Beschaffung und Einführung eines Service Management Tools

Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen

Gegenstand der Ausschreibung ist die Einräumung von Nutzungsrechten an einem Service Management Tool (Ticketsystem) sowie ergänzende Dienstleistungen zur Einführung, dem Customizing und zur Installation und Pflege der Software.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-07-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-06-29.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• OMNINET Software-, System- und Projektmanagementtechnik GmbH

Wer?

• Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme

Wo?

• Leipzig › Leipzig, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-06-29	Auftragsbekanntmachung
2021-12-06	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-06-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket und Informationssysteme
Referenznummer: 110-3511
Kurze Beschreibung:

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket und Informationssysteme 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Leipzig, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kommunale Informationsverarbeitung Sachsen
Postanschrift: Eilenburger Straße 1 A
Postleitzahl: 04317
Postort: Leipzig
Kontakt
Internetadresse: http://www.kisa.it 🌏
E-Mail: daniela.leonhardt@kisa.it 📧
Telefon: +49 35186652-420 📞
Fax: +49 35186652-120 📠
URL der Dokumente: https://www.evergabe.de/unterlagen/2426597/zustellweg-auswaehlen 🌏
URL der Teilnahme: https://www.evergabe.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-06-29 📅
Einreichungsfrist: 2021-07-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-07-02 📅
Datum des Beginns: 2022-03-01 📅
Datum des Endes: 2026-06-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 126-331467
ABl. S-Ausgabe: 126
Zusätzliche Informationen

Präsentation vor Jury der Auftraggeberin am 23.11.2021 oder 24.11.2021 oder 25.11.2021.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Gesamtwert: 300 000 EUR 💰
Geschätzter Wert ohne MwSt: 300 000 EUR 💰
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Auftraggeber hat die Option, die beauftragten Pflegeleistungen für das Service Management Tool nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit zu verlängern. Einzelheiten werden gegebenenfalls Gegenstand der Vertragsverhandlungen sein.

Beschreibung der Optionen:

Dem Auftraggeber ist die Option einzuräumen, die beauftragten Pflegeleistungen für das Service Management Tool nach Ablauf der Mindestvertragslaufzeit von 48 Monaten zu verlängern.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Leipzig

DEUTSCHLAND

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

— Nachweis über Eintragung im Handelsregister nach den Rechtsvorschriften des Niederlassungsstaates, bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate,

— Nachweis über die Eintragungen im Gewerbezentralregister oder einem vergleichbaren Register des Herkunftslandes, bei Ablauf der Angebotsfrist nicht älter als 3 Monate,

— Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes,

— Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

— Eigenerklärung zur Betriebshaftpflicht des Bewerbers (Mindestvoraussetzung: 2,0 Mio. EUR für Personen- und Sachschäden, 0,5 Mio. EUR für Vermögensschäden),

— Eigenerklärung zu Jahresumsatzzahlen 2018-2020 (Mindestanforderung 600 000 EUR p. a.),

— Eigenerklärung zu festangestellten Mitarbeitern in den Jahren 2018-2020, die weit überwiegend in den folgenden Geschäftsbereichen tätig sind: Beratung mit Schwerpunkt Service Management,

— Softwareentwicklung, Softwarecustomizing, Inbetriebnahme, Service, Wartung und Support; (Mindestvoraussetzung: 15 Mitarbeiter),

— Eigenerklärung zur Mitarbeiterqualifikation. Die geforderten Angaben über die 3 letzten Kalenderjahre stellen ein Ausschlusskriterium für Bewerber dar.

— Eigenerklärung zur Nachunternehmerleistungen,

— Unternehmensdarstellung des Bewerbers.

