Beratung und Betreuung der Suchmaschinenoptimierung (SEO) für die bundesweiten Websites der AOK

Kurze Beschreibung

Im Rahmen seiner Aufgaben – der Interessenvertretung und Unterstützung der AOK-Gemeinschaft und der Entwicklung gemeinsamer Produkte, Strategien und der Pflege der gemeinsamen Online-Auftritte – sucht der AOK-Bundesverband einen Auftragnehmer zur Betreuung der Suchmaschinenoptimierung (SEO) seiner bundesweiten Webangebote. Mit Hilfe entsprechender Maßnahmen soll die Sichtbarkeit und Auffindbarkeit der AOK-Websites in den organischen Suchergebnissen von Suchmaschinen sichergestellt und fortlaufend verbessert werden. Den Schwerpunkt bildet die kontinuierliche Weiterentwicklung der plattform-übergreifenden SEO-Strategie für die AOK-Onlinewelt unter Berücksichtigung aller relevanten Kanäle sowie deren Überwachung/Erfolgsmessung.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftragnehmer erbringt im Zusammenhang der Weiterentwicklung der Webangebote des AOK-Bundesverbands sowie neu hinzukommender Webangebote verschiedene Leistungen:
— Onboarding,
— SEO-Strategie, Beratung und Reporting,
— SEO-Beratung im Rahmen von Portal-Neu- bzw. -Weiterentwicklungen,
— Erstellung und Weiterentwicklung des Domainkonzepts,
— Projekt-Management,
— Schulung.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Für den Auftrag kommen nur Bieter in Betracht, die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen die erforderliche Zuverlässigkeit, Leistungsfähigkeit und Fachkunde besitzen.
Die 3 Bewerber mit der Höchstpunktzahl werden aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Die Auftraggeberin behält sich vor, bei Punktegleichstand auf dem letzten Platz, den Bieterkreis zu erweitern und mehr als 3 Bewerber zur Angebotsabgabe aufzufordern.
1. Angaben zum Unternehmen (Gewichtung 10 %, max. 10 Punkte)
— Keine SEO-Zertifizierung Strategie und Onpage durch den BVDW vorhanden = 0 Punkte,
— SEO-Zertifizierung Strategie und Onpage durch den BVDW ist vorhanden = 5 Punkte,
— SEO-Zertifizierung Strategie, Onpage und Offpage durch den BVDW ist vorhanden = 10 Punkte.
2. Referenzen (Gewichtung 40 %, max. 30 Punkte)
Bieter müssen den fachlichen Nachweis ihrer Eignung über die Bereitstellung von mindestens 3 Referenzen erbringen. Es können nur Referenzprojekte gewertet werden, die die in Ziffer III.1.3) genannten Mindestanforderungen erfüllen.
In Summe über alle 3 Referenzen hinweg muss jeder der nachfolgend aufgeführten Kompetenzbereiche mindestens zweimal nachgewiesen werden, ansonsten erfolgt der Ausschluss des Bewerbers:
— Kompetenzbereich: Onpage-Optimierung – Mindestanforderung an zeitlichem Aufwand: Mindestens 40 Personentage,
— Kompetenzbereich: Offpage-Optimierung – Mindestanforderung an zeitlichem Aufwand: Mindestens 30 Personentage,
— Kompetenzbereich: Strategische SEO-Beratung – Mindestanforderung an zeitlichem Aufwand: Mindestens 20 Personentage.
Die Bewertung der Referenzen erfolgt anhand nachfolgender Kriterien. Es können je Referenz maximal 10 Punkte erreicht werden, die jeweils zu 33,3 % in der Wertung der Referenzen mit einfließen.
Referenzprojekt 1 (33,3 %, bis 10 Punkte möglich):
— Erfüllung der 3 Kompetenzbereiche mit insg. mind. 90 Personentagen (2 Punkte) oder
— Erfüllung der 3 Kompetenzbereiche mit insg. mind. 150 Personentagen (5 Punkte),
— Kunden-Website hat Bezug zur GKV- bzw. Versicherungsbranche (3 Punkte),
— Kunde hat regionale Aufstellung (mehrere Geschäftsstellen oder Filialen in Deutschland) (2 Punkte).
