Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen

Zusätzliche Informationen

Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es höchstens vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften auszuwählen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Sofern mehr als vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, werden die vier Unternehmen mit der höchsten Punktzahl ausgewählt. Sofern weniger als 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, wird das Vergabeverfahren trotzdem fortgeführt.

Kurze Beschreibung

Ziel ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einer Mindestlaufzeit von 5 Jahren. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber AG spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 84 Monaten nach Vertragsschluss/Zuschlagserteilung. Außerdem ist der Abschluss eines EVB-IT Servicevertrages geplant, der als Annex zur Rahmenvereinbarung besteht. Die Laufzeit des EVB-IT-Servicevertrags ist auf Dauer bzw. für die Dauer des produktiven Einsatzes vorgesehen (maximal 7 Jahre).

Zusätzliche Informationen

Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es höchstens vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften auszuwählen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Sofern mehr als vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, werden die vier Unternehmen mit der höchsten Punktzahl ausgewählt. Sofern weniger als 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, wird das Vergabeverfahren trotzdem fortgeführt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gemäß § 5 Abs. 2 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 20. Juli 2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) weist die Vergabestelle darauf hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 6 HVTG), soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderliche Verpflichtungserklärung nach § 4 HVTG zu Tariftreue und Mindestlohn mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungs-erklaerung_oeff_AG").

Begründung für die Rahmenvereinbarung

Beschafft werden soll ein DMS-Produkt (Standardsoftwareprodukt) inklusive der Anpassung zur Erstellung des so genannten "DMS 4.0". Dafür sind Anpassungen und Entwicklungen am angebotenen DMS-Produkt zwingend erforderlich um das genannte "DMS 4.0" flächendeckend in der kompletten hessischen Landesverwaltung einzuführen. Es ist eine Maximallaufzeit von sieben Jahren erforderlich, um das Ziel des Beschaffungsvorhabens, die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung sämtlicher Dienststellen des Landes Hessen mit dem DMS 4.0 zu erreichen. Ausweislich der Projektzeitplanung erwartet der Auftraggeber, dass das Projekt regulär bis mindestens in das Jahr 2026 operative Leistungen des Auftragnehmers erfordern kann. Eine kürzer Projektlaufzeit wäre im Hinblick auf die zu erbringenen Leistungen unrealistisch. Vor diesem Hintergrund kommt die längere Projekt- und Vetragslaufzeit dem Auftragnehmer zugute.Ein Wechsel des Auftragnehmers innerhalb des Projektes birgt erhebliche Risiken für die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung. So entstünden z.B durch erneut notwendige Einarbeitung Mehrkosten und zeitlicher Verzug. So bestünde in der Übergangsphase von einem zum anderen Auftragneh-mer die Gefahr, dass sich dadurch ganze Rollout Termine verschieben und der Support nicht vollständig gewährleistet werden kann. Ein funktionierendes DMS-System ist für die Funktionsfähigkeit der Landesverwaltung unabdingbar. Anderenfalls droht eine Handlungsunfähigkeit von Landesbehörden was unter dem Gesichtspunkt der Aufrechterhaltung der Öffentlichen Sicherheit und Ordnung nicht hinngenommen werden kann.Das mit dem "alten" Auftragnehmer entwickelte und angepasste Produkt müsste von einem anderen Auftragnehmer weitergeführt werden, sofern dies überhaupt möglich ist. Die Neuausschreibung einer "Weiterführung" müsste sich auf das bereits bestehende Produkt beschränken.

Kurze Beschreibung

Im Rahmen des Vorhabens "Modernisierung DMS in der hessischen Landesverwaltung" wird die flächendeckende Einführung der rechtverbindlichen elektronischen Aktenführung inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung in der Hessischen Landesverwaltung verfolgt. Grundlage für die elektronische Aktenführung mit Vorgangsbearbeitung, inklusive Anbindung von Fachverfahren, soll die hier gegenständliche Beschaffung eines DMS-Produkts (Standardsoftwareprodukt) und die Anpassung zur Erstellung des so genannten "DMS 4.0" bilden. Neben der Beschaffung eines DMS-Produkts für die Erstellung des DMS 4.0 werden zugehörige produktnahe technische Dienstleistungen benötigt, die ebenfalls in dieser Ausschreibung inbegriffen sind. Darunter Customizingleistungen, in Einzelfällen ggfs. Entwicklungsleistungen und technische Konzeptionserstellungen sowie alle Tätigkeiten, die zur Inbetriebnahme des DMS 4.0 (vgl. Kapitel 1.4) und die Migration der Altdaten anfallen und für die produktspezifisches Know-how erforderlich ist. Es ist beabsichtigt, den Auftragnehmer mindestens bis zum Beginn des Echtbetriebs einzubinden. Im anschließenden landesweiten Rollout bzw. bei der Ergänzung weiterer Komponenten soll der Auftragnehmer im Rahmen weiterer Beauftragungen tätig werden. Mit der vorliegenden Ausschreibung werden vom Auftragnehmer (AN) folgende Leistungen gefordert: •Erstellung von produktbezogenen technischen Konzeptionen, wie z.B. Feinkonzeption/Pflichtenheft. •Bereitstellung und Umsetzung produktnaher Dokumentationen, z.B. im Rahmen der Entwicklung, des Betriebs, im Zuge von Teilabnahmen, bei der Abwicklung von Prüfprotokollen. •Lizenzierung und Bereitstellung eines in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland erprobten DMS-Produktes (Standardsoftwareprodukt) •Unmittelbar produktbezogene technische Dienstleistungen für die Erstellung des DMS 4.0 (z.B. Erstinstallation, Konfiguration, Customizing, Entwicklungsleistungen, Tests). •Schaffung aller Voraussetzungen und Durchführung der technischen Datenmigrationen. •Schulungen für IT-Administratoren, ggf. Entwickler und Projektbeteiligte. •Übergabe Regelbetrieb und Betriebsunterstützung für den Produktivbetrieb des DMS 4.0 in der Systemumgebung der HZD. •Wartung, Pflege und Support. Folgende Leistungen werden vom AN als begleitende Beratungs- und Unterstützungsleistung gefordert: •Unterstützung der fachlichen Teststellung und Pilotierung. •Produktnahe Beratung der weiteren Einführung des DMS 4.0 in den Behörden. •Begleitung der Migrationsprojekte. •Begleitung bei der fachlichen Konzeption und technischen Umsetzung von Schnittstellenanbindungen (Fachverfahren, Anwendungen). •Übergreifende Beratung bei der Umsetzung von Anforderungen aus den Bereichen des Datenschutzes und der IT-Sicherheit. •Unterstützung bei der Implementierung des Applikationsmonitorings und Anbindung an die Infrastruktur der HZD Die Erstellung, Bereitstellung und Einführung des DMS 4.0 in der hessischen Landesverwaltung wird in sechs sich überlappenden Projektphasen umgesetzt: 1.Vorbereitungsphase (Phase 1) 2.Realisierungsphase (Phase 2) 3.Testphase (Phase 3) 4.Migrationsphase (Phase 4) 5.Pilotierungsphase (Phase 5) 6.Rolloutphase und Echtbetrieb (Phase 6) Ausgehend vom initialen Projektzeitplan vereinbaren die Parteien im Wege der Feinplanung einen Projektzeitplan, der den initialen Projektzeitplan, ablöst. Teilabnahme Feinkonzeption / Pflichtenheft Nach Abschluss der Workshop-Serie vervollständigt der AN unverzüglich die Feinkonzeption und stellt sie dem AG zur Abnahme zur Verfügung. Die Billigung von Workshop-Ergebnissen oder Protokollen stellen keine Abnahmehandlungen dar. Gegenstand der 1. Teilabnahme ist ausschließlich die Feinkonzeption als Gesamtwerk. Teilabnahme des DMS 4.0 vor Beginn des Piloten Die zweite Teilabnahme erfolgt nach dem Betriebsaufbau sowie der Erstellung und Bereitstellung des DMS 4.0 in der technischen Infrastruktur/in den Umgebungen des AG (Integration in die Hessen-IT) im Rahmen von Tests vor Beginn des Piloten (vgl. Kapitel 2.3.5). Bis zum Beginn des Piloten sind grundsätzlich alle Anforderungen an die Funktionalitäten des DMS 4.0 gemäß der Feinkonzeption durch den AN zu erfüllen und zu liefern. Die Erfüllung und Bereitstellung dieser Anforderungen sind im Festpreis des DMS 4.0 mit den im Preisblatt ausgewiesenen Preisbestandteilen, bzw. im Preis des jeweiligen Einzelabrufs enthalten. Abnahmekriterien für die Teilabnahme vor dem Piloten sind: a)Erfüllung der offenen Abnahmekriterien bis dahin vereinbarter Einzelabrufe b)Bereitstellung aller vereinbarten Konzepte und Dokumentationen gemäß Kapitel 5.3 und vereinbarter Zeitplanung c)erfolgreiche Durchführung von Funktions-, Integrations- und Systemtests inklusive Last- und Performancetests, mittels derer die Erfüllung des Funktionsumfangs des DMS 4.0 gemäß Feinkonzeption und die Mangelfreiheit der Software(-komponenten) bzw. -module hinsichtlich der technischen und funktionellen Fähigkeit nachgewiesen werden. 1.Zwischenabnahme des DMS 4.0 nach Abschluss des Piloten Der Pilot dient der ersten produktiven Nutzung des DMS 4.0. Während dieser Phase können Fehler identifiziert werden, die erfolgreich zu Änderungen oder Nachbesserungen einzelner Funktionen des DMS 4.0 führen. Die Zwischenabnahme nach Abschluss des Piloten ist Voraussetzung für den Start des Rollouts und Echtbetriebs. Die durch den AN vorzunehmenden Änderungen sind Teil der als Festpreis definierten Lieferung des DMS 4.0. Abnahmekriterien für die Zwischenabnahme nach Abschluss des Piloten sind: a)Erfüllung der bis dahin offenen Abnahmekriterien vereinbarter Einzelabrufe b)erfolgreiche Produktivsetzung des DMS 4.0 c)erfolgreiche Migration der Altdaten aus dem Altsystem HeDok in das neue DMS 4.0 für die Behörde des Piloten (vgl. Kapitel 2.3.4) d)erfolgreiche und nachgewiesene Behebung von betriebsverhindernden und/oder betriebsbehindernden Mängeln (falls zutreffend) e)mindestens ein Monat störungsfreier Produktionsbetrieb während des Piloten, d.h. produktive Nutzung des DMS 4.0 ohne betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Störungen, die einen Produktionsbetrieb erheblich einschränken 2.Teilabnahme des DMS 4.0 nach Nachnutzung/Einführung in zwei weiteren Behörden Die Teilabnahme erfolgt nach Nachnutzung/Einführung des DMS 4.0 in zwei weiteren Behörden mit folgenden Kriterien: a)Erfüllung der offenen Abnahmekriterien bis dahin vereinbarter Einzelabrufe b)erfolgreiche erweiterte Produktivsetzung des DMS 4.0 in zwei weiteren Behörden und stabile Produktivnutzung im Piloten c)erfolgreiche Migration der Altdaten aus dem Altsystem HeDok in das neue DMS 4.0 für zwei weitere Behörden d)erfolgreiche und nachgewiesene Behebung von betriebsverhindernden und/oder betriebsbehindernden Mängeln (falls zutreffend) e)Abnahme von Funktionalitäten, die erst mit erweiterter Nutzung des DMS 4.0 möglich sind, wie z.B. Mandantenfähigkeit, mandantenübergreifendes Arbeiten, Nutzbarkeit von Schnittstellen (z.B. xdomea, REST ful Web Services) zur Anbindung von Fachverfahren f)mindestens ein Monat störungsfreier Produktionsbetrieb in den weiteren Behörden, d.h. produktive Nutzung des DMS 4.0 ohne betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Störungen, die einen Produktionsbetrieb erheblich einschränken. 3.Teilabnahme von Funktionen, die spätestens 24 Monate nach Vertragsschluss bereitzustellen sind Der AN hat spätestens zwei Monate nach Zuschlagserteilung eine etwaige in Betracht kommende Nachlieferung darzulegen und Lieferzeitpunkte konkret zu benennen. Zugleich sind Einzelabrufe zu nachgelieferten Komponenten vorzulegen und zwischen den Parteien nach Maßgabe des hierzu vorgesehenen Procederes abzuschließen. Diese Funktionen werden im Falle einer Nachlieferung in einem Funktions- und Integrationstest nach Maßgabe der in den Einzelabrufen festgelegten Abnahmekriterien getestet und abgenommen. Sollte sich dabei eine abnahmeverhindernde Nichterfüllung der Anforderungen ergeben, so regelt die Rahmenvereinbarung in Verbindung mit dem jeweiligen Einzelabruf die Einzelheiten hierzu. 4.Endabnahme Realisierungsphase Für die Endabnahme ist es erforderlich, dass alle Datenmigrationen aus dem DMS-Altsystem HeDok erfolgreich abgeschlossen worden. Kriterien für die Endabnahme sind: a)Erfüllung aller offenen Abnahmekriterien bis dahin vereinbarter Einzelabrufe b)erfolgreiche erweiterte Produktivsetzung des DMS 4.0 in den Behörden des Landes und stabile Produktivnutzung im Piloten und den zwei weiteren Behörden c)die jeweils erfolgte Abnahme der in Einzelabrufen erfolgreich durchgeführten Migration der Altdaten aus dem Altsystem HeDok in das neue DMS 4.0 für alle HeDok-nutzenden Behörden (soweit bis dato nach Maßgabe der vorstehenden Bestimmungen vorgesehen) d)erfolgreiche und nachgewiesene Behebung von betriebsverhindernden und/oder betriebsbehindernden Mängeln (falls zutreffend) e)Abnahme von Funktionalitäten, die erst mit flächendeckender Nutzung des DMS 4.0 möglich sind, wie z.B. Mandantenfähigkeit, mandantenübergreifendes Arbeiten, Nutzbarkeit von Standardschnittstellen (z.B. REST ful Web Services) zur Anbindung von Fachverfahren f)störungsfreier Produktionsbetrieb mit 20.000 Anwendern oder alternativ bis zum Jahr 2026, d.h. produktive Nutzung des DMS 4.0 ohne betriebsverhindernde und/oder betriebsbehindernde Störungen, die einen Produktionsbetrieb erheblich einschränken, inklusive eines Last- und Performancetests. Die Teilabnahmen bzw. die Zwischenabnahme stellen Zeitpunkte für ein Sonderkündigungsrecht des AG dar, wenn die oben aufgeführten Kriterien nicht erfüllt werden. Die Einzelheiten hierzu regelt die Rahmenvereinbarung.