Mindeststandards: Siehe zuvor.
Technische und berufliche Fähigkeiten:

Benennung von mindestens 2 Referenzprojekten, aus denen die folgenden Bewertungskriterien für die Vergleichbarkeit mit dem Vergabeverfahren hervorgehen:

— Referenz des Bewerbers als Auftragnehmer oder als Nachauftragnehmer (Erreichbare Punktzahl: 10 P: als Auftragnehmer; 8 P: als Nachauftragnehmer),

— Referenz des Bewerbers für einen Kunden mit folgender Zugehörigkeit (Erreichbare Punktzahl: 10 P: Kunde ist Zweckverband o.ä. als kommunaler IT-Dienstleister für Städte, Gemeinden, Kreise, 8 P: Kunde ist sonstiger öffentlicher Auftraggeber, 4 P: Kunde ist privatwirtschaftlicher Auftraggeber,

— Aktualität der abgeschlossenen Referenz (Zeitpunkt des Vertragsabschlusses).

Erreichbare Punktzahl:

—— 10 P: für Referenzen aus 2019 und jünger,

—— 8 P: für Referenzen aus 2018,

—— 6 P: für Referenzen aus 2017,

—— 4 P: für Referenzen aus 2016,

—— 2 P: für Referenzen aus 2015,

—— 0 P: vor 2015.

— Anzahl der Standorte der Serviceorganisation des Kunden (Erreichbare Punktzahl: 10 P: ≥ 3 Standorte, 6 P: 2 Standorte, 2 P: 1 Standort);

— Anzahl der Anwender, die in das Service Management Tool als Nutzer (Agents) integriert wurden (Erreichbare Punktzahl: 10 P: > 100, 8 P: > 50, 6 P: > 20, 4 P: > 10, 2 P: > 5).

— Anzahl der Rollen, denen die Anwender zugewiesen wurden (Erreichbare Punktzahl: 10 P: > 10, 8 P: > 8, 6 P: > 6, 4 P: > 2, 2 P: > 1).

— Zentrale Applikationen, welche per Schnittstelle an das Service Management Tool angebunden wurden:

1. Microsoft Exchange als Groupware und E-Mail-Relay,

2. Confluence als Unternehmens-Wiki,

3. ERP-System,

4. CRM-System,

5. Dokumenten Management System,

6. Inventarisierungssystem,

7. Lizenz Management System,

8. Contact Center System

— Anzahl der integrierten Rollen die diesen Anwender zugewiesen wurden,

9. Ggf. weitere (sind zu benennen (Erreichbare Puntkzahl: 10 P: ≥ 7 der genannten, 8 P: ≥ 5 der genannten, 6 P: ≥ 3 der genannten, 4 P: 2 der genannten, 2 P: 1 der genannten). Lizenz- und Betriebsmodell (Erreichbare Punktzahl: 10 P: on premise und Eigenbetrieb, 8 P: SAAS als cloud-Lösung). Machen Sie Angaben zur Transition (Erreichbare Punktzahl: 10 P: Transition umfasste neben der Einführung neuer Servicestrukturen, Prozesse, Rollen und Funktionalitäten auch die Ablösung eines vorhandenen ITSM-Tools/ Ticketsystems mit Überführung/Migration bestehender Daten- und Informationsbestände; 8 P: Die Transition umfasste die Einführung neuer Servicestrukturen, Prozesse, Rollen und Funktionalitäten jedoch keine Ablösung eines vorhandenen ITSM-Tools/ Ticketsystems.) Machen Sie Angaben zum Einführungsprojekt. Das Einführungsprojekt umfasste:

1. Lieferung, Installation und Basis-Inbetriebnahme der Software,

2. Workshops zur Feindefinition der zu implementierenden Services, Prozesse, Rollen und Schnittstellen,

3. Implementierung und Konfiguration des ITSM-Tools entsprechend den Workshopergebnissen ohne Schnittstellen,

4. Implementierung und Test von Schnittstellen zu zentralen Systemen,

5. Schulungen von Endnutzern und Systemadministratoren (Erreichbare Punktzahl: 10 P: alle 5 der genannten Leistungen, 8 P: die Leistungen (1) - (4) waren Teil des Einführungsprojektes, 6 P: die Leistungen (1)-(3) waren Teil des Einführungsprojektes, 4 P: die Leistungen (1) und (2) waren Teil des Einführungsprojektes, 2 P: die Leistungen gemäß (1) waren Teil des Einführungsprojektes). Machen Sie Angaben zu den Inhalten der durchgeführten Workshops. Die Workshops umfassten:

