Beschaffung einer Workforce Management Software nebst Service- und Wartungsleistungen

Kurze Beschreibung

Ziel des gegenständlichen Beschaffungsvorhabens ist die Vergabe eines Vertrages zur Einführung einer Workforce Management Software nebst Service- und Wartungsleistungen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Landkreise Traunstein und Berchtesgadener Land haben sich im Sommer 2009 mit ihren Kliniken zur Kliniken Südostbayern AG zusammengeschlossen. Die Kliniken Südostbayern AG versorgt nunmehr an den sechs Standorten Bad Reichenhall, Berchtesgaden, Freilassing, Ruhpolding, Traunstein und Trostberg jährlich über 56.000 stationäre Patienten. Mit 3.700 Mitarbeitern entstand eines der größten Unternehmen der Region. Leitbild der Kliniken Südostbayern AG ist die stetige Fortentwicklung von Struktur, Organisation und Prozessen hinsichtlich Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit ausgerichtet an der Zielvorgabe einer qualitativ hochwertigen Gesundheitsversorgung der Patienten. Ein wesentliches Element sind dabei gut ausgebildete, motivierte und zufriedene Mitarbeiter der Kliniken Südostbayern AG. Um eine zukunftsorientierte und zugleich effiziente Personalarbeit sicherstellen zu können, kommen bei der Kliniken Südostbayern AG vermehrt softwaregestützte Prozesse zur Administration der unterschiedlichen Prozesse und Aufgabenstellungen im Personalbereich zum Einsatz. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die Kliniken Südostbayern AG als Auftraggeber die Einführung einer modernen Workforce Management Software sowie Unterstützungsleistungen zur Implementierung in die bestehende Systemlandschaft nebst Service- und Wartungsleistungen für die Personalarbeit zur Analyse, Planung und Steuerung von Mitarbeiterinnen.
Ziel des gegenständlichen Beschaffungsvorhabens ist die Vergabe eines Vertrages zur Einführung einer Workforce Management Software mit folgenden wesentlichen Funktionalitäten, nämlich
• Personaleinsatzplanung,
• Zeiterfassung und -wirtschaft mit Zeitbewertung unter Berücksichtigung gesetzlicher, tariflicher und
betrieblicher Vorgaben,
• Personalcontrolling sowie
• Mitarbeiterintegration per Self Service und mobiler Lösung.
Die Softwarelösung ist als Software-as-a-Service (SaaS) in einer Cloudumgebung unter Berücksichtigung der
geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen für die Kliniken Südostbayern AG zur Verfügung zu stellen.
Der Auftragnehmer hat die Kliniken Südostbayern AG bei der abschnittsweisen Implementierung der
Softwarelösung nach Bedarf mit fachlichen Dienstleistungen zu unterstützen und dabei insbesondere folgende
Leistungen in Abstimmung mit der KSOB erbringen, nämlich
• Realisierung der erforderlichen Schnittstellen zwischen der Softwarelösung und bei den Kliniken
Südostbayern AG im Einsatz befindlichen Systemen wie z.B. das Lohnsystem, Personalinformationssystem,
Krankenhausinformationssystem, Bildungsmanagement und zur Benutzerverwaltung,
• Datenmigration,
• Einrichtung der Nutzergruppen und
• Schulung der Key User.
Zudem sind vom Auftragnehmer nach Einführung der Softwarelösung Service- und Wartungsleistungen zu erbringen. Die Infrastruktur und Hardware für die Zeiterfassung wird seitens der Kliniken Südostbayern AG abhängig von den Anforderungen der Softwarelösung beigestellt.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Öffentliche Aufträge sind gemäß § 122 Abs. 1 GWB an fachkundige und leistungsfähige (geeignete) Unternehmen zu vergeben, die zudem nicht nach den §§ 123, 124 GWB ausgeschlossen worden sind. Um festzustellen, ob ein Unternehmen geeignet ist, hat der Auftraggeber nach Maßgabe der vergaberechtlichen Bestimmungen auf der Grundlage der ihm zum Zeitpunkt der Eignungsprüfung verfügbaren Informationen eine in die Zukunft auf die mögliche Auftragsausführung gerichtete Prognose vorzunehmen. Daraus ergeben sich für das Vergabeverfahren die folgende Prüfreihenfolge und der dargestellte Umfang der Prüfung bzw. Wertung durch den Auftraggeber. Vom Auftraggeber ist beabsichtigt, gemäß § 51 VgV höchstens fünf geeignete Unternehmen auszuwählen und im nächsten Verfahrensschritt zur Angebotsabgabe und zur Teilnahme an Verhandlungen aufzufordern. Für den Fall, dass mehr als fünf Unternehmen die erforderliche Eignung nachweisen, wird gemäß § 75 Abs. 6 VgV eine Losentscheidung herbeigeführt.
