Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems

Erftverband

Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung verschiedener Arbeitsprozesse. Unter diesem Aspekt beabsichtigt der Erftverband ein Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) anzuschaffen.
Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-08-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-07-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH

Wer?

• Erftverband

Wie?

Wo?

• Köln › Rhein-Erft-Kreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-07-12	Auftragsbekanntmachung
2021-08-09	Ergänzende Angaben
2022-01-24	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-07-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Referenznummer: PV2-1968.21
Kurze Beschreibung:

Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung verschiedener Arbeitsprozesse. Unter diesem Aspekt beabsichtigt der Erftverband ein Dokumenten-Management-System (kurz: DMS) anzuschaffen. Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Rhein-Erft-Kreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Erftverband
Postanschrift: Am Erftverband 6
Postleitzahl: 50126
Postort: Bergheim
Kontakt
Internetadresse: https://www.erftverband.de 🌏
E-Mail: zentrale_vergabestelle@erftverband.de 📧
Telefon: +49 227188-1478 📞
Fax: +49 227188-1914 📠
URL der Dokumente: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDMDR0E/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDMDR0E 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-07-12 📅
Einreichungsfrist: 2021-08-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-16 📅
Datum des Beginns: 2022-01-01 📅
Datum des Endes: 2022-03-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 136-361161
ABl. S-Ausgabe: 136
Zusätzliche Informationen

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die im Tariftreue- und Vergabegesetz NRW festgelegten Grundsätze Anwendung finden.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.

Geschätzter Gesamtwert: 731092.44 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Als Pilotprojekt soll eine Akte (TÖB-Akte) inkl. dazugehörigem Prozess und ein Bewerbermanagement umgesetzt werden. Nach Umsetzung der Pilotprojekte soll eine Roadmap für den verbandsweiten Rollout des DMS erstellt werden. Gegenstand des ersten Auftrages sind die benötigen Lizenzen, die Wartung für 4 Jahre und die Umsetzung der 2 Pilotprojekte. Zur Erstellung der Roadmap und zur Umsetzung weiterer Projekte soll der Auftragnehmer sich verpflichten die Dienstleistung für mindestens 3 Jahre zu unveränderten Konditionen anzubieten.

Ziel ist es, die Pilotprojekte im ersten Quartal 2022 abzuschließen und im Anschluss die Planung für die weiteren Projekte aufzunehmen.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 337 624 EUR 💰
Zusätzliche Informationen:

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die im Tariftreue- und Vergabegesetz NRW festgelegten Grundsätze Anwendung finden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Erftverband

Am Erftverband 6

50126 Bergheim

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Der Bewerber hat den Nachweis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zuverlässigkeit für sich und seine Bewerberpartner folgendermaßen zu erbringen: Das Bewerbungsformular VgV ist in den Teilnahmeunterlagen unter der Kategorie „Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente“ beigefügt. Die entsprechenden Nachweise dürfen maximal 6 Monate alt sein. Fehlende Erklärungen und Nachweise werden, ausgenommen das auszufüllende Bewerbungsformular, nachgefordert. Ein Verweis auf frühere Bewerbungen wird nicht akzeptiert.

Ausländische Bewerber können anstelle der nachfolgenden Eignungsnachweise auch vergleichbare Eignungsnachweise vorlegen. Sie werden anerkannt, sofern diese nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Staates, in dem das Unternehmen ansässig ist, erstellt wurden. Bestätigungen in andere als der deutschen Sprache sind in beglaubigter Übersetzung vorzulegen. Sollten die geforderten Nachweise unvollständig sein, kann der Bewerber nicht darauf vertrauen, dass der Auftraggeber ihm Gelegenheit zur Ergänzung oder Vervollständigung gibt. Das Recht darauf behält sich der Auftraggeber aber vor.

Weitere Angaben entnehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Präqualifizierte Unternehmen:

Präqualifizierte Unternehmen führen den Nachweis der Eignung durch den Eintrag in die Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V. (Präqualifikationsverzeichnis).

Bei Einsatz von Nachunternehmen ist auf gesondertes Verlangen nachzuweisen, dass diese präqualifiziert sind oder die Voraussetzung für die Präqualifikation erfüllen.

Nicht präqualifizierte Unternehmen:

Nicht präqualifizierte Unternehmen haben als vorläufigen Nachweis der Eignung mit dem Angebot das ausgefüllte Formblatt „Eigenerklärung zur Eignung“ vorzulegen.

Bei Einsatz von Nachunternehmen sind auf gesondertes Verlangen die Eigenerklärungen auch für diese abzugeben. Sind die Nachunternehmen präqualifiziert, reicht die Angabe der Nummer, unter der diese in der Liste des Vereins für die Präqualifikation von Bauunternehmen e. V. (Präqualifikationsverzeichnis) geführt werden.

