Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung verschiedener Arbeitsprozesse. Unter diesem Aspekt beabsichtigt der Erftverband ein Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) anzuschaffen.
Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-08-13.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-07-12.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems
PV2-1968.21
Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenmanagement📦
Kurze Beschreibung:
“Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung...”
Kurze Beschreibung
Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung verschiedener Arbeitsprozesse. Unter diesem Aspekt beabsichtigt der Erftverband ein Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) anzuschaffen.
Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.
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Geschätzter Wert ohne MwSt: EUR 731092.44 💰
1️⃣
Zusätzliche Produkte/Dienstleistungen: Dokumentenverwaltungssystem📦
Ort der Leistung: Rhein-Erft-Kreis🏙️
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Erftverband
Am Erftverband 6
50126 Bergheim
Beschreibung der Beschaffung:
“Als Pilotprojekt soll eine Akte (TÖB-Akte) inkl. dazugehörigem Prozess und ein Bewerbermanagement umgesetzt werden. Nach Umsetzung der Pilotprojekte soll...”
Beschreibung der Beschaffung
Als Pilotprojekt soll eine Akte (TÖB-Akte) inkl. dazugehörigem Prozess und ein Bewerbermanagement umgesetzt werden. Nach Umsetzung der Pilotprojekte soll eine Roadmap für den verbandsweiten Rollout des DMS erstellt werden. Gegenstand des ersten Auftrages sind die benötigen Lizenzen, die Wartung für 4 Jahre und die Umsetzung der 2 Pilotprojekte. Zur Erstellung der Roadmap und zur Umsetzung weiterer Projekte soll der Auftragnehmer sich verpflichten die Dienstleistung für mindestens 3 Jahre zu unveränderten Konditionen anzubieten.
Ziel ist es, die Pilotprojekte im ersten Quartal 2022 abzuschließen und im Anschluss die Planung für die weiteren Projekte aufzunehmen.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technischer Wert (Anforderungskatalog)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Servicekonzept: — Umsetzungskonzept; — Schulungskonzept; — Supportkonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bieterpräsentation
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert ohne MwSt: EUR 337 624 💰
Dauer
Datum des Beginns: 2022-01-01 📅
Datum des Endes: 2022-03-31 📅
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Das Bewerbungsformular VgV ist in den Teilnahmeunterlagen unter der Kategorie „Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente“ beigefügt.
Dieses ist mit den...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Das Bewerbungsformular VgV ist in den Teilnahmeunterlagen unter der Kategorie „Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente“ beigefügt.
Dieses ist mit den geforderten Anlagen bis spätestens zum Ablauf der Frist in Textform bei der Vergabestelle über den Vergabemarktplatz einzureichen. Verspätet eingehende Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Nach Prüfung formaler Ausschlusskriterien gemäß § 42 VgV werden anhand der in den Vergabeunterlagen aufgeführten Kriterien und Punktebewertung 5 Bewerber mit der höchsten Punktbewertung ausgewählt und zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert.
Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens findet eine mündliche Präsentation der Bewerber statt. Jedoch behält sich der Auftraggeber vor, den Auftrag auch ohne Verhandlung gemäß § 17 Abs. 11 VgV zu vergeben.
Mehr anzeigen Beschreibung
Zusätzliche Informationen:
“Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die im Tariftreue- und Vergabegesetz NRW festgelegten Grundsätze Anwendung finden.”
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Bedingungen für die Teilnahme
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen:
“Der Bewerber hat den Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit für sich und seine Bewerberpartner folgendermaßen zu...”
Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen
Der Bewerber hat den Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit für sich und seine Bewerberpartner folgendermaßen zu erbringen: Das Bewerbungsformular VgV ist in den Teilnahmeunterlagen unter der Kategorie „Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente“ beigefügt. Die entsprechenden Nachweise dürfen maximal 6 Monate alt sein. Fehlende Erklärungen und Nachweise werden, ausgenommen das auszufüllende Bewerbungsformular, nachgefordert. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert.