Im Einzelnen:
(1) Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
Im ersten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften, ob Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB einschlägig sind bzw. – falls dies der Fall sein sollte –, ob wirksame Selbstreinigungsmaßnahmen nach Maßgabe von § 125 GWB durchgeführt und nachgewiesen sind oder ob die Höchstfristen für einen Ausschluss nach § 126 GWB überschritten sind.
(2) Erfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung
Im zweiten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften – die auf der 1. Prüfungsstufe nicht vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen waren – die Erfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung. Solche Anforderungen sind ausdrücklich als „Mindestanforderung“ gekennzeichnet. Die Nichterfüllung der Mindestanforderungen an die Eignung führt zum Ausschluss vom weiteren Vergabeverfahren.
(3) Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen
Im dritten Schritt prüft der Auftraggeber anhand der form- und fristgerecht eingegangenen Teilnahmeanträge (Bewerbungen) der einzelnen Bewerber bzw. Bewerbergemeinschaften – die auf der 1. und 2. Prüfungsstufe nicht vom weiteren Vergabeverfahren auszuschließen waren –, den Grad der Vergleichbarkeit der eingereichten Referenzen mit dem Auftragsgegenstand. Bei diesem Wertungsvorgang werden die Grundsätze zur Wertung von Referenzen im Rahmen der Eignungsprüfung nach aktuellen Entscheidungen in der vergaberechtlichen Rechtsprechung berücksichtigt (vgl. z.B. VK Bund, Beschl. v. 30. Oktober 2017 – VK 2-114/17). Wesentliche Kriterien für diese Auswahl sind, ob ein Bewerber über besser vergleichbare, das heißt nach der Aufgabenstellung (Art, Umfang Komplexität) näher an dem zu vergebenden Auftrag liegende Referenzen verfügt, wobei auch die Qualität der Leistung nach (vom Auftraggeber abgefragter) Aussage der Referenzgeber sowie die Anzahl solcher – über die Mindestanzahl von drei hinausgehend – eingereichten Referenzen in jüngster Vergangenheit von Bedeutung sein können.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1) Angabe von Firmennamen, Anschrift, Name des Ansprechpartners nebst Kontaktdaten;
(2) Bewerbergemeinschaften sind zugelassen und haben sich bereits als solche zu bewerben. Mit dem Teilnahmeantrag muss eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Bewerbergemeinschaftserklärung gemäß § 53 Abs. 9 VgV vorgelegt werden:
(a) in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist;
(b) in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist;
(c) in der erklärt wird, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt;
(d) in der erklärt wird, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften;
(e) in der konkrete Leistungsumfang jedes Mitglieds angegeben oder eine leistungsübergreifende Verantwortlichkeit ausdrücklich bestätigt wird.
Wird diese Bewerbergemeinschaftserklärung nicht mit dem Teilnahmeantrag eingereicht, wird die Bewerbergemeinschaft zwingend ausgeschlossen. Mehrfachbewerbungen sind nicht zulässig und führen zum Ausschluss. Mehrfachbewerbungen stellen auch Teilnahmeanträge unterschiedlicher Niederlassungen eines Bieters bzw. Bewerbers sowie mehrerer Mitglieder ständiger Arbeitsgemeinschaften dar;
(3) Erklärung, dass keine Ausschlussgründe im Sinne von §§ 123, 124 GWB vorliegen;
(4) Der Bewerber (bzw. das Mitglied der Bewerbergemeinschaft) erklärt zudem, dass
(a) er die gewerbe- bzw. berufsrechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung selbst erfüllt oder durch Dritte, wobei er dies auf einem Beiblatt erläutert, falls er diese Voraussetzungen nicht selbst erfüllt;
(b) er Mitarbeitern oder Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers und der Vergabestelle keine Vorteile angeboten, versprochen oder gewährt hat;
(c) er unverzüglich weitere gewünschte Angaben machen bzw. Nachweise vorlegen wird, falls der Auftraggeber Rückfragen oder weiteren Klärungsbedarf insbesondere zur Eignung äußert oder Erläuterungen oder Nachweise wünscht (z. B. die Bescheinigung eines Sozialversicherungsträgers, einen Gewerbezentral- oder Handelsregisterauszug oder eine Bankerklärung);
