Ausschreibung von Unterstützungsleistungen im Immobilienmanagement der FHH

Kurze Beschreibung

Der Landesbetrieb Immobilienmanagement und Grundvermögen Hamburg beabsichtigt, Immobilienmanagement- und Dienstleistungsaufträge auszuschreiben. Diese Aufträge betreffen Leistungen aus dem Bereich des Ankaufs von Immobilien, der Vergabe von Grundstücken und Rechten sowie der Verwaltung des derzeitigen Immobilienbestandes, die von spezialisierten Unternehmen ausgeführt werden sollen. Die auszuschreibenden Leistungen sollen in verschiedenen Einzellosen ausgeschrieben werden. Unter Berücksichtigung der Leistungsgegenstände erscheint auch eine Durchführung zweier europaweiter Ausschreibungsverfahren eine mögliche Option zur Beschaffung der auszuschreibenden Leistungen.

Zusätzliche Informationen

— Zunächst wird ein Teilnahmewettbewerb durchgeführt, in dem noch kein Angebot einzureichen ist. In einem ersten Verfahrensschritt wird anhand der eingereichten Teilnahmeunterlagen die Eignung der Bewerber geprüft und bewertet. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert,

— Die Angebotsabgabe erfolgt über das Angebotsformular samt Preisblatt. Dieses wird den für das Angebotsverfahren ausgewählten Bietern rechtzeitig elektronisch zur Verfügung gestellt,

— Die Teilnahmeanträge und Angebote sind elektronisch über die in I.3) genannte Plattform einzureichen,

— Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bewerbern entsprechende Bescheinigungen (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen beziehungsweise Bescheinigungen in Steuersachen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern,

— Fragen von Bewerbern sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortenforum elektronisch über die Plattform zu stellen,

— Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch,

— Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Nähere Informationen zur Angebotswertung:

— Preis und Leistung werden nach der Formel „Leistung-durch-Preis“ (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten „Z“ aufweist. Hierfür werden die für jeden Bieter ermittelten Leistungspunkte je Konzept zusammengezählt und durch den Wertungspreis gemäß Preisblatt (netto) dividiert. Die Zuschlagskennzahl ist umso höher, je mehr Leistungspunkte der Bieter erzielt bzw. je kleiner sein Angebotspreis ist,

— Der Wertungspreis setzt sich zunächst aus der Summe der Vergütung aus Regelleistungen und der Meilensteinvergütung zusammen. Des Weiteren etabliert der Auftraggeber ein Bonus/Malus-System, das im Preisblatt näher erläutert wird. Zudem sollen die Bieter für die Vergütung von Sonder- und Zusatzleistungen, die zum derzeitigen Zeitpunkt nicht abschließend prognostiziert werden können, Stundensätze zur Aufgabenerfüllung anzugeben. Dies, um im Falle einer Beauftragung dieser Leistung eine valide Preisgrundlage zu besitzen. Des Weiteren enthält der zukünftige Auftragnehmer eine einmalige gesonderte Vergütung in der Start-Up-Phase,

— Ein entsprechendes Preisblatt wird dem Bieter im Rahmen der Angebotsphase zur Verfügung gestellt. Sämtliche preisliche Aspekte müssen in der Angebotswertung abgebildet werden. Aus diesem Preisblatt ergeben sich alle relevanten Preispositionen, aus denen sich der Wertungspreis entwickelt,

— Leistung: Zur Wertung des Leistungsangebots sind von den Bietern Konzepte vorzulegen, die im Folgenden präzisiert werden:

— 1) Projektdurchführungskonzept (max. 10 Punkte)

Im Rahmen dieses Konzepts soll der Bieter darstellen, welche besonderen Anforderungen die Managementaufgaben und Dienstleistungen aus seiner Sicht stellen und wie er die sich im Rahmen des Ankaufs / der Vergabe / der Bestandsverwaltung stellenden Aufgaben problemorientiert zu lösen gedenkt. Daneben erwartet die Auftraggeberin Darlegungen zur Projektorganisation für das Gesamtprojekt und einzelner definierter Meilensteine. Zudem soll der Bieter darlegen, welche wesentlichen Leistungsinhalte sein Angebot beinhaltet und wie er den fachlich spezifischen Anforderungen der Auftraggeberin, die in ihrem Leistungskatalog näher definiert sind, umsetzen möchte. Hierzu zählen auch Aspekte der Verfahrensplanung in fachlicher und zeitlicher Hinsicht.