Ausländische Bewerber können anstelle der nachfolgenden Eignungsnachweise auch vergleichbare Eignungsnachweise vorlegen. Sie werden anerkannt, sofern diese nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, erstellt wurden. Bestätigungen in andere als der deutschen Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Sollten die geforderten Nachweise unvollständig sein, kann der Bewerber nicht darauf vertrauen, dass der Auftraggeber ihm Gelegenheit zur Ergänzung oder Vervollständigung gibt. Das Recht darauf behält sich der Auftraggeber aber vor.
Weitere Angaben entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.
Mehr anzeigen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Technische und berufliche Fähigkeiten
Auswahlkriterien wie in den Auftragsunterlagen angegeben
Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Präqualifizierte Unternehmen:
Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in die Liste des Vereins für die...”
Bedingungen für die Vertragserfüllung
Präqualifizierte Unternehmen:
Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in die Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V. (Präqualifikationsverzeichnis).
Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf gesondertes Verlangen nachzuweisen, dass diese präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen.
Nicht präqualifizierte Unternehmen:
Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ vorzulegen.
Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben. Sind die Nachunternehmen präqualifiziert, reicht die Angabe der Nummer, unter der diese in der Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V. (Präqualifikationsverzeichnis) geführt werden.
Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
Mehr anzeigen Informationen über das für die Ausführung des Auftrags zuständige Personal
Verpflichtung zur Angabe der Namen und beruflichen Qualifikationen der mit der Ausführung des Auftrags betrauten Mitarbeiter
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2021-08-13
10:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2021-07-12 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Das Angebot muss gültig sein bis: 2021-12-31 📅
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“Zur Wahrung der Frist zur Beantwortung von Bieterfragen (z. B. gem. § 20 Abs. 1 VgV, bzw. § 10 EU VOB/A max. 6 Tage vor Submission) sollten Bieterfragen bis...”
Zur Wahrung der Frist zur Beantwortung von Bieterfragen (z. B. gem. § 20 Abs. 1 VgV, bzw. § 10 EU VOB/A max. 6 Tage vor Submission) sollten Bieterfragen bis max. 10 Tage vor Ablauf der o. g. Angebotsfrist (auch bei Teilnahmeanträgen) gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist eingehende Anfragen gelten daher als nicht mehr rechtzeitig gestellt und führen nicht zur Notwendigkeit einer Fristverlängerung bzw. zur Beantwortungspflicht (gem. §20 Abs. 3 S. 3 VgV, bzw. § 10a EU Abs. 6 S. 3 VOB/A und § 10b EU Abs. 6 S. 3 VOB/A).
Die UVgO und die VOB/A enthalten keine konkreten Regelungen zu Bieterfragen, setzen diese aber in § 13 Abs. 4 (siehe Rn. 11 und 12 mit Verweis auf § 20 VgV Rn. 22) und § 12a Abs. 4 VOB/A (siehe Rn. 14 mit Verweis auf § 20 VgV Rn 14 und 15) voraus.
Bieterfragen und jegliche Kommunikation sind ausschließlich schriftlich über die Kommunikation des Projektraumes der Ausschreibung über den Vergabemarktplatz Rheinland einzureichen und werden auch nur über diesen Weg beantwortet.
Wichtiger Hinweis:
Vergaberechtlich besteht die Verpflichtung einen registrierungsfreien – also anonymen – Zugang zu den Teilnahme-/Vergabeunterlagen zu gewährleisten. Es wird darauf hingewiesen, dass für Änderungen und zusätzliche Informationen eine „Holschuld“ besteht!
Dem registrierten Interessenten werden die Information automatisch zugestellt bzw. per Info-Mail auf Änderungen/Ergänzungen hingewiesen.
Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich auf elektronischem Wege über den Vergabemarktplatz Rheinland zugelassen.
Hierbei ist nicht der Reiter „Kommunikation“ gemeint! Die Datenintegrität und die Vertraulichkeit bei elektronisch übermittelten Teilnahmeanträgen/Angeboten ist durch entsprechende technische Lösungen nach den Anforderungen des Auftraggebers und durch Verschlüsselung sicherzustellen. Die Verschlüsselung und die Verhinderung eines Zugriffs auf die Inhalte VOR dem Submissionstermin müssen bis zur Öffnung des ersten Teilnahmeantrags/Angebotes aufrechterhalten bleiben gem. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV.
Der Auftraggeber behält sich vor den Auftrag auch ohne Verhandlung gemäß § 17 Abs. 11 VgV zu vergeben.
