Ausschreibung von Planungsleistungen für die Erweiterung und Ertüchtigung der Datenverkabelung an den Bielefelder Schulen

Kurze Beschreibung

Die Stadt Bielefeld beabsichtigt im Rahmen des DigitalPaktes das Datennetz für die Bielefelder Schulen zu ertüchtigen und zu erweitern. Um den steigenden Anforderungen der digitalen Endgeräte und Anwendungen zu entsprechen, soll das Datennetz zukunftsorientiert ausgelegt werden. Hierfür werden in einem ersten Schritt Planungs- und Bauüberwachungsleistungen benötigt. Die Planungsleistungen sollen mittels einer funktionalen Baubeschreibung erbracht werden. Der ausschreibungsgegenständliche Dienstleister soll keine Planung gem. HOAI erbringen.
Der Immobilienservicebetrieb der Stadt Bielefeld unterhält und betreibt derzeit ca. 86 Schulen. Diese Schulen haben einen unterschiedlichen Ausbaustand des Datennetzes. In Form von verschiedenen Förderpaketen wurde in der Vergangenheit in die Infrastruktur investiert. So kann von einer Tertiär-Verkabelung von mindestens Cat6 ausgegangen werden. Der Ausbaustand zu den einzelnen Klassen-, Gruppen-, Mehrzweckräumen variiert zu den Schulformen und den pädagogischen Anwendungen.
Vgl. Ausführungen in den Vergabeunterlagen: Bieterinformation.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der angefragten Leistungen ist die Vorbereitung und Durchführung der Vergabe sowie die Bauüberwachung für das oben beschriebene Projekt zur Ertüchtigung der IT- Infrastruktur der Bielefelder Schulen. Anders als in herkömmlichen Verfahren soll hier die Vergabe der Ertüchtigungsleistungen auf der Grundlage einer funktionalen Leistungsbeschreibung erfolgen. Dementsprechend beschränkt sich auch die vorbereitende Planungsleistung auf eine funktionale Beschreibung und Zusammenstellung vorhandener Unterlagen.
Die angefragten Leistungen sind dem Honorarblatt zu entnehmen.
Die Beauftragung der genannten aufwandsabhängigen Leistungen erfolgt stufenweise.
Beauftragt werden zunächst die Leistungen der Stufe 1 und 2.
Weitere Informationen sind der Leistungsbeschreibung (Bieterinformation), dem Honorarblatt und den übrigen Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Zunächst werden die Leistungen der Stufe 1 und 2 beauftragt. Ein Anspruch auf Beauftragung weiterer Leistungen besteht nicht.
Die Auftragsdurchführung beginnt voraussichtlich am 1. April 2021 und endet spätestens mit Beendigung der Leistungen aus Stufe 3.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sollten nach den unter III.1. genannten Kriterien mehr als 5 Bewerber über geeignete Referenzen verfügen, erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte.
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung „Gut“ (5 Punkte).
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich Referenzprojekte vergleichbarer, größerer Komplexität durchgeführt hat und gleichzeitig solche, die besonders innovativ sind, erhält er die Bewertung „Hervorragend“ (10 Punkte).
Die 5 geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb.
Die Auftraggeberin behält sich vor, nur die 3 am besten geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern.

Zusätzliche Informationen

Weitere Angaben zur Wertung sind Ziffer VI.3.) zu entnehmen. Auf der unter I.3.) genannten Plattform stehen den Bewerbern sämtliche Informationen und Formblätter zur Verfügung, die sie für die Einreichung eines Teilnahmeantrages benötigen. Der Teilnahmeantrag ist unter Berücksichtigung dieser Information und unter Verwendung der bereitgestellten Formblätter einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachfolgend geforderten Erklärungen und Nachweise sind in der aufgeführten Reihenfolge vorzulegen.
Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, die Nachfolgend genannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen.
Die Anforderungen aus der Bekanntmachung sowie die in der Erklärung der Bietergemeinschaft dazu gemachten Angaben werden bei Zuschlagserteilung verpflichtender Bestandteil des Vertrages.
Einzureichende Unterlagen:
— Ausgefülltes Teilnahmewettbewerbsformular einschließlich erforderlicher Anlagen hinsichtlich der persönlichen Lage/Angaben des Bieters.
— Bei Bietergemeinschaften ist das Formular einschließlich Anlagen für jedes Mitglied gesondert einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung (Personenschäden mind. 5 000 000 EUR, sonstige Schäden mind. 1 000 000 EUR (§ 45 Abs. 4 VgV),
2. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers innerhalb der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,
3. Eigenerklärung über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind Eigenerklärungen zur Referenzprojekten über Leistungen aus den letzten 5 Jahren einzureichen, die dem hier zu vergebenen Auftrag hinsichtlich Inhalt und Umfang ähneln, insbesondere bezüglich Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten betreffend LAN passiv-Infrastrukturen für Schulen und vergleichbare Gebäude.
Anzugeben sind jeweils:
—— Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistung (stichpunktartig);
—— Referenzgeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer;
—— Auftragsjahre;
—— Auftragsvolumen;
— Erklärung zur Tariftreue und Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohnes,
— Erklärung Unteraufträge / Eignungsleihe,
— Erklärung zur Bewerber- / Bietergemeinschaft,
— Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer / Eignungsleiher,
— Integritätserklärung,
— Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Verfehlungen im Sinne des Korruptionsbekämpfungsgesetz,
— Profil des für den Auftrag vorgesehenen Projektleiters.

Beschleunigtes Verfahren

Aufgrund der bevorstehenden Öffnung der Bildungseinrichtungen und dem entsprechend dringenden Digitalisierungsbedarf, ist eine zügige Vergabe der ausgeschriebenen Leistungen notwendig.

