Beratungsleistungen von Selbstständigen und Kleinunternehmen insbesondere in Krisensituationen in Hamburg

Kurze Beschreibung

Ein bedeutsames und bewährtes mittelstandspolitisches Instrument zur Stärkung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von Selbstständigen und Kleinunternehmen und zum Erhalt von Arbeitsplätzen ist in Hamburg ein Angebot, das Selbstständige und Kleinunternehmen insbesondere in Notsituationen schnell, unkompliziert, kompetent und kostenlos berät und da-neben auch Hilfestellungen zur Stabilisierung und Nachhaltigkeit der Geschäftstätigkeit bietet.
Um diese Leistung zu erbringen ist es erforderlich, betriebswirtschaftliches, rechtliches und psychologisches Know-How gebündelt in einer Hand vorzuhalten.

Beschreibung der Beschaffung

Der Zielgruppe (Freiberuflerinnen und Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmen) soll Expertenwissen, das sonst vor allem größeren Unternehmen zur Verfügung steht, als niedrigschwelliges Angebot im Sinne einer „Hilfe zur Selbsthilfe“ ohne vorgeschaltetes Antragsverfahren kostenlos zugänglich gemacht werden. Ziel ist es, durch die Beratung wirksam zur Lösung der Unternehmenskrise oder geordneten Abwicklung des Unternehmens beizutragen. Die Dauer der Beratung ist dabei nicht festgelegt und kann je nach Einzelfall variieren. Die Beratungsleistungen sollen über geeignete Kommunikationskanäle angeboten werden.
Die Beratungsleistungen sollen inhaltlich alle für Unternehmen “in der Krise“ typischen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen im Rahmen einer niederschwelligen Ad-hoc-Beratung umfassen und dürfen nicht in Konkurrenz zu klassischen Unternehmens- oder Steuerberatungen stehen. Inhaltlich sollen sich die Beratungsleistungen beispielsweise auf folgende Themenbereiche beziehen:
• Entwicklung von Akquise-Strategien
• Hilfestellungen bei „Krisenfragen“ mit der Bank/dem Finanzamt
• Managen von Schulden und Forderungen
• Finanzen im Blick haben
• Preis-/ und Honorarkalkulationen
• Überprüfung des Geschäftsmodells
Im Beratungsprozess ist dafür Sorge zu tragen, dass kompetent und zielführend an geeignete Beratungsstellen des Hamburger Gründungsnetzwerks verwiesen wird. Darüber hinaus sind geeignete digitale Angebote wie bspw. Online-Inhalte und Tools (Kurse, Geschäftsmodell-Check), FAQs oder Podcasts bereitzustellen, die auf die meist angesprochenen Thematiken eingehen und diese erläutern.
Die Beratung ist in einem schnellen und unbürokratischen Verfahren und über verschiedene Kanäle (Videoanruf, Telefon, Email, interaktive Beratungselemente,…) anzubieten.
Die Beratungsleistungen sind von Montag bis Freitag zur Verfügung zu stellen und es hat (von Montag bis Freitag) eine Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden nach Eingang der Anfrage zu erfolgen. Eine Erreichbarkeit in einem Zeitraum von 4 Stunden zwischen 9:00 und 17:00 Uhr muss von Montag bis Freitag gegeben sein. Darüber hinaus muss an einem dieser Tage eine Erreichbarkeit von 17:00 bis 19:00 Uhr gegeben sein.
Die Beratungsleistungen sind im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit zu bewerben. Für die Beratungsleistungen ist ein klarer, für Nutzende freundlich und intuitiv gestalteter Internetauftritt vorzuhalten.
Eine angemessene qualitative und quantitative Begleitevaluierung und Maßnahmen zur Qualitätssicherung werden vorausgesetzt. Es ist insb. ein geeigneter Feedback-Mechanismus vor-zusehen. Ein effektives Wissensmanagement soll erfolgen.
Die Leistung soll für insgesamt dreieinhalb Jahre ausgeschrieben werden (anderthalb Jahre zzgl. von zwei einjährigen Verlängerungsoptionen).
Für die Jahre 2022 (ab 01.07.2022) bis 2025 stehen 175.000 Euro (ohne USt.) p.a. für die Ausführung des Auftrages zur Verfügung. Für den Zeitraum 01.07.2022 - 31.12.2023 stehen dementsprechend 262.500 Euro zur Verfügung. Angebote, die über diese Grenze hinausgehen, können nicht berücksichtigt werden. Der Preis stellt ein Wertungskriterium dar (siehe Ziffer 1.8 der Leistungsbeschreibung).
Auf der Grundlage vergangenen Erfahrungen wird von einem Beratungsaufkommen in Höhe von 300-600 Beratungsfällen und 1000-2000 Beratungskontakten pro Jahr ausgegangen. Auf das Aufkommen hat die Auftraggeberin keinen Einfluss. Es sind aufkommensabhängig ausreichende Beratungskapazitäten vorzuhalten. Es besteht kein Anspruch auf Erbringung einer Mindestquote. Zu erbringen ist der tatsächliche Beratungsbedarf.
Einzelheiten über den Umfang und die Art der ausgeschriebenen Leistung sind insbesondere dem 3. Teil der Leistungsbeschreibung (Bestandteil der Vergabeunterlagen) zu entnehmen.
Die Leistung wird als Gesamtauftrag vergeben.

