Beauftragung von Projektsteuerungsleistungen für die Überwachung der SORMAS-Programmierung

Kurze Beschreibung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von Projektsteuerungsleistungen für die Überwachung der SORMAS-Programmierung bis Ende 2022. SORMAS (Abkürzung für "Surveillance Outbreak Response Management and Analysis System") ist ein Frühwarn- und Managementsystem zur Bekämpfung der Ausbreitung von Infektionskrankheiten und wurde vom Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung (HZI) entwickelt.
vgl. Ausführungen in den Vergabeunterlagen.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Ausschreibung ist die Beschaffung von Projektsteuerungsleistungen für die Überwachung der SORMAS-Programmierung bis Ende 2022.
Ziel des Projektes SORMAS@DEMIS ist es, ein System für den öffentlichen Gesundheitsdienst (ÖGD) zu entwickeln und zu evaluieren, welches die bestehenden Systeme SORMAS, SurvNet, DEMIS und Climedo Symptomtagebuch miteinander vernetzt.
SORMAS (Abkürzung für "Surveillance Outbreak Response Management and Analysis System") ist ein Frühwarn- und Managementsystem zur Bekämpfung der Ausbreitung von Infektionskrankheiten und wurde vom Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung (HZI) entwickelt.
Die Gesamtprojektleitung liegt beim Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung (HZI). Ziel dieses Auftrags ist es, die Gesamtprojektleitung bei der Koordination des Gesamtprojektes zu unterstützen.
Die Aufgaben der Auftragnehmerin umfassen im Einzelnen:
1. Inhaltliche Einarbeitung in das Projekt
2. Organisation des Gesamtprojekts nach PRINCE2
3. Terminorganisation
4. Teilnahme an den Projektterminen
5. Erstellung und Abstimmung von Ergebnisprotokollen
6. Unterstützung der Gesamtprojektleitung bei der Überwachung der Zielerreichung
7. Erstellung von Berichten insbesondere regelmäßige Berichte an die Gesamtprojektleitung und das BMG
8. Ermittlung und Bereitstellung von KPI
9. Pflege der Projektdokumentation
10. Mitwirkung bei der Projektkalkulation/Budgetkontrolle
11. Arbeit mit den Projektwerkzeugen
Weitere Angaben sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Beschreibung der Verlängerungen

Das HZI kann den Vertrag einmalig um drei Monate zu ansonsten unveränderten Konditionen verlängern, indem es diese Verlängerung spätestens einen Monat vor Ablauf in Textform gegenüber der Auftragnehmerin erklärt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Sollten nach den unter III.1. genannten Kriterien mehr als 5 Bewerber über geeignete Referenzen verfügen,
erhält jeder geeignete Bewerber für die Gesamtheit der von ihm angegebenen Referenzprojekte Punkte.
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich
Referenzprojekte vergleichbarer Komplexität durchgeführt hat, erhält er die Bewertung "Gut" (5 Punkte).
Lässt der angegebene Referenzpool aus Sicht des Auftraggebers erkennen, dass der Bewerber erfolgreich
Referenzprojekte vergleichbarer, größerer Komplexität durchgeführt hat und gleichzeitig solche, die besonders
innovativ sind, erhält er die Bewertung "Hervorragend" (10 Punkte).
Die 5 geeigneten Bewerber mit den meisten Punkten verbleiben im Wettbewerb.
Die Auftraggeberin behält sich vor, nur die 3 am besten geeigneten Bewerber zur Abgabe eines Angebotes
aufzufordern.