Die Auftraggeberin legt dabei besonderen Wert auf eine fundierte Darstellung möglicher Störfaktoren und Lösungsansätze für potentielle, sich in diesem Zusammenhang stellende Probleme.

— 2) Personaleinsatzkonzept (max. 10 Punkte)

Hier hat der Bieter darzulegen, welches Personal mit welchen für eine ordnungsgemäße Auftragsdurchführung relevanten Qualifikationen eingesetzt werden soll. Darzulegen ist dies insbesondere für den Projektleiter, den stellvertretenden Projektleiter und die zudem soll der Bieter sicherstellen, dass die Ansprechpartner während der Leistungserbringung durchgehend verfügbar sind. In diesem Zusammenhang ist sicherzustellen, dass mindestens ein verantwortlicher Ansprechpartner des Bieters präsent ist und die Projektdurchführung begleitet. Dazulegen ist zudem die projektbezogene Zusammenarbeit zwischen dem potentiellen Auftragnehmer und dem Auftraggeber: Der Auftraggeber legt besonderen Wert auf eine enge Abstimmung der jeweiligen Arbeitsschritte mit ihr. Hierzu gehören neben regelmäßigen Briefings auch fortlaufende Auskünfte über den Projektstand hinsichtlich des Ankaufs / der Vergabe / der Bestandsverwaltung.

— 3) Konzept zur Problemlösung / Reportingkonzept (max. 10 Punkte)

Im Rahmen dieses Konzepts hat der Bieter darzulegen, welche Lösungen er bei Problemen oder Ungereimtheiten im Rahmen der Auftragsdurchführung vorsieht. Hierzu zählt insbesondere ein lösungsorientiertes und sinnvoll eingerichtetes Reportingkonzept, das verschiedene Eskalationsstufen beinhaltet, die bei Fehlern im Rahmen der Leistungserbringung in Ansatz gebracht werden können.

Dies ermöglicht dem Auftraggeber in Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Bieter, Verzögerungen oder Probleme bei Management- oder Verwaltungsaufgaben frühzeitig zu erkennen und lösungsorientiert zu adressieren, um zu verhindern, dass Ankäufe / Vergaben / Aufgaben der Bestandsverwaltung nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden.

— 4) Konzept zur Berücksichtigung sozialer Belange (max. 10 Punkte)

Das Konzept muss Ausführungen dazu beinhalten, inwiefern der Bieter die soziale Dimension der Immobilienverwaltung und sämtlicher hiermit zusammenhängender Dienstleistungen verinnerlicht hat und wie er dieses Verständnis im Rahmen des Projekts umzusetzen gedenkt. Hierzu zählt neben dem Verständnis, dass der Auftraggeber auch Aspekte des sozialen Wohnungsbaus zu berücksichtigen hat, auch die umsichtige Kommunikation mit betroffenen Bürgern.

Der Bieter soll dem Auftraggeber vor diesem Hintergrund an einem Beispielfall darstellen, wie er in Verhandlungen gegenüber Bürgern auftritt und den Auftraggeber zu repräsentieren gedenkt. Dies beinhaltet die Lösung von Konflikten unter Berücksichtigung der besonderen Stellung des Auftraggebers in der Freien und Hansestadt Hamburg, die sich von Immobilienunternehmen in der Privatwirtschaft unterscheidet. Auch dies soll in dem Konzept Berücksichtigung finden.

— Die einzelnen Konzepte werden jeweils mit 0, 3, 5, 7 oder 10 Punkten bewertet.

— Das Konzept wird mit 0 Punkten bewertet, wenn Ausführungen zu den als konzeptionell relevant benannten Aspekten gänzlich fehlen oder vollkommen unbrauchbar sind. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn keinerlei Lösungen aus dem vorgelegten Konzept ersichtlich werden.

— 3 Punkte werden vergeben, wenn das Konzept einzelne, für die jeweilige Leistungserbringung relevante Bewertungsgesichtspunkte zwar aufgreift, diese aber lückenhaft bzw. nicht lösungsorientiert sind. Dies ist insbesondere der Fall, wenn konzeptionelle Anforderungen lediglich aufgelistet, nicht in das Gesamtkonzept eingebettet und nur oberflächlich dargelegt werden. Eine lösungsorientierte Lösung der Leistung kann in diesem Fall nur in Ansätzen.

— Geht der Bieter auf wesentliche Bestandteile der als bewertungsrelevant benannten Aspekte nachvollziehbar ein und lassen seine Ausführungen sinnvolle und im Hinblick auf die ausgeschriebene Leistung umsetzbare Ideen erkennen, die der Bedeutung des Immobilien- und Bestandsmanagements und der hiermit zusammenhängenden Leistungen gerecht werden, erhält das Konzept 5 Punkte. Dies erfordert, dass die für die Leistungserbringung relevanten Bestandteile konzeptionell aufgegriffen und einer Lösung zugeführt werden.

— Das jeweilige Konzept erhält 7 Punkte, falls zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig Stellung genommen wird. Zudem muss das vorgelegte Konzept erkennen lassen, dass der Bieter die in konzeptionell abgeforderten Leistungsaspekte einer praxisorientierten Lösung zuführen kann und die besondere Bedeutung der Aufgaben des Auftraggebers für die Förderung und Verwaltung des Immobilienbestandes in der Freien und Hansestadt Hamburg verinnerlicht hat.

— Sind die Ausführungen zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig, besonders ausführlich und lassen ein qualitativ besonders hochwertiges Lösungskonzept für Ankauf/Verkauf/Bestandsverwaltung oder ein besonders innovatives Beratungs- und Verwaltungskonzept erkennen, das die besondere Bedeutung der Leistung für den Immobilienbestand der Freien und Hansestadt Hamburg berücksichtigt, wird das Konzept mit 10 Punkten bewertet.

— Die Ausführungen sollten insgesamt 40 Seiten (je Konzept 10 Seiten) nicht überschreiten,

— Je Konzept kann ein Angebot maximal 10 Punkte erhalten. Insgesamt kann ein Bieter somit 40 Punkte erreichen,

— Die Verhandlungen sollen voraussichtlich in KW 30/2021 stattfinden. Der Auftraggeber behält sich unter Berücksichtigung der aktuell dynamischen Lage vor, die Verhandlungen im Rahmen von Videokonferenzen durchzuführen.

Kurze Beschreibung

Diesem Los 3.1 – Unbebaute Grundstücke unterfallen im Wesentlichen ca. 2 890 Objekte der Komplexitätsklasse A (unbebaute, unverwertete Objekte), ca. 3 300 Objekte der Komplexitätsklasse B (Nutzungsverträge mit Dritten) und zusätzlich ca. 144 Objekte der Komplexitätsklasse C (Kleingartenanlagen). Die genannten Zahlen sind rein informatorisch, die genaue Lage und Anzahl der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses von diesem Vertrag erfassten Objekte ergibt sich allein aus dem Bestandsverzeichnis.

Kurze Beschreibung

Diesem Los 3.2 – Landwirtschaftliche Flächen und Pachthöfe unterfallen im Wesentlichen ca. 200 Objekte der Komplexitätsklasse A (unbebaute landwirtschaftliche Flächen) und ca. 580 Objekte der Komplexitätsklasse B (Pachtverträge). Die Komplexitätsklasse C enthält ca. 55 Objekte (Pachthöfe), hinzukommen ca. 5 Objekte der Komplexitätsklasse D1 (Eigenjagdbezirke), ca. 60 Objekte der Komplexitätsklasse D2 (Jagdgenossenschaften) und ca. 40 Objekte der Komplexitätsklasse E (Ent- und Bewässerungsverbände). Die genannten Zahlen sind rein informatorisch, die genaue Lage und Anzahl der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses von diesem Vertrag erfassten Objekte ergibt sich allein aus dem Bestandsverzeichnis.

Kurze Beschreibung

Diesem Los 3.3 – Erbbaurechte unterfallen im Wesentlichen ca. 4 300 Objekte der Komplexitätsklasse A (Erbbaurechtsverträge) und daneben ca. 10 Objekte in der Komplexitätsklasse B. Die genannten Zahlen sind rein informatorisch, die genaue Lage und Anzahl der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses von diesem Vertrag erfassten Objekte ergibt sich allein Objekte ergibt sich allein aus dem Bestandsverzeichnis.