Auswahl u. Einführung einer Software für die Bearbeitung von allgemeinen und Verkehrsordnungswidrigkeiten

Kurze Beschreibung

Auswahl und Einführung einer Software für die Bearbeitung von allgemeinen und Verkehrsordnungswidrigkeiten nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) und zur Außendienststeuerung.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Amt für Organisation, IT und Zentrale Leistungen Niederwall 23 33602 Bielefeld, Ordnungsamt Nikolaus-Dürkopp-Straße 16 33602 Bielefeld, Ordnungsamt Ravensberger Park 5 33607 Bielefeld, Amt für Verkehr August-Bebel-Straße 92 33602 Bielefeld, Umweltamt August-Bebel-Straße 75-77 33602 Bielefeld, Gesundheits-, Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt Nikolaus-Dürkopp-Straße 5-9 33602 Bielefeld

Beschreibung der Beschaffung

Auswahl und Einführung einer Software für die Bearbeitung von allgemeinen und Verkehrsordnungswidrigkeiten nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG) und zur Außendienststeuerung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Benennung einer Referenz (Ausschlussreferenz), die folgende Anforderungen erfüllt:
— kreisfreie Stadt innerhalb der Bundesrepublik Deutschland,
— mit mind. 200 000 Verkehrsordnungswidrigkeitenfällen pro Jahr,
— mit mind. 1 000 allgemeinen Ordnungswidrigkeitenfällen pro Jahr,
— die mit der angebotenen Software seit mind. 1 Jahr (produktiv) bearbeitet werden und
— die Module für eine mobile Verkehrserfassung im Außendienst und für die Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten (Sachbearbeitung Innendienst) seit mind. 1 Jahr im produktiven Einsatz hat.
Bitte beachten Sie, dass diese Referenzkommune bei der Bewertung nicht mit einfließt.
Bei der Prüfung des Teilnahmeantrages hinsichtlich der angegebenen Referenzkommune werden auch die Zufriedenheit mit dem Verfahren und die qualitative Umsetzung betrachtet.
In die Bewertung fließen – mit Ausnahme der als Ausschlusskriterium benannten Referenzkommune – 3 weitere Referenzen aus der Kommunalverwaltung der Bundesrepublik Deutschland (Bewertungsreferenz) ein. Bitte nutzen Sie für die Angabe der weiteren Referenzkommune die Anlage D.
Die Bewertung erfolgt nach den folgenden Kriterien:
— Benannte Referenzkommune mit produktiver E-Aktenanbindung,
(s. Anlage D); angebundenes externes Archiv 40 Punkte, integriertes Facharchiv 10 Punkte, keine E-Aktenanbindung 0 Punkte
— Benannte Referenzkommune mit Schnittstelle zu x-Justiz,
(s. Anlage D); produktive Schnittstelle 30 Punkte, funktionale Schnittstelle 10 Punkte, keine Schnittstelle 0 Punkte
— Benannte Referenzkommune aus NRW, kreisfreie Stadt, Anzahl Einwohner (s. Anlage D); mind. 500 000 Einwohner 25 Punkte, mind. 300 000 Einwohner 20 Punkte, mind. 200 000 Einwohner 10 Punkte, weniger als 200 000 Einwohner 0 Punkte,
— Benannte Referenzkommune, die an das SAP PSCD angebunden ist (s. Anlage D); Anbindung produktiv vorhanden 40 Punkte, keine Anbindung 0 Punkte,
— Benannte Referenzkommune, die folgende Module produktiv einsetzt (s. Anlage D); Auftragsmanagementmodul 20 Punkte, Abschleppmodul 20 Punkte, Leitstellenmodul 20 Punkte,
— Anzahl der Kommunen innerhalb Deutschlands, die aktuell das angebotene OWI-Verfahren nutzen (s. Anlage A); mehr als 200 Kommunen 30 Punkte, 51-200 Kommunen 20 Punkte, 0-50 Kommunen 0 Punkte,
— Finden regelmäßig Kunden-/Anwenderforen statt? (s. Anlage A); mehr als 1x pro Jahr 20 Punkte, 1x pro Jahr 10 Punkte, weniger als 1x pro Jahr (z. B. alle 1,5 oder 2 Jahre) 5 Punkte, keine bzw. im Abstand von mehr als 2 Jahren 0 Punkte,
— Anzahl vollzeitverrechneter Stellen, die ausschließlich im Tätigkeits-bereich des angebotenen OWi-Verfahrens eingesetzt werden (Support, Maintenance) (s. Anlage A); mehr als 10 vollzeitverrechnete Stellen 30 Punkte, 6-10 vollzeitverrechnete Stellen 20 Punkte, 3-5 vollzeitverrechnete Stellen 10 Punkte, weniger als 3 vollzeitverrechnete Stellen 0 Punkte,
— Anzahl der vollzeitverrechneter Stellen, die das angebotene OWI-Verfahren weiterentwickeln, (s. Anlage A); mehr als 10 vollzeitverrechnete Stellen 30 Punkte, 6 bis 10 vollzeitverrechnete Stellen 20 Punkte, 3 bis 5 vollzeitverrechnete Stellen 10 Punkte, weniger als 3 vollzeitverrechnete Stellen 0 Punkte.
Für jede der 3 Bewertungsreferenzen können maximal 195 Punkte erreicht werden sowie 110 Punkte für die in der Anlage A bewerteten Kriterien; maximal somit 695 Punkte.
Die 4 bis 5 Bewerber mit der höchsten Punktzahl erhalten eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Bei Punktgleichstand entscheidet das Los.

