Beschaffung eines Krankenhausinformationssystems (KIS) inklusive zugehöriger Schulungs-, Supportservice- und Pflegeleistungen

Kurze Beschreibung

Der Theodor-Wenzel-Werk e. V. in Berlin hat es sich zum Ziel gesetzt, am 1.1.2023 mit einem neuen, modernen und zukunftsorientierten Krankenhausinformationssystem in Betrieb zu gehen.
Da bisher ein Krankenhausinformationssystem im Haus vorhanden ist, ist eine 1:1-Ablösung der bisherigen Funktionen zum Starttermin des Echtbetriebes unumgänglich. Anschließend ist ein sukzessiver Ausbau der Lösung angedacht.
Dabei soll der Projektplan unter Berücksichtigung der logistischen und ablauforientierten Notwendigkeiten gemeinsam mit dem Auftragnehmer erarbeitet und zum Vertragsbestandteil erhoben werden.

Beschreibung der Beschaffung

Der Theodor-Wenzel-Werk e. V. in Berlin hat es sich zum Ziel gesetzt, ein neues, modernes und zukunftsorientierten Krankenhausinformationssystem (KIS) zu beschaffen um zeitnah nach Realisierung volldigital in der Informationstechnologie, gerade im med. und pflegerischen sowie patienten-bezogenen Bereichen zu werden, verbunden mit den Optimierungen in einer beschleunigten Diagnostik, Therapie und Heilung. Dabei soll das Gesamtsystem eine integrative Lösung mit den bereits vorhandenen bzw. ggf. einzubindenden Subsystemen bilden, die folgende übergeordnete Aufgaben abdeckt:
— Patientenmanagement und Leistungsabrechnung aller Patienten-kontakte/Leistungen,
— Rechnungswesen / Materialwirtschaft aller Warengruppen,
— Medizinisch / pflegerische Dokumentation inkl. den Untersuchungs- und Behandlungsbereichen,
— Elektronische Patientenakte inkl. Anbindung an die Telematik-Infrastruktur,
— Kommunikation über alle medizinischen und administrativen Bereiche mit Patientenbezug (Stationskommunikation etc.),
— Terminkoordination/-planung für die Patienten,
— Patientenbezogene Leistungserfassung,
— Leistungserfassung und -abrechnung über alle Fallarten,
— Integration von bestehenden und zukünftigen Subsystemen und Abbildung der Interoperabilität.
Es wird ein Anbieter gesucht, der quasi als Generalunternehmer die Leistungen erfüllen kann. Außerdem muss sich der Anbieter bereit erklären, den Theodor-Wenzel-Werk e. V. bei zukünftigen Erweiterungen des EDV-Einsatzes umfassend zu unterstützen.
Das neue KIS muss über einheitliche Oberflächen in der Darstellung auf dem Desktop und in mobiler Anwendung in den klinischen Anwendungsfällen auf HTML5-Basis verfügen (zentrale Mindestanforderung).
Die vertraglichen Einzelheiten nebst den Anforderungen an das KIS sind den Vertragsunterlagen und dem Leistungsverzeichnis zu entnehmen, welche den Bietern mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zur Verfügung gestellt werden.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

1. Berechtigung zur erlaubten Berufsausübung
Nachweis der Berechtigung zur erlaubten Berufsausübung durch Übersendung eines aktuellen Nachweises, nicht älter als 6 Monate vor dem Datum der EU-Bekanntmachung dieses Vergabeverfahrens, über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister oder auf andere Weise (je nach den Rechtsvorschriften des Staates, in dem der Bewerber niedergelassen ist). Eigenerklärung gemäß Formblatt „Erklärung zur Registereintragung“. Es sind mithin 2 Dokumente einzureichen: Das Formblatt „Erklärung zur Registereintragung“ sowie der Nachweis selbst.
2. Erklärung zur Abfrage nach dem KRG: Es ist eine Erklärung beizufügen, aus der die Angaben gemäß § 6 Abs. 3 Korruptionsregistergesetz (KRG) i.V.m. § 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 5 KRG zur Abfrage nach § 6 KRG ersichtlich sind. Hierfür ist das vorgesehene Formblatt zu verwenden.
3. KV-Zulassung im Bereich der Ambulanz-Abrechnung, Abbildung BG-Abrechnung. Hierfür ist ein eigener Nachweis zu erbringen, es ist kein Formblatt vorgesehen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Erklärung zum Mindestjahresumsatz: Der Bewerber muss insg. einen Mindestjahresumsatz in Höhe von 100 000 000,00 EUR in den letzten 3 Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020, sowie in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Bereich KIS) einen Mindestjahresumsatz in Höhe von 10 000 000,00 EUR in den letzten 3 Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020 erzielt haben. Zum Nachweis des geforderten Mindestjahresumsatzes hat der Bewerber eine entsprechende Eigenerklärung nach dem Formblatt „Erklärung zum Umsatz“ vorzulegen.
2. Erklärung zur Berufs-/Haftpflichtversicherung: Der Bewerber muss spätestens mit Auftragserteilung über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 5 000 000 EUR (in Worten: fünf Millionen) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsfall verfügen. Zum Nachweis einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung ist ein entsprechender Versicherungsschein, ein Nachweis in Gestalt einer unwiderruflichen Deckungszusage eines Versicherers, dass im Falle des Zuschlags eine Versicherung mit den zuvor genannten Mindestsummen abgeschlossen wird, oder der Versicherungsschein vorzulegen.

