Beschaffung von Betriebs-, Beratungs- und Entwicklungsleistungen für SAP-Human Capital Management für das Hessische Competence Center

Beschreibung der Beschaffung

Das HCC ist als zentraler Dienstleister der hessischen Landesverwaltung und als
zertifiziertes SAP Customer Center of Expertise (CCoE) neben der Sicherstellung
des SAP-Betriebes der produktiven SAP-Landesreferenzmodelle auch für Neu- und
Weiterentwicklungen der SAP-Landesreferenzmodelle Rechnungswesen (LRM Re-
We) und Personalwesen (LRM HR) verantwortlich.
Im Rahmen der Anwendungsbetreuung des hessischen SAP-Landesreferenzmodells für das LRM HR werden folgende technische und strategische Beratungsdienstleistungen benötigt, die in einem Los ausgeschrieben werden sollen:
Im Rahmen des laufenden Betriebes und der Weiterentwicklung der unten aufgeführten SAP HCM Komponenten und Anwendungen soll eine Unterstützung des Problemmanagements, Änderungsmanagements und im Bereich der Entwicklungsprojekte die fachliche Beratung bei der Implementierung neuer Geschäftsprozesse und deren technische Umsetzung erfolgen.
Personaladministration (PA), Organisationsmanagement (OM), Stellenplanmanagement (SPM), Zeitwirtschaft (PT), Veranstaltungsmanagement (VM), Personalbeschaffung und -entwicklung (PB, PE), Personalkostenplanung (PKPL, 4,6c), Reisemanagement (TM), Personalabrechnung (PY), Versorgungsabrechnung, Versorgungsadministration (VADM), Fachanwendungen ESS: E-Recruiting, Abwesenheiten, Fachanwendungen, Elektronische Personalakte (OpenText), Druck- und Outputmanagement,
Berechtigungsmanagement, Programmierung, Learnmg Solution, HANA Transformation, Cloud(HCM).
Darüber hinaus soll im Bereich des Hessischen Kultusministeriums hinsichtlich der
Gestaltung von SAP-Geschäftsprozessen einschließlich deren fachlicher und technischer Konzeption Unterstützung erfolgen. Diese soll die Entwicklung und Realisierung kundeneigener Komponenten sowohl im SAP-Backend als auch im Portal umfassen. Ebenso soll eine Betreuung dieser Geschäftsprozesse im laufenden Betrieb erfolgen. Insbesondere sollen die kundeneigenen SAP HKM Komponenten:
• PPB (Planung Personal und Budget
• BeKA (Bedarfs-, Kapazitäts- und Arbeitsplanung für Studienseminare)
• VMQUAK (SAP Veranstaltungs-, Qualifizierungs- und Akkreditierungsmanagement
• U. a.
finalisiert und weiterentwickelt werden.
Bei der Entwicklung neuer Verfahren ist es von essentieller Bedeutung, diese auf eine zukunftsorientierte Plattform zu bringen und dabei die Strategie der SAP bezüglich ihrer Neu- und Weiterentwicklungen zu berücksichtigen. Um die Erreichung der Ziele sicherzustellen, bedarf es im vorliegenden Fall der Ausschreibung von Beratungs- und Entwicklungsleistungen für das Personalwirtschaftssystem, die von einem entsprechend qualifizierten Unternehmen zu erbringen sind.
Hierbei stehen u a die folgenden Aufgabenstellungen im Vordergrund:
• Methodische Beratung und Coaching nach professionellen Maßstaben in Entwicklung und Betrieb (Incident- und Changemanagement)
• Beratung und Unterstützung bei der fachlichen und technischen Neukonzeption
von Geschäftsprozessen sowie der Optimierung bestehender Prozesse
• Entwicklung, Customizing und Programmierung im SAP Standard sowie kundeneigener Lösungen und Verwendung von beispielsweise Web Ul, Java,
ABAP, ABAP 00, WebDynpro, Fiori und Business Server Pages
• Unterstützung zu neueren Technologien wie HANA, Cloud usw.
• Technische und fachliche Unterstützung bei Konzeption, Test, Migration, Produktivsetzung und -Unterstützung bei Rollouts
• Know-how-Transfer im Rahmen von Workshops und Dokumentationen
• Erstellung und Präsentation von Dokumentationen und Ergebnissen
Die zu erbringenden Leistungen beziehen sich sowohl auf die einzelnen im Land betrieben SAP-Systeme HCM-Umfeld, insbesondere auch des Serviceportals, als auch auf die interaktiven Prozesse zwischen den einzelnen Systemlandschaften.
Ein umfassendes übergreifendes Prozesswissen ist daher ebenso unabdingbar wie
spezielle Modul- und Customizing- oder Programmierkenntnisse in den im Land eingesetzten Komponenten und Anwendungen.

