weitere Jahre (bis maximal 31. März 2031) verlängert werden.
Es wird darauf hingewiesen, dass es sich bei der Angabe des Beginns der Laufzeit des Vertrages lediglich um eine ungefähre Angabe und keine Vertragsfrist handelt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

1. Die Zahl der geeigneten Bewerber, die zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert werden, wird begrenzt, sofern genügend geeignete Bewerber zur Verfügung stehen. Es ist geplant, drei bis fünf Bewerber zur Abgabe eines Angebots aufzufordern.
2. Der Auftraggeber wählt die Bewerber, die er zur Angebotsabgabe auffordert, aufgrund der nachfolgenden objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien aus:
Die Bewertung erfolgt nach den folgenden Kriterien und Gewichtungen:
Spezifischer Umsatz - 10 %
Referenz 1 - 25 %
Referenz 2 - 25 %
Referenz 3 - 25 %
Anzahl der Fachkräfte - 15 %
Jedes Unterkriterium wird auf einer Punkteskala von 0 bis 10 Punkten auf der Grundlage der von den Bewerbern hierzu vorgelegten Nachweise bewertet und die erzielte Punktzahl mit dem angegebenen Gewichtungsfaktor multipliziert.
- Beim Unterkriterium "Spezifischer Umsatz" wird je nachgewiesenem Umsatz von 100.000 EUR 1 Punkt vergeben, wobei ebenfalls höchstens 10 Punkte erreichbar sind.
- Jede der drei Referenzen wird gesamthaft anhand der hierzu eingereichten Erklärungen und Nachweise auf einer Skala von 0 bis 10 Punkten bewertet, wobei 0 Punkte die schlechteste und 10 Punkte die beste Bewertung darstellen. Zur Bewertung werden die drei erstgenannten Referenzen (1-3) herangezogen. Für die Höchstpunktzahl 10 sind je Referenz folgende Kompetenzen nachzuweisen
* Wenn eine Datenerhebung und -erfassung im Bereich ab 10.000 Fragebögen erfolgt ist, wird die Referenz mit 2 Punkten bewertet, wenn die Datenerhebung und -erfassung im Bereich unter 10.000 Fragebögen erfolgt ist, wird die Referenz mit 1 Punkt bewertet.
* Die Aufnahme und Erfassung von Daten aus papierbasierten Befragungen (paper pencil) wird mit 5 Punkten bewertet.
* Die Erstellung von quantitativen Datensätzen und Codebüchern sowie Aufbereitung und Exportierung von umfangreichen Daten wird mit 3 Punkten bewertet. Wurde im Rahmen der Referenz nur die Erstellung von Datensätzen und Codebüchern oder Aufbereitung und Exportierung von umfangreichen Daten erbracht, erhält die Referenz 1 Punkt.
- Bei dem Unterkriterium "Anzahl der Fachkräfte" der letzten drei Jahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist (2018, 2019, 2020) wird je 3 Fachkräfte im Durchschnitt über die letzten drei Jahre 1 Punkt vergeben, wobei höchstens 10 Punkte erreichbar sind. (Hinweis: Als Fachkräfte werden festangestellte Mitarbeiter definiert, die mit einem der nachstehenden Fachmerkmale
- Erfahrungen in der Annahme, Erfassung und Verarbeitung größerer Mengen von Daten- und insbesondere von Fragebögen, vorzugsweise. aus dem Bereich der Gesundheits- oder Sozialwissenschaften,
- Erfassung von papierbasierter Fragebögen (paper pencil),
- Erstellung von quantitativen Datensätzen und Codebüchern sowie Aufbereitung und Exportierung von umfangreichen Daten hauptsächlich betraut sind).
Anschließend wird die Gesamtsumme aller gewichteten Punkte je Unterkriterium gebildet (Gesamtpunkte).
Es werden drei bis fünf Bewerber ausgewählt und zur Angebotsabgabe aufgefordert, die die meisten Gesamtpunkte auf sich vereinen. Bei gleicher Punktzahl und der Notwendigkeit einer Auswahl entscheidet der höhere Punktwert im Kriterium "technische und berufliche Leistungsfähigkeit"; soweit auch hier eine gleiche Punktzahl besteht, entscheidet das Los.