Zusätzliche Informationen

Weitere Angaben zur Wertung sind Ziffer VI.3.) zu entnehmen. Auf der unter I.3.) genannten Plattform stehen
den Bewerbern sämtliche Informationen und Formblätter zur Verfügung, die sie für die Einreichung eines
Teilnahmeantrages benötigen. Der Teilnahmeantrag ist unter Berücksichtigung dieser Information und unter
Verwendung der bereitgestellten Formblätter einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachfolgend geforderten Erklärungen und Nachweise sind in der aufgeführten Reihenfolge vorzulegen.
Für den Fall, dass die Bewerberin oder der Bewerber beabsichtigt, sich bei der Erfüllung des Auftrages
der Kapazitäten anderer Unternehmen zu bedienen (Unterauftrag, Bietergemeinschaft), so sind auch für
diese Unternehmen, ungeachtet des rechtlichen Charakters der zu diesen bestehenden Verbindungen, die
Nachfolgend genannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen.
Die Anforderungen aus der Bekanntmachung sowie die in der Erklärung der Bietergemeinschaft dazu
gemachten Angaben werden bei Zuschlagserteilung verpflichtender Bestandteil des Vertrages.
Einzureichende Unterlagen:
- Ausgefülltes Teilnahmewettbewerbsformular einschließlich erforderlicher Anlagen hinsichtlich der
persönlichen Lage/Angaben des Bieters.
- Bei Bietergemeinschaften ist das Formular einschließlich Anlagen für jedes Mitglied gesondert einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung (Personenschäden mind. 1 000 000
EUR, sonstige Schäden mind. 500 000 EUR (§ 45 Abs. 4 VgV),
2. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers innerhalb der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre,
3. Eigenerklärung über die Zahl der festangestellten Mitarbeiter.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Zum Nachweis der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit sind Eigenerklärungen zur
Referenzprojekten über Leistungen aus den letzten 3 Jahren einzureichen, die dem hier zu vergebenen Auftrag hinsichtlich Inhalt und Umfang ähneln, insbesondere bezüglich Erfahrungen mit der Einführung vergleichbarer Lösungen. Insbesondere soll der Bewerber seine Erfahrung mit technisch heterogenen IT-Umgebungen an verschiedenen Standorten unter Einbindung verschiedener Organisationen (Behörden) im Bereich Gesundheitswesen/Medizinprodukte nachweisen. Aus der Referenzliste muss eindeutig hervorgehen, welcher Umfang und welche Dienstleistungen erbracht worden sind.
Anzugeben sind jeweils:
-- Auftragsgegenstand und durchgeführte Leistung (stichpunktartig);
-- Referenzgeber mit Ansprechpartner und Telefonnummer;
-- Auftragsjahre;
-- Projektvolumen.
Außerdem sind im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs folgende Angaben zu machen (siehe Teilnahmeformular):
- Erklärung zur Tariftreue und Zahlung des vergaberechtlichen Mindestlohnes,
- Erklärung Unteraufträge / Eignungsleihe,
- Erklärung zur Bewerber- / Bietergemeinschaft,
- Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer / Eignungsleiher,
- Integritätserklärung,
- Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen und Verfehlungen im Sinne des
Korruptionsbekämpfungsgesetz,
- Profil des für den Auftrag vorgesehenen Projektleiters.

Beschleunigtes Verfahren

Angesichts der weiterhin dynamischen Lage in Hinblick auf COVID-19 ist eine schnellstmögliche Umsetzung des Projektes erforderlich. Die Auftragnehmerin macht daher von den Fristverkürzungsmöglichkeiten gem. § 17Abs.3 VgV Gebrauch.