Beschreibung der Verlängerungen

Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber spätestens zwei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 48 Monaten nach Zuschlagserteilung.
Danach gilt der Rahmenvertrag auch ohne gesonderte Kündigung als beendet.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Siehe Ausschreibungsbestimmungen (Der Verweis auf die Ausschreibungsbestimmungen lässt sich systemseitig nicht löschen. Der Auftraggeber fordert in diesem Vergabeverfahren keine Nachweise über die Befähigung zur Berufsausübung.)

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen
Zu den nachfolgenden Punkten und den darin aufgeführten SAP HCM-Bereichen
müssen Referenzprojekte nachgewiesen werden, die in den letzten 6 Jahre (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist") erbracht wurden.
Es müssen mindestens jeweils zwei Referenzprojekte vergleichbarer Art und Umfang zu jedem der nachstehend aufgeführten SAP HCM-Bereiche a bis f nachgewiesen werden.
Für die Punkte g bis q ist der Nachweis nur durch eine Referenz zu erbringen.
a) Bezügeabrechnung: Mindestens eine der beiden geforderten Referenzen
muss von einem öffentlichen Auftraggeber i.S.v. § 99 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB der
öffentlichen Verwaltung stammen.
b) Versorgungsabrechnung / Versorgungsadministration (VADM): Die Referenzen
müssen beide von einem öffentlichen Auftraggeber i.S.v. § 99 Nr. 1 bis
Nr. 3 GWB stammen.
c) Implementierung und Integration von Geschäftsprozessen über mehrere
SAP Komponenten hinweg unter der Verwendung von Schnittstellen (HCM,
FI, CO): Mindestens eine der zwei geforderten Referenzen muss von einem
öffentlichen Auftraggeber i.S.v. § 99 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB der öffentlichen Verwaltung stammen.
d) Entwicklung und Realisierung kundeneigener Lösungen in Verbindung mit
dem SAP-Backend und SAP Enterprise Portal. Mindestens eine der beiden
Referenzen muss von einem öffentlichen Auftraggeber i.S.v. § 99 Nr. 1 bis Nr.
3 GWB der öffentlichen Verwaltung stammen.
e) Entwicklung und Implementierung kundeneigener Geschäftsprozesse
aus dem Bereich Kultus oder Forschung und Lehre und deren Integration in
SAP HCM-Standardprozesse. Mindestens eine der zwei geforderten Referenzen
muss von einem öffentlichen Auftraggeber i.S.v. § 99 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB
der öffentlichen Verwaltung stammen.
f) Entwicklung und Implementierung von SAP-Prozessen in der Schulverwaltung:
Eine der Referenzen muss von einem öffentlichen Auftraggeber
i.S.v. § 99 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB der öffentlichen Verwaltung stammen),
Zu den Punkten g bis q ist jeweils eine Referenz aus den Bereichen SAP HCM öffentlichen Verwaltung oder der Privatwirtschaft zu erbringen (Ausnahme ist Referenz q).
g) Negativ-Zeitwirtschaft,
h) Reisemanagement,
i) Veranstaltungsmanagement / Learning Solution,
j) Personaladministration und Organisationsmanagement,
k) Personalkostenplanung,
l) Berechtigungsverwaltung
m) Schnittstellenentwicklung SAP-SAP und SAP- Non-SAP mit SOAP,
n) Portalkonfiguration einschließlich Frontend-Entwicklung und Barrierefreiheit
mittels aktueller UI-Technologien (SAPUI5 und SAP Fiori)
o) Programmierung (ABAP OO, WebDynpro for ABAP, Fiori, Formularpflege
und -programmierung),
p) SAP Information Lifecycle Management.
q) SAP E-Recruiting: Die Referenz muss von einem öffentlichen Auftraggeber
i.S.v. § 99 Nr. 1 bis Nr. 3 GWB der öffentlichen Verwaltung stammen.
Der Nachweis für sämtliche der oben beschriebenen HCM-Bereiche (a bis q) muss
jeweils in dem folgenden verlangten Umfang erfolgen (Projektdefinition):
- Mindestdauer des jeweiligen Referenzprojekts: Drei Monate
und
- Mindesteinsatz im jeweiligen Referenzprojekt: 30 Projekteinsatztage (ein Projekteinsatztag = 8 Stunden)
Dabei ist ein Nachweis aller oben beschriebenen HCM-Bereiche (a bis q) kumulativ
