Beschaffung einer Softwarelösung zur Abbildung einer elektronischen Personalakte

Universitätsklinikum Aachen AöR

In der Uniklinik RWTH Aachen, Geschäftsbereich Personal, soll eine Softwarelösung für eine digitale Personalakte eingeführt werden. Über diese Softwarelösung sollen die zuvor über einen Scandienstleister (nicht Bestandteil dieser Vergabe) digitalisierten Personalunterlagen zur Verfügung stehen und verarbeitet werden können.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-12-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-11-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2021-11-12 Auftragsbekanntmachung
2022-05-25 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2021-11-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: 2021-0202-OK
Kurze Beschreibung:
“In der Uniklinik RWTH Aachen, Geschäftsbereich Personal, soll eine Softwarelösung für eine digitale Personalakte eingeführt werden. Über diese...”    Mehr anzeigen
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Verwaltungssoftwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Städteregion Aachen 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Universitätsklinikum Aachen AöR
Postanschrift: Pauwelsstr. 30
Postleitzahl: 52074
Postort: Aachen
Kontakt
Internetadresse: https://www.ukaachen.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@ukaachen.de 📧
Telefon: +49 2418080007 📞
Fax: +49 2418082504 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YYJYDST/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YYJYDST 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-11-12 📅
Einreichungsfrist: 2021-12-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-11-17 📅
Datum des Beginns: 2022-03-01 📅
Datum des Endes: 2025-09-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 223-586287
ABl. S-Ausgabe: 223
Zusätzliche Informationen

“. Bekanntmachungs-ID: CXS0YYJYDST”

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Die Leistung besteht aus einem Titel mit zwei Teilen und weiteren Unterpositionen.”

“Teil 1: Setupphase”
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“1. Detailkonzeption für Prozesse”

“2. Lieferung der Software”

“3. Installation”

“4. Modellierung und Übernahme der Prozesse”

“5. Schulungen”

“Teil 2: Betriebsphase - 48 Monate”

“1. Servicevertrag zur Softwarepflege und Instandhaltung”

“2. Vertrag zur chargenweisen Abnahme der Leistungen”
Beschreibung der Verlängerungen:
“Der Vertrag endet grundsätzlich am Leistungsende der Betriebsphase, ohne dass es einer separaten Kündigung bedarf. Der Auftraggeber behält sich allerdings...”    Mehr anzeigen
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
“Universitätsklinikum Aachen AöR Pauwelsstr. 30 52074 Aachen”

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
“Einzureichende Unterlagen:”

“- Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung vorzulegen): Nachweis über eine Gewerbeanmeldung oder den...”    Mehr anzeigen
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“(nicht älter als 01.07.2021)”

“- Nachweis der Mitgliedschaft in einer Berufsgenossenschaft (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung vorzulegen): (nicht älter als 01.07.2021)”
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
“Einzureichende Unterlagen:”

“- Haftpflicht, Datenverarbeitung, Verbindlichkeit (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung (Deckungszusage und...”    Mehr anzeigen
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“(Nachweis durch Vorlage einer Dritterklärung des Versicherers und Eintrag in Formblatt 2 mit dem Teilnahmeantrag - 211108-RWTH-Anlage 1 Formblätter Eignung)”

“- Unbedenklichkeitsnachweis zu Steuern und Abgaben (Finanzamt und/oder Stadt) (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung vorzulegen)”

“- Eigenerklärung zu den Sozialversicherungen, bei denen die meisten Mitarbeiterinnen versichert sind (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): (Nachweis durch...”    Mehr anzeigen
Technische und berufliche Fähigkeiten:
“Einzureichende Unterlagen:”

“- Referenzen (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): Referenzliste”
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“Es erfolgt eine Bewertung der Angaben zu diesem Eignungskriterium nach den folgenden Kriterien:”

“A. Es sind drei Referenzprojekte zur Einführung einer Softwarelösung zur Abbildung einer elektronischen Personalakte vollständig mit dem Formblatt 6...”    Mehr anzeigen

“B. Wurden alle drei Referenzprojekte bezogen auf elektronische Personalakten und Prozessunterstützung durchgeführt, erhält das Unternehmen pro Projekt 5...”    Mehr anzeigen

“C. Können Projektreferenzen im Zusammenspiel mit SAP-HCM benannt werden, erhält das Unternehmen pro Projekt 5 Punkte. Es können also max. 15 Punkte hierbei...”    Mehr anzeigen

“D. Können Projektreferenzen mit mehr als 10.000 Personalakten vorgestellt werden, erhält das Unternehmen pro Projekt hierfür 3 Punkte. Es können also max. 9...”    Mehr anzeigen

“E. Können Projektreferenzen im Klinik-Umfeld vorgestellt werden, erhält das Unternehmen hierfür pro Projekt 3 Punkte. Es können also max. 9 Punkte hierbei...”    Mehr anzeigen

“Insgesamt können somit 48 Punkte erreicht werden.”

“Diese Punkte werden zur Auswahl der maximal 5 Bieter herangezogen, welche zur Angebotsabgabe eingeladen werden.”

“(Nachweis durch Vorlage des ausgefüllten Formblatt 6 mit dem Teilnahmeantrag - 211108-RWTH-Anlage 1 Formblätter Eignung)”

“- Herstellerzertifizierungen (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung vorzulegen): Herstellerzertifizierungen des Unternehmens bezogen auf die...”    Mehr anzeigen

“Ist das Bieterunternehmen selbst der Hersteller, entfallen diese Nachweise.”

“- Darstellung Projektteam mit Tätigkeitsprofilen und Nachweisen (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen): Darstellung des vorgesehenen...”    Mehr anzeigen
Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Einzureichende Unterlagen:”

“- Firmenprofil / Unternehmensdarstellung (mit dem Teilnahmeantrag mittels Eigenerklärung vorzulegen):”
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“A. Haupttätigkeit des Unternehmens”

“B. für den Auftraggeber zuständige Niederlassung”

“- Nachweis zum Status bevorzugter Bewerber sofern das Bieterunternehmen diesen Status in Anspruch nimmt (mit dem Teilnahmeantrag mittels Dritterklärung...”    Mehr anzeigen

“- Eigenerklärung zu § 123 GWB (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. § 123 GWB vorliegen”

“(Nachweis durch Vorlage des Formblatt 3 mit dem Teilnahmeantrag - 211108-RWTH-Anlage 1 Formblätter Eignung)”

“- Eigenerklärung Arbeitnehmer-Entsendegesetz (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): Eigenerklärung AentG”

“(Nachweis durch Vorlage des Formblatt 4 mit dem Teilnahmeantrag - 211108-RWTH-Anlage 1 Formblätter Eignung)”

“- Eigenerklärung: Fabrikations-, Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse (mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen): (Nachweis durch Vorlage des Formblatt 5 mit dem...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der Mindestzahl liegt, kann der öffentliche Auftraggeber das Vergabeverfahren fortführen, indem er den oder die...”    Mehr anzeigen

“Die Begrenzung der Anzahl in den Verfahrensschritt 2 (Angebotsphase) einzuladender Bewerber erfolgt anhand einer Bewertung des vorgelegten...”    Mehr anzeigen
Mehr anzeigen (7)
“A. Es sind drei Referenzprojekte zur Einführung einer Softwarelösung zur Abbildung einer elektronischen Personalakte vollständig mit dem Formblatt 10...”    Mehr anzeigen

“B. Wurden alle drei Referenzprojekte bezogen auf elektronische Personalakten und Prozessunterstützung durchgeführt, erhält das Unternehmen pro Projekt 5...”    Mehr anzeigen

“C. Können Projektreferenzen im Zusammenspiel mit SAP-HCM benannt werden, erhält das Unternehmen pro Projekt 5 Punkte. Es können also max. 15 Punkte hierbei...”    Mehr anzeigen

“D. Können Projektreferenzen mit mehr als 10.000 Personalakten vorgestellt werden, erhält das Unternehmen pro Projekt hierfür 3 Punkte. Es können also max. 9...”    Mehr anzeigen

“E. Können Projektreferenzen im Klinik-Umfeld vorgestellt werden, erhält das Unternehmen hierfür pro Projekt 3 Punkte. Es können also max. 9 Punkte hierbei...”    Mehr anzeigen

“Insgesamt können somit 48 Punkte erreicht werden.”

“Die Referenzen können bei Bedarf auf weiteren Blättern beschrieben werden. Diese Punkte werden zur Auswahl der maximal 5 Bieter herangezogen, welche zur...”    Mehr anzeigen
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-12-21 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.evergabe.nrw.de/VMPSatellite/notice/CXS0YYJYDST/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

“Bekanntmachungs-ID: CXS0YYJYDST”

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland
Postanschrift: Zeughausstr. 2 - 10
Postort: Köln
Postleitzahl: 50667
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 2211473116 📞
E-Mail: vergabekammer@bezregkoeln.nrw.de 📧
Fax: +49 2211472889 📠
Internetadresse: http://www.bezreg-koeln.de 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
“§ 160 GWB Einleitung, Antrag”

“(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.”
Mehr anzeigen (11)
“(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach §...”    Mehr anzeigen

“(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit”

“1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber...”    Mehr anzeigen

“2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf”

“der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt”

“werden,”

“3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf”

“der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,”

“4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen”

“sind.”

“Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.”    Mehr anzeigen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Universitätsklinikum Aachen AöR
Postanschrift: Pauwelsstr. 30
Postort: Aachen
Postleitzahl: 52074
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle@ukaachen.de 📧
Internetadresse: https://www.ukaachen.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 223-586287 (2021-11-12)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-05-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-05-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-05-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 103-288811
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 223-586287
ABl. S-Ausgabe: 103
Zusätzliche Informationen

“Der Gesamtwert der Beschaffung unter II.1.7) und der Gesamtwert des Auftrages unter V.2.4) werden zur Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des...”    Mehr anzeigen

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Fachliche Bewertung der Software
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Dienstleistungskonzept und Produktpräsentation
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Preis (Gewichtung): 40.00

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-05-25 📅
Name: XFT GmbH
Postanschrift: Friedrichstraße 185
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland 🇩🇪
Berlin 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Referenz
Zusätzliche Informationen

“Der Gesamtwert der Beschaffung unter II.1.7) und der Gesamtwert des Auftrages unter V.2.4) werden zur Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des...”    Mehr anzeigen

“Bekanntmachungs-ID: CXS0YYJYDQD”
Quelle: OJS 2022/S 103-288811 (2022-05-25)