- Es handelt sich vorliegend zunächst um einen Teilnahmewettbewerb, so dass noch kein Angebot einzureichen ist, sondern nur die in dieser Bekanntmachung geforderten Unterlagen. In einem ersten Verfahrensschritt wird anhand der eingereichten Unterlagen die Eignung der Bewerber geprüft und bewertet. Die geeigneten Bewerber werden anschließend in einem zweiten Verfahrensschritt zur Abgabe eines Angebots aufgefordert;
- Die Teilnahmeanträge sind elektronisch über die Vergabeplattform einzureichen,
- Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bewerbern entsprechende Bescheinigungen (z. B. steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern;
- Fragen von Bewerbern sind ausschließlich über das Fragen- und Antwortenforum elektronisch über die Vergabeplattform zu stellen, die AG beantwortet diese in anonymisierter Form schriftlich ggü. allen Bewerbern/Bietern;
- Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch;
- Nebenangebote sind nicht zugelassen.
- Änderungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig.
- Teilnahmeanträge und Angebote sowie alle dazugehörigen Unterlagen sind ausschließlich in deutscher Sprache abzugeben.
- Angebotswertung: Preis und Leistung werden nach der Formel "Leistung-durch-Preis" (L/P=Z) gewertet. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige, welches den größten Quotienten "Z" aufweist. Hierfür werden die für jeden Bieter ermittelten Leistungspunkte je Konzept zusammengezählt und durch den Wertungspreis gemäß Preisblatt (netto) dividiert.
Die Zuschlagskennzahl ist umso höher, je mehr Leistungspunkte der Bieter erzielt bzw. je kleiner sein Angebotspreis ist. Den Zuschlag erhält das Angebot, welche die höchste Zuschlagskennzahl erzielt.
- Preis: Die in dem Preisblatt angegebenen Einzelpositionen (netto) werden addiert und so der Angebotspreis (netto) ermittelt. Dies ist der Preis, der bewertet wird,
- Leistung: Die Leistung wird auf der Basis der nachfolgenden Konzepte bewertet. Für jedes Konzept kann der Bieter bis zu 10 Punkte erhalten.
Hierbei ist auf die Besonderheiten des Projekts einzugehen. Die Bieter haben darauf zu achten, dass das mit dem Angebot abzugebende Konzept konkret auf den vorliegenden Sachverhalt abstellt und nicht nur allgemein die Organisation ihres Hauses in ähnlich gelagerten Fällen beschreibt.
1. Personaleinsatzkonzept (max. 10 Punkte),
2. Konzept zur Vorgehensweise in der Projektbearbeitung und zu den besonderen Anforderungen im Projekt (max. 10 Punkte),
3. Konzept zur Kooperation mit den Projektbeteiligten und Terminorganisation. (max. 10 Punkte).
Zu den einzelnen Konzepten:
1. Im Rahmen des Personaleinsatzkonzepts hat der Bieter darzulegen, wie er plant vorzugehen und welcher Personaleinsatz für welche Teilaufgaben eingeplant wird. Er muss insbesondere darstellen, wie er dafür Sorge trägt, dass die zur Auftragsdurchführung notwendige Personalstärke nicht unterschritten wird. Des Weiteren kommt es darauf an, wie der Bieter mit unvorhersehbaren Personalausfällen (etwa Krankheiten, kurzfristigen Kündigungen, berechtigtem Verlangen des Auftraggebers nach einem Austausch eines Beschäftigten) und vorhersehbaren Personalausfällen (z.B. Urlaub, Fortbildung) umgeht und wie innerhalb kürzester Zeit für adäquaten personellen Ersatz gesorgt wird. Es ist vor diesem Hintergrund zu jeder Zeit der Auftragsdurchführung sicherzustellen, dass die Leistungen zur Zufriedenheit des Auftraggebers erbracht werden. Er hat darüber hinaus zu gewährleisten, dass das zur Auftragsdurchführung eingesetzte Personal vollumfänglich den Anforderungen des Auftraggebers entspricht. Für das vorgesehene Personal sind mit dem Angebot aussagekräftige Profile einzureichen, aus denen sich die Qualifikation (PRINCE2 Zertifizierung) und einschlägige Erfahrung der Mitarbeiter ergibt. Zudem muss der Bieter verbindlich zusichern, dass die vorgestellten Mitarbeiter auch tatsächlich im Projekt eingesetzt werden.