in jeweils einer Referenz nicht erforderlich, aber zugelassen. D. h. es müssen zumindest 2 Referenzen (theoretisches Minimum) eingereicht werden, wenn diese jeweils alle geforderten HCM-Bereiche (a bis q) in dem verlangten Umfang abdecken.
Es können auch mehr als 2 Referenzprojekte angegeben werden, mit denen die
HCM-Bereiche (a bis q) nachgewiesen werden. Insgesamt müssen jedoch alle HCMBereiche (a bis q) in dem jeweils verlangten Umfang nachgewiesen werden.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gemäß § 7 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 19. Dezember
2015 - HVTG - (GVBl. S. 354) weist die Vergabestelle in der Bekanntmachung darauf hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 8 Abs. 1 HVTG) die erforderlichen Verpflichtungserklärungen nach § 4 Abs. 1 bis 5 HVTG (Tariftreueerklärung), § 6 HVTG (Mindestentgelterklärung) mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG").
Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistungen im EU-Ausland erbringen.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Die Vergabestelle weist die Bieter in den Vergabeunterlagen darauf hin, dass der Nachweis der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB ganz oder teilweise durch die Teilnahme an Präqualifikationssystemen erbringen können (§ 122 Abs. 3 GWB, § 13 HVTG). Ebenso weist sie darauf hin, dass sie als vorläufigen Beleg der Eignung und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB die Vorlage der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE) in der Form des Anhangs 2 der Durchführungsverordnung der Kommission (EU) Nr. 2016/7 vom 5. Januar 2016 akzeptiert. Mit dem Angebot sind einzureichen: Erklärung betreffend Ausschluss wegen schwerer Verfehlungen (Datei "Erklaerung_Vergabesperre") und die Erklärungen zu den Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB (Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_123_GWB" und Datei "Eigenerklaerung_Ausschlussgruende_Par_124_GWB").
Wirtschaftlichkeitsprüfung/Zuschlagskriterien:
Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl (Z). Die Gesamtpunktzahl errechnet sich aus den Leistungspunkten (L) für ein eingereichtes Konzept und den Preispunkten (P) für den Angebotspreis. Die Punkte werden unter Berücksichtigung der jeweiligen Gewichtung addiert.
Z = L x 70 % + P x 30 %.
Preisermittlung: Die Bewertung des Preises erfolgt durch Punktevergabe. Der niedrigste Angebotspreis (Tagessatz, brutto) erhält mit 100 Punkten (=100 Prozent) die höchste Punktzahl. Bei Angeboten mit den höheren Tagessätzen werden relativ zu ihrer Abweichung vom günstigsten Angebot entsprechende Punkte vergeben.
Konzeptbewertung: Zur Bewertung der Leistung ist die Anfertigung eines Konzepts zum Thema ,,Einführung einer Lösung zur Implementierung eines Self-Services Antrags-verfahren für "Teilzeit", "Elternzeit" und "Teilzeit nach Elternzeit" in der Kultusverwaltung". Die derzeit genutzten Antragsverfahren in der Kultusverwaltung zu diesem Themenkomplex sind papierbasiert und sollen digitalisiert werden. Das bestehende Verfahren soll durch einen Enterprise-Portal-gestützten SAP-ESS-Prozess abgelöst werden.
Wählen Sie für Ihren Konzeptvorschlag, der grundsätzliche Aussagen zu den SAPKomponenten SAP-PA, SAP-ZW und SAP-Abrechnung beinhalten muss, folgende Gliederung:
a) Wie können ESS-/MSS-Szenarien (s. Aufgabenstellung A) sinnvoll unter technischen bzw. systemtechnischer Gesichtspunkten und genutzt integriert werden?
b) Gehen Sie anschließend auf die fachlichen (s. Aufgabenstellung B) Aspekte
ein u. a. die Mitarbeiterkommunikation in der bestehenden Systemarchitektur.
Aber auch Aspekte des Datenschutzes sowie Personalrechts.
c) Beschreiben Sie anschließend Ihr methodisches Vorgehen (Aufgabenstellung
C)
d) Benennen Sie die kritischen Erfolgsfaktoren für die empfohlene Umsetzungsstrategie (Aufgabenstellung D)
e) Formale und sprachliche Darstellung (Aufgabenstellung E)
Für die einzelnen Aufgaben können 100 Pkt (sehr gut), 70 Pkt (gut), 40 Pkt (befriedigend-aussreichen) und 10 (ungenügent) erlangt. Werden. Die erlangten Pkt. werden unter Berücksichