Beratung, Betreuung und Umsetzung im SAP HCM System

BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH

Für den Leistungszeitraum vom 01.01.2022 bis 31.10.2025 wird ein Dienstleister benötigt, der der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH mit ca. 100 Personentagen (PT) pro Jahr für Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Verfügung steht.
Weiteres Siehe Abschnitt II.2.4

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-11-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-10-21.

Wer?

• BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Softwareprogrammierung und -beratung

Wo?

• Berlin › Berlin

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-10-21	Auftragsbekanntmachung
2022-02-02	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-10-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwareprogrammierung und -beratung
Referenznummer: V-2021-000457
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Berlin 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH
Postanschrift: Keibelstraße 36
Postleitzahl: 10178
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
E-Mail: einkauf@bim-berlin.de 📧
Telefon: +49 30901661211 📞
Fax: +49 30901661668 📠
URL der Dokumente: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/148242 🌏
URL der Teilnahme: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-10-21 📅
Einreichungsfrist: 2021-11-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-10-26 📅
Datum des Beginns: 2022-01-01 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 208-544600
ABl. S-Ausgabe: 208
Zusätzliche Informationen
Es dürfen keine Personen bei der Öffnung der Angebote anwesend sein.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Weiteres Siehe Abschnitt II.2.4

Für den Leistungszeitraum vom 01.01.2022 bis 31.10.2025 wird ein Dienstleister benötigt, der der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH mit ca. 100 Personentagen (PT) pro Jahr zur Verfügung steht, um die im folgenden beschriebenen Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu erbringen und die aufgeführten Projekte zu begleiten.

Der Dienstleister soll unter Nutzung eines Professionellen Ticketsystems die fortlaufende Betriebsbereitschaft z.B. bei Störungen sicherzustellen. Des Weiteren soll die laufende Pflege der Personalmaßnahmen und die Schulung der Anwender durchgeführt werden.

Zusätzlich soll das Beratungshaus die gesetzlichen Änderungen einrichten und einspielen können. Außerdem sollen die Überprüfung und die ggf. notwendigen HCM spezifischen Anpassungen durch den HCM Dienstleister erfolgen.

Bei Bedarf soll der Dienstleister unter anderem folgende Aufgaben übernehmen:

a) Beseitigen auftretender Fehler in der Abbildung der BV Entgelt im System,

b) Anlegen bzw. Ändern neuer Lohnarten,

c) Anpassen des Entgeltbelegs,

d) Anlegen neuer Krankenkassen bzw. Abgrenzung bei Fusion, Rollen/Nutzereinrichtung (bei Erweiterung),

e) Anlegen von Auswertungsschemen bei Bedarf,

f) Betreuung ESS/MSS (Mitarbeiterservice)

Es finden regelmäßige Jour Fixe zur Abstimmung der Aufgaben statt.

Der Dienstleister soll das Einrichten der Rückstellungsreporting übernehmen, sowie die Abbildung von Anhörungsprozessen, die Digitalisierung der Personalakten, die Personalkostenpläne, die Vorbereitung des Upgrades auf das neue HCM Release H4S4 und die Erweiterung der Nutzung ESS/MSS (inkl. Reporting). Die Nutzung von ESS/MSS soll deutlich ausgebaut und um diverse Prozesse erweitert werden. Der Dienstleister unterstützt den Auftraggeber bei der Definition der Prozesse, der Auswahl der passenden FIORI-Anwendung und übernimmt die Einrichtung der Prozesse.

Bei uns sind das HCM System und das FI/CO System voneinander getrennte Systeme. Der Dienstleister unterstützt bei der Pflege und Anpassung der ALE-Szenarien (bspw. Buchung der Personalabrechnung, Synchronisation der Personal- und Organisationsdaten und Synchronisation der Kostenstellen etc.

Beschreibung der Verlängerungen:

Wird der Vertrag nicht 3 Monate vor Ablauf der vereinbarten Vertragslaufzeit gekündigt, verlängert er sich um jeweils 6 Monate, längstens jedoch um 12 Monate. Die Kündigungsfrist beträgt dann 6 Wochen zum Monatsende.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Bieter hat mit seinem Angebot die Eigenerklärung gemäß § 42 VgV i.V.m. § 122 GWB abzugeben. Die ergänzenden Vertragsbedingungen für IT-Dienstleistungen (EVB IT Dienstleistung mit EVB-IT Dienstleistungs-AGB und EVB-IT Dienstvertrag - Langfassung und den Muser 1 Leistungsnachweis und Muster 2 Änderungsverfahren) werden mit elektronischer Angebotsabgabe Vertragsbestandteil.