Referenzprojekt 2 (33,3 %, bis 10 Punkte möglich):
— Erfüllung der 3 Kompetenzbereiche mit mind. 90 Personentagen (2 Punkte) oder
— Erfüllung der 3 Kompetenzbereiche mit mind. 150 Personentagen (5 Punkte),
— Kunden-Website hat Bezug zur GKV- bzw. Versicherungsbranche (3 Punkte),
— Kunde hat regionale Aufstellung (mehrere Geschäftsstellen oder Filialen in Deutschland) (2 Punkte).
Referenzprojekt 3 (33,3 %, bis 10 Punkte möglich):
— Erfüllung der 3 Kompetenzbereiche mit mind. 90 Personentagen (2 Punkte) oder
— Erfüllung der 3 Kompetenzbereiche mit mind. 150 Personentagen (5 Punkte),
— Kunden-Website hat Bezug zur GKV- bzw. Versicherungsbranche (3 Punkte),
— Kunde hat regionale Aufstellung (mehrere Geschäftsstellen oder Filialen in Deutschland) (2 Punkte).
Werden mehr als 3 Referenzen eingereicht, werden alle anhand der beschriebenen Kriterien bewertet und die besten 3 Referenzen fließen in die Wertung mit ein.
Unternehmenseigene SEO-Projekte können nicht berücksichtigt werden.
3. Mitarbeiterqualifikation (Gewichtung 50 %)
Der Bewerber benennt ein Kernteam mit 3 Spezialisten aus dem Bereich Suchmaschinenoptimierung bestehend aus einem Projektmanager/SEO-Berater und 2 weiteren SEO-Beratern.
Die Bewertung der Mitarbeiter erfolgt anhand nachfolgender Kriterien. Es können für den Projektmanager/SEO-Berater maximal 10 Punkte erreicht werden. Für die SEO-Berater können jeweils maximal 10 Punkte erreicht werden. Insgesamt können für die Mitarbeiterqualifikationen maximal 30 Punkte erzielt werden, die zu 50 % in die Wertung einfließen.
a) Projektmanager/SEO-Berater:
— Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Leitung von SEO-Projekten = 0 Punkte,
— oder mindestens 7 Jahre Erfahrung in der Leitung von SEO-Projekten = 3 Punkte,
— Kenntnis agiler Arbeitsmethoden = 2 Punkte,
— Mindestens 5 Jahre fundierte Berufserfahrung als Projektmanager/SEO-Berater (Erfahrung entsprechend Absatz 3.a.) = 0 Punkte,
— oder insgesamt mindestens 7 Jahre fundierte Berufserfahrung als Projektmanager/SEO-Berater (Erfahrung entsprechend Absatz 3.a.) = 3 Punkte,
— War in einem der Referenzprojekte als Projektleitung tätig = 0 Punkte,
— oder war in 2 Referenzprojekten als Projektleitung tätig = 2 Punkte.
b) SEO-Berater
— mindestens 3 Jahre Erfahrung in der SEO-Beratung (Erfahrung entsprechend Absatz 3.b.) = 0 Punkte,
— oder insgesamt mindestens 5 Jahre Erfahrung in der SEO-Beratung (Erfahrung entsprechend Absatz 3.b.) = 3 Punkte,
— oder insgesamt mindestens 7 Jahre Erfahrung in der SEO-Beratung (Erfahrung entsprechend Absatz 3.b.). = 6 Punkte,
— Kenntnis agiler Arbeitsmethoden = 2 Punkte,
— War in einem der Referenzprojekte als SEO-Beratertätig. = 0 Punkte,
— oder war in 2 Referenzprojekten als SEO-Berater tätig. = 2 Punkte.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1) Sofern vorhanden oder zur Eintragung verpflichtet:
Aktueller Nachweis zur Eintragung in das einschlägige Berufs- oder Handelsregister des Niederlassungsstaats des Bieters/des Mitglieds der Bietergemeinschaft (nicht älter als 24 Monate vom Tag der Angebotsfrist gerechnet). Bieter mit Firmensitz außerhalb Deutschlands haben den Nachweis der Eintragung in ein vergleichbares Register von Stellen des Herkunftslandes in deutscher beglaubigter Übersetzung einzureichen.
2) Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt.
(a) Hinweis Bietergemeinschaften:
Im Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft sind die zuvor genannten Unterlagen von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft einzureichen. Zusätzlich ist die Erklärung einer Bietergemeinschaft einzureichen.