2. Beim Konzept zur Vorgehensweise in der Projektbearbeitung wird bewertet, inwieweit der Bieter schlüssig darlegt, wie die Anforderungen der Leistungsbeschreibung organisatorisch, inhaltlich und zeitlich umgesetzt werden sollen. Dazu ist auf die folgenden Aspekte einzugehen: Der Bieter hat darzulegen, wie die Projektorganisation generell für das Gesamtprojekt und speziell für die einzelnen Leistungsbestandteile aus seiner Sicht erfolgen sollte. Hierbei wird darauf Wert gelegt, dass die wesentlichen Leistungen differenziert benannt und spezifische Anforderungen sowohl in fachlicher als auch in zeitlicher Hinsicht dargelegt werden. Das Konzept soll in seiner Struktur die in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Anforderungen abbilden. Es muss erkennbar sein, dass der Bieter die Besonderheiten der Aufgabe erkannt hat und eine zielorientierte, fachlich fundierte und allumfassende Bearbeitung zu erwarten ist. Zudem hat er anzugeben, wann er frühestens mit der Auftragserfüllung beginnen kann.
3. Im Rahmen der Konzepts zur Kooperation und Terminorganisation wird bewertet, wie der Bieter sicherstellen will, dass die vereinbarten
Kosten und Termine für die auftragsgegenständlichen Projektsteuerungsleistungen nicht überschritten werden. Etwaige Maßnahmen sind zu benennen und inhaltlich zu erläutern. Es ist zudem schlüssig darzulegen, wie der Auftraggeber eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und anderen Projektbeteiligten sicherstellen will.
Zur Punktebewertung:
Die einzelnen Konzepte können mit 0, 3, 5, 7 oder 10 Punkten bewertet werden:
- Das Konzept wird mit 0 Punkten bewertet, wenn Ausführungen zu den als relevant benannten Aspekten lediglich Allgemeinplätze beinhalten, die keine besondere Befassung mit der Thematik und keinen eigenständigen Lösungsansatz erkennen lassen,
- 3 Punkte werden vergeben, wenn das Konzept einzelne für das jeweilige Kriterium relevante Bewertungsgesichtspunkte aufgreift, diese aber lückenhaft bzw. nicht lösungsorientiert sind. Dies ist
insbesondere der Fall, wenn konzeptionelle Anforderungen lediglich aufgelistet, nicht in das Gesamtkonzept eingebettet und nur oberflächlich dargelegt werden,
- Geht der Bieter auf einige der als bewertungsrelevant benannten Aspekte nachvollziehbar ein und lassen seine Ausführungen sinnvolle und im Hinblick auf das ausgeschriebene Projekt umsetzbare Ideen erkennen, erhält das Konzept insgesamt 5 Punkte,
- Das Konzept erhält 7 Punkte, falls zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig Stellung genommen wird. Zudem müssen die Ausführungen erkennen lassen, dass der Bieter die besonderen Herausforderungen in Bezug auf die Projektorganisation verinnerlicht und konzeptionell gut bewertet hat,
- Sind die Ausführungen zu jedem der bewertungsrelevanten Aspekte vollständig, besonders ausführlich und lassen ein qualitativ besonders hochwertiges Konzept oder ein besonders innovatives technisches Vorgehen erkennen, wird das Konzept mit 10 Punkten bewertet.
Je Konzept kann ein Angebot max. 10 Punkte erhalten, insgesamt bei der Leistungswertung also 30 Punkte erzielen.
- Die Verhandlungen sollen voraussichtlich im November 2021 stattfinden. Die Auftraggeberin behält sich
unter Berücksichtigung der aktuell dynamischen Lage vor, die Verhandlungen im Rahmen von Video- oder
Telefonkonferenzen durchzuführen.
- Der Zuschlag in diesem Vergabeverfahren kann erst und nur dann erteilt werden, wenn die Gremien des Auftraggebers ihre Zustimmung gegeben haben.
- Der Auftraggeber behält sich insbesondere vor, dieses Verfahren ganz oder teilweise aufzuheben, wenn die vor Beginn des Vergabeverfahrens vorgesehenen Haushalts- oder sonstigen Mittel wider Erwarten bei Zuschlagserteilung nicht zur Verfügung stehen bzw. nicht ausreichen (§ 63 Abs. 1 Nr. 4 VgV).
Bekanntmachungs-ID: CXP4YURRETH

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie
auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S.1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von
Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet:
Der Antrag auf Nachprüfung ist unzulässig, soweit:
1) Der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und
gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; Der Ablauf der Frist
nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis
zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber
dem Auftraggeber gerügt werden,
4) Mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu
wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. §
134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.