Die Besonderen Vertragsbedingungen Teile B und Teil C werden mit elektronischer Angebotsabgabe Vertragsbestandteil. Die Besonderen Vertragsbedingungen zur Frauenförderung (Teil B) sind mit Angebotsabgabe auszufüllen und werden ebenfalls Vertragsbestandteil. Die Verpflichtungserklärung nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), die Verpflichtungserklärung für Teilleistungen durch Nachunternehmer und die Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung sind, wenn erforderlich, mit dem Angebot abzugeben (siehe "Checkliste"). Der Auftraggeber behält sich vor, Eigenerklärungen durch entsprechende Nachweise Dritter belegen zu lassen. Dies gilt auch für Nachweise gem. Ziffer III.1.2) und III.1.3). Der Auftraggeber behält sich vor, einen Handelsregisterauszug einzufordern.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Das Beratungshaus ist mindestens SAP Silver Partner.

2. Die zum Einsatz kommenden Berater verfügen über mindestens 10 Jahre Erfahrung

mit SAP HCM.

3. Die zum Einsatz kommenden Berater verfügen darüber hinaus über umfassende und

sichere Kenntnisse sowie mehrjährige Erfahrung in der Anwendung des deutschen

Steuer- und Sozialversicherungsrechts.

4. Das Beratungshaus gibt die Zusage, dass die namentlich benannten Berater bei der

BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH zum Einsatz kommen und das System SAP HCM betreuen. Ein Wechsel der Berater findet nur nach Rücksprache mit den verantwortlichen Ansprechpartnern bei der BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH statt.

5. Erfahrung und nachgewiesene Referenzen in den HCM Modulen OM, PA, PY,

ESS/MSS (SAPUI5)

6. Erfahrung und nachgewiesene Referenzen mit SAP HCM Systemen im öffentlichen

Sektor

7. Erfahrung zu den Themen HCM Kontextberechtigungen, ALE–Verteilung, SAP

Workflow, ABAP-Programmierung

8. Erfahrung mit dem Modul Reisekosten

9. Kenntnisse des SAP Erweiterungskonzeptes (BADI’s, Kundenexits, Enhancements)

10. Erfahrung und nachgewiesene Referenzen mit BW HR und Personalkostenplanung

11. Erfahrung in der Abbildung von Gehaltsmodellen mit Jahreszielgehalt,

leistungsorientierten Komponenten und Bonusberechnung mit Berücksichtigung von

Verdienstsicherung

12. Erfahrung mit der Wartung unterschiedlicher Tarife

Informationen über einen bestimmten Beruf: Services
Verweis auf einschlägige Rechts- oder Verwaltungsvorschriften: Siehe Vergabedokument Eignungskriterien.pdf
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Die Bieter werden auf die Verpflichtungen zur Zahlung bestimmter Mindeststundenentgelte und zur Tariftreue gem. § 9 Abs. 1 Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz (BerlAVG) sowie auf die Verpflichtung zur Weitergabe dieser Pflicht an Nachunternehmer - siehe Besondere Vertragsbedingungen zum Mindeststundenentgelt BVB (Teil B) - hingewiesen. Für die Teilnehmer von Bewerber-/Bietergemeinschaften sind die dieselben formalen Bedingungen für jeden Teilnehmer zu erfüllen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 08:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-01-29 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2021-11-30 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 08:30
Zusätzliche Informationen: Es dürfen keine Personen bei der Öffnung der Angebote anwesend sein.
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Gesamtkonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60
Preis (Gewichtung): 40

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Vermögen des Landes Berlin
Kontakt
Adresse des Käuferprofils: https://my.vergabeplattform.berlin.de 🌏
Dokumente URL: https://www.meinauftrag.rib.de/public/DetailsByPlatformIdAndTenderId/platformId/2/tenderId/148242 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Zu Pkt I): Wir weisen darauf hin, dass die BIM - Berliner Immobilienmanagement GmbH auch geschäftsbesorgend für andere Auftraggeber des Landes Berlin tätig wird.

Zu Pkt I.3): Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über itwo-tender bereitgestellt. Es werden für diese Vergabe keine Vergabeunterlagen mehr in Papier versendet. Um sich bewerben zu können, ist eine einmalige Registrierung auf itwo-tender notwendig. Nach der erfolgreichen Registrierung kann die sofortige Bewerbung mit dem selbst vergebenen Benutzer-Login erfolgen. Die Registrierung sowie die Vergabe-/Auftragsunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter: URL siehe I.3)

Die Abgabe der Angebote kann ebenfalls ausschließlich über itwo-tender erfolgen. Es werden nur Angebote zur Wertung zugelassen, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist auf itwo-tender hochgeladen wurden. Bei der elektronischen Abgabe in Textform ist die zu erklärende Person zu benennen.