Die Einzelheiten sind Ziff. 11 von I.2_Informationsmemorandum zu entnehmen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Zum Nachweis der Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Ziffer III.1.1 der Auftragsbekanntmachung) hat der Bewerber folgende Angaben und Erklärungen abzugeben beziehungsweise Unterlagen als Nachweis vorzulegen:
- Handelsregisterauszug: Nachweis der Eintragung im Handelsregister des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist, der nicht älter als sechs Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmeantragsfrist sein darf. Ist ein Bewerber nach dem Recht des Staates, in dem er niedergelassen ist, nicht zur Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister verpflichtet, hat er darüber und über die Gründe (z.B. die Rechtsform) eine entsprechende Eigenerklärung abzugeben.
- Alternativer Nachweis: Sofern der Bewerber nicht im Handelsregister verzeichnet ist, genügt der Nachweis der erlaubten Berufsausübung auf andere Weise (z.B. Eintragung in ein Partnerschafts- oder Vereinsregister, Mitgliedschaft in einer wirtschaftsständischen Vereinigung).
2. Für die Mitgliedsstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Berufs- oder Handelsregister und die Bescheinigungen oder Erklärungen über die Berufsausübung in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2014/18/EG, Abl. L 94 v. 28. März 2014, S. 65, aufgeführt.
3. Zur Nachweisführung ist die I.2.4_Erklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung zu verwenden.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit hat der Bieter folgende Erklärungen abzugeben:
- Gesamtumsatz: Jahresumsatz in EUR (netto), bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmefrist (2018, 2019, 2020)
- Spezifischer Umsatz: Jahresumsatz bezogen auf den Tätigkeitsbereich des Auftrags (Betrieb einer Fragebogenannahmestelle) in EUR (netto) bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre vor Ablauf der Teilnahmefrist (2018, 2019, 2020)
Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Der Nachweis darf nicht älter als sechs Monate zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmeantragsfrist sein und muss die mit dem Versicherungsunternehmen vereinbarten Deckungssummen ausweisen.
2. Zur Nachweisführung ist die I.2.5_Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit zu verwenden.

Mindestanforderung: Die Deckungssumme der Betriebshaftpflichtversicherung muss je Schadenfall für Personen, Sach- und Vermögensschäden mindestens 500.000 EUR betragen.
Sofern ein Bewerber über einen Versicherungsschutz verfügt, der die Mindestanforderungen nicht vollständig erfüllt, ist neben dem Nachweis über den bestehenden Versicherungsschutz eine Erklärung eines Versicherungsunternehmens einzureichen, nach der der Versicherer sich dazu bereit erklärt, den bestehenden Deckungsschutz so zu erweitern, dass die genannten Voraussetzungen vollständig erfüllt sind.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter die in den folgenden Absätzen genannten Erklärungen abzugeben bzw. Angaben zu machen.
- Geeignete Referenzen über früher ausgeführte Aufträge in Form einer Liste der in den letzten drei Jahren vor Ablauf der Teilnahmefrist erbrachten wesentlichen Leistungen.
- Beschreibung der erbrachten Leistungen nach Art, Umfang (insbesondere Anzahl der erfassten Fragebögen) und Schwierigkeit der Erfassung und Aufbereitung (insbesondere Branche, Komplexität der Befragung).
- Im Einzelnen sind darüber hinaus folgende Angaben zu machen:
* Erfahrungen in der Annahme, Erfassung und Verarbeitung größerer Mengen von Daten- und insbesondere von Fragebögen mit der Angabe, ob die Leistungen im Bereich der Gesundheits- oder Sozialwissenschaften erbracht wurden,
* Aufnahme und Erfassung von Daten aus papierbasierten Befragungen (paper pencil),
* Erstellung von quantitativen Datensätzen und Codebüchern sowie Aufbereitung und Exportierung von umfangreichen Daten,
* Auftragswert in EUR (netto),
* Leistungszeitraum,
* Erklärung über die Ausführung der Leistungen als Auftragnehmer, Unterauftragnehmer oder als Mitglied einer Arbeitsgemeinschaft,
* Zuständige Abteilung beim Auftraggeber, die Aussagen zu dem Referenzvorhaben machen kann.
Bewerber werden gebeten, eine Vorauswahl zu treffen und die drei Referenzen nachzuweisen, die anhand der unter Ziffer 11 genannten Kriterien Aussicht auf eine mögliche positive Bewertung haben. Die Referenzen sind von den Teilnehmern durchlaufend zu nummerieren (Referenz 1, 2, 3) und werden in entsprechende Reihenfolge gewertet. Werden mehr als drei Referenzen nachgewiesen, ist dies zulässig. Der Entscheidung über die Teilnehmerauswahl anhand der unter Ziffer 11 genannten Kriterien werden die drei ersten Referenzen mit den laufenden Nummern 1 bis 3 zugrunde gelegt.
Hinweis: Soweit innerhalb eines Auftragsverhältnisses mehrere unterschiedliche Projekte in den Leistungsbereichen
- Erfahrungen in der Annahme, Erfassung und Verarbeitung größerer Mengen von Daten- und insbesondere von Fragebögen, vorzugsweise aus dem Bereich der Gesundheits- oder Sozialwissenschaften,
- Erfassung von Daten aus papierbasierten Befragungen (paper pencil),
- Erstellung von quantitativen Datensätzen und Codebüchern sowie Aufbereitung und Exportierung von umfangreichen Daten
durchgeführt wurden, so zählen diese jeweils als ein Referenzvorhaben, soweit sie von einander unterschiedliche Vorhaben betreffen. Dies unabhängig davon, ob sie im Rahmen eines Auftragsverhältnisses erbracht wurden. Werden mehrere der vorgenannten Leistungen im Rahmen eines Projektes erbracht, zählen sie als ein einheitliches Referenzvorhaben.
2. Erklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl, die Anzahl der beschäftigten Fachkräfte des Bewerbers und die Zahl der Führungskräfte der letzten drei Jahre vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist (2018, 2019, 2020) ersichtlich werden.
Hinweis: als Fachkräfte gelten festangestellte Mitarbeiter, die im Unternehmen unmittelbar an folgenden Leistungen mitwirken:
- Erfahrungen in der Annahme, Erfassung und Verarbeitung größerer Mengen von Daten- und insbesondere von Fragebögen, vorzugsweise. aus dem Bereich der Gesundheits- oder Sozialwissenschaften,
- Erfassung von papierbasierter Fragebögen (paper pencil),
- Erstellung von quantitativen Datensätzen und Codebüchern sowie Aufbereitung und Exportierung von umfangreichen Daten.
3. Beschreibung der technischen Ausrüstung: Erklärung, aus der ersichtlich ist, über welche Ausstattung, welche Geräte und welche technischen Ausrüstungen das Unternehmen verfügt, insbesondere hinsichtlich der:
- IT-Ausstattung
- Archivierungsmöglichkeiten
- technischen Geräte zum Erfassen der Fragebögen
- technische Infrastruktur zum sicheren Austausch von Daten mit dem Auftraggeber bspw. SFTP-Server
4. Unterauftragsvergabe: Angabe, welche Teile der Bewerber als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt, sofern eine derartige Aussage bereits möglich ist.
5. Zur Angabe der gemäß Absatz 1 geforderten Erklärungen ist der entsprechende Abschnitt in I.2.6_Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit auszufüllen und gegebenenfalls um eigene Anlagen zu ergänzen. Ergänzende Beschreibungen von referenzierten Aufträgen sollten einen Umfang von zwei DIN A4 Seiten je Referenz nicht überschreiten.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindestanforderungen
zu 1) Es sind insgesamt drei Referenzen über Leistungen nachzuweisen, die mit den Leistungen des hier zu vergebenden Auftrags vergleichbar sind.
Hiervon sind mindestens zwei Referenzen über Leistungen nachzuweisen, die hinsichtlich eines der im Folgenden genannten Merkmale vollständig vergleichbar sind, wobei beide Referenzen jeweils ein anderes Merkmal betreffen müssen:
- Erfahrungen in der Annahme, Erfassung und Verarbeitung größerer Mengen von Daten- und insbesondere von Fragebögen aus dem Bereich der Gesundheits- oder Sozialwissenschaften,
- Aufnahme und Erfassung von Daten papierbasierter Befragungen (paper pencil),
- Erstellung von quantitativen Datensätzen und Codebüchern sowie Aufbereitung und Exportierung von umfangreichen Daten.
Es ist mindestens eine dritte weitere Referenz über Leistungen nachzuweisen, die hinsichtlich des im Folgenden genannten Merkmals vollständig vergleichbar ist:
- Verarbeitung von besonderen Arten bzw. Kategorien personenbezogener Daten i.S.d. § 46 Nr. 14 BDSG oder Sozialdaten i.S.d. § 67 Abs. 2 SGB X in großer Menge (mind. im oberen fünfstelligen Bereich pro Jahr) und Umsetzung einer Daten-fernübertragung mit in der Leistungsbeschreibung genannten entsprechenden Sicherheitsanforderungen.