1. Der Bewerber muss einen Mindestjahresumsatz in Höhe von jährlich durchschnittlich 100 000 000,00 EUR (netto) in den letzten 3 Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020, sowie in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Bereich KIS) einen Mindestjahresumsatz pro Jahr durchschnittlich in Höhe von 10 000 000,00 EUR (netto) in den letzten 3 Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020 erzielt haben.
2. Der Bewerber muss spätestens mit Auftragserteilung über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in Höhe von mindestens 5 000 000 EUR (in Worten: fünf Millionen) für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsfall verfügen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

1. Referenzanforderung Nr. 1
Angabe von mindestens 3 realisierten Referenzhäusern mit mehr als 500 Planbetten in Deutschland seit dem Jahr 2017 mit folgenden Mindestanforderungen:
(a) Einsatz der Software (Softwarebezeichnung), die der Bewerber anbieten will,
(b) mit mindestens einem klinischen Arbeitsplatzsystem des Bewerbers mit Stationsarbeitsplatz, Pflegemanagement, Ambulanz, OP-Management, Funktionsstellenmanagement, RIS, Textverarbeitung inkl. Patientenmanagement und Leistungsabrechnung sowohl stationär als auch ambulant ohne Fremdprodukte anderer Hersteller und in einer einheitlichen Datenbank sowie
(c) als gesamtverantwortlicher Auftragnehmer (Softwarebezeichnung) mit Angabe des Auftraggebers, des Werts, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
2. Referenzanforderung Nr. 2
Angabe von mindestens einem (1) realisierten Referenzhaus mit mehr als größer 500 Planbetten in Deutschland seit dem Jahr 2017 mit mobiler Visite hausweit im Produktivbetrieb (keine Pilotinstallation!) mit dem im Einsatz befindlichen Softwareprodukt, integrativ und in einer Datenbank mit dem Softwareprodukt (kein Fremdprodukt!) mit Angabe des Auftraggebers, des Werts, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
3. Referenzanforderung Nr. 3
Angabe von mindestens 2 realisierten Referenzhäusern mit mehr als 300 Planbetten in Deutschland seit dem Jahr 2017 mit einem KIS, welches über einheitliche Oberflächen in der Darstellung auf dem Desktop und in mobiler Anwendung in den klinischen Anwendungsfällen auf HTML5-Basis verfügt und in den nachfolgend angegebenen 4 Bereichen (pro Referenzhaus müssen jedenfalls 2 der 4 Bereiche umfasst sein, 2 Referenzhäuser zusammen müssen alle 4 Bereiche abdecken)
— Führen einer elektronischen Fieberkurve in der Krankengeschichte (1),
— Medikation inklusive ATMS Funktionalität (2),
— Durchführung von Pflege Assessments (3),
— Abbildung des gesamten Pflegeprozesses (4).
Im Produktivbetrieb mit Nutzung von stationären Arbeitsplätzen und Tablets, integrativ und in einer Datenbank mit dem hier maßgeblichen Softwareprodukt mit Angabe des Auftraggebers, des Werts, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
Die Leistungen bei den 3 Referenzanforderungen sind möglichst anschaulich darzustellen. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass alle aufgestellten Anforderungen, welche zugleich Mindeststandards sind, eindeutig erfüllt werden.
4. Erklärung über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl
Erklärung des Bewerbers über die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl im Bereich KIS in den letzten 3 Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020. Der Bewerber muss in den letzten 3 Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020 über eine durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl im Bereich KIS (Entwicklung, Support, Vertrieb, Projektleitung etc.) von mindestens 150 Personen (Mitarbeitern) verfügen.
5. Erklärung über die Anzahl der Krankenhäuser in Deutschland mit dem hier maßgeblichen Softwareprodukt im Bereich der Psychiatrie
Erklärung des Bewerbers über die Anzahl der Krankenhäuser in Deutschland im Jahr 2021 im Bereich der Psychiatrie mit dem hier maßgeblichen Softwareprodukt. Das Softwareprodukt muss bei mindestens 100 Krankenhäusern in Deutschland im Bereich der Psychiatrie im Einsatz sein.
6. Eigenerklärung zur Eignung / Ausschlussgründe
Der Bewerber hat unter Verwendung des Formblatts „Eigenerklärung zur Eignung nach §§ 123, 124 GWB und §§ 42 ff VgV“ eine Erklärung zu dem Vorliegen bzw. Nichtvorliegen der zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe abzugeben.

