Beschaffung und Einführung eines Enterprise Content Management Systems (ECMS) Bzw. Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Stiftung Universität Lüneburg

Die Leuphana Universität Lüneburg plant vor dem Hintergrund der Verwaltungsmodernisierung die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. In mehreren Projektstufen soll die papierbasierte Aktenhaltung in allen Verwaltungsbereichen der Universität abgelöst werden. Ziel des Projektes ist es, dass das gesamte aktenrelevante Schriftgut mit Hilfe eines DMS digital gespeichert, bearbeitet, weitergegeben und später an ein Archivsystem überführt wird.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-11-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-10-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• d.velop public sector GmbH

Wer?

• Stiftung Universität Lüneburg

Wie?

Wo?

• Lüneburg › Lüneburg, Landkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-10-04	Auftragsbekanntmachung
2022-07-25	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-10-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Referenznummer: U-21-36
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Bereitstellung von Software 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Lüneburg, Landkreis 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stiftung Universität Lüneburg
Postanschrift: Universitätsallee 1
Postleitzahl: 21335
Postort: Lüneburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.leuphana.de 🌏
E-Mail: uni-vergabe@leuphana.de 📧
Telefon: +49 4131/677-0 📞
Fax: +49 4131/677-1850 📠
URL der Dokumente: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6Y6WDMY8/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6Y6WDMY8 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-10-04 📅
Einreichungsfrist: 2021-11-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-10-08 📅
Datum des Endes: 2025-12-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 196-509651
ABl. S-Ausgabe: 196
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXQ6Y6WDMY8

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Fokus liegen zunächst die fünf Pilotbereiche:

- Elektronische Lehrauftragsakte

- Elektronische Personalakte (mit SAP),

- Elektronische Vertragsakten,

- Elektronische Studierendenakte (mit CAMPUSonline) und

- Elektronische Rechnungsablage (mit SAP).

Die genannten Pilotbereiche sollen bis Ende 2025 produktiv gesetzt werden. Eine Ausweitung des Systems auf andere Einsatzbereiche soll im weiteren Zeitverlauf erfolgen.

Vor diesem Hintergrund sind folgende Bestandteile Inhalt dieser Ausschreibung:

- Beschaffung einer bedarfsgerechten Organisationslizenz

Das DMS soll perspektivisch breit in der Universität eingesetzt werden. Daher soll eine Organisationslizenz beschafft werden, sodass allen Beschäftigten und Studierenden bedarfs-gerecht grundlegende Funktionen zur Aktennutzung bzw. Akteneinsicht zur Verfügung gestellt werden können. Die Organisationslizenz soll darüber hinaus leichte Schwankungen der Nutzerzahlen (Verwendungskorridor) berücksichtigen, ohne dass eine Nachlizensierung erforderlich ist.

- Wartungs- und Pflegedienstleistungen, Übernahme des Betriebs

Wartungs-, Pflege- und Betriebsdienstleistungen sollen mehrstufig angeboten werden. In jedem Fall soll die Stufe 1 dieser Leistungen zur Organisationslizenz sowie zu den weiteren zu beschaffenden Lizenzen beauftragt werden. Stufe 2 oder 3 sollen als Option während der Rahmenvertragslaufzeit von 4 Jahren für eine initiale Beauftragung oder einen späteren Wechsel zur Verfügung stehen. Dieses erfolgt in Abhängigkeit der verfügbaren Kapazität der Leuphana in Bezug auf diese zusätzlichen Leistungen.

Stufe 1 - Wartungs- und Pflegevertrag zur Software: Hierunter fallen die folgenden üblichen Leistungen, u. a.:

- Aktualisierung der Software (u. a. Funktionserweiterungen)

- Fehlerbehebungen in der Software (auch Hotfixes)

- Bereitstellung eines Supports zur Klärung und Behebung von Störungen

Stufe 2 - zusätzliche Übernahme des Betriebs auf Hardware der Leuphana: In dieser Stufe übernimmt der Auftragnehmer zusätzlich die DMS-bezogenen Aufgaben des Betriebs, u. a.:

- Erhalt und die Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft

- Turnusmäßig Prüfung des Systems in Bezug auf Betriebssicherheit

- Verbesserung der Systemleistung in regelmäßigem Turnus

- Durchführung von Pflegemaßnahmen wie etwa Einspielen von Updates, Upgrades etc.

- Dokumentation der durchgeführten Arbeiten

- Einrichtung/ Installation neuer Komponenten

Stufe 3 - zusätzliche Übernahme der Bereitstellung der Infrastruktur als private Cloud: In dieser Stufe stellt der Auftragnehmer auch die erforderliche zentrale Infrastruktur zum Betrieb der Server zur Verfügung. Dabei übernimmt er zusätzlich die hierzu üblichen Aufgaben, u.a.:

- Bereitstellung einer Betriebsinfrastruktur für den Betrieb der zentralen Server des DMS

- Sicherstellung der Erreichbarkeit der Server

- Sicherstellung der IT-Sicherheit und des Datenschutzes

- Unterstützung und Beratung bei der Einführung des Systems (Rahmenvertrag 4 Jahre)

In diesen Rahmenvertrag fallen neben der Einführungsunterstützung in den genannten Pilot-bereichen auch die Schulungen der Anwender, Entwickler und Administratoren. Weitere Beratungs- und Programmierleistungen sollen jederzeit aus dem Rahmenvertrag beauftragt werden können. Es wird mit einem voraussichtlichen Volumen von rd. 120 Personentagen zzgl. der Schulungstage für den Rahmenvertrag geplant (voraussichtlich gleichmäßig verteilt über den Zeitraum).

Es ist davon auszugehen, dass aufgrund der sukzessiven Einführung des DMS in ausgewählten Pilotbereichen und der weiteren Ausweitung in den ersten Jahren noch keine organisations-weite Nutzung des DMS erfolgen wird. Deshalb sollen sich die Kosten entsprechend der geplanten Nutzungszahlen entwickeln. Hierzu werden in der Angebotsphase Nutzerzahlen und erforderliche Funktionen in der Leistungsbeschreibung konkretisiert. Eine Nachjustierung kann in der Verhandlungs-phase erfolgen. Die Beschaffung von Hardware ist nicht Bestandteil dieser Ausschreibung. Die genaue Beschreibung des Umfangs erfolgt in den Unterlagen der Angebotsrunde. Diese Informationen dienen lediglich der ersten Orientierung zur Einschätzung des Angebotsumfangs.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Stiftung Universität Lüneburg Universitätsallee 1 21335 Lüneburg

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Anforderungen gemäß des Formulars L124 Eigenerklärung zur Eignung. Alternativ kann hier auch der Nachweis über die Einheitliche Europäische Eigenerklärung erbracht werden.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: siehe hierzu die Vergabeunterlagen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Es glten die Krtierien für Auswertung des Teilnahmewettbewerbes und für die folgenden Runden die jeweilis bereitgestellten Kriterien.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 10:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-11-19 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-04-30 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Internetadresse: www.leuphana.de 🌏
Dokumente URL: https://vergabe.niedersachsen.de/Satellite/notice/CXQ6Y6WDMY8/documents 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4131115-0 📞
Fax: +49 4131115-2943 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Wir weisen an dieser Stelle ausdrücklich auf die Präklusion gem. § 160. Abs. 3 Pkt. 4 GWB sowie die entsprechenden/ einschlägigen vergaberechtlichen Regelungen (GWB/VgV) hin.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Stiftung Universität Lüneburg
Postanschrift: Universitätsallee 1
Postleitzahl: 21335
Telefon: +49 4131/677-0 📞
E-Mail: uni-vergabe@leuphana.de 📧
Fax: +49 4131/677-1850 📠
Quelle: OJS 2021/S 196-509651 (2021-10-04)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-07-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 650 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-07-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-07-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 145-415127
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 196-509651
ABl. S-Ausgabe: 145
Zusätzliche Informationen
Bekanntmachungs-ID: CXQ6Y6WDLW5

Objekt
Umfang der Beschaffung
Beschreibung der Optionen: - Betrieb des Systems auf einer externen Cloud

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Anforderungskatalog
Qualitätskriterium (Gewichtung): 40
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Einführungskonzept
Qualitätskriterium (Gewichtung): 10
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Qualifikationsprofil Projektleitung
Qualitätskriterium (Gewichtung): 5
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Präsentation der Erstangebote
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15
Preis (Gewichtung): 30

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2022-07-18 📅
Name: d.velop public sector GmbH
Postanschrift: Edisonstr. 2
Postort: Meppen
Postleitzahl: 49716
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 593193-980 📞
E-Mail: vergabe@pubs.d-velop.de 📧
Land: Emsland 🏙️
Internetadresse: http://www.codia.de 🌏
Gesamtwert des Auftrags: 650 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2
Quelle: OJS 2022/S 145-415127 (2022-07-25)

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