Gelangt das Angebot in die engere Wahl, sind die Eigenerklärungen (auch die der Nachunternehmen) auf gesondertes Verlangen durch Vorlage der in der „Eigenerklärung zur Eignung“ genannten Bescheinigungen zuständiger Stellen zu bestätigen. Bescheinigungen, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Das Bewerbungsformular VgV ist in den Teilnahmeunterlagen unter der Kategorie „Vom Unternehmen auszufüllende Dokumente“ beigefügt.

Dieses ist mit den geforderten Anlagen bis spätestens zum Ablauf der Frist in Textform bei der Vergabestelle über den Vergabemarktplatz einzureichen. Verspätet eingehende Bewerbungen werden nicht berücksichtigt. Nach Prüfung formaler Ausschlusskriterien gemäß § 42 VgV werden anhand der in den Vergabeunterlagen aufgeführten Kriterien und Punktebewertung 5 Bewerber mit der höchsten Punktbewertung ausgewählt und zur Teilnahme am Verhandlungsverfahren aufgefordert.

Im Rahmen des Verhandlungsverfahrens findet eine mündliche Präsentation der Bewerber statt. Jedoch behält sich der Auftraggeber vor, den Auftrag auch ohne Verhandlung gemäß § 17 Abs. 11 VgV zu vergeben.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-07-12 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2021-12-31 📅
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Technischer Wert (Anforderungskatalog)
Qualitätskriterium (Gewichtung): 30
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Servicekonzept: — Umsetzungskonzept; — Schulungskonzept; — Supportkonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Bieterpräsentation
Kostenkriterium (Name): Preis
Kostenkriterium (Gewichtung): 30

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentrale Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.vmp-rheinland.de/VMPSatellite/notice/CXPTYDMDR0E/documents 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Zur Wahrung der Frist zur Beantwortung von Bieterfragen (z. B. gem. § 20 Abs. 1 VgV, bzw. § 10 EU VOB/A max. 6 Tage vor Submission) sollten Bieterfragen bis max. 10 Tage vor Ablauf der o. g. Angebotsfrist (auch bei Teilnahmeanträgen) gestellt werden. Nach Ablauf dieser Frist eingehende Anfragen gelten daher als nicht mehr rechtzeitig gestellt und führen nicht zur Notwendigkeit einer Fristverlängerung bzw. zur Beantwortungspflicht (gem. §20 Abs. 3 S. 3 VgV, bzw. § 10a EU Abs. 6 S. 3 VOB/A und § 10b EU Abs. 6 S. 3 VOB/A).

Die UVgO und die VOB/A enthalten keine konkreten Regelungen zu Bieterfragen, setzen diese aber in § 13 Abs. 4 (siehe Rn. 11 und 12 mit Verweis auf § 20 VgV Rn. 22) und § 12a Abs. 4 VOB/A (siehe Rn. 14 mit Verweis auf § 20 VgV Rn 14 und 15) voraus.

Bieterfragen und jegliche Kommunikation sind ausschließlich schriftlich über die Kommunikation des Projektraumes der Ausschreibung über den Vergabemarktplatz Rheinland einzureichen und werden auch nur über diesen Weg beantwortet.

Wichtiger Hinweis:

Vergaberechtlich besteht die Verpflichtung einen registrierungsfreien – also anonymen – Zugang zu den Teilnahme-/Vergabeunterlagen zu gewährleisten. Es wird darauf hingewiesen, dass für Änderungen und zusätzliche Informationen eine „Holschuld“ besteht!

Dem registrierten Interessenten werden die Information automatisch zugestellt bzw. per Info-Mail auf Änderungen/Ergänzungen hingewiesen.

Die Teilnahmeanträge sind ausschließlich auf elektronischem Wege über den Vergabemarktplatz Rheinland zugelassen.

Hierbei ist nicht der Reiter „Kommunikation“ gemeint! Die Datenintegrität und die Vertraulichkeit bei elektronisch übermittelten Teilnahmeanträgen/Angeboten ist durch entsprechende technische Lösungen nach den Anforderungen des Auftraggebers und durch Verschlüsselung sicherzustellen. Die Verschlüsselung und die Verhinderung eines Zugriffs auf die Inhalte VOR dem Submissionstermin müssen bis zur Öffnung des ersten Teilnahmeantrags/Angebotes aufrechterhalten bleiben gem. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV.

Der Auftraggeber behält sich vor den Auftrag auch ohne Verhandlung gemäß § 17 Abs. 11 VgV zu vergeben.

Der Auftraggeber behält sich gemäß § 17 Abs. 12 VgV das Recht vor, die Verhandlungen in verschiedenen, aufeinanderfolgenden Phasen abzuwickeln, um so die Zahl der Angebote, über die verhandelt wird, anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu verringern, soweit die Angebote nicht bereits nach § 57 Abs. 1 Nr. 1 bis 5 VgV ausgeschlossen wurden.

Mit Teilnahme an der im vorliegenden Dokument beschriebenen Ausschreibung erkennt der Anbieter eine Pflicht zur Wahrung von Geheimnisschutz und Vertraulichkeit bezüglich aller Informationen, die er im Laufe des Verfahrens vom Erftverband erhält und die nicht öffentlich zugänglich oder allgemein bekannt sind, an.

