Zusätzliche Informationen
Die Beschaffungsmaßnahme wird im Rahmen eines Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb (§17 VgV) realisiert.
Nach dem Abschluss des Teilnahmewettbewerbes (Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen, Referenzen und Mindestanforderung an Umsatz und Mitarbeiterzahl) werden die ausgewählten Firmen zur Abgabe eines Erst-Angebotes aufgefordert.
Nach einer Prüfung, ob die Erst-Angebote prinzipiell zuschlagsfähig sind, werden anschließend am Dienstsitz des Auftraggebers Präsentationen (siehe Abschnitt 5.4) stattfinden. Hierzu werden alle Bieter mit separatem Schreiben eingeladen.
Nach den Präsentationen wird mit bis zu vier geeigneten Anbietern über den Gegenstand und die Bedingungen des Auftrags verhandelt. Ziel der Verhandlungen ist die Erarbeitung einer unterschriftreifen Fassung des Vertragsmusters EVB-IT System (siehe Abschnitt 6.2).
Wir behalten uns vor, im Laufe der Verhandlungen abzuschichten. Es scheiden dabei jene Bieter aus, deren Erst- oder Folgeangebote keine Aussicht auf Zuschlagserteilung haben.
Wir behalten uns ferner den Verzicht auf Verhandlungen vor. Bei der vorliegenden Ausschreibung wird nach den Bestimmungen der Vergabeverordnung (VgV) verfahren. Eine Aufteilung in Lose ist nicht vorgesehen.
Inhalt des Angebots
Das Angebot soll unter Bezugnahme auf die in Leistungsbeschreibung A03 aufgeführten Fragestellungen, Anforderungen und Leistungsbestandteile erfolgen.
Das der Vergabe zu Grunde liegende Verhandlungsverfahren soll u.a. dazu dienen, gemeinsam mit dem Anbieter ein abgestimmtes Vorgehen zu erarbeiten, welches von Umfang und Leistung ein optimales System bietet. Weitergehende Überlegungen und Vorschläge des Bieters sowie konstruktive Kritik an den bestehenden Vorgaben aufgrund eigener Erfahrungen sind daher ausdrücklich gewünscht.
Ziel der Verhandlungen ist die Erarbeitung einer unterschriftreifen Fassung eines Vertrages gemäß des Vertragsmusters EVB-IT System (siehe Abschnitt 5.2).
Anhand der von der LHW beschriebenen Anzahl der definierten Benutzer- und Anforderungen wird mit dem Angebot des Anbieters eine belastbare Schätzung der Rechnerleistung und des Speicherbedarfs für die Applikation, die Datenbank, File-Server, Backup und Historisierung ggfs. Archivierung erwartet.
Es wird darauf Wert gelegt, dass das bei der Landeshauptstadt Wiesbaden eingesetzte Beraterteam über weitreichende Erfahrungen in ähnlichen Projekten verfügt.
Bieterpräsentation
Der Anbieter erklärt sich mit der Teilnahme am Vergabeverfahren bereit, eine kostenfreie Präsentation seines Erst-Angebots und Lösungskonzepts beim Auftraggeber durchzuführen.
Bei der Anbieterpräsentation soll insbesondere auf die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung (Dokumente A03 und Anlagen), darunter auch die Umsetzung des Zielbildes, eingegangen werden.
Für die Präsentation ist eine Dauer von maximal vier Stunden zuzüglich Pausen vorgesehen. Die Präsentation muss genügend Raum für Rückfragen lassen, so dass ein Dialog und ggf. eine Diskussion mit dem Anbieter entstehen kann. Der eigentliche Vortrag des Anbieters soll daher nicht länger als zweieinhalb Stunden dauern.
Die Präsentation muss durch das für die Beratung und Implementierung bei der Landeshauptstadt Wiesbaden vorgesehene Beraterteam erfolgen.
Mindestanforderungen ("K.O.-Kriterien")
Die Dokumente A04 und A05 enthalten Mindestanforderungen, welche von jedem Anbieter zwingend vollständig erfüllt werden müssen. Sofern ein Anbieter eine Mindestanforderung nicht erfüllen kann, wird er vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Angebotsbewertung
Die inhaltliche Bewertung der Angebote erfolgt entsprechend der einzelnen Punkte dieses Dokumentes.
Die Gewichtung der Zuschlagskriterien wird nach folgender Aufteilung vorgenommen:
1. Lösungsweg und Herangehensweise gemäß der Zielsetzung insbesondere den Kapitel 1 sowie der übrigen Kapitel der Leistungsbeschreibung (Konzept) 30 %
2. Erfüllung der funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung 40 %
3. Preis 30 %.
Anbieter welche in den Bewertungskriterien 1 (Lösungsweg & Herangehensweise) sowie 2 (Leistungsbeschreibung) nicht jeweils mindestens 50 % der Punkte erreichen, werden vom Vergabeverfahren ausgeschlossen.
Bewertungskriterium Nr. 2 (Erfüllung der funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung)
Die Bewertung des Bewertungskriteriums zu Nr. 2 (Erfüllung der funktionalen Anforderungen der Leistungsbeschreibung) erfolgt anhand einer Bewertungsmatrix (Dokument A04). Der Anbieter hat daher das Dokument A04 vollständig in der entsprechenden Spalte auszufüllen.
Bewertungskriterium Nr. 3 (Preis)
Die Bewertung des Bewertungskriteriums zu Nr. 3 (Preis) erfolgt auf Basis des ausgefüllten Preisblattes (Dokument A06) anhand einer fiktiven Gesamtkostenbetrachtung:
Die fiktive Gesamtkostenbetrachtung setzt sich aus allen Kosten zusammen, welche binnen 10 Jahren anfallen, insbesondere aus den Einmalkosten bis zur Bereitstellung des Gesamtsystems und den Mietkosten der Software über 10 Jahre.
Für die Berechnung der Mietkosten der Software wird (im Sinne des Abschnittes 2.2.2) berücksichtigt, dass das Angebot eine Option für eine Verlängerung des 5-Jahres-Mietvertrag enthalten soll. Der Preis für die erste 5-Jahres-Priode wird hierbei mit 80 %, für die zweite mit 20 % gewichtet.
Die eigentliche Berechnung der Mietkosten erfolgt — jeweils in der Gewichtung der obigen Software-Mietpreise — zunächst auf Basis eines Systems mit 70 Arbeitsplätzen (AP). Es wird fiktiv davon ausgegangen, dass nach 24 Monate das System auf 400 Arbeitsplätze (AP) anwächst. Für alle Zeiträume danach wird ein fiktiver Vollausbau des Systems mit 1 900 Arbeitsplätzen (AP) angenommen.