1. CMDB-Modellierung,

2. Servicekatalog (Neuerstellung oder Präzisierung eines im Entwurf vorliegenden),

3. Tickets (Struktur, Aufbau, Inhalt, Regeln),

4. Serviceprozesse (Service Level-, Event-, Incident-, Problem Management; Service Request Fulfillment),

5. Self Service,

6. Anbindung Drittsysteme (Schnittstellenkonzepte),

7. Change Management zur Einführung,

8. Ablauf und Ausführung von Inbetriebnahme, Transition und Einführung/Schulung,

9. Knowledge Management (Erreichbare Punktzahl: 10 P: ≥ 8 der genannten, 8 P: ≥ 6 der genannten — 6 P: ≥ 4 der genannten, 4 P: 3 von 9, 2 P: bis zu 2 von 9). Machen Sie Angaben zur Durchführung der Projektarbeit, speziell Workshops und Schulungen (Erreichbare Punktzahl: 10 P: Workshops und Schulungen wurden auch oder überwiegend remote via Zoom, Teams, Webex o. ä. Tools durchgeführt, 8 P: Workshops und Schulungen wurden überwiegend als Präsenzveranstaltungen durchgeführt).

Mindeststandards:

Siehe zuvor in Verbindung mit den ergänzenden Erläuterungen in den Vergabeunterlagen.

— erreichbare Höchstpunktzahl: 120, Mindestpunktzahl: 90.

D. h. Bieter, die im Rahmen der Bewertung der Eignungskriterien eine geringere Punktzahl als 90 erreichen, gelten im Vergabeverfahren als nicht geeignet und werden bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht berücksichtigt.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung: Siehe Vergabeunterlagen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

Gemäß den Angaben in den Bewerbungsbedingungen und der Bewertungsmatrix zur Beurteilung der Eignung der Bieter.

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-12-03 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-02-22 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Justiziariat
Internetadresse: www.kisa.it 🌏
Dokumente URL: https://www.evergabe.de/unterlagen/2426597/zustellweg-auswaehlen 🌏

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3419773800 📞
E-Mail: post@lds.sachsen.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Auf die Fristen zur Einlegung einer Rüge gemäß § 160 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB wird hingewiesen. Insbesondere ist zu beachten, dass ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2021/S 126-331467 (2021-06-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-12-06)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Ausschreibung war die Einräumung von Nutzungsrechten an einem Service Management Tool (Ticketsystem) sowie ergänzende Dienstleistungen zur Einführung, Customizing und zur Installation und Pflege der Software.

Gesamtwert des Auftrags: 295 000 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Kontakt
Telefon: +49 351 📞
Fax: +49 35186652122 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-12-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-10 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 240-630659
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 126-331467
ABl. S-Ausgabe: 240

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Beschreibung der Optionen:

Im Rahmen des Einführungsprojektes können die konkreten Anforderungen an das Service Management Tool und seine Integration bzw. Anbindung in die vorhandene Systemlandschaft bei Bedarf abweichend festgelegt werden. Daraus resultierende zusätzliche Dienstleistungen oder Lizenzerweiterungen können als Bedarfspositionen aus dem abgeschlossenen Vertrag ebenfalls abgerufen werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Leipzig, DE

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Funktionsumfang und Projektvorgehen
Qualitätskriterium (Gewichtung): 60 %
Preis (Gewichtung): 40%

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-12-06 📅
Name: OMNINET Software-, System- und Projektmanagementtechnik GmbH
Postort: Eckental
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: sales@omninet.de 📧
Land: Erlangen-Höchstadt 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 295 000 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Gemäß § 135 Abs. 2 GWB.
Quelle: OJS 2021/S 240-630659 (2021-12-06)

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