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Die Mindestanforderungen an die vergleichbaren Unternehmensreferenzen lauten wie folgt:
Zu Referenzanforderung Nr. 1:
— Angabe von mindestens 3 realisierten Referenzhäusern mit mehr als 500 Planbetten in Deutschland seit dem Jahr 2017,
— Einsatz der Software (Softwarebezeichnung), die der Bewerber anbieten will,
— mit mindestens einem klinischen Arbeitsplatzsystem des Bewerbers mit Stationsarbeitsplatz, Pflegemanagement, Ambulanz, OP-Management, Funktionsstellenmanagement, RIS, Textverarbeitung inkl. Patientenmanagement und Leistungsabrechnung,
— sowohl stationär als auch ambulant ohne Fremdprodukte anderer Hersteller und in einer einheitlichen Datenbank sowie
— als gesamtverantwortlicher Auftragnehmer (Softwarebezeichnung),
— mit Angabe des Auftraggebers, des Werts, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
Zu Referenzanforderung Nr. 2:
— Angabe von mindestens einem (1) realisierten Referenzhaus mit mehr als größer 500 Planbetten in Deutschland seit dem Jahr 2017,
— mit mobiler Visite hausweit im Produktivbetrieb (keine Pilotinstallation!) mit dem im Einsatz befindlichen Softwareprodukt, integrativ und in einer Datenbank mit dem Softwareprodukt (kein Fremdprodukt!),
— mit Angabe des Auftraggebers, des Werts, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
Zu Referenzanforderung Nr. 3:
— Angabe von mindestens 2 realisierten Referenzhäusern mit mehr als 300 Planbetten in Deutschland seit dem Jahr 2017,
— mit einem KIS, welches über einheitliche Oberflächen in der Darstellung auf dem Desktop und in mobiler Anwendung in den klinischen Anwendungsfällen auf HTML5-Basis verfügt und
— in den nachfolgend angegebenen 4 Bereichen (pro Referenzhaus müssen jedenfalls 2 der 4 Bereiche umfasst sein, 2 Referenzhäuser zusammen müssen alle 4 Bereiche abdecken):
(1) Führen einer elektronischen Fieberkurve in der Krankengeschichte,
(2) Medikation inklusive ATMS Funktionalität,
(3) Durchführung von Pflege Assessments und
(4) Abbildung des gesamten Pflegeprozesses
— im Produktivbetrieb mit Nutzung von stationären Arbeitsplätzen und Tablets, integrativ und in einer Datenbank mit dem hier maßgeblichen Softwareprodukt,
— mit Angabe des Auftraggebers, des Werts, des Liefer- bzw. Erbringungszeitpunkts sowie des öffentlichen oder privaten Empfängers nebst Benennung eines Ansprechpartners und dessen aktuellen Kontaktdaten (Telefonnummer und E-Mail-Adresse) sowie einer Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
Mindestanforderung an die Beschäftigtenzahl:
Der Bewerber muss in den letzten 3 Geschäftsjahren 2018, 2019 und 2020 über eine durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl im Bereich KIS (Entwicklung, Support, Vertrieb, Projektleitung etc.) von mindestens 150 Personen (Mitarbeitern) verfügen.
Mindestanforderung an die Zahl der Krankenhäuser im Bereich der Psychiatrie:
Das Softwareprodukt muss im Jahr 2021 bei mindestens 100 Krankenhäusern in Deutschland im Bereich der Psychiatrie im Einsatz sein.

1. Der Auftraggeber ist (nur) aus zuwendungsrechtlichen Gründen verpflichtet, die Vorgaben des nationalen und europäischen Vergaberechts zu berücksichtigen. Da der Vergabegegenstand den maßgeblichen Schwellenwert für Liefer- und Dienstleistungen deutlich überschreitet, hat sich der Auftraggeber – auch auf Gründen der Verfahrenstransparenz – entschlossen, ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb nach der VgV durchzuführen. Gleichwohl handelt es sich bei dem Auftraggeber Theodor-Wenzel-Werk e. V. Berlin nicht um einen öffentlichen Auftraggeber gemäß § 99 GWB. Die Vorschriften des GWB finden vorliegend daher auf den ausgeschriebenen Auftrag keine Anwendung.
2. Die gesamte Korrespondenz hat über die angegebene Vergabeplattform in deutscher Sprache zu erfolgen. Bieterfragen sind ausschließlich mittels des den Vergabeunterlagen beigefügten Formblatts zu stellen. Telefonische Bieterfragen werden nicht beantwortet.
3. Alle Einzelheiten des Vergabeverfahrens ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, insbesondere aus der Aufforderung zur Abgabe des Teilnahmeantrags (nebst den Bewerbungsbedingungen) und dem Leistungsverzeichnis. Die den Vergabeunterlagen beigefügten Formblätter sind für die Abgabe von Erklärungen, insbesondere auch die Erbringung der Eignungsnachweise, zwingend einzusetzen!
4. Der Auftraggeber behält sich vor, den Auftrag auf der Grundlage der Erstangebote zu vergeben, mithin keine Verhandlungen mit den Bietern durchzuführen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YKZR54B