Beschaffung einer neuen Computer Aided Facility Management-Software (CAFM)

DAK-Gesundheit

Beschaffung einer neuen CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) und Erweiterung um die fehlenden Standard-Module sowie Schnittstellen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-08-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-07-22.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Loy & Hutz Solutions GmbH

Wer?

• DAK-Gesundheit

Wie?

• Softwarepaket für das Facility-Management und Softwarepaketreihe › Softwarepaket für das Facility-Management

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-07-22	Auftragsbekanntmachung
2022-02-21	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-07-22)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Referenznummer: 1003085
Kurze Beschreibung:

Beschaffung einer neuen CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) und Erweiterung um die fehlenden Standard-Module sowie Schnittstellen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: DAK-Gesundheit
Postanschrift: Nagelsweg 27-31
Postleitzahl: 20097
Postort: Hamburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.dak.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@dak.de 📧
Telefon: +49 4023648550 📞
Fax: +49 4033470-900200 📠
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YRXYYEG/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YRXYYEG 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-07-22 📅
Einreichungsfrist: 2021-08-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 143-379645
ABl. S-Ausgabe: 143
Zusätzliche Informationen

Keine Angaben. Bekanntmachungs-ID: CXS0YRXYYEG

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zur Unterstützung des technischen und infrastrukturellen Gebäudemanagements möchte die DAK-Gesundheit eine neue CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) beschaffen und die fehlenden Standard-Module sowie Schnittstellen erweitern.

Die eingesetzte CAFM-Software „ConjectFM“ wurde im Jahr 2001 von der DAK-Gesundheit (DAK-G) beschafft und befindet sich seit diesem Zeitpunkt in verschiedenen Ausbaustufen im Einsatz. Die CAFM-Software wurde durch die DAK-G mit externer Unterstützung auf die Bedürfnisse der DAK-G angepasst. Der Customizing-Anteil beträgt ca. 80 %. Das Hosting erfolgt durch die BMT. Die CAFM-Software selbst wird als Client-Server-Lösung betrieben und nicht nennenswert weiterentwickelt, da eine webbasierte Lösung (gleiche CAFM-Software nur andere Umgebung) angeboten wird.

Folgende Module der Software werden genutzt:

— Mietvertragsmanagement,

— Vertragsmanagement,

— Wartungs- und Auftragsverwaltung (Gebäude Nagelsweg),

— Belegungsmanagement (Gebäude Nagelsweg),

— Parkplatzverwaltung,

— Reinigungsmanagement,

— Energiemanagement.

Die derzeit eingesetzte CAFM-Software „ConjectFM“ beinhaltet kein Modul „Servicedesk“ (Ticket-System). Eine Erweiterung der bestehenden Softwarelösung um das dringend benötigte Modul „Servicedesk“, wäre nur im Rahmen eines Customizings mit erheblichen finanziellen Aufwänden möglich.

Weiterhin fehlen die Schnittstellen zu SAP (bidirektional) und zu den gängigen Standard-Software im Gebäudemanagement (z. B. Revit, BIM).

Ebenfalls stehen keine standardisierten Schnittstellen von der CAFM-Software „ConjectFM“ zum Dienststellen-Information-Bestand (DIB) bzw. dessen Nachfolger DIBitt oder an das active directory der DAK-G zur Verfügung. Gleiches gilt für die Anbindung an das Personendokument zur Abfrage der Mitarbeiterdaten (Anzahl der Beschäftigten je Stellentyp und Dienststelle) an einem Standort.

Zukünftig soll eine standardisierte CAFM-Software eingesetzt werden, um damit den bis dato sehr hohen Customizing-Anteil von ca. 80 % auf ein Minimum zu reduzieren. Damit werden die Risiken und Kosten bei Softwareupgrades bzw. Softwareupdate minimiert (Umfangreiche händische Anpassung/ Programmierungen entfallen).

Die CAFM-Software soll nach GEFMA-Richtlinie 444 (German Facility Management Association/ Deutscher Verband für Facility Management e. V.) zertifiziert sein und sich an Best-Practice-Ansätzen orientieren. Die CAFM-Software soll weiterhin über die in der Problembeschreibung benannten Module und Schnittstellen verfügen bzw. um die fehlenden Module und Schnittstellen ergänzt werden.

Das Hosting der Software soll als SaaS-Lösung (Software-as-a-Service) auf europäischen-Servern direkt beim Hersteller erfolgen.

Dauer: 84 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Die DAK-Gesundheit ist berechtigt, den Vertrag 2 Mal um jeweils ein Jahr zu verlängern.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

DAK-Gesundheit

Nagelsweg 27-31

20097 Hamburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Anlage A1),

2. Eigenerklärung Mindestlohn und Tariftreue (Anlage A2a),

3. ggfls. Eigenerklärung Mindestlohn und Tariftreue für Nachunternehmer (Anlage A2b nur für den Fall, dass Nachunternehmer eingesetzt werden sollen),

4. den Nachweis über Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (nicht älter als 1.1.2021).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Eigenerklärung über das Bestehen einer aktuellen Vermögensschaden- und allgemeine Betriebshaftpflichtversicherung oder entsprechende Verpflichtungserklärung über Abschluss einer solchen Versicherung (Anlage A5).