Zusätzliche Informationen

Zu Wertung der Angebote: Für die Betrachtung der Wirtschaftlichkeit aller Angebote, die für das Erstangebot sowohl für Eigenhosting und Software as a Service abgegeben werden können, werden die Angaben in der Vergütungszusammenstellung auf einen Zeitraum von 60 Monaten betrachtet.
Zu Zuschlagskriterien: Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode nach UfAB 2018 (Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen).
Dafür wird im ersten Schritt die einfache Richtwertmethode angewendet:
Bei der einfachen Richtwertmethode erhalten der Preis und die Leistung das gleiche Gewicht (jeweils 50 %). Das Verhältnis von Preis und Leistung wird als Quotient zu einer Kennzahl „Z“ errechnet:
Z=L (Leistung) / P (Preis).
Im zweiten Schritt der Angebotswertung scheiden alle Angebote aus, die außerhalb des Schwankungsbereiches von 6 % der besten Kennzahl Z im Wettbewerb liegen. Unter den danach in der Angebotswertung verbliebenen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, das in dem Entscheidungskriterium Leistung den besten Wert erreicht.
Zu Leistungszeitraum: Die Produktivsetzung gemäß des Termin- und Leistungsplans, Ziffer 1.5 der Leistungsbeschreibung, muss gewährleistet werden können.
Im Rahmen der ersten Umsetzungsphase sollen zunächst die Module für die Bearbeitung der Verkehrsordnungswidrigkeiten sowie zur Überwachung des ruhenden Verkehrs produktiv gesetzt werden und so die bisher im Einsatz befindlichen Verfahren GESKA OWI und OWiGo ersetzen.
In Phase 2 sollen im ersten Quartal 2022 das Auftragsmanagement und die Leitstellensoftware eingeführt und dadurch die Arbeit der Außendienste unterstützt werden.
In Phase 3 ist der Rollout des Moduls allgemeine Ordnungswidrigkeiten im Ordnungsamt geplant.
Phase 4 beinhaltet dann die Anbindung der anderen Fachbereiche unter Nutzung fachgesetzlicher Tatbestandskataloge.
Die Phasen müssen mit ausreichend Personal begleitet und innerhalb von 15 Wochen abgeschlossen werden.
Die von der Stadt Bielefeld zu erbringenden Mitwirkungsleistungen sind im Angebot nach Art und Umfang zu erläutern.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Angabe, ob ein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzlich geregeltes Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt worden ist oder der Antrag mangels Masse abgelehnt wurde oder ein Insolvenzplan rechtskräftig bestätigt wurde,
2. Angabe, ob sich das Unternehmen in Liquidation befindet,
3. Erklärung, dass nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber oder Bieter in Frage stellt,
4. Erklärung, dass die Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt wurde,
5. Angabe, dass das Angebot in keinem Zusammenhang mit wettbewerbsbeschränkenden Abreden oder Vereinbarungen ähnlicher Art steht, sondern das Ergebnis eigenbetrieblicher Kalkulation und Preisbildung ist,
6. gegen mich/uns keine strafrechtlichen Verurteilungen nach den in §§ 123 und 124 GWB in Verbindung mit § 42 VgV formulierten Tatbestände vorliegen.
— Angabe der Jahresnettosummen über den Gesamtumsatz für die letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahre,
— Angabe der Jahresnettosummen über den Umsatz mit vergleichbaren Leistungen (Fachverfahren zur Bearbeitung von Ordnungswidrigkeitenverfahren und Außensteuerung) für die letzten 2 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