— Es handelt sich vorliegend zunächst um einen Teilnahmewettbewerb, so dass noch kein Angebot einzureichen ist, sondern nur die in dieser Bekanntmachung geforderten Unterlagen. In einem ersten Verfahrensschritt wird anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerber geprüft und bewertet.
Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert;
— Die Teilnahmeanträge sind elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen,
— Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bewerbern entsprechende Bescheinigungen (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern;
— Der öffentliche Auftraggeber behält sich vor, mit 3 ausgewählten Bietern, deren Angebote am wirtschaftlichsten sind und die eine Aussicht auf den Zuschlag haben, in die Verhandlungen einzutreten. Bei einem Scheitern der Verhandlungen mit den ausgewählten Bietern, ist der öffentliche Auftraggeber berechtigt, Verhandlungen mit den insoweit zurückgestellten Bieter aufzunehmen,
— Fragen von Bewerbern sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortenforum elektronisch über die Vergabeplattform zu stellen;
— Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch;
— Nebenangebote sind nicht zugelassen,
— Angebotswertung: Preis und Leistung werden nach der Formel „Leistung-durch-Preis“ (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten „Z“ aufweist. Hierfür werden die für jeden Bieter ermittelten Leistungspunkte je Konzept zusammengezählt und durch den Wertungspreis gemäß Preisblatt (netto) dividiert.
Die Zuschlagskennzahl ist umso höher, je mehr Leistungspunkte der Bieter erzielt bzw. je kleiner sein Angebotspreis ist. Den Zuschlag erhält das Angebot, welche die höchste Zuschlagskennzahl erzielt.
— Preis: Die in dem Honorarblatt angegebenen Einzelpositionen (netto) werden addiert und so der Angebotspreis (netto) ermittelt. Dies ist der Preis, der bewertet wird,
— Leistung: Die Leistung wird auf der Basis der nachfolgenden Konzepte bewertet. Für jedes Konzept kann der Bieter bis zu 10 Punkte erhalten.
Hierbei ist auf die Besonderheiten des Projekts einzugehen. Die Bieter haben darauf zu achten, dass das mit dem Angebot abzugebende Konzept konkret auf den vorliegenden Sachverhalt abstellt und nicht nur allgemein die Organisation ihres Hauses in ähnlich gelagerten Fällen beschreibt.
1. Konzept zu den besonderen Anforderungen im Projekt (max. 10 Punkte),
2. Konzept zur Kooperation mit dem Auftraggeber (max. 10 Punkte),
3. Konzept zur Kosten- und Terminkontrolle (max. 10 Punkte),
Zu den einzelnen Konzepten:
1. Hier soll der Bieter darstellen, welche besonderen Anforderungen er erkannt hat und wie er mit den besonderen Erfordernissen des Projekts umgeht.
2. Bei diesem Konzept wird gewertet, wie der Bieter mit dem Auftraggeber im Rahmen der Auftragserbringung zusammenarbeiten möchte. Dabei soll dargestellt werden, mit welchen Methoden er den Auftraggeber über die Einzelheiten des Projektes informieren und eine interessengerechte Abstimmung der verschiedenen Planungsleistungen sicherstellen will.
3. Im Rahmen dieses Konzepts wird bewertet, wie der Bieter sicherstellen möchte, dass die vereinbarten Kosten und Termine für die auftragsgegenständlichen Planungsleistungen nicht überschritten werden. Etwaige Maßnahmen sind zu benennen und inhaltlich zu erläutern.
Zur Punktebewertung:
Die einzelnen Konzepte können mit 0, 3, 5, 7 oder 10 Punkten bewertet werden:
— Das Konzept wird mit 0 Punkten bewertet, wenn Ausführungen zu den als relevant benannten Aspekten lediglich Allgemeinplätze beinhalten, die keine besondere Befassung mit der Thematik und keinen eigenständigen Lösungsansatz erkennen lassen,
— 3 Punkte werden vergeben, wenn das Konzept einzelne für das jeweilige Kriterium relevante Bewertungsgesichtspunkte aufgreift, diese aber lückenhaft bzw. nicht lösungsorientiert sind. Dies ist insbesondere der Fall, wenn konzeptionelle Anforderungen lediglich aufgelistet, nicht in das Gesamtkonzept eingebettet und nur oberflächlich dargelegt werden,
— Geht der Bieter auf einige der als bewertungsrelevant benannten Aspekte (insbesondere hinsichtlich der besonderen planerischen Anforderungen) nachvollziehbar ein und lassen seine Ausführungen sinnvolle und im Hinblick auf das ausgeschriebene Projekt umsetzbare Ideen erkennen, erhält das Konzept insgesamt 5 Punkte,
— Das Konzept erhält 7 Punkte, falls zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig Stellung genommen wird. Zudem müssen die Ausführungen erkennen lassen, dass der Bieter die besonderen planerischen Herausforderungen in Bezug auf die Installationsarbeiten verinnerlicht und konzeptionell gut bewertet hat,
— Sind die Ausführungen zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig, besonders ausführlich und lassen ein qualitativ besonders hochwertiges Konzept oder ein besonders innovatives technisches Vorgehen erkennen, wird das Konzept mit 10 Punkten bewertet.
Je Konzept kann ein Angebot max. 10 Punkte erhalten, insgesamt bei der Leistungswertung also 30 Punkte erzielen.
— Die Verhandlungen sollen voraussichtlich in KW 16/2021 stattfinden. Die Auftraggeberin behält sich unter Berücksichtigung der aktuell dynamischen Lage vor, die Verhandlungen im Rahmen von Video- oder Telefonkonferenzen durchzuführen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YURD252.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:
Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; Der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.