Es muss anhand der Angaben des Bewerbers überprüfbar sein, ob die vorstehend genannten Merkmale erfüllt sind, d.h. die Bewerber sind aufgefordert, in der Beschreibung des jeweiligen Referenzprojekts auf die genannten Merkmale einzugehen, sofern diese vom Bewerber als erfüllt angesehen werden.

1. Bewerber haben das Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe zu erklären. Für die Erklärung ist das Formblatt I.2.7_Erklärung Ausschlussgründe zu verwenden;
2. Ein Unternehmen kann sich, auch als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit und Fachkunde der Fähigkeiten Dritter (z.B. Unterauftragnehmer) bedienen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen ihm und diesen Dritten bestehenden Verbindungen. Jeder Dritte, auf dessen Eignung sich der Bewerber bezieht, muss die I.2.3_Erklärung Eignungsleihe ausfüllen und unterzeichnet mit dem Teilnahmeantrag einreichen. Zudem muss dieser Dritte seine wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit nach Maßgabe der Anforderungen in der Auftragsbekanntmachung und dieses I.2_Informationsmemorandums unter Verwendung der gestellten Formblätter in dem Umfang nachweisen, in dem sich der Bewerber darauf beruft. Unabhängig davon muss auch der Dritte, auf dessen Eignung sich der Bewerber beruft, seine Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (Ziffer 10.2) sowie das Nichtvorliegen der in § 123 GWB und § 124 GWB genannten Ausschlussgründe (Ziffer 10.5) nach Maßgabe der Auftragsbekanntmachung und dieses Informationsmemorandums und unter Verwendung der gestellten Formblätter individuell und vollständig nachweisen. Ein Bewerber kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Dritter nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden. Im Rahmen der Eignungsprüfung wird überprüft, ob das Drittunternehmen, deren Kapazitäten der Bewerber in Anspruch nehmen möchte, die entsprechenden Eignungskriterien erfüllt und ob Ausschlussgründe vorliegen. Erfüllt das Drittunternehmen die entsprechenden Eignungskriterien nicht vollständig oder liegt ein zwingender Ausschlussgrund vor, muss der Bewerber dieses Unternehmen ersetzen. Der Auftraggeber behält sich vor, die Ersetzung des Drittunternehmens zu verlangen, wenn ein fakultativer Ausschlussgrund vorliegt. Hierfür wird dem Bewerber eine angemessene Frist gesetzt. Hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit wird verlangt, dass der Bewerber und das Drittunternehmen gemeinsam für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haften, § 47 Abs. 3 VgV.
3. Die Verfahrensteilnahme in gemeinschaftlicher Form (Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft) ist zulässig. Eine Bewerber- bzw. Bietergemeinschaft wird wie ein Einzelbewerber bzw. -bieter behandelt (§ 43 Abs. 2 S. 1 VgV). Soweit in den Vergabeunterlagen von Bewerbern oder Bietern gesprochen wird, sind damit sowohl Einzelbewerber bzw. -bieter als auch Bewerber- bzw. Bietergemeinschaften gemeint. Im Teilnahmeantrag haben die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft in der I.2.2_Erklärung Bewerbergemeinschaft einen bevollmächtigten Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Der bevollmächtigte Vertreter steht in diesem Vergabeverfahren als Ansprechpartner der Bewerbergemeinschaft zur Verfügung. Die Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung muss für jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft mittels Formblatt I.2.4_Erklärung Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung und das Nichtvorliegen der Ausschlussgründe aus § 123 und § 124 GWB mit der I.2.7_Erklärung Ausschlussgründe individuell nachgewiesen werden. Für die übrigen Eignungskriterien kommt es auf die Bewerbergemeinschaft insgesamt an. Insofern füllt jedes Mitglied die I.2.5_Erklärung wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit und die I.2.6_Erklärung technische und berufliche Leistungsfähigkeit nur soweit aus, wie es für dieses Mitglied zutrifft. Soweit im Wege der Eignungsleihe auf die Eignung eines Dritten zurückgegriffen wird (vgl. hierzu auch Ziffer 10.2), ist zusätzlich die I.2.3_Erklärung Eignungsleihe auszufüllen und einzureichen. Die Prüfung der Eignung erfolgt unter Berücksichtigung sämtlicher von der Bewerbergemeinschaft eingereichten Unterlagen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YJFRMQM

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertagenach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.