Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen

Titel

Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen
VG-3000-2021-0091

Beschreibung der Beschaffung

Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer Mindestlaufzeit von 5 Jahren. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber AG spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 84 Monaten nach Vertragsschluss/Zuschlagserteilung. Außerdem ist der Abschluss eines EVB-IT Servicevertrages geplant, der als Annex zur Rahmenvereinbarung besteht. Die Laufzeit des EVB-IT-Servicevertrags ist auf Dauer bzw. für die Dauer des produktiven Einsatzes vorgesehen (maximal 7 Jahre).

Zusätzliche Informationen

Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es höchstens vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften auszuwählen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Sofern mehr als vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, werden die vier Unternehmen mit der höchsten Punktzahl ausgewählt. Sofern weniger als 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, wird das Vergabeverfahren trotzdem fortgeführt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Haftpflichtversicherung
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit"), dass eine ungekündigte Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden i.H.v. 2 Mio. €, für Sachschäden i.H.v. 5 Mio. € und für Personenschäden i.H.v. 5 Mio. € besteht oder im Falle der Auftragserteilung eine entsprechende Haftpflichtversicherung unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung abgeschlossen wird.
Die positive ("Ja") Eigenerklärung zur Erfüllung einer Haftpflichtversicherung ist eine Mindestanforderung; bei einer negativen ("Nein") Eigenerklärung erfolgt der Ausschluss.
Gesamt- und Spartenumsatz § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit") über den Gesamtumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre sowie über den Spartenumsatz von im öffentlichen Sektor erprobten Standardsoftwareprodukte zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS, ECM oder VBS) für die letzten drei Geschäftsjahre.
Der Spartenumsatz wird wie folgt bewertet:
≤ 10,00 Mio. € = 0 Punkte
10,01 bis 13,00 Mio. € = 30 Punkte
13,01 bis 16,00 Mio. € = 60 Punkte
16,01 bis 19,00 Mio. € = 90 Punkte
19,01 bis 22,00 Mio. € = 120 Punkte
22,01 bis 25,00 Mio. € = 150 Punkte
25,01 bis 28,00 Mio. € = 180 Punkte
28,01 bis 31,00 Mio. € = 210 Punkte
31,01 bis 34,00 Mio. € = 240 Punkte
34,01 bis 37,00 Mio. € = 270 Punkte
≥ 37,01 Mio. € = 300 Punkte

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Referenzen") über mindestens vier Referenzen der letzten fünf Jahre (Stichtag "Ablauf der Teilnahmeantragsfrist"), für ein im öffentlichen Sektor erprobtes Standardsoftwareprodukt zur Einführung eines Do-kumentenmanagementsystems (DMS, ECM oder VBS), gegliedert nach a) Auftraggeber der referenzierten Leistungen, b) Art des Auftragge-bers, c) Leistungserbringer, d) Leistungsjahr, e) Anzahl der Anwender, f) Anzahl der Organisationsebenen und -einheiten, g) Leistungsrollen und h) Art der Leistungen.
Die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 4 (Mindestreferenzen) sind erbracht, wenn die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind; andernfalls erfolgt der Ausschluss. Die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 4 (Mindestreferenzen) werden - soweit kein Ausschluss erfolgt - hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet (vgl. Formblatt "Referenzen").
Es werden bis zu drei weitere Referenzen in die Wertung einbezogen. Diese Referenzen Nr. 5 bis Nr. 7 werden - soweit die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind (andernfalls erfolgt die Nichtwertung der Referenz) - hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet (vgl. Formblatt "Referenzen").
Für den Fall, dass mehr als sieben Referenzen benannt werden, werden nur die sieben Punktbesten (4 punktbesten Mindestreferenzen und 3 punktbesten weitere Referenzen) der genannten Referenzen in die Gesamtwertung einbezogen.
Insgesamt können für die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 7 maximal 1.780 Punkte (d.h. jeweils maximal 280 Punkte für die Mindestreferenzen und jeweils maximal 220 für die übrigen Referenzen) erzielt werden.
Anzahl Mitarbeiter § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wei-tere Eignungskriterien") über die Anzahl der im Unternehmen jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren sowie über die Anzahl der im Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS, ECM oder VBS) im öffentlichen Sektor jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren. Die Anzahl der im Unternehmen im Bereich Dokumentenmanagementsystem (DMS, ECM oder VBS) im öffentlichen Sektor jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren werden werden wie folgt bewertet:
≤ 24 MA = 0 Punkte
≥ 25 MA = 25 Punkte
≥ 50 MA = 50 Punkte
≥ 75 MA = 75 Punkte
≥ 100 MA = 100 Punkte
≥ 125 MA = 125 Punkte
≥ 150 MA = 150 Punkte
≥ 175 MA = 175 Punkte
≥ 200 MA = 200 Punkte
Besetzung der geforderten Leistungs-/Kernrollen in der ausgeschriebenen Qualität § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien"), dass das Unternehmen über ausreichendes und qualifiziertes (Leistungs-/Kernrollen) Personal verfügt, das während der Projektlaufzeit eingesetzt werden kann.
Die positive ("Ja") Eigenerklärung zur Erfüllung der Besetzung der geforderten Profile in der ausgeschriebenen Qualität und Mindestanzahl ist eine Mindestanforderung; bei einer negativen ("Nein") Eigenerklärung erfolgt der Ausschluss.
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien"), dass das Unternehmen die Anforderungen einer Zertifizierung für ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar) erfüllt.
Das Qualitätsmanagement wird wie folgt bewertet:
Kein QM-System = 0 Punkte
DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar),
ohne Zertifikat = 25 Punkte
DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar),
mit Zertifikat = 50 Punkte