— Angabe über die durchschnittliche Anzahl vollzeitverrechneter Beschäftigter auf dem Gebiet des Fachverfahrens zur Bearbeitung von Ordnungswidrigkeitenverfahren und Außendienststeuerung im Bereich des Supports/Maintenance in den Jahren 2019 (nur zur Information) und 2020 (bewertungsrelevant),
— Angabe über die durchschnittliche Anzahl vollzeitverrechneter Beschäftigter für die Weiterentwicklung des Fachverfahrens zur Bearbeitung Ordnungswidrigkeitenverfahren und Außendienststeuerung in den Jahren 2019 (nur zur Information) und 2020 (bewertungsrelevant),
— Angabe über die Anzahl der Kommunen innerhalb Deutschlands, die aktuell das angebotene Fachverfahren zur Bearbeitung von Ordnungswidrigkeitenverfahren und Außendienststeuerung nutzen,
— Angabe über die Mitarbeit in Fachgremien zur rechtlichen u. technischen Weiterentwicklung des OWI Fachverfahrens (z. B KBA-Arbeitskreis),
— dem eingesetzten Personal ist die Ausübung einer Beschäftigung in Deutschland erlaubt und alle benannten Ansprechpartner sowie die zur Vertragserfüllung tätigen Mitarbeitenden beherrschen die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift,
— Benennung einer Referenz (Ausschlussreferenz), die folgende Anforderungen erfüllt:
— kreisfreie Stadt innerhalb der Bundesrepublik Deutschland,
— mit mind. 200.000 Verkehrsordnungswidrigkeitenfällen pro Jahr,
— mit mind. 1.000 allgemeinen Ordnungswidrigkeitenfällen pro Jahr,
— die mit der angebotenen Software seit mind. 1 Jahr (produktiv) bearbeitet werden und
— die Module für eine mobile Verkehrserfassung im Außendienst und für die Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten (Sachbearbeitung, Innendienst) seit mind. 1 Jahr im produktiven Einsatz hat.
Bitte beachten Sie, dass diese Referenzkommune bei der Bewertung nicht mit einfließt.
Bei der Prüfung des Teilnahmeantrages hinsichtlich der angegebenen Referenzkommune werden auch die Zufriedenheit mit dem Verfahren und die qualitative Umsetzung betrachtet.
— Benennung von 3 weiteren Referenzen aus der Kommunalverwaltung der Bundesrepublik Deutschland
(Bewertungsreferenz).
Die Bewertung erfolgt nach den folgenden Kriterien:
— Benannte Referenzkommune mit produktiver E-Aktenanbindung
(s. Anlage D); angebundenes externes Archiv 40 Punkte, integriertes Facharchiv 10 Punkte, keine E-Aktenanbindung 0 Punkte
— Benannte Referenzkommune mit Schnittstelle zu x-Justiz
(s. Anlage D); produktive Schnittstelle 30 Punkte, funktionale Schnittstelle 10 Punkte, keine Schnittstelle 0 Punkte
— Benannte Referenzkommune aus NRW, kreisfreie Stadt, Anzahl Einwohner (s. Anlage D); mind. 500 000 Einwohner 25 Punkte, mind. 300 000 Einwohner 20 Punkte, mind. 200 000 Einwohner 10 Punkte, weniger als 200 000 Einwohner 0 Punkte,
— Benannte Referenzkommune, die an das SAP PSCD angebunden ist (s. Anlage D); Anbindung produktiv vorhanden 40 Punkte, keine Anbindung 0 Punkte,
— Benannte Referenzkommune, die folgende Module produktiv einsetzt (s. Anlage D); Auftragsmanagementmodul 20 Punkte, Abschleppmodul 20 Punkte, Leitstellenmodul 20 Punkte,
— Anzahl der Kommunen innerhalb Deutschlands, die aktuell das angebotene OWI-Verfahren nutzen (s. Anlage A); mehr als 200 Kommunen 30 Punkte, 51-200 Kommunen 20 Punkte, 0-50 Kommunen 0 Punkte,
— Finden regelmäßig Kunden-/Anwenderforen statt? (s. Anlage A); mehr als 1x pro Jahr 20 Punkte, 1x pro Jahr 10 Punkte, weniger als 1x pro Jahr (z.B. alle 1,5 oder 2 Jahre) 5 Punkte, keine bzw. im Abstand von mehr als 2 Jahren 0 Punkte,
— Anzahl vollzeitverrechneter Stellen, die ausschließlich im Tätigkeits-bereich des angebotenen OWi-Verfahrens eingesetzt werden (Support, Maintenance) (s. Anlage A); mehr als 10 vollzeitverrechnete Stellen 30 Punkte, 6-10 vollzeitverrechnete Stellen 20 Punkte, 3-5 vollzeitverrechnete Stellen 10 Punkte, weniger als 3 vollzeitverrechnete Stellen 0 Punkte,
— Anzahl der vollzeitverrechneter Stellen, die das angebotene OWI-Verfahren weiterentwickeln, (s. Anlage A); mehr als 10 vollzeitverrechnete Stellen 30 Punkte, 6 bis 10 vollzeitverrechnete Stellen 20 Punkte, 3 bis 5 vollzeitverrechnete Stellen 10 Punkte, weniger als 3 vollzeitverrechnete Stellen 0 Punkte.
Für jede der 3 Bewertungsreferenzen können maximal 195 Punkte erreicht werden sowie 110 Punkte für die in der Anlage A bewerteten Kriterien, insgesamt maximal 695 Punkte.
Die 4 bis 5 Bewerber mit der höchsten Punktzahl erhalten eine Aufforderung zur Angebotsabgabe. Bei Punktgleichstand entscheidet das Los.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gem. § 160 Abs. 1 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Der Antrag ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB unzulässig, wenn der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat. Des Weiteren ist gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB der Nachprüfungsantrag unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.