2. Nachweis einer Betriebsunterbrechungsversicherung.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Referenzliste (Anlage A3): Mindestens 2 Referenzen über die Ausführung von Leistungen in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind,

2. Nachweise über Erfüllung der Anforderungen an ein Rechenzentrum (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.2.2 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1)):

— ISO 27001 (Informationssicherheit),

— ISO 27018 (Informationssicherheit in Cloud-Lösungen),

— ISAE 3402 (internes Kontrollsystem von Dienstleistern),

— ISO 22301 (Business Continuity Management),

— ISO 9001 (Qualitätsmanagement).

3. Kurzbeschreibung des CAFM-Systems (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.1.2 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1)),

4. Nachweis über Erfüllung der Anforderungen an eine barrierefreie Software (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.3.1.1 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1): Im Angebot ist der Grad der Umsetzung der Barrierefreiheit der Anwendung nachzuweisen und nach welchem Standard und welcher Version des Standards dieser getestet wurde (z.B. BITV, WCAG, BITI-Test, sonstige internationale Standards).

5. Nachweis über Vorliegen eines Löschkonzepts (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.3.1.15 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1)),

6. Unternehmensdarstellung (s. Anlage A4, Liste einzureichender Unterlagen und Ziffer 4.1.1 der Leistungsbeschreibung (Anlage B1)),

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-09-22 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YRXYYEG/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Keine Angaben.

Bekanntmachungs-ID: CXS0YRXYYEG

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes
Postanschrift: Villmombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2021/S 143-379645 (2021-07-22)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-02-21)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschaffung einer neuen CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) und Erweiterung um die fehlenden Standard-Module sowie Schnittstellen

Gesamtwert des Auftrags: 2 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-02-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-02-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 040-101535
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 143-379645
ABl. S-Ausgabe: 40
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXS0YRXYYLK

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die eingesetzte CAFM-Software "ConjectFM" wurde im Jahr 2001 von der DAK-Gesundheit (DAK-G) beschafft und befindet sich seit diesem Zeitpunkt in verschiedenen Ausbaustufen im Einsatz. Die CAFM-Software wurde durch die DAK-G mit externer Unterstützung auf die Bedürfnisse der DAK-G angepasst. Der Customizing-Anteil beträgt ca. 80%. Das Hosting erfolgt durch die BMT. Die CAFM-Software selbst wird als Client-Server-Lösung betrieben und nicht nennenswert weiterentwickelt, da eine webbasierte Lösung (gleiche CAFM-Software nur andere Umgebung) angeboten wird.

- Mietvertragsmanagement

- Vertragsmanagement

- Wartungs- und Auftragsverwaltung (Gebäude Nagelsweg)

- Belegungsmanagement (Gebäude Nagelsweg)

- Parkplatzverwaltung

- Reinigungsmanagement

- Energiemanagement

Die derzeit eingesetzte CAFM-Software "ConjectFM" beinhaltet kein Modul "Servicedesk" (Ticket-System). Eine Erweiterung der bestehenden Softwarelösung um das dringend benötigte Modul "Servicedesk", wäre nur im Rahmen eines Customizings mit erheblichen finanziellen Aufwänden möglich.

Ebenfalls stehen keine standardisierten Schnittstellen von der CAFM-Software "ConjectFM" zum Dienststellen-Information-Bestand (DIB) bzw. dessen Nachfolger DIBitt oder an das active directory der DAK-G zur Verfügung. Gleiches gilt für die Anbindung an das Personendokument zur Abfrage der Mitarbeiterdaten (Anzahl der Beschäftigten je Stellentyp und Dienststelle) an einem Standort.

Die CAFM-Software soll nach GEFMA-Richtlinie 444 (German Facility Management Association/ Deutscher Verband für Facility Management e.V.) zertifiziert sein und sich an Best-Practice-Ansätzen orientieren. Die CAFM-Software soll weiterhin über die in der Problembeschreibung benannten Module und Schnittstellen verfügen bzw. um die fehlenden Module und Schnittstellen ergänzt werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: DAK-Gesundheit Nagelsweg 27-31 20097 Hamburg

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kriterium
Qualitätskriterium (Gewichtung): 70
Preis (Gewichtung): 30.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-02-14 📅
Name: Loy & Hutz Solutions GmbH
Postanschrift: Emmy-Noether-Str. 2
Postort: Freiburg
Postleitzahl: 79110
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 761459620 📞
E-Mail: zentrale@loyhutz.de 📧
Internetadresse: http://www.loyhutz.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2022/S 040-101535 (2022-02-21)

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