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindestanforderung bzgl. Personal (Kernrollen):
Projektmanager(Seniorberater)
Produktseitiger Lösungsberater(Seniorberater)
Produktseitiger Lösungsberater(Berater)
Seniorentwickler
Juniorentwickler
Senior-Systemadministrator/Anwendungsspezialist
Junior-Systemadministrator/Anwendungsspezialist
Spezialist Datenmigration
System Spezialist (SME)
Mindestanforderungen und Bepunktung der Referenzen Nr.1 - 4 (Mindestreferenzen):
Art des Auftraggebers
Es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- Landesministerium oder sonstige bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen (z.B. Hessisches Ministerium des Innern und für Sport) [30 Punkte]
- Agentur/Amt auf bundesstaatlicher Ebene (z.B. Hessische Zentrale für Datenverarbeitung) [30 Punkte]
- Bundesministerium oder sonstige zentralstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen (z.B. Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) [30 Punkte]
- Agentur/Amt auf zentralstaatlicher Ebene (z.B. Bundesagentur für Arbeit) [20 Punkte]
- Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation (z.B. Europäische Kommission) [5 Punkte]
- Regional- oder Kommunalbehörde (z.B. Landeshauptstadt Wiesbaden) [5 Punkte]
- Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene (z.B. Entsorgungsbetriebe der Landeshauptstadt Wiesbaden) [5 Punkte]

Leistungserbringer
(Achtung: es muss mindestens ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- (Einzel-)Bewerber
- Bewerbergemeinschaft
- Andere Leistungserbringer, z.B. Unterauftragnehmer, Eignungsverleihender
Anzahl der Büroarbeitsplätze, für die das im öffentlichen Sektor erprobte Standardsoftwareprodukt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS, ECM oder VBS) implementiert wurde
(Achtung: es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
≥ 500 bis 9.999 Büroarbeitsplätze [10 Punkte]
10.000 bis 14.999 Büroarbeitsplätze [20 Punkte]
15.000 bis 19.999 Büroarbeitsplätze [30 Punkte]
20.000 bis 24.999 Büroarbeitsplätze [40 Punkte]
≥ 25.000 Büroarbeitsplätze [50 Punkte]
Anzahl der produktiven Installationen und Mandanten, für die das im öffentlichen Sektor erprobte Standardsoftwareprodukt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS, ECM oder VBS) aufgebaut wurde
(Achtung: es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
eine Installation mit mindestens einem Mandanten [25 Punkte]
eine Installation mit mehr als drei Mandanten [50 Punkte]
mindestens zwei Installationen mit mindestens zwei Mandanten [50 Punkte]
Art der Leistungen
(Achtung: es müssen mindestens die Leistungsarten "Produktlizenzen", "Anpassung und Konfiguration des Dokumenten-managementsystem-Standardsoftwareproduktes" und "Konzept-/Dokumentationsleistungen", angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
Produktlizenzen [10 Punkte]
Anpassung und Konfiguration des Dokumentenmanagementsystem-
Standardsoftwareproduktes [10 Punkte]
Konzept-/Dokumentationsleistungen [10 Punkte]
Installationsleistungen [10 Punkte]
Systemanpassungsleistungen [10 Punkte]
Datenmigrationsleistungen [10 Punkte]
Testleistungen [5 Punkte]
Pilotierungsleistungen [5 Punkte]
Schulungsleistungen [5 Punkte]
Administrations-/Betriebsleistungen [5 Punkte]
Wartungs-/Pflege- und Supportleistungen [5 Punkte]
Beratungs-/Entwicklungsdienstleistungen [5 Punkte]
Leistungsrollen
(Achtung: es müssen mindestens die Leistungsrollen "Gesamtprojektleitung" und "Einführungsmanagement" angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
Projektmanager [10 Punkte]
Produktseitiger Lösungsberater [10 Punkte]
Entwickler [10 Punkte]
Systemadministrator/Anwendungsspezialist [10 Punkte]
Für die Bepunktung der Referenzen Nr.5 -7 siehe Formblatt "Referenzen"

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gemäß § 5 Abs. 2 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 20. Juli 2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) weist die Vergabestelle darauf hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 6 HVTG), soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderliche Verpflichtungserklärung nach § 4 HVTG zu Tariftreue und Mindestlohn mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungs-erklaerung_oeff_AG").

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Beschafft werden soll ein DMS-Produkt (Standardsoftwareprodukt) inklusive der Anpassung zur Erstellung des so genannten "DMS 4.0". Dafür sind Anpassungen und Entwicklungen am angebotenen DMS-Produkt zwingend erforderlich um das genannte "DMS 4.0" flächendeckend in der kompletten hessischen Landesverwaltung einzuführen. Es ist eine Maximallaufzeit von sieben Jahren erforderlich, um das Ziel des Beschaffungsvorhabens, die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung sämtlicher Dienststellen des Landes Hessen mit dem DMS 4.0 zu erreichen. Ausweislich der Projektzeitplanung erwartet der Auftraggeber, dass das Projekt regulär bis mindestens in das Jahr 2026 operative Leistungen des Auftragnehmers erfordern kann. Eine kürzer Projektlaufzeit wäre im Hinblick auf die zu erbringenen Leistungen unrealistisch. Vor diesem Hintergrund kommt die längere Projekt- und Vetragslaufzeit dem Auftragnehmer zugute.
Ein Wechsel des Auftragnehmers innerhalb des Projektes birgt erhebliche Risiken für die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung. So entstünden z.B durch erneut notwendige Einarbeitung Mehrkosten und zeitlicher Verzug. So bestünde in der Übergangsphase von einem zum anderen Auftragneh-mer die Gefahr, dass sich dadurch ganze Rollout Termine verschieben und der Support nicht vollständig gewährleistet werden kann. Ein funktionierendes DMS-System ist für die Funktionsfähigkeit der Landesverwaltung unabdingbar. Anderenfalls droht eine Handlungsunfähigkeit von Landesbehörden was unter dem Gesichtspunkt der Aufrechterhaltung der Öffentlichen Sicherheit und Ordnung nicht hinngenommen werden kann.
Das mit dem "alten" Auftragnehmer entwickelte und angepasste Produkt müsste von einem anderen Auftragnehmer weitergeführt werden, sofern dies überhaupt möglich ist. Die Neuausschreibung einer "Weiterführung" müsste sich auf das bereits bestehende Produkt beschränken.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung zum Ausschluss wegen schweren Verfehlungen:
Der Bieter sowie seine Unterauftragnehmer haben die Eigenerklärung gemäß dem "Gemeinsamen Runderlass über den "Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen" in der Fassung vom 23. Oktober 2020 (StAnz 48/2020 S. 1216) ausgefüllt mit ihren Angeboten einzureichen.Bei elektronischem Versand ist die Verpflichtungserklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_123_GWB")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_124_GWB")
Die hier durchgeführte Ausschreibung Beschaffung von "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung (VG-3000-2021-0090) steht in Zusammenhang mit der parallel stattfindenden Auschreibung Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen (VG-3000-2021-0091).
Es handelt sich originär um einen in zwei Losen geteilten Auftrag für den gleichen öffentlichen Auftraggeber, der aus technischen Gründen in zwei getrennten Ausschreibungsprozessen durchgeführt werden muss.
Es ist eine "Loslimitierung" dahingehend vorgesehen, als dass Teilnahmeanträge nur für ein "Los", d.h. entweder für das hier verfahrensgegenständliche Los 2 (VG-3000-2021-0091) "Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen" oder für das hier nicht verfahrensgegenständliche Los 1 (VG-3000-2021-0090) "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung"eingereicht werden dürfen.
Das wirtschaftlich günstigste endgültige Angebot ergibt sich aus der angebotenen "Leistung" 60%, sowie dem "Preis" (40%)
Das Zuschlagskriterium "Leistung" (60% = 3.283 Punkte) wird durch die drei Unterkriterien "Leistungsqualität", "Konzeptqualität" und "Präsentationsszenario" ausgefüllt. Für jeden Bieter errechnet sich so für das Unterkriterium "Leistungsqualität" (maximale Punktzahl: 1.368) die erzielte Punktzahl (L), für das Unterkriterium "Konzeptqualität" (maximale Punktzahl: 1.368) die erzielte Punktzahl (K) und für das Unterkriterium "Präsentationsszenario" (maximale Punktzahl: 547) die erzielte Punktzahl (PS). Durch die Addition der jeweils erzielten Punktzahl (L), Punktzahl (K) und Punktzahl (PS) errechnet sich für jeden Bieter die für das Zuschlagskriterium "Leistung" erreichte Punktzahl.
Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl [aus Punktzahl (L), Punktzahl (K), Punktzahl (PS) und Punktzahl (P)] hat das wirtschaftlichste Angebot abgegeben und erhält den Zuschlag.
Vgl. Ziffer 4.3 der Ausschreibungsbestimmungen + deren Anlagen für die detailierte Wertungsmethodik.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB (Einleitung, Antrag)
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegen-über dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen des Vorhabens "Modernisierung DMS in der hessischen Landesverwaltung" wird die flächendeckende Einführung der rechtverbindlichen elektronischen Aktenführung inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung in der Hessischen Landesverwaltung verfolgt. Grundlage für die elektronische Aktenführung mit Vorgangsbearbeitung, inklusive Anbindung von Fachverfahren, soll die hier gegenständliche Beschaffung eines DMS-Produkts (Standardsoftwareprodukt) und die Anpassung zur Erstellung des so genannten "DMS 4.0" bilden. Neben der Beschaffung eines DMS-Produkts für die Erstellung des DMS 4.0 werden zugehörige produktnahe technische Dienstleistungen benötigt, die ebenfalls in dieser Ausschreibung inbegriffen sind. Darunter Customizingleistungen, in Einzelfällen ggfs. Entwicklungsleistungen und technische Konzeptionserstellungen sowie alle Tätigkeiten, die zur Inbetriebnahme des DMS 4.0 (vgl. Kapitel 1.4) und die Migration der Altdaten anfallen und für die produktspezifisches Know-how erforderlich ist. Es ist beabsichtigt, den Auftragnehmer mindestens bis zum Beginn des Echtbetriebs einzubinden. Im anschließenden landesweiten Rollout bzw. bei der Ergänzung weiterer Komponenten soll der Auftragnehmer im Rahmen weiterer Beauftragungen tätig werden. Mit der vorliegenden Ausschreibung werden vom Auftragnehmer (AN) folgende Leistungen gefordert: •Erstellung von produktbezogenen technischen Konzeptionen, wie z.B. Feinkonzeption/Pflichtenheft. •Bereitstellung und Umsetzung produktnaher Dokumentationen, z.B. im Rahmen der Entwicklung, des Betriebs, im Zuge von Teilabnahmen, bei der Abwicklung von Prüfprotokollen. •Lizenzierung und Bereitstellung eines in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland erprobten DMS-Produktes (Standardsoftwareprodukt) •Unmittelbar produktbezogene technische Dienstleistungen für die Erstellung des DMS 4.0 (z.B. Erstinstallation, Konfiguration, Customizing, Entwicklungsleistungen, Tests). •Schaffung aller Voraussetzungen und Durchführung der technischen Datenmigrationen. •Schulungen für IT-Administratoren, ggf. Entwickler und Projektbeteiligte. •Übergabe Regelbetrieb und Betriebsunterstützung für den Produktivbetrieb des DMS 4.0 in der Systemumgebung der HZD. •Wartung, Pflege und