(b) Hinweis Eignungsleihe:
Im Fall der Eignungsleihe ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt“ für jedes Drittunternehmen zu erbringen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen für jedes Drittunternehmen, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, mit dem Angebot einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter.
(c) Hinweis Nachunternehmer:
Im Fall des Einsatzes von Nachunternehmern ist die „Eigenerklärung, dass keiner der Ausschlussgründe der §§ 123, 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) vorliegt“ für jeden Nachunternehmer, dessen Kapazitäten der Bieter in Anspruch nimmt, einzureichen. Zusätzlich sind folgende Unterlagen je Nachunternehmer einzureichen:
— Verzeichnis der einzusetzenden Dritt- und Nachunternehmer,
— Verpflichtungserklärung des benannten Dritt-/Nachunternehmers gegenüber dem Bieter (Ist spätestens vor Zuschlagserteilung einzureichen!).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Angabe des durchschnittlich vermittelten Jahresumsatzes in Deutschland (in den letzten 3 Geschäftsjahren 2018-2020).
2) Eigenerklärung zur Betriebshaftpflichtversicherung:
Der Bewerber erklärt, dass er spätestens 8 Wochen nach Zuschlagserteilung durch Vorlage einer aktuell bestehenden und gültigen Bescheinigung durch Bestätigung des Versicherers der Auftraggeberin nachweist, dass er über eine angemessene und gültige Betriebshaftpflichtversicherung mit mindestens folgenden Deckungssummen je Versicherungsfall verfügt:
— 1 000 000 EUR für Personen- und Sachschäden sowie
— 1 000 000 EUR für Vermögensschäden, inkl. Schäden aufgrund von datenschutzrechtlichen Verstößen.
Er ist verpflichtet, diesen Versicherungsschutz während der gesamten Laufzeit dieses Vertrages und darüber hinaus bis zur Verjährung aller Mängelansprüche aufrechtzuerhalten. Kommt der Auftragnehmer diesen Verpflichtungen nicht nach, ist der Auftraggeber nach erfolgloser angemessener Fristsetzung zur Kündigung dieses Vertrags aus wichtigem Grund berechtigt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1) Angabe von prüfbaren Referenzen
Bieter müssen den fachlichen Nachweis ihrer Eignung über die Bereitstellung von mindestens 3 Referenzen erbringen, die innerhalb der letzten 3 Jahre erbracht worden sind und mit dem zu vergebenden Auftrag nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad vergleichbar sind. Es können nur Referenzprojekte gewertet werden, die die folgenden Mindestanforderungen erfüllen.
a) Laufzeit des eingereichten SEO-Projekts – Mindestanforderung: Mind. 2 Jahre (seit 2018),
b) Webseiten-Traffic der Kunden-Webseite vor Projektstart – Mindestanforderung: Mind. 120 000 Webseitenaufrufe pro Jahr,
c) Steigerung der jährlichen Webseitenaufrufe/Page Views – Mindestanforderung: Mindestens 20 %,
d) Steigerung von Conversions z. B. Newsletter-Signups, Kundenneuanmeldungen/Abonnenten – Mindestanforderung: Mindestens 10 %.
In Summe über alle 3 Referenzen hinweg muss zudem jeder der nachfolgend aufgeführten Kompetenzbereiche mindestens zweimal nachgewiesen werden, ansonsten erfolgt der Ausschluss des Bewerbers.
a) Kompetenzbereich Onpage-Optimierung – Mindestanforderung an zeitlichem Aufwand: Mindestens 40 Personentage,
b) Kompetenzbereich Offpage-Optimierung – Mindestanforderung an zeitlichem Aufwand: Mindestens 30 Personentage,
c) Kompetenzbereich Strategische SEO-Beratung – Mindestanforderung an zeitlichem Aufwand: Mindestens 20 Personentage.