(d) er nicht zu einer Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister verpflichtet ist oder er in einem solchen eingetragen ist, und zwar unter der Nummer [Nr.] beim Register (Bezeichnung, Ort); und
(e) er den Auftraggeber unverzüglich informiere(n) und gegebenenfalls aktualisierte Eigenerklärungen sowie ggf. Nachweise abgeben werde(n), falls sich während des weiteren Verfahrens (vor oder nach Angebotsabgabe) Änderungen an den von ihm vorstehend erklärten Sachverhalten oder anderen für ihn erkennbar relevanten Voraussetzungen für eine Zuschlagserteilung ergeben;
(5) Einverständniserklärung zur Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten für das Vergabeverfahren;
(6) Falls sich der Bewerber (bzw. die Bewerbergemeinschaft) für das Projekt auf Kenntnisse, Fähigkeiten, Ressourcen o. a. Mittel Dritter beruft, Angabe von Leistungsbereich, Name und Adresse des Dritten, Art und Weise der Einbindung des Dritten (z. B. Unterauftragnehmer) und Bestätigung, dass auf Verlangen des
Auftraggebers unverzüglich die Verpflichtungserklärung(en) für wesentliche Teilleistungen auf der Vorlage des Formblatts Verpflichtungserklärung des Dritten dazu vorgelegt werden, dass ihm die erforderlichen Mittel dieser Unternehmen zur Verfügung stehen, und für Unternehmen, die nach ihrem Umfang und/oder ihrer Bedeutung wesentliche Leistungsteile erbringen sollen, entsprechende Erklärungen und auf Anforderung Nachweise zur Eignung; sofern eine Berufung auf die Eignung des vorgesehenen Unternehmens beabsichtigt ist, sind die Verpflichtungserklärung sowie die Nachweise der Eignung unmittelbar mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1) Erklärung über den Gesamtumsatz in Deutschland in EUR (netto) des Bewerbers in den Jahren 2018, 2019 und 2020 und Angaben zur Dauer des jeweiligen Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch) sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2018);
(2) Erklärung über den Umsatz in Deutschland in EUR (netto) mit vergleichbaren Leistungen, d. h. mit Leistungen im Zusammenhang mit der zur Einführung einer Workforce Management Software nebst Service- und Wartungsleistungen im klinischen Bereich in Deutschland in den Jahren 2018, 2019 und 2020 und Angaben zur Dauer des jeweiligen Geschäftsjahres (falls nicht mit Kalenderjahr identisch) sowie zum Beginn der Geschäftstätigkeit (bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit nach 2018); sowie
(3) Nachweis — nicht älter als 12 Monate — über eine gültige Berufs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für Personenschäden und sonstige Schäden von einem in der Europäischen Union zugelassenen Versicherer. Die Mindestdeckungssummen je Schadensfall müssen jeweils 3.000.000,00 EUR für Personen- und Sachschäden bei einer 2-fachen Maximierung pro Versicherungsjahr betragen. Die Versicherung muss im Falle der Liquidation des Versicherungsnehmers eine Nachhaftungsfrist von mindestens fünf Jahren aufweisen (Mindestanforderungen).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Folgende Angaben, Nachweise und Erklärungen sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag einzureichen:
(1) Angabe von mindestens drei abgeschlossenen Referenzprojekten, die mit den zu vergebenden Leistungen nach der Aufgabenstellung, also Art, Größe, Umfang und Komplexität des Auftrags vergleichbar sind. Anzugeben ist der Auftraggeber nebst Ansprechpartner mit Kontaktdaten (Anschrift, Name, Telefon, Telefax und E-Mail), der Projektleiter beim Auftragnehmer (Name, Vorname), Kurzbeschreibung des Projekts und Zeitpunkt der Inbetriebnahme. Die anzugebenden Referenzen müssen aktuell sein, d. h. die vergleichbaren Leistungen im Zeitraum vom 01.06.2016 bis einschließlich 31.05.2021 erbracht worden sein (Mindestanforderung).
Folgende Anforderungen müssen durch die jeweilige Referenz erfüllt werden (Mindestanforderungen):
(a) Referenzauftraggeber muss öffentlicher, kirchlicher, privater oder gemeinnütziger Krankenhausträger in Deutschland mit mindestens 2.500 Mitarbeitern sein und
(b) Einführung einer Workforce Management Software mit mindestens nachfolgendem Funktionsumfang, nämlich
o Personaleinsatzplanung,
o Zeiterfassung und -wirtschaft mit Zeitbewertung unter Berücksichtigung gesetzlicher, tariflicher und betrieblicher Vorgaben,
o Mitarbeiterintegration per Self-Service und mobiler Lösung.