Der Auftraggeber behält sich gemäß § 17 Abs. 12 VgV das Recht vor, die Verhandlungen in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern, soweit die Angebote nicht bereits nach § 57 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 VgV ausgeschlossen wurden.
Mit Teilnahme an der im vorliegenden Dokument beschriebenen Ausschreibung erkennt der Anbieter eine Pflicht zur Wahrung von Geheimnisschutz und Vertraulichkeit bezüglich aller Informationen, die er im Laufe des Verfahrens vom Erftverband erhält und die nicht öffentlich zugänglich oder allgemein bekannt sind, an.
Der Erftverband verpflichtet sich seinerseits, Informationen des Anbieters, die im Rahmen dieser Ausschreibung bekannt werden sowie damit verbundene Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse auch nach Abschluss des Ausschreibungsverfahrens streng vertraulich zu behandeln.
Bekanntmachungs-ID: CXPTYDMDR0E
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland – Spruchkörper Köln – c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Blumenthalstr. 33
Postort: Köln
Postleitzahl: 50670
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrhld-k@bezreg-koeln.nrw.de📧
Fax: +49 221147-2889 📠
URL: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html🌏 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren: Es gelten die gesetzlichen Fristen.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Justitiariat des Erftverbandes
Postanschrift: Am Erftverband 6
Postort: Bergheim
Postleitzahl: 50126
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: per.seeliger@erftverband.de📧
Fax: +49 227188-1444 📠
URL: https://www.erftverband.de🌏
Quelle: OJS 2021/S 136-361161 (2021-07-12)
Ergänzende Angaben (2021-08-09) Objekt Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
“Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf
elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung...”
Kurze Beschreibung
Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf
elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung verschiedener
Arbeitsprozesse. Unter diesem Aspekt beabsichtigt der Erftverband ein Dokumenten-
Management-System (kurz: DMS) anzuschaffen.
Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen
berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung
der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.
Ergänzende Informationen Referenz der ursprünglichen Mitteilung
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2021/S 136-361161
Änderungen Zu berichtigender Text in der ursprünglichen Bekanntmachung
Nummer des Abschnitts: IV.2.2
Ort des zu ändernden Textes: Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge
Alter Wert
Datum: 2021-08-13 📅
Zeit: 10:00
Neuer Wert
Datum: 2021-08-18 📅
Zeit: 10:00
Quelle: OJS 2021/S 156-414235 (2021-08-09)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-01-24) Objekt Umfang der Beschaffung
Gesamtwert der Beschaffung (ohne MwSt.): EUR 250 810 💰
Beschreibung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Erftverband Am Erftverband 6 50126 Bergheim
Beschreibung der Beschaffung:
“Als Pilotprojekt soll eine Akte (TÖB-Akte) inkl. dazugehörigem Prozess und ein
Bewerbermanagement umgesetzt werden. Nach Umsetzung der Pilotprojekte soll...”
Beschreibung der Beschaffung
Als Pilotprojekt soll eine Akte (TÖB-Akte) inkl. dazugehörigem Prozess und ein
Bewerbermanagement umgesetzt werden. Nach Umsetzung der Pilotprojekte soll eine
Roadmap für den verbandsweiten Rollout des DMS erstellt werden. Gegenstand des ersten
Auftrages sind die benötigen Lizenzen, die Wartung für 4 Jahre und die Umsetzung der zwei
Pilotprojekte. Zur Erstellung der Roadmap und zur Umsetzung weiterer Projekte soll der
Auftragnehmer sich verpflichten die Dienstleistung für mindestens 3 Jahre zu unveränderten
Konditionen anzubieten.
Ziel ist es, die Pilotprojekte im ersten Quartal 2022 abzuschließen und im Anschluss die
Planung für die weiteren Projekte aufzunehmen.
Verfahren Administrative Informationen
Frühere Veröffentlichungen zu diesem Verfahren: 2021/S 136-361161
Auftragsvergabe
1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-12-13 📅
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von KMU: 1
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus anderen EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der eingegangenen Angebote von Bietern aus Nicht-EU-Mitgliedstaaten: 0
Anzahl der auf elektronischem Wege eingegangenen Angebote: 1
Name und Anschrift des Auftragnehmers
Name: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH
Postanschrift: Phoenixseestraße 20
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44263
Land: Deutschland 🇩🇪
Region: Rhein-Erft-Kreis🏙️
Der Auftragnehmer ist ein KMU ✅ Angaben zum Wert des Auftrags/der Partie (ohne MwSt.)