Angebote, die in Papierform vorliegen, gelten als nicht formgerecht abgegeben und werden ausgeschlossen.

Zu Pkt IV): Fragen zum Verfahren sind spätestens bis zum 22.11.2021 um 12:00 Uhr unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf der Vergabeplattform itwo-tender einzustellen. Es ist darauf hinzuweisen, dass die Übersicht zu den Bieterfragen und den entsprechenden Antworten lediglich unter dem gegenständlichen Vergabeverfahren auf itwo-tender einzusehen ist.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postanschrift: Martin-Luther-Straße 105
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10825
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3090138316 📞
Fax: +49 3090137613 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabevorschriften sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen. Bei Verstößen, die sich aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen ergeben, bis spätestens zum Ablauf der Angebots- oder Bewerbungsfrist (§ 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB). Teilt der Auftraggeber mit, dass der Rüge nicht abgeholfen wird, kann innerhalb von 15 Kalendertagen ein Nachprüfungsantrag bei der o. a. Vergabekammer schriftlich gestellt werden (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung (per Fax oder elektronischem Weg) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 Abs. 1 GWB).

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Land Berlin (Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin)
Postanschrift: Alexanderstraße 3
Postleitzahl: 10178
Fax: +49 30901661668 📠
Quelle: OJS 2021/S 208-544600 (2021-10-21)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-02-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwareprogrammierung und -beratung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Land Berlin (Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin)
Postanschrift: Alexanderstraße 3

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-02-02 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-02-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 026-067086
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 208-544600
ABl. S-Ausgabe: 26

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Für den Leistungszeitraum vom 01.01.2022 bis 31.10.2025 wird ein Dienstleister benötigt, der der BIM

Berliner Immobilienmanagement GmbH mit ca. 100 Personentagen (PT) pro Jahr für Beratungs- und

Unterstützungsleistungen zur Verfügung steht.

Für den Leistungszeitraum vom 01.01.2022 bis 31.10.2025 wird ein Dienstleister benötigt, der der BIM Berliner

Immobilienmanagement GmbH mit ca. 100 Personentagen (PT) pro Jahr zur Verfügung steht, um die im

folgenden beschriebenen Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu erbringen und die aufgeführten Projekte

zu begleiten.

Der Dienstleister soll unter Nutzung eines Professionellen Ticketsystems die fortlaufende Betriebsbereitschaft

z.B. bei Störungen sicherzustellen. Des Weiteren soll die laufende Pflege der Personalmaßnahmen und die

Schulung der Anwender durchgeführt werden.

Zusätzlich soll das Beratungshaus die gesetzlichen Änderungen einrichten und einspielen können. Außerdem

sollen die Überprüfung und die ggf. notwendigen HCM spezifischen Anpassungen durch den HCM Dienstleister

erfolgen.

a) Beseitigen auftretender Fehler in der Abbildung der BV Entgelt im System,

b) Anlegen bzw. Ändern neuer Lohnarten,

c) Anpassen des Entgeltbelegs,

d) Anlegen neuer Krankenkassen bzw. Abgrenzung bei Fusion, Rollen/Nutzereinrichtung (bei Erweiterung),

e) Anlegen von Auswertungsschemen bei Bedarf,

f) Betreuung ESS/MSS (Mitarbeiterservice)

Der Dienstleister soll das Einrichten der Rückstellungsreporting übernehmen, sowie die Abbildung von

Anhörungsprozessen, die Digitalisierung der Personalakten, die Personalkostenpläne, die Vorbereitung des

Upgrades auf das neue HCM Release H4S4 und die Erweiterung der Nutzung ESS/MSS (inkl. Reporting). Die

Nutzung von ESS/MSS soll deutlich ausgebaut und um diverse Prozesse erweitert werden. Der Dienstleister

unterstützt den Auftraggeber bei der Definition der Prozesse, der Auswahl der passenden FIORI-Anwendung

und übernimmt die Einrichtung der Prozesse.

Bei uns sind das HCM System und das FI/CO System voneinander getrennte Systeme. Der Dienstleister

unterstützt bei der Pflege und Anpassung der ALE-Szenarien (bspw. Buchung der Personalabrechnung,

Synchronisation der Personal- und Organisationsdaten und Synchronisation der Kostenstellen etc.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postanschrift: Martin-Luther-Str. 105
Fax: +49 3090138313 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Vergabekammer des Landes Berlin
Postleitzahl: 10825
Telefon: +49 3090138316 📞
Quelle: OJS 2022/S 026-067086 (2022-02-02)

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