Beschaffung eines Dokumentenmanagementssystems inclusive Implementierungsleistung und Systemservice

Technische Universität Braunschweig – Abteilung 22

Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte in den Unterstützungsprozessen und in der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und Instituten die Verwaltungsvorgänge digitalisieren. Mit Hilfe digitaler Formulare, workflowgestützten Prozessen und elektronischer Akten sollen Abläufe kundenfreundlicher und effizienter gestaltet, Medienbrüche vermieden und eine Steigerung der Transparenz erreicht werden. Hierzu sucht die TUBS ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS).

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-07-15. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-06-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• d.velop public sector GmbH

Wer?

• Technische Universität Braunschweig – Abteilung 22

Wie?

Wo?

• Braunschweig › Braunschweig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-06-14	Auftragsbekanntmachung
2022-06-17	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-06-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: 22.0-0242/06-21 ZV
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Bereitstellung von Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Braunschweig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Technische Universität Braunschweig – Abteilung 22
Postanschrift: Universitätsplatz 2
Postleitzahl: 38106
Postort: Braunschweig
Kontakt
Internetadresse: https://www.tu-braunschweig.de/ 🌏
E-Mail: p.eimbeck@tu-braunschweig.de 📧
Telefon: +49 531391-4661 📞
Fax: +49 531391-4227 📠
URL der Dokumente: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YY4D6MB/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YY4D6MB 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-14 📅
Einreichungsfrist: 2021-07-15 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-06-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 117-306766
ABl. S-Ausgabe: 117
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXQ6YY4D6MB

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte die IT-Unterstützung der Verwaltungsprozesse verbessern und strebt mittelfristig eine möglichst vollständige Digitalisierung der Informations- und Dokumentenflüsse an. Hierfür sucht die TUBS ein Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS), mit dessen Hilfe Antragsprozesse und Dokumentenflüsse digitalisiert werden können. Über die Lieferung des Systems hinaus umfasst die Leistung auch die Implementierung in den ausgewählten Anwendungsfällen „Elektronische Studierendenakte“ und „Elektronisches Vertragsmanagement“ sowie optional für die Anwendungsfälle „Elektronische Gremienakte“ und „Elektronische Personalakte“. Im Bereich der Digitalisierung von Antrags- und Genehmigungsprozessen sollen folgende 6 Anwendungsfälle implementiert werden: „Beschaffungsantrag“, „Krankmeldung“, „Antrag auf Arbeitszeitbefreiung“, „Raumzuweisung“, „Anmeldung Projektsteckbrief“ und „Anmeldung Tagesordnungspunkt Präsidiumssitzung“. Angeschlossene und anzubindende Fachverfahren sind allen voran SAP als Ressourcenmanagement- und Personalverwaltungssystem, HISinOne als Campusmanagement System, BIC Process Design als internes Informations- und Prozessportal. Die Leistung umfasst zudem Nutzer-Schulungen, Systemservice-Leistungen für den Produktivstart sowie Wartung und Support.

Dauer: 60 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Technische Universität Braunschweig – Abteilung 22

Universitätsplatz 2

38106 Braunschweig

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung: Vgl. Formblatt Eigenerklärung zur Eigung
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Vgl. Formblatt Eigenerklärung zur Eigung
Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Nachweis über Referenzprojekte:

Der Bieter weist seine einschlägigen Projekterfahrungen anhand der Darstellung von Referenzprojekten nach. Nachzuweisen sind als Mindestanforderung:

— mindestens 3 Referenzprojekte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, welche in den letzten 3 Jahren begonnen wurden. Davon müssen:

— mindestens 2 Referenzprojekte erfolgreich abgeschlossen sein,

— bei mindestens 2 Referenzprojekten mindestens eine Fachakte (z.B. Vertragsakte, Gremienakte, etc.) eingeführt worden sein,

— mindestens ein Referenzprojekt bei einem öffentlichen Auftraggeber vergleichbarer Größe durchgeführt worden sein,

— Zusätzlich mindestens ein abgeschlossenes Referenzprojekt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems, welches per Schnittstelle an ein IT-gestütztes Fachverfahren (Enterprise-Ressource-Planning, Campus-Management-System, Computer-Aided Facility Management, etc.) angebunden wurde und aus der Benutzeroberfläche des IT-gestützten Fachverfahrens heraus in der Sachbearbeitung genutzt werden kann.

Für die Darstellung des Projekts oder der Projekte verwenden Sie bitte das beiliegende Formblatt „Projektsteckbrief Referenzen“.

2. Nachweis der Qualifikation des/der Projektleiters/in:

Durch ein Qualifikationsprofil soll aufgezeigt werden, dass die für die Projektleitung benannte Person über berufliche Erfahrung im Bereich des Managements von IT-System-Einführungsprojekten verfügt. Zusätzlich ist die Erfahrung mit dem angebotenen Doku-mentenmanagementsystem zu belegen. Die Mindestanforderungen an die für die Projekt-leitung nominierte Person sind damit:

— Nachweis von insgesamt mindestens 3 Jahren Berufserfahrung in der Einführung von IT-Systemen,

— Mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt in der Rolle der Projektleitung auf Seiten eines IT-Dienstleisters oder IT-System-Anbieters in der Einführung eines IT- Systems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen 3 Jahren,

— Nachweis der Erfahrung mit dem angebotenen Dokumentenmanagementsystem.