(c) Projektvolumen bezogen auf Bereitstellen der Softwarelösung sowie Einführung (Implementierung und Schulung) von mindestens EUR 500.000,00 (netto).
(2) Angaben zum vorgesehenen (stellvertretenden) Projektleiter mit Nachweis der fachlichen Qualifikation durch Vorlage der Berufszulassung, Dauer der Zugehörigkeit zum Bewerber bzw. Mitglied der Bewerbergemeinschaft und zur branchenspezifischen Berufserfahrung in Jahren. Ein tabellarischer Lebenslauf nebst Angaben zu wesentlichen Referenzprojekten ist für die Personen jeweils als Anhang beizufügen;
(3) Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl (2018, 2019 und 2020) unterteilt nach Geschäftsführung/Inhaber, festangestellte Mitarbeiter (gesamt) in Deutschland, festangestellt Mitarbeiter mit Schwerpunkt im Bereich Gesundheitswesen, festangestellte Mitarbeiter in der Softwareentwicklung, festangestellte Mitarbeiter im Bereich Service & Wartung, festangestellte Mitarbeiter im Bereich Forschung & Entwicklung und freie Mitarbeiter (keine Unterauftragnehmer); sowie
(4) Erklärung über die beabsichtige Vergabe von Unteraufträgen und gegebenenfalls Vorlage einer Erklärung des als Unterauftragnehmer vorgesehenen Unternehmens, mit der der Unterauftragnehmer versichert, dass im Falle der Beauftragung die erforderlichen Mittel und Kapazitäten zur Auftragsdurchführung vorhanden sind (Verpflichtungserklärung).

Die Vergabeunterlagen für das gegenständliche Verfahren können unter dem angegebenen Direktlink zur
eVergabeplattform abgerufen werden und werden ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Die Vergabeunterlagen sind gemäß §§ 41 Abs. 1, 9 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt auf der eVergabeplattform abrufbar.
Eine Bewerbung um die Teilnahme am Verhandlungsverfahren (Teilnahmeantrag) ist ausschließlich mittels des vom Auftraggeber vorgegebenen Bewerbungsformulars (Teil C der Vergabeunterlagen) nebst den dazugehörigen Anlagen möglich. Mit dem Teilnahmeantrag sind sämtliche geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise einzureichen. Angaben, Erklärungen und Nachweise, die von einem Bieter nicht bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist vorgelegt wurden, können bis zum Ablauf einer vom Auftraggeber zu bestimmenden Nachfrist bei dem Bewerber angefordert werden. Reicht der Bewerber die geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise nicht innerhalb einer vom Auftraggeber verbindlich gesetzten Nachfrist ein, so wird der Teilnahmeantrag ausgeschlossen.
Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, dem Bewerber Gelegenheit zur Ergänzung seiner Angaben nach Ablauf der Bewerbungsfrist zu geben. Als Teilnahmeantrag sind vom Bewerber die vollständig ausgefüllten Formblätter (Teil C der Vergabeunterlagen) als elektronische Fassung im PDF-Format (textrecherchetaugliches Dokument) einzureichen. Der Teilnahmeantrag muss alle geforderten Unterlagen und Nachweise enthalten und ist gemäß § 53 Abs. 1 VgV i.V.m. § 126b BGB in Textform elektronisch zu übermitteln. Das heißt, die verbindlichen Erklärungen im Teilnahmeantrag müssen dabei durch Unterschrift, Nachbildung der Unterschrift (Faksimile), eingescannte Unterschrift oder Nennung des Namens des Erklärenden ersichtlich sein. Teilnahmeanträge, die den vorstehenden Anforderungen nicht entsprechen, werden nicht berücksichtigt. Für den Fall einer Bewerbung als Bewerbergemeinschaft muss jedes einzelne Mitglied das Bewerbungsformular (Teil C der Vergabeunterlagen) nebst den dazugehörigen Anlagen ausfüllen und gemäß den vorgenannten Vorgaben auf der angegebenen eVergabeplattform zusammen mit dem Teilnahmeantrag der anderen Mitglieder der Bewerbungsgemeinschaft einreichen. Weitere Verfahrensbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, dort in den Teilen A („Allgemeine Verfahrensbedingungen“), B („Bewerbungsbedingungen für den Teilnahmewettbewerb“) und D („Vergabebedingungen für Angebots- und Verhandlungsphase“).

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Für die Einleitung von Nachprüfungsverfahren wird auf die §§ 155 ff. GWB verwiesen. Hinsichtlich der zu beachten Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen ist § 160 Abs. 3 GWB zu beachten.
Dieser lautet:
„Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt."