Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit dem Pilotbereich elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung

Kurze Beschreibung

Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist die Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit dem Pilotbereich elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung.

Beschreibung der Beschaffung

Die Universität Koblenz-Landau beabsichtigt die Beschaffung, Einführung und den Betrieb eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) mit Workflowkomponente für die Automation und Digitalisierung interner Prozesse, sowie Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten. Die Universität Koblenz-Landau hat für das Projekt einen Pilotbereich benannt: Die Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung. Hochschulen müssen als subzentrale öffentliche Auftraggeber gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU ab dem 18.04.2020 in der Lage sein, elektronisch-strukturierte Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Um dieser Verarbeitungspflicht nachzukommen, soll ein DMS mit Workflowkomponente als geeignetes IT-System zur elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung beschafft werden. Diese Software (im weiteren DMS-Software) soll als On-Premise Variante vom Dienstleister zur Verfügung gestellt werden.
Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Beschaffung, die Konfiguration einschließlich einer notwendigen Anpassung von Parametern auf die besonderen Anforderungen der Universität Koblenz-Landau (z.B. Customizing), die funktionsfähige Bereitstellung, die Einführung und die (zeitweise) Betriebsunterstützung eines DMS sowie die Anbindung von weiterhin genutzten Verfahren und die Schulung von Key-Usern in die DMS-Software. Innerhalb des Einführungsprojekts sind die folgenden Dokumente verpflichtend in Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Universität Koblenz-Landau zu erstellen:
- Rollen- und Rechtekonzept
- Verfahrensdokumentation
- Schulungskonzept
- Datenschutzkonzept.
Der Auftragnehmer hat ein DMS mit Workflowkomponente für die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen zu liefern; darüber hinaus muss das DMS im Stande sein, Bau-, Personal-, Projekt-, Bewerber- und Studierendenakten und weitere in der Leistungsbeschreibung genannte Funktionalitäten abbilden zu können.
Die bereitzustellende DMS-Software muss insbesondere folgende Funktionsbereiche abdecken:
- Elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung
- Möglichkeiten zur kollaborativen Zusammenarbeit
- Archivkomponente
- Scan- und OCR-Komponenten
- Workflowkomponente
- individuelle Rechtezuweisung auf eine Vielzahl an Nutzergruppen.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Zu der Abgabe eines Angebots werden mindestens drei (3) Bewerber zugelassen, die auf Basis der Vergabeunterlagen zur Angebotsabgabe aufgefordert werden, (vgl. § 51 Abs. 1 VgV).
Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der Mindestzahl von drei (3) liegt, behält sich der Auftraggeber vor, das Vergabeverfahren trotzdem fortzuführen, indem er den oder die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen (§ 51 Abs. 3 Satz 2 VgV).
Gibt es mehr als drei (3) Bewerber, bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen und die einen formal ordnungsgemäßen und den Mindestbedingungen entsprechenden Teilnahmeantrag eingereicht haben, behält sich der Auftraggeber aus Gründen des Wettbewerbs vor, mehr als drei (3) Bewerber zur Abgabe eines Angebots zuzulassen. Die Höchstzahl an Bewerbern, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, wird auf höchstens fünf (5) festgelegt.
Die Auswahl erfolgt anhand des Gegenstands der Referenzprojekte unter Berücksichtigung des Auftragswerts wie folgt:
Punktevergabe erfolgt nach dem folgenden Schema (Punkte werden kumuliert):
1. Projekte im Hochschulkontext werden folgendermaßen bewertet:
mehr als 5 Projekte im Hochschulkontext 10 Punkte
3-5 Projekte im Hochschulkontext 8 Punkte
1-2 Projekte im Hochschulkontext 5 Punkte
keine Projekte im Hochschulkontext 0 Punkte
2. Projekte im Bereich der öffentlichen Verwaltung werden folgendermaßen bewertet:
mehr als 5 Projekte in der öffentlichen Verwaltung 10 Punkte
3-5 Projekte in der öffentlichen Verwaltung 8 Punkte
1-2 Projekte in der öffentlichen Verwaltung 5 Punkte
keine Projekte in der öffentlichen Verwaltung 0 Punkte
Insgesamt können für die bis zu zwölf (12) Referenzprojekte bis zu maximal 20 Punkte (10 + 10 = 20) erzielt werden. Die erzielte Gesamtpunktzahl wird mit dem Faktor 10 multipliziert.
Der Teilnahmeantrag muss Angaben zu mindestens vier (4), maximal zwölf (12) Referenzprojekten beinhalten, die Projekte im Hochschulkontext und oder Projekte im Bereich der öffentlichen Verwaltung in diesen maximal zwölf (12) Referenzprojekten umfassen.
Sodann wird der Auftragswert der Referenzprojekte wie folgt berücksichtigt:
Bezogen auf den Auftragswert (netto) erfolgt eine Punktevergabe nach folgendem Schema:
Auftragswert (netto) Punkte
- 800.000 EUR 5 Punkte
- 600.000 EUR < 800.000 EUR 4 Punkte
- 400.000 EUR < 600.000 EUR 3 Punkte
- 200.000 EUR < 400.000 EUR 2 Punkte
- 100.000 EUR < 200.000 EUR 1 Punkt
Insgesamt können also für die maximal zwölf (12) Referenzprojekte bezogen auf den Auftragswert maximal 60 Punkte (12 x 5 = 60) erzielt werden.
Im Teilnahmeantrag ist zu den Referenzen jeweils der Auftragswert anzugeben. Auftragswert ist die abgerechnete Auftragssumme in Euro (netto) für Leistungen, die der Referenznehmer für den Referenzgeber innerhalb des Zeitraums 01.01.2018 bis spätestens zum Ablauf der Teilnahmefrist erbracht hat.
Aus den gemäß den vorstehenden Vorgaben ermittelten Punktzahlen wird eine Gesamtpunktzahl durch Addition der Punktzahlen gebildet. Insgesamt sind somit maximal 260 Punkte erzielbar.
Das Referenzprojekt ist allerdings nur dann geeignet, wenn mit ihm nicht vor dem 01.01.2018 begonnen worden ist, der Erbringungszeitraum mindestens ein halbes Jahr betragen hat und das jeweilige Referenzprojekt spätestens zum Ablauf der Teilnahmefrist in dem hier gegenständlichen Vergabeverfahren abgeschlossen worden ist.
Mindestanforderung: Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird darauf hingewiesen, dass auch einschlägige Dienstleistungen berücksichtigt werden, die mehr als drei Jahre zurückliegen (vgl. § 46 Abs. 3 Nr. 1 Hs.2 VgV) - nicht jedoch vor dem 01.01.2018.
Bei Bewerbergemeinschaften muss klar erkennbar sein, welches Referenzprojekt welchem Mitglied der Bewerbergemeinschaft zuzuordnen ist. Ausschließlich diejenigen Referenzprojekte der Mitglieder, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden der Bewerbergemeinschaft zugerechnet.
Kann ein Bewerber nicht mindestens vier (4) Referenzprojekte angeben, die diesen Referenzzeitraum abdecken, führt das zum Ausschluss des Teilnahmeantrags. Beinhaltet der Teilnahmeantrag mehr als zwölf (12) Referenzprojekte, werden lediglich die nummerischen ersten Referenzprojekte 1 bis einschließlich 12 bewertet.
Eine Übermittlung fahrlässig oder vorsätzlich irreführender Informationen eines Bewerbers kann ausweislich § 124 Abs. 1 Nr. 9 lit. c) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zum Ausschluss von Vergabeverfahren durch öffentliche Auftraggeber führen.
Für den Fall, dass nach Auswertung der Teilnahmeanträge anhand der vorstehenden Auswahlmethode mehrere Punktgleichheit auf einem hinteren Rang liegen, und der Auftraggeber die maximale geplante Höchstzahl an Bewerber zur Angebotsabgabe auffordern möchte, entscheidet das Los, welcher dieser Bewerber zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert wird, damit die geplante Höchstzahl nicht überschritten wird.
Die Bewerber (für sich als Einzelbewerber; für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und für den eignungsverleihenden Unterauftragnehmer) haben die Anlage 206 "Referenzprojekte" für die insgesamt mindestens vier (4) bis maximal zwölf (12) Referenzprojekte auszufüllen und als Bestandteil des Teilnahmeantrags einzureichen.
Je Referenz ist ein zusätzliches Projektdatenblatt - maximal eine (1) einseitig bedruckte DIN-A4-Seite (Arial, 12 Punkt) - mit Darstellung des Referenzprojektes gestattet. Sollten an anderer Stelle oder darüber hinaus Angaben zu Referenzprojekten benannt werden (z. B. auch in allgemeinen Bürobroschüren oder Referenzlisten), werden diese darin enthaltenen Angaben nicht berücksichtigt.
Sofern die Zahl geeigneter Bewerber unter der Mindestzahl von drei (3) liegt, behält sich der Auftraggeber vor, das Vergabeverfahren fortführen, indem er die Bewerber einlädt, die über die geforderte Eignung verfügen und die aufgestellten Mindestanforderungen erfüllen (§ 51 Abs. 3 Satz 2 VgV).

Zusätzliche Informationen

1. Unklarheiten
Der Auftragnehmer hat die Vertragsbestandteile mit der Sachkunde eines erfahrenen Unternehmers sorgfältig auf Widersprüche, Lücken, Fehler, Unstimmigkeiten und Unklarheiten zu prüfen und den Auftraggeber auf solche unverzüglich schriftlich hinzuweisen. Dabei stimmen die Vertragsparteien überein, dass diese Verpflichtung auch bereits im Stadium der Vertragsanbahnung gegolten hat.
2. Eignungsleihe
Beabsichtigt der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche, finanzielle, technische oder berufliche Leistungsfähigkeit oder Fachkunde die Kapazitäten anderer Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer) in Anspruch zu nehmen, muss der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft in seinem Teilnahmeantrag Art und Umfang der Inanspruchnahme angeben, diese Unternehmen benennen und nachweisen, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel dieser Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende vergaberechtliche Verpflichtungserklärung dieser Unternehmen im Sinne des § 47 VgV vorlegt.
Zum gleichen Zeitpunkt hat der Bewerber / die Bewerbergemeinschaft die in diesen Vergabeunterlagen geforderten Unterlagen (Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen und sonstige Nachweise) zum Beleg der Erfüllung der entsprechenden Eignungskriterien, hinsichtlich derer die Inanspruchnahme der Kapazitäten der anderen Unternehmen erfolgt, für diese anderen Unternehmen, sowie für das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen bezüglich dieser anderen Unternehmen vorzulegen.
Ein Bewerber / die Bewerbergemeinschaft kann im Hinblick auf Nachweise für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- und Befähigungsnachweise nach § 46 Abs. 3 Nr. 6 VgV oder die einschlägige berufliche Erfahrung die Kapazitäten anderer Unternehmen nur dann in Anspruch nehmen, wenn diese die Leistung erbringen, für die diese Kapazitäten benötigt werden.
Nimmt ein Bewerber / die Bewerbergemeinschaft die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit oder die einschlägige berufliche Erfahrung im Wege der Eignungsleihe in Anspruch, so muss das für die Ausführung des jeweiligen Teils der Leistung benannte Unternehmen (eignungsverleihender Unterauftragnehmer) diesen Teil der Leistung im Auftragsfall erbringen.
Nimmt ein Bewerber / die Bewerbergemeinschaft die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so ist dies nur zulässig, soweit mit dem Teilnahmeantrag eine gemeinsame Haftung des Bewerbers / der Bewerbergemeinschaft und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe erklärt wird.
Die Bewerber / die Bewerbergemeinschaft, die sich die Eignung leihen, haben die Anlage 204 "Eignungsleihe" auszufüllen und als Bestandteil des Angebots einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Bewerber haben folgende Erklärungen mit ihrem Teilnahmeantrag abzugeben:
1. Bewerber/-Bietergemeinschaften
Im Falle der Bildung einer Bewerber/-Bietergemeinschaft, hat diese mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben,
- in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für das Vergabeverfahren und die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,
- dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt,
- in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft aus allen Mitgliedern im Auftragsfall erklärt ist, und
- dass alle Mitglieder der Bewerber-/Bietergemeinschaft und (im Auftragsfall) der Arbeitsgemeinschaft als Gesamtschuldner haften.
Die rechtlichen Anforderungen an die Bildung von Bewerber-/Bietergemeinschaften sind einzuhalten. Außerdem hat die Bewerber/-Bietergemeinschaft die Rechtsform anzugeben, die sie für die Erfüllung des Auftrages annehmen wird.
Die Bewerber-/Bietergemeinschaft hat für diese Erklärung die Anlage 202 "Bietergemeinschaft" zu verwenden und diese Anlage als Bestandteil ihres Teilnahmeantrags ausgefüllt einzureichen.
2. Ausschlussgründe
2.1. Zwingende Ausschlussgründe des § 123 Abs. 1 bis 3 GWB
Eigenerklärung (gem. § 123 Abs. 1-3 GWB), dass keine Person, deren Verhalten dem Unternehmen des Bewerbers zuzurechnen ist, rechtskräftig verurteilt, oder gegen das Unternehmen eine Geldbuße nach § 30 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten rechtskräftig festgesetzt worden ist, jeweils wegen einer Straftat nach:
- § 129 des Strafgesetzbuchs (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuchs (Bildung terroristischer Vereinigungen) oder § 129b des Strafgesetzbuchs (Kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),
- § 89c des Strafgesetzbuchs (Terrorismusfinanzierung) oder wegen der Teilnahme an einer solchen Tat oder wegen der Bereitstellung oder Sammlung finanzieller Mittel in Kenntnis dessen, dass diese finanziellen Mittel ganz oder teilweise dazu verwendet werden oder verwendet werden sollen, eine Tat nach § 89a Absatz 2 Nummer 2 des Strafgesetzbuchs zu begehen,
- § 261 des Strafgesetzbuchs (Geldwäsche; Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte),
- § 263 des Strafgesetzbuchs (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
- § 264 des Strafgesetzbuchs (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der Europäischen Union oder gegen Haushalte richtet, die von der Europäischen Union oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
- § 299 des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr),
- § 108e des Strafgesetzbuchs (Bestechlichkeit und Bestechung von Mandatsträgern),
- den §§ 333 und 334 des Strafgesetzbuchs (Vorteilsgewährung und Bestechung), jeweils auch in Verbindung mit § 335a des Strafgesetzbuchs (Ausländische und internationale Bedienstete),
- Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr) oder
- den §§ 232 und 233 des Strafgesetzbuchs (Menschenhandel) oder § 233a des Strafgesetzbuchs (Förderung des Menschenhandels).
2.2. Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung
Eigenerklärung, dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung nachgekommen ist (§ 123 Abs. 4 GWB).
Vor der Zuschlagserteilung fordert der Auftraggeber den Bieter, auf dessen Angebot er die Erteilung des Zuschlags beabsichtigt, auf gesondertes Verlangen auf, eine steuerliche Unbedenklichkeitsbescheinigung des zuständigen Finanzamts bzw. der zuständigen Behörde des Herkunftslands oder des Niederlassungsstaats vorzulegen, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern, Abgaben sowie der Beiträge zur Sozialversicherung nachgekommen ist (§ 123 Abs. 4 GWB i.V.m. § 48 Abs. 5 VgV).
2.3. Fakultative Ausschlussgründe des § 124 GWB
Eigenerklärung (gemäß § 124 GWB), dass
- weder das Unternehmen des Bewerbers noch eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, bei der Ausführung öffentlicher Aufträge gegen geltende umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen verstoßen hat,
- das Unternehmen des Bewerbers nicht zahlungsunfähig ist/sind, über das Vermögen des Unternehmens kein Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares Verfahren beantragt oder eröffnet worden ist, die Eröffnung eines solchen Verfahrens mangels Masse nicht abgelehnt worden ist, und sich das Unternehmen nicht im Verfahren der Liquidation befindet oder seine Tätigkeit eingestellt hat,
- weder das Unternehmen noch eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, im Rahmen der beruflichen Tätigkeit eine schwere Verfehlung begangen hat, durch die die Integrität des Unternehmens infrage gestellt wird,
- weder das Unternehmen noch eine Person, deren Verhalten dem Unternehmen zuzurechnen ist, eine Vereinbarung mit anderen Unternehmen getroffen hat, die eine Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken,
- das Unternehmen nicht eine wesentliche Anforderung bei der Ausführung eines früheren öffentlichen Auftrags oder Konzessionsvertrags erheblich oder fortdauernd mangelhaft erfüllt hat und dies zu einer vorzeitigen Beendigung, zu Schadensersatz oder zu einer vergleichbaren Rechtsfolge geführt hat.
Falls eine oder mehrere der oben aufgeführten Ausschlussgründe grundsätzlich erfüllt sind, hat das Unternehmen diejenigen Ausschlussgründe konkret zu benennen und außerdem Gründe darzulegen (wie beispielsweise Darlegung einer abgegebenen Verpflichtung zur Nachzahlung der Steuern, Abgaben und Beiträge zur Sozialversicherung einschließlich Zinsen, Säumnis- und Strafzuschlägen oder Darlegung von Selbstreinigungsmaßnahmen gemäß § 125 GWB), warum er dennoch als geeignet anzusehen ist.
Die Bewerber, jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 201 "Ausschlussgründe" zu verwenden. Der Bewerber hat diese ausgefüllte Anlage als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.
3. Eintragung in einem Handelsregister
Der Bewerber hat die Eintragung in einem Handelsregister seines Niederlassungsmitgliedstaats durch Vorlage eines aktuellen Auszugs aus dem Handelsregister - nicht älter als sechs (6) Monate - nachzuweisen.
Für die Mitgliedstaaten der Europäischen Union sind die jeweiligen Handelsregister in Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 26. Februar 2014 über die öffentliche Auftragsvergabe und zur Aufhebung der Richtlinie 2004/18/EG (ABl. L 94 vom 28.3.2014, S. 65) aufgeführt, § 44 Abs. 1 Satz 2 VgV.
Bei Bewerbergemeinschaften ist ein entsprechender Nachweis für jedes ihrer Mitglieder einzureichen.
Bei eignungsverleihenden Unterauftragnehmern ist ein entsprechender Nachweis für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer einzureichen.
Der Bewerber-/ Bewerbergemeinschaft hat den Auszug aus dem Handelsregister als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Berufs-_Betriebshaftpflichtversicherung
Nachweis (Versicherungsbestätigung oder -schein) über eine bestehende Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung des Bewerbers
a. mit einer Deckungssumme von jeweils mindestens
- 5.000.000,00 EUR für Personenschäden
- 5.000.000,00 EUR für Sachschäden
b. wobei die Maximierung der Ersatzleistung mindestens das Zweifache der Deckungssumme pro Kalenderjahr betragen muss,
bei einem in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmens.
Im Falle von geringeren Versicherungssummen und / oder einer geringeren Maximierung der Ersatzleistung als vorstehend genannt [oder falls der Bieter nicht sicher ist, ob seine aktuelle Versicherungsbestätigung oder -schein die Anforderungen erfüllt], ist eine Bestätigung des Versicherungsunternehmens ( zugelassenen in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum) einzureichen, aus der hervorgeht, dass im Auftragsfall die Versicherung an vorstehenden Anforderungen angepasst werden / oder die vorstehenden Anforderungen erfüllt werden.
Die Mindestanforderungen an die Versicherung müssen während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden.
Die vorstehenden Anforderungen unter a. und b. sind Mindestanforderungen an die Haftpflichtversicherung.
Bei Bewerbergemeinschaften ist ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft einzureichen.
Bei eignungsverleihenden Unterauftragnehmern ist ein entsprechender Nachweis oder eine entsprechende Versicherungsbestätigung des Versicherungsunternehmens für jeden eignungsverleihenden Unterauftragnehmer einzureichen
2. Tätigkeitsbezogener Jahresumsatz
Eigenerklärung, aus der der Jahresumsatz (netto) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Systemserviceleistungen - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems) der letzten drei (3) Geschäftsjahre (2018, 2019 und 2020) ersichtlich ist.
Mindestanforderung ist ein Umsatz (netto) in Höhe von mindestens
1.000.000,00 EUR in jedem der letzten drei Geschäftsjahre (2018, 2019 und 2020) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Systemserviceleistungen - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems).

1. Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Berufs- / Betriebshaftpflichtversicherung.
Die Bewerber, jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 205 "Haftpflichtversicherung" zu verwenden.
Der Bewerber hat diese ausgefüllte Anlage als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen
2. Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestanforderungen an den Jahresumsatz (netto) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Systemserviceleistungen - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems).
Bei Bewerbergemeinschaften ist je abgeschlossenem Geschäftsjahr (2018, 2019 und 2020) der jeweilige Jahresumsatz (netto) in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Systemserviceleistungen - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems) der Bewerbergemeinschafts-Mitglieder zu addieren; bei Bewerbergemeinschaften ist die jeweilige Summe je Geschäftsjahr maßgeblich für die Einhaltung der vorgenannten Mindestanforderung.
Der Bewerber, jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 208 "Tätigkeitsbezogener_Jahresumsatz" zu verwenden.
Der Bewerber hat diese ausgefüllte Anlage als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Beschäftigtenzahl und Führungskräfte
Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bewerbers, jedes Mitglieds der Bewerbergemeinschaft und jedes - soweit relevant - eignungsverleihenden Unterauftragnehmers und die Zahl deren Führungskräfte in den letzten drei (3) abgeschlossenen Jahren (2018, 2019 und 2020) ersichtlich ist.
Mindestanforderung ist eine durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl inkl. Führungskräften von mindestens fünf (5) Beschäftigten/Führungskräften (zusammengerechnet) der letzten drei (3) abgeschlossenen Jahre (2018, 2019 und 2020).
Bei Bewerbergemeinschaft ist die jährliche Beschäftigtenzahl der Bewerbergemeinschafts-Mitglieder zu addieren; bei Bewerbergemeinschaften ist die jeweilige Summe der abgeschlossenen Jahre (2018, 2019 und 2020) maßgeblich für die Einhaltung der vorgenannten Mindestanforderung.
2. Unternehmensbezogene Referenzen
Mit dem Teilnahmeantrag sind mindestens vier (4) bis maximal zwölf (12) geeignete Referenzprojekte über früher ausgeführte Dienstleistungen (Systemserviceleistungen - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Hochschulkontext und / oder im Bereich der öffentlichen Verwaltung) in Form einer Liste der in dem unten angegebenen bestimmten Zeitraum erbrachten wesentlichen Dienstleistungen, jeweils mit Angabe des
- des Namens des Referenznehmers (Name des Unternehmens);
- der Projektbezeichnung über früher ausgeführte Dienstleistungen (Systemserviceleistungen - Einführung eines Dokumentenmanagementsystems im Hochschulkontext und / oder im Bereich der öffentlichen Verwaltung);
- der Rolle des Referenznehmers in dem Referenzprojekt (ausführender Auftragnehmer; ausführender Unterauftragnehmer; ausführendes Mitglied der Arbeitsgemeinschaft);
- des Auftragswerts (abgerechnete Auftragssumme in Euro (netto) für Leistungen, die der Referenznehmer für den Referenzgeber innerhalb des Zeitraums 01.01.2018 bis spätestens zum Ablauf der Teilnahmefrist erbracht hat);
- des Erbringungszeitraums (Beginn und Ende des Projekts);
- des öffentlichen oder privaten Empfängers (Auftraggebers).
Das Referenzprojekt ist allerdings nur dann geeignet, wenn mit ihm nicht vor dem 01.01.2018 begonnen worden ist, der Erbringungszeitraum mindestens ein halbes Jahr betragen hat und das jeweilige Referenzprojekt spätestens zum Ablauf der Teilnahmefrist in dem hier gegenständlichen Vergabeverfahren abgeschlossen worden ist.
Um einen ausreichenden Wettbewerb sicherzustellen, wird darauf hingewiesen, dass auch einschlägige Dienstleistungen berücksichtigt werden, die mehr als drei Jahre zurückliegen (vgl. § 46 Abs. 3 Nr. 1 Hs.2 VgV) - nicht jedoch vor dem 01.01.2018.
Kann ein Bewerber nicht mindestens vier (4) Referenzprojekte angeben, die diesen Referenzzeitraum abdecken, führt das zum Ausschluss des Angebots.
Bei Bewerbergemeinschaften sind in Summe mindestens vier (4) und maximal zwölf (12) Referenzprojekte anzugeben; außerdem muss klar erkennbar sein, welche Leistungen in welchem Referenzprojekt welches Mitglied der Bewerbergemeinschaft erbracht hat. Ausschließlich diejenigen Referenzprojekte der Mitglieder der Bewerbergemeinschaften, die die Mindestanforderungen erfüllen, werden der Bewerbergemeinschaften zugerechnet.
3. Hinweis
Eine Übermittlung fahrlässig oder vorsätzlich irreführender Informationen eines Bewerbers kann ausweislich § 124 Abs. 1 Nr. 9 lit. c) des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zum Ausschluss von Vergabeverfahren durch öffentliche Auftraggeber führen.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

1. Beschäftigtenzahl und Führungskräfte
Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Beschäftigtenzahl und Führungskräfte.
Die Bewerber, jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und soweit relevant der eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 209 "Beschäftigtenzahl" zu verwenden.
Der Bewerber hat diese ausgefüllte Anlage als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.
2. Unternehmensbezogene Referenzen
Die vorstehenden Anforderungen sind Mindestanforderungen an die Referenzprojekte.
Die Bewerber, jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft und soweit relevant der eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 206 "Referenzprojekte" zu verwenden.
Der Bewerber hat diese ausgefüllte Anlage als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

1. Vertrag
Über die auftragsgegenständlichen Leistungen wird ein EVB-IT Systemlieferungsvertrag [Anlage 905] geschlossen.
2. Auftragsverarbeitungsvereinbarung
Der Bieter hat die ausgefüllte Anlage 918 - Auftragsverarbeitungsvereinbarung sowie deren vier (4) Anhänge als Bestandteil seines Erstangebots einzureichen.
3. Mindestanforderungen an die Leistungserbringung
Als Mindestanforderung an die Leistungserbringung, welche als einzige nicht verhandelbar ist, wird festgelegt, dass die Abwicklung des Auftrags in Deutsch zu erfolgen hat.
4. Datenschutz
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die datenschutzrechtlichen Vorschriften einzuhalten und diese Einhaltung dem jeweiligen Stand der Technik entsprechend durch technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sicherzustellen. Der Auftragnehmer wird dafür eine Datenschutzvereinbarung mit dem Auftraggeber abschließen.
Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung oder der Durchführung des gegenständlichen Vertrags betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den Datenschutz beachten. Die nach Datenschutzrecht erforderliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis ist spätestens vor der erstmaligen Aufnahme der Tätigkeit vorzunehmen und dem Auftraggeber auf Verlangen schriftlich zu bestätigen.
Soweit der Auftraggeber wegen der Verletzung datenschutzrechtlicher Vorschriften im Rahmen des Vertragsverhältnisses zum Schadensersatz gegenüber Betroffenen verpflichtet ist, bleibt ihm der Rückgriff beim Auftragnehmer vorbehalten.
Der Auftragnehmer erklärt sich damit einverstanden, dass der Auftraggeber sowie der Datenschutzbeauftragte des Auftraggebers jederzeit berechtigt sind, die Einhaltung der Vorschriften über den Datenschutz und der vertraglichen Vereinbarung im erforderlichen Umfang zu kontrollieren, insbesondere durch die Einholung von Auskünften und die Einsichtnahme in die gespeicherten Daten und die Datenverarbeitungsprogramme.
5. Unterauftragnehmer / Nachunternehmer
Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat bei Angebotsabgabe die Teile des Auftrags, die er / sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigt, zu benennen. Der Bieter / die Bietergemeinschaft hat in diesem Fall die Anlage 203 "Unterauftragsvergabe" vollständig auszufüllen und als Bestandteil des Angebots einzureichen.
Vor Zuschlagserteilung kann der öffentliche Auftraggeber von den Bietern /den Bietergemeinschaften, deren Angebote in die engere Wahl kommen, verlangen, die Unterauftragnehmer zu benennen und nachzuweisen, dass ihnen die erforderlichen Mittel dieser Unterauftragnehmer zur Verfügung stehen (vgl. § 36 Abs. 1 Satz 2 VgV).

Elektronische Rechnungen sind im Format X-Rechnung über das Rechnungsprotal des Landes Rheinland-Pfalz (ZRE) unter Verwendung der Leitweg-ID zu stellen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4Y9PRMVB

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit
- der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
- mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
§ 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist.
Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.