Der Erftverband verpflichtet sich seinerseits, Informationen des Anbieters, die im Rahmen dieser Ausschreibung bekannt werden sowie damit verbundene Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse auch nach Abschluss des Ausschreibungsverfahrens streng vertraulich zu behandeln.

Bekanntmachungs-ID: CXPTYDMDR0E

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland – Spruchkörper Köln – c/o Bezirksregierung Köln
Postanschrift: Blumenthalstr. 33
Postort: Köln
Postleitzahl: 50670
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrhld-k@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221147-2889 📠
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Es gelten die gesetzlichen Fristen.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Justitiariat des Erftverbandes
Postanschrift: Am Erftverband 6
Postort: Bergheim
Postleitzahl: 50126
E-Mail: per.seeliger@erftverband.de 📧
Fax: +49 227188-1444 📠
Internetadresse: https://www.erftverband.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 136-361161 (2021-07-12)

Ergänzende Angaben (2021-08-09)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung verschiedener Arbeitsprozesse. Unter diesem Aspekt beabsichtigt der Erftverband ein Dokumenten- Management-System (kurz: DMS) anzuschaffen. Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-08-09 📅
Einreichungsfrist: 2021-08-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-08-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 156-414235
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 136-361161
ABl. S-Ausgabe: 156

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Der Erftverband möchte die Digitalisierung stärker vorantreiben und plant die Umstellung auf

elektronische Aktenführung sowie die elektronische Abbildung verschiedener

Arbeitsprozesse. Unter diesem Aspekt beabsichtigt der Erftverband ein Dokumenten-

Management-System (kurz: DMS) anzuschaffen.

Das Angebot soll die benötigten Komponenten und Leistungen für alle Ausbaustufen

berücksichtigen. Dies beinhaltet auch die erforderliche Projektbetreuung sowie die Planung

der Infrastruktur und die Zeitplanung für ein Gesamtkonzept.

Quelle: OJS 2021/S 156-414235 (2021-08-09)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-01-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 250 810 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-01-24 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-01-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 020-049139
ABl. S-Ausgabe: 20

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Als Pilotprojekt soll eine Akte (TÖB-Akte) inkl. dazugehörigem Prozess und ein

Bewerbermanagement umgesetzt werden. Nach Umsetzung der Pilotprojekte soll eine

Roadmap für den verbandsweiten Rollout des DMS erstellt werden. Gegenstand des ersten

Auftrages sind die benötigen Lizenzen, die Wartung für 4 Jahre und die Umsetzung der zwei

Pilotprojekte. Zur Erstellung der Roadmap und zur Umsetzung weiterer Projekte soll der

Auftragnehmer sich verpflichten die Dienstleistung für mindestens 3 Jahre zu unveränderten

Konditionen anzubieten.

Ziel ist es, die Pilotprojekte im ersten Quartal 2022 abzuschließen und im Anschluss die

Planung für die weiteren Projekte aufzunehmen.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Erftverband Am Erftverband 6 50126 Bergheim

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Servicekonzept: - Umsetzungskonzept; - Schulungskonzept; - Supportkonzept

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-12-13 📅
Name: OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH
Postanschrift: Phoenixseestraße 20
Postort: Dortmund
Postleitzahl: 44263
Land: Deutschland 🇩🇪
Rhein-Erft-Kreis 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 250 810 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1

Referenz
Zusätzliche Informationen

Vergaberechtlich besteht die Verpflichtung einen registrierungsfreien - also anonymen - Zugang zu den Teilnahme-/ Vergabeunterlagen zu gewährleisten. Es wird darauf hingewiesen, dass für Änderungen und zusätzliche Informationen eine "Holschuld" besteht!

Hierbei ist NICHT der Reiter "Kommunikation" gemeint! Die Datenintegrität und die Vertraulichkeit bei elektronisch übermittelten Teilnahmeanträgen/Angeboten ist durch entsprechende technische Lösungen nach den Anforderungen des Auftraggebers und durch Verschlüsselung sicherzustellen. Die Verschlüsselung und die Verhinderung eines Zugriffs auf die Inhalte VOR dem Submissionstermin müssen bis zur Öffnung des ersten Teilnahmeantrags/Angebotes aufrechterhalten bleiben gem. § 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV.

Bekanntmachungs-ID: CXPTYDMDHPV

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Rheinland -Spruchkörper Köln- c/o Bezirksregierung Köln
Für Mediationsverfahren zuständige Stelle
Postanschrift: Blumenthalstr. 33
Postort: Köln
Postleitzahl: 50670
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vkrhld-k@bezreg-koeln.nrw.de 📧
Fax: +49 221147-2889 📠
Internetadresse: https://www.bezreg-koeln.nrw.de/brk_internet/vergabekammer/index.html 🌏
Quelle: OJS 2022/S 020-049139 (2022-01-24)

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