Beschreibung der Beschaffung
Die auszuführende Leistung umfasst die Vorbereitung und Durchführung einer Gala zur 32. und 33. Verleihung der Hessischen Film- und Kinopreise 2021 und 2022 jeweils im Oktober des gleichen Jahres sowie die Organisation der Präsentation der ausgezeichneten Filme in ausgewählten Kinos im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst.
Es handelt sich um die Umsetzung der Preisverleihungsveranstaltung (ca. 1 200 Gäste) mit all ihren Teilen wie Pressekonferenz, Vorempfang des Ministerpräsidenten (ca. 50 Gäste), Empfang am Veranstaltungsort, After Show Party (ca. 1 200 Gäste) und Kinopräsentation.
Der Auftrag umfasst:
1. Vorbereitung:
Die Vorbereitung umfasst u. a. Vorgespräche mit dem Auftraggeber, die Erstellung eines künstlerischen Regiekonzeptes, die Veranstaltungslogistik und die Einrichtung eines Gästemanagements.
2. Durchführung:
Zur Durchführung der Galaveranstaltung gehört u. a. die Ablaufregie vor Ort, Betreuung der Gäste vor Ort und eine angemessene Plazierung von Werbemitteln.
3. Nachbereitung:
Die Nachbereitung umfasst u. a. ein Auswertungsgespräch mit dem Auftraggeber und die Unterstützung bei der Weiterentwicklung des Hessischen Film- und Kinopreises.
4. Kinopräsentation:
Die Präsentation die prämierten Filme in ausgewählten Filmen beinhaltet u. A. die Festlegung des Präsentationszeitfensters und die Kontaktaufnahme mit infrage kommende Kinos.
Der Auftragnehmer wird mit der künstlerisch-kreativen Leitung sowie der technischen und infrastrukturellen Vorbereitung des Veranstaltungsortes, der Konzeption, der Organisation und der Ausrichtung der Veranstaltung beauftragt werden. Neben der Schaffung der organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Ausrichtung der Veranstaltung inklusive Vorempfang (Event- und Showorganisation, Protokoll und Gästemanagement, PR- und Pressearbeit, Einbindung von Social Media, Sponsoring/Marketing) trägt der Aufragnehmer auch Sorge für eine angemessene Dekoration der Räumlichkeiten.
Für den Fall, dass die wie o. a. geplante Veranstaltung aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie nicht durchgeführt werden kann, hat der Auftragnehmer ein Konzept für eine Alternativveranstaltung für die Preisverleihung zu entwickeln, welche die aktuellen Auflagen berücksichtigt und trotzdem eine angemessene Würdigung der Preisträger sicherstellt. Ein Ausblick auf eine solche Alternativveranstaltung ist mit dem Angebot abzugeben.
Der Auftrag verlängert sich automatisch einmal um 2 weitere Jahre auf eine maximale Vertragsdauer von 4 Jahren, wenn der Vertrag nicht seitens einer der beiden Vertragsparteien gekündigt wird.