Folgende Angaben sind je Referenz zu tätigen: Titel des Referenzprojekts, Auftraggeber/-in und Ansprechpartner/-in, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Leistungszeitraum (in mm/jjjj bis mm/jjjj), Branche, Angaben zu evtl. regionaler Aufstellung des Auftraggebers, Link zur Website des Unternehmens, Leistungsart und -umfang (Allgemeine Beschreibung und Erläuterung der Tätigkeit in dem Auftrag sowie des Umfangs des Auftrages), Angabe zu Website-Traffic der Kunden-Website vor Projektstart (in Webseitenaufrufen pro Jahr), Nähere Angaben zur Steigerung der jährlichen Webseitenaufrufe / Page Views, Nähere Angaben zur Steigerung von Conversions z. B. Newsletter-Signups,
Kundenneuanmeldungen/Abonnenten,
Zeitlicher Gesamtaufwand in Personentagen, Beschreibung der strategischen Beratung (inkl. der Angabe der geleisteten Personentage), Beschreibung der Onsite-Optimierung (inkl. der Angabe der geleisteten Personentage), Beschreibung der Offsite-Optimierung (inkl. der Angabe der geleisteten Personentage).
2.) Kurze Unternehmensdarstellung
Folgende Angaben sind zu tätigen: Eckdaten zum Unternehmen, Gesellschaftsform, Geschäftstätigkeit, Anzahl Standorte in Deutschland, Mitarbeiterzahl (2018/ 2019/ 2020)
(Durchschnittliche Zahl der sozialversicherungspflichtigen Mit-arbeiter/-innen in Deutschland), Angabe zu ggf. vorhandener SEO-Zertifizierung durch den BVDW ((Strategie, Onpage, Offpage).
3) Mitarbeiterqualifikation
Der Bewerber benennt ein Kernteam mit 3 Spezialisten aus dem Bereich Suchmaschinen-optimierung bestehend aus einem Projektmanager/SEO-Berater und 2 weiteren SEO-Beratern. Die Kompetenzen sind anhand des Formblattes anzugeben.
a) Ein Projektmanager/SEO-Berater:
— Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Leitung von Projekten zur Suchmaschinenoptimierung,
— Kenntnisse agiler Arbeitsmethoden (z. B. Scrum),
— Mindestens 5 Jahre fundierte Berufserfahrung als -Projektmanager/SEO-Berater,
— Fundierte Berufserfahrung liegt vor, wenn folgende Tätigkeiten nachweislich ausgeführt wurden:
—— SEO-Strategie (Mobile, Video, Local, Voice Search),
—— Onsite-Optimierung,
—— Offsite-Optimierung,
—— Fundierte Kenntnisse gängiger Webseiten-Analyse-Tools.
— Beteiligung an mindestens einem der eingereichten Referenzprojekte in leitender Funktion/als verantwortlicher Projektmanager (über mind. ein Jahr pro Referenzprojekt)
b) Zwei SEO-Berater:
— Mindestens 3 Jahre fundierte Berufserfahrung als SEO-Berater,
— Fundierte Berufserfahrung liegt vor, wenn folgende Tätigkeiten nachweislich ausgeführt wurden:
—— SEO-Strategie (Mobile, Video, Local, Voice Search),
—— Onsite-Optimierung,
—— Offsite-Optimierung,
—— Arbeit mit agilen Arbeitsmethoden (z. B. Scrum),
—— Erstellung von komplexen Excel-Reports,
—— Umgang mit Sistrix und Sistrix-Datenaufbereitung,
—— Fundierte Kenntnisse gängiger Webseiten-Analyse-Tools,
—— Erstellung von Trendanalysen und Wettbewerbsanalysen zu gängigen Web Performance Indikatoren.
— Beteiligung an mindestens einem der eingereichten Referenzprojekte (über mind. ein Jahr pro Referenzprojekt).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 134 GWB Informations- und Wartepflicht.
„(1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
(2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
(3) Die Informationspflicht entfällt in Fällen, in denen das Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb wegen besonderer Dringlichkeit gerechtfertigt ist...“
§ 135 GWB Unwirksamkeit.
„(1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber:
1. gegen § 134 verstoßen hat…“
§ 160 GWB Einleitung, Antrag.
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.“
§ 168 GWB Entscheidung der Vergabekammer.
„(1) Die Vergabekammer entscheidet, ob der Antragsteller in seinen Rechten verletzt ist und trifft die geeigneten Maßnahmen, um eine Rechtsverletzung zu beseitigen und eine Schädigung der betroffenen Interessen zu verhindern. Sie ist an die Anträge nicht gebunden und kann auch unabhängig davon auf die Rechtmäßigkeit des Vergabeverfahrens einwirken.
(2) Ein wirksam erteilter Zuschlag kann nicht aufgehoben werden…“.