Geschätzter Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 337 624 💰
Gesamtwert des Auftrags/Loses: EUR 250 810 💰
“Zur Wahrung der Frist zur Beantwortung von Bieterfragen (z. B. gem. § 20 Abs. 1 VgV, bzw. § 10 EU VOB/A max. 6 Tage vor Submission) sollten Bieterfragen bis...”
Zur Wahrung der Frist zur Beantwortung von Bieterfragen (z. B. gem. § 20 Abs. 1 VgV, bzw. § 10 EU VOB/A max. 6 Tage vor Submission) sollten Bieterfragen bis max. 10 Tage vor Ablauf der o. g. Angebotsfrist (auch bei Teilnahmeanträgen) gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist eingehende Anfragen gelten daher als nicht mehr rechtzeitig gestellt und führen nicht zur Notwendigkeit einer Fristverlängerung bzw. zur Beantwortungspflicht (gem. §20 Abs. 3 S. 3 VgV, bzw. § 10a EU Abs. 6 S. 3 VOB/A und § 10b EU Abs. 6 S. 3 VOB/A).
Die UVgO und die VOB/A enthalten keine konkreten Regelungen zu Bieterfragen, setzen diese aber in § 13 Abs. 4 (siehe Rn. 11 und 12 mit Verweis auf § 20 VgV Rn. 22) und § 12a Abs. 4 VOB/A (siehe Rn. 14 mit Verweis auf § 20 VgV Rn 14 und 15) voraus.
Bieterfragen und jegliche Kommunikation sind ausschließlich schriftlich über die Kommunikation des Projektraumes der Ausschreibung über den Vergabemarktplatz Rheinland einzureichen und werden auch nur über diesen Weg beantwortet.
Wichtiger Hinweis:
Vergaberechtlich besteht die Verpflichtung einen registrierungsfreien - also anonymen - Zugang zu den Teilnahme-/ Vergabeunterlagen zu gewährleisten. Es wird darauf hingewiesen, dass für Änderungen und zusätzliche Informationen eine "Holschuld" besteht!
Dem registrierten Interessenten werden die Information automatisch zugestellt bzw. per Info-Mail auf Änderungen/Ergänzungen hingewiesen.
Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich auf elektronischem Wege über den Vergabemarktplatz Rheinland zugelassen.
Hierbei ist NICHT der Reiter "Kommunikation" gemeint! Die Datenintegrität und die Vertraulichkeit bei elektronisch übermittelten Teilnahmeanträgen/Angeboten ist durch entsprechende technische Lösungen nach den Anforderungen des Auftraggebers und durch Verschlüsselung sicherzustellen. Die Verschlüsselung und die Verhinderung eines Zugriffs auf die Inhalte VOR dem Submissionstermin müssen bis zur Öffnung des ersten Teilnahmeantrags/Angebotes aufrechterhalten bleiben gem. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV.
Der Auftraggeber behält sich vor den Auftrag auch ohne Verhandlung gemäß § 17 Abs. 11 VgV zu vergeben.
Der Auftraggeber behält sich gemäß § 17 Abs. 12 VgV das Recht vor, die Verhandlungen in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern, soweit die Angebote nicht bereits nach § 57 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 VgV ausgeschlossen wurden.
Mit Teilnahme an der im vorliegenden Dokument beschriebenen Ausschreibung erkennt der Anbieter eine Pflicht zur Wahrung von Geheimnisschutz und Vertraulichkeit bezüglich aller Informationen, die er im Laufe des Verfahrens vom Erftverband erhält und die nicht öffentlich zugänglich oder allgemein bekannt sind, an.
Der Erftverband verpflichtet sich seinerseits, Informationen des Anbieters, die im Rahmen dieser Ausschreibung bekannt werden sowie damit verbundene Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse auch nach Abschluss des Ausschreibungsverfahrens streng vertraulich zu behandeln.
Bekanntmachungs-ID: CXPTYDMDHPV