Qualitätskriterium (Bezeichnung)

Leistungskonzept: Mit dem Angebot ist ein aussagefähiges, ausreichend detailliertes schriftliches Konzept einzureichen (maximal 15 DIN A4-Seiten, Schriftart Arial, Schriftgröße 11) aus dem hervorgeht, wie die dargestellte Leistung erbracht werden soll. Dabei sind neben der methodischen Herangehensweise bei der Umsetzung der Vorgaben auch die thematischen Angebote und die am besten geeigneten Informations- und Kommunikationskanäle darzustellen. Einzelheiten zu den Unterkriterien und deren Gewichtung sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Kostenkriterium (Name)

Angebotspreis (netto): Der Gesamtpreis für den Zeitraum 01.07.2022-31.12.2023, Position 1 bzw. der Jahresgesamtpreis für das Jahr 2024, Position 2 und für das Jahr 2025, Position 3, sind im Feld „Produkte/Leistungen“ netto einzutragen. Aus der Summe ergibt sich der Angebotspreis für die gesamte Laufzeit.

Beschreibung der Verlängerungen

Die Auftraggeberin hat die Möglichkeit durch einseitige Willenserklärung den Vertrag zweimal um je ein Jahr bis insgesamt zum 31.12.2025 zu verlängern. Die einseitige Willenserklärung zur Vertragsverlängerung muss der Auftragnehmerin/dem Auftragnehmer gegenüber bis zum 30.09.2023 bzw. 30.09.2024 schriftlich durch die Auftraggeberin erklärt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die nachstehend geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise sind dem Angebot beizufügen oder während der elektronischen Angebotsabgabe anzugeben. Darüber hinausgehende Informationsunterlagen sind nicht erwünscht.
Fremdsprachige Bescheinigungen bedürfen einer Übersetzung in die deutsche Sprache.
Das Fehlen oder die Unvollständigkeit auch nur einer der Unterlagen, Angaben, Erklärungen und Nachweise kann zum Ausschluss des Bewerbers vom weiteren Vergabeverfahren führen. Dies gilt ebenfalls für die unter III.1.2) und 3) geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise.
Einzureichende Unterlagen:
1. Eignungsvordruck (Vergabevordruck Nr. 04): der den Vergabeunterlagen beigefügte Vordruck ist dem Angebot/vollständig ausgefüllt beizufügen.
2. Falls zutreffend: Unterschriebene Erklärung Bietergemeinschaft (Vergabevordruck Nr. 12). Der bevollmächtigte Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, ist zu benennen.
Im Angebot ist in diesem Fall zudem darzustellen, welche Teilleistungen durch welche Unternehmen erbracht werden sollen und wie die Zusammenführung der Teilergebnisse erfolgen soll.
3. Falls zutreffend: Angaben zum Einsatz von Unterauftragnehmern
Im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit kann der Bewerber die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen vorlegt. Zudem ist anzugeben, welche Leistungen und welcher Umfang der Leistungen dem Unterauftragnehmer übertragen werden sollen.
4. Angabe der Hauptgesellschafter (mehr als 25% der Stimmrechte) – nutzen Sie hierzu das Eingabefeld in der eVergabe

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

5. Gesamtumsatz: Angaben über den Gesamtumsatz des Unternehmens für vergleichbare Leistungen der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre (getrennt nach Jahren): Die Eingaben sind vollständig im o.g. Eignungsvordruck zu machen. Dabei ist der Umfang der Beratungstätigkeit im Bereich der Krisen-/Insolvenzberatung gesondert auszuweisen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