Support. Folgende Leistungen werden vom AN als begleitende Beratungs- und Unterstützungsleistung gefordert: •Unterstützung der fachlichen Teststellung und Pilotierung. •Produktnahe Beratung der weiteren Einführung des DMS 4.0 in den Behörden. •Begleitung der Migrationsprojekte. •Begleitung bei der fachlichen Konzeption und technischen Umsetzung von Schnittstellenanbindungen (Fachverfahren, Anwendungen). •Übergreifende Beratung bei der Umsetzung von Anforderungen aus den Bereichen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit. •Unterstützung bei der Implementierung des Applikationsmonitorings und Anbindung an die Infrastruktur der HZD Die Erstellung, Bereitstellung und Einführung des DMS 4.0 in der hessischen Landesverwaltung wird in sechs sich überlappenden Projektphasen umgesetzt: 1.Vorbereitungsphase (Phase 1) 2.Realisierungsphase (Phase 2) 3.Testphase (Phase 3) 4.Migrationsphase (Phase 4) 5.Pilotierungsphase (Phase 5) 6.Rolloutphase und Echtbetrieb (Phase 6) Ausgehend vom initialen Projektzeitplan vereinbaren die Parteien im Wege der Feinplanung einen Projektzeitplan, der den initialen Projektzeitplan, ablöst. Teilabnahme Feinkonzeption / Pflichtenheft Nach Abschluss der Workshop-Serie vervollständigt der AN unverzüglich die Feinkonzeption und stellt sie dem AG zur Abnahme zur Verfügung. Die Billigung von Workshop-Ergebnissen oder Protokollen stellen keine Abnahmehandlungen dar. Gegenstand der 1. Teilabnahme ist ausschließlich die Feinkonzeption als Gesamtwerk. Teilabnahme des DMS 4.0 vor Beginn des Piloten Die zweite Teilabnahme erfolgt nach dem Betriebsaufbau sowie der Erstellung und Bereitstellung des DMS 4.0 in der technischen Infrastruktur/in den Umgebungen des AG (Integration in die Hessen-IT) im Rahmen von Tests vor Beginn des Piloten (vgl. Kapitel 2.3.5). Bis zum Beginn des Piloten sind grundsätzlich alle Anforderungen an die Funktionalitäten des DMS 4.0 gemäß der Feinkonzeption durch den AN zu erfüllen und zu liefern. Die Erfüllung und Bereitstellung dieser Anforderungen sind im Festpreis des DMS 4.0 mit den im Preisblatt ausgewiesenen Preisbestandteilen, bzw. im Preis des jeweiligen Einzelabrufs enthalten. Abnahmekriterien für die Teilabnahme vor dem Piloten sind: a)Erfüllung der offenen Abnahmekriterien bis dahin vereinbarter Einzelabrufe b)Bereitstellung aller vereinbarten Konzepte und Dokumentationen gemäß Kapitel 5.3 und vereinbarter Zeitplanung c)erfolgreiche Durchführung von Funktions-, Integrations- und Systemtests inklusive Last- und Performancetests, mittels derer die Erfüllung des Funktionsumfangs des DMS 4.0 gemäß Feinkonzeption und die Mangelfreiheit der Software(-komponenten) bzw. -module hinsichtlich der technischen und funktionellen Fähigkeit nachgewiesen werden. 1.Zwischenabnahme des DMS 4.0 nach Abschluss des Piloten Der Pilot dient der ersten produktiven Nutzung des DMS 4.0. Während dieser Phase können Fehler identifiziert werden, die erfolgreich zu Änderungen oder Nachbesserungen einzelner Funktionen des DMS 4.0 führen. Die Zwischenabnahme nach Abschluss des Piloten ist Voraussetzung für den Start des Rollouts und Echtbetriebs. Die durch den AN vorzunehmenden Änderungen sind Teil der als Festpreis definierten Lieferung des DMS 4.0. Abnahmekriterien für die Zwischenabnahme nach Abschluss des Piloten sind: a)Erfüllung der bis dahin offenen Abnahmekriterien vereinbarter Einzelabrufe b)erfolgreiche Produktivsetzung des DMS 4.0 c)erfolgreiche Migration der Altdaten aus dem Altsystem HeDok in das neue DMS 4.0 für die Behörde des Piloten (vgl. Kapitel 2.3.4) d)erfolgreiche und nachgewiesene Behebung von betriebsverhindernden und/oder betriebsbehindernden Mängeln (falls zutreffend) e)mindestens ein Monat störungsfreier Produktionsbetrieb während des Piloten, d.h. produktive Nutzung des DMS 4.0 ohne betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Störungen, die einen Produktionsbetrieb erheblich einschränken 2.Teilabnahme des DMS 4.0 nach Nachnutzung/Einführung in zwei weiteren Behörden Die Teilabnahme erfolgt nach Nachnutzung/Einführung des DMS 4.0 in zwei weiteren Behörden mit folgenden Kriterien: a)Erfüllung der offenen Abnahmekriterien bis dahin vereinbarter Einzelabrufe b)erfolgreiche erweiterte Produktivsetzung des DMS 4.0 in zwei weiteren Behörden und stabile Produktivnutzung im Piloten c)erfolgreiche Migration der Altdaten aus dem Altsystem HeDok in das neue DMS 4.0 für zwei weitere Behörden d)erfolgreiche und nachgewiesene Behebung von betriebsverhindernden und/oder betriebsbehindernden Mängeln (falls zutreffend) e)Abnahme von Funktionalitäten, die erst mit erweiterter Nutzung des DMS 4.0 möglich sind, wie z.B. Mandantenfähigkeit, mandantenübergreifendes Arbeiten, Nutzbarkeit von Schnittstellen (z.B. xdomea, REST ful Web Services) zur Anbindung von Fachverfahren f)mindestens ein Monat störungsfreier Produktionsbetrieb in den weiteren Behörden, d.h. produktive Nutzung des DMS 4.0 ohne betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Störungen, die einen Produktionsbetrieb erheblich einschränken. 3.Teilabnahme von Funktionen, die spätestens 24 Monate nach Vertragsschluss bereitzustellen sind Der AN hat spätestens zwei Monate nach Zuschlagserteilung eine etwaige in Betracht kommende Nachlieferung darzulegen und Lieferzeitpunkte konkret zu benennen. Zugleich sind Einzelabrufe zu nachgelieferten Komponenten vorzulegen und zwischen den Parteien nach Maßgabe des hierzu vorgesehenen Procederes abzuschließen. Diese Funktionen werden im Falle einer Nachlieferung in einem Funktions- und Integrationstest nach Maßgabe der in den Einzelabrufen festgelegten Abnahmekriterien getestet und abgenommen. Sollte sich dabei eine abnahmeverhindernde Nichterfüllung der Anforderungen ergeben, so regelt die Rahmenvereinbarung in Verbindung mit dem jeweiligen Einzelabruf die Einzelheiten hierzu. 4.Endabnahme Realisierungsphase Für die Endabnahme ist es erforderlich, dass alle Datenmigrationen aus dem DMS-Altsystem HeDok erfolgreich abgeschlossen worden. Kriterien für die Endabnahme sind: a)Erfüllung aller offenen Abnahmekriterien bis dahin vereinbarter Einzelabrufe b)erfolgreiche erweiterte Produktivsetzung des DMS 4.0 in den Behörden des Landes und stabile Produktivnutzung im Piloten und den zwei weiteren Behörden c)die jeweils erfolgte Abnahme der in Einzelabrufen erfolgreich durchgeführten Migration der Altdaten aus dem Altsystem HeDok in das neue DMS 4.0 für alle HeDok-nutzenden Behörden (soweit bis dato nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen vorgesehen) d)erfolgreiche und nachgewiesene Behebung von betriebsverhindernden und/oder betriebsbehindernden Mängeln (falls zutreffend) e)Abnahme von Funktionalitäten, die erst mit flächendeckender Nutzung des DMS 4.0 möglich sind, wie z.B. Mandantenfähigkeit, mandantenübergreifendes Arbeiten, Nutzbarkeit von Standardschnittstellen (z.B. REST ful Web Services) zur Anbindung von Fachverfahren f)störungsfreier Produktionsbetrieb mit 20.000 Anwendern oder alternativ bis zum Jahr 2026, d.h. produktive Nutzung des DMS 4.0 ohne betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Störungen, die einen Produktionsbetrieb erheblich einschränken, inklusive eines Last- und Performancetests. Die Teilabnahmen bzw. die Zwischenabnahme stellen Zeitpunkte für ein Sonderkündigungsrecht des AG dar, wenn die oben aufgeführten Kriterien nicht erfüllt werden. Die Einzelheiten hierzu regelt die Rahmenvereinbarung.