Die Erfüllung der Anforderungen kann über entsprechende Projektreferenzen, Arbeitszeugnisse oder andere geeignete Nachweise belegt werden, die als Qualifikationsprofil in einem Dokument zusammengefasst dem Teilnahmeantragt beizufügen sind. Für das Qualifikationsprofil existiert kein Formblatt. Der Bieter stellt dieses in selbst gewählter, geeigneter Form zur Verfügung.

3. Nachweis der Qualifikation des/der Fachberaters/in:

Durch das Qualifikationsprofil soll aufgezeigt werden, dass jede für die Fachberatung benannte Person über berufliche Erfahrung in der Einführung von Dokumenten-Management-Systemen verfügt. Zusätzlich ist die Erfahrung mit der Implementierung von elektronischen Akten im DMS nachzuweisen. Die Anforderungen an jede für die Fachberatung nominierte Person sind damit:

— Nachweis von mindestens einem Jahr Projekterfahrung in der Einführung des angebotenen Dokumentenmanagementsystems,

— Mindestens ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt im Bereich der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei einem öffentlichen Auftraggeber in den vergangenen 3 Jahren,

— Nachweis der Erfahrung mit der Implementierung mindestens einer umfangreichen elektronischen Akte (z. B. e-Personalakte, e-Beschaffungsakte, etc.).

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-03-15 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Abteilung 22 – Vergaberecht und Beschaffung – Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6YY4D6MB/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Verkehr und Digitalisierung
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Präklusion gem. § 160. Abs. 3 Pkt. 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen,

Auf die entsprechenden/ einschlägigen vergaberechtlichen Regelungen (GWB/VgV) wird ausdrücklich hingewiesen.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Technische Universität Braunschweig – Abteilung 22
Postanschrift: Universitätsplatz 2
Postort: Braunschweig
Postleitzahl: 38106
Telefon: +49 531391-4661 📞
E-Mail: p.eimbeck@tu-braunschweig.de 📧
Fax: +49 531391-4227 📠
Internetadresse: https://www.tu-braunschweig.de/ 🌏
Quelle: OJS 2021/S 117-306766 (2021-06-14)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-06-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte in den Unterstützungsprozessen und in der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und Instituten die Verwaltungsvorgänge digitalisieren. Mit Hilfe digitaler Formulare, workflow-gestützten Prozessen und elektronischer Akten sollen Abläufe kundenfreundlicher und effizienter gestaltet, Medienbrüche vermieden und eine Steigerung der Transparenz erreicht werden. Hierzu sucht die TUBS ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS).

Gesamtwert des Auftrags: 733046.23 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Technische Universität Braunschweig - Abteilung 22

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-06-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-06-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 119-336079
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 117-306766
ABl. S-Ausgabe: 119
Zusätzliche Informationen

Auf die Präklusion gem. § 160. Abs. 3 Pkt. 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen. Auf die entsprechenden/ einschlägigen vergaberechtlichen Regelungen (GWB/VgV) wird ausdrücklich hingewiesen. Bekanntmachungs-ID: CXQ6YY4D9WT

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Technische Universität Braunschweig (TUBS) möchte die IT-Unterstützung der Verwaltungsprozesse verbessern und strebt mittelfristig eine möglichst vollständige Digitalisierung der Infor-mations- und Dokumentenflüsse an. Hierfür sucht die TUBS ein Dokumentenmanagementsystem (DMS/ECMS), mit dessen Hilfe Antragsprozesse und Dokumentenflüsse digitalisiert werden können. Über die Lieferung des Systems hinaus umfasst die Leistung auch die Implementierung in den ausgewählten Anwendungsfällen "Elektronische Studierendenakte" und "Elektronisches Ver-tragsmanagement" sowie optional für die Anwendungsfälle "Elektronische Gremienakte" und "Elektronische Personalakte". Im Bereich der Digitalisierung von Antrags- und Genehmigungspro-zessen sollen folgende sechs Anwendungsfälle implementiert werden: "Beschaffungsantrag", "Krankmeldung", "Antrag auf Arbeitszeitbefreiung", "Raumzuweisung", "Anmeldung Projektsteck-brief" und "Anmeldung Tagesordnungspunkt Präsidiumssitzung". Angeschlossene und anzubindende Fachverfahren sind allen voran SAP als Ressourcenmanagement- und Personalverwaltungssystem, HISinOne als Campusmanagement System, BIC Process Design als internes Informations- und Prozessportal. Die Leistung umfasst zudem Nutzer-Schulungen, Systemservice-Leistungen für den Produktivstart sowie Wartung und Support.

Beschreibung der Optionen: siehe Leistungsbeschreibung
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Technische Universität Braunschweig - Abteilung 22 Universitätsplatz 2 38106 Braunschweig

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Erfüllungsgrad der Leistungsbeschreibung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-04-21 📅
Name: d.velop public sector GmbH
Postanschrift: Edisonstr. 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 59319398-0 📞
E-Mail: vergabe@pubs.d-velop.de 📧
Land: Braunschweig, Kreisfreie Stadt 🏙️
Internetadresse: http://www.codia.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 733046.23 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Abteilung 22 - Vergaberecht und Beschaffung - Zentrale Vergabestelle

Referenz
Zusätzliche Informationen

Auf die Präklusion gem. § 160. Abs. 3 Pkt. 4 GWB wird ausdrücklich hingewiesen.

Auf die entsprechenden/ einschlägigen vergaberechtlichen Regelungen (GWB/VgV) wird ausdrücklich hingewiesen.

Bekanntmachungs-ID: CXQ6YY4D9WT

Ergänzende Informationen
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Technische Universität Braunschweig - Abteilung 22
Quelle: OJS 2022/S 119-336079 (2022-06-17)

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