6. Personalqualifikation: Dem Angebot ist eine Darstellung des Projektteams einschließlich kurzer Angaben zur Qualifikation (insbesondere Abschluss) und zu den einschlägigen Erfahrungen beizufügen. Die Vorgaben gem. Ziffer 3.8 der Leistungsbeschreibung sind zu beachten.
7. Referenzen - Eine Liste mit drei wesentlichen, in den letzten drei Jahren erbrachten Leistungen ähnlicher Art ist dem Angebot beizufügen. Insbesondere ist mindestens eine Referenz über die Durchführung einer Krisen- / Insolvenzberatung anzugeben.
Bei diesen aussagefähigen Referenzen sind jeweils der Rechnungswert, die Leistungszeit sowie der öffentliche oder private Auftraggeber (mit Kontaktdaten, mindestens Telefonnummer) der erbrachten Dienstleistungen zu nennen.
Kurzvorstellung je Referenzprojekt auf maximal einer DIN A4 Seite pro Projekt (Arial Schriftgröße 11), inkl.:
• Projektbezeichnung und -beschreibung
• Rechnungsumfang
• Ansprechpartner des Auftraggebers (Name, Funktion, Kontaktdaten)
• Ggf.: Darstellung des Anteils des Bieters am Gesamtprojekt
• Darstellung der Anteile der einzelnen Mitarbeiter, die im Falle einer Beauftragung zum Einsatz kommen sollen und am Referenzprojekt mitgewirkt haben
• Darstellung der Zielerreichung
Die Angaben werden von der Vergabestelle vertraulich behandelt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Der AN haftet in vollem Umfang nach den einschlägigen vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen. Bei der Einschaltung von Nachunternehmen, Erfüllungsgehilfen und sonstigen Beauftragten haftet der AN für sämtliche Pflichtverletzungen so, als wenn er selbst tätig geworden wäre.
Außerdem hat der AN den AG und die Bedarfsstellen von sämtlichen Schadensersatzansprüchen Dritter freizuhalten, die im Zusammenhang mit einer Verletzung der vom AN nach diesen Vergabeunterlagen übernommenen Pflichten gegen den AG oder die Bedarfsstellen geltend gemacht werden sollten. Eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung ist abzuschließen, soweit diese nicht schon vorhanden ist.

- Die Angebote sind ausnahmslos elektronisch unter www.bieterportal.hamburg.de einzureichen. Die erforderlichen Unterlagen sind ebenfalls unter dieser Adresse abrufbar.
- Die Finanzbehörde behält sich vor, von den Bietern auf gesonderte Anforderung entsprechende Bescheinigungen (steuerliche Bescheinigung zur Beteiligung an öffentlichen Aufträgen beziehungsweise Bescheinigungen in Steuersachen, Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Krankenkasse, Bestätigung des Versicherers usw.) in aktueller Fassung abzufordern.
- Fragen von Bietern sind ausschließlich über die Bieterkommunikation unter www.bieterportal.hamburg.de zu stellen. Die dazugehörigen Antworten werden ebenfalls dort veröffentlicht. Die Frist für Fragen von Bietern ist den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Danach eingehende Fragen werden ggf. nicht mehr beantwortet. Die Finanzbehörde behält sich vor, auch Fragen zu beantworten, die nach Ablauf der Frist eingehen.
- Eine bestimmte Rechtsform des Anbieters ist nicht erforderlich. Im Falle von Bietergemeinschaften ist ein bevollmächtigter Vertreter, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, zu benennen. Die Bietergemeinschaft haftet gesamtschuldnerisch. Es ist zwingend die Erklärung der Bietergemeinschaft (Vergabevordruck Nr. 12) vollständig ausgefüllt dem Angebot beizufügen. Von jedem Mitglied einer Bietergemeinschaft sind die unter III.1.1 genannten einzureichenden Unterlagen ausgefüllt und unterschrieben einzureichen.
- Die Verantwortung für die Auswahl der Unterauftragnehmer und die Gestaltung der Unteraufträge liegt beim Auftragnehmer. Mit Angebotsabgabe ist im Vordruck 05 – Angebotsvordruck – anzugeben, welche Teilleitung an einen Unterauftragnehmer vergeben wird.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Die Vergabestelle weist ausdrücklich auf die Rügeobliegenheit der Unternehmen/ Bewerber/ Bieter sowie auf die Präklusionsregelung gemäß § 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hinsichtlich der Behauptung von Verstößen gegen die Bestimmungen über das Vergabeverfahren hin. § 160 Abs. 3 S. 1 GWB lautet: Der Antrag (auf Nachprüfung) ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Abs.1 Nr.2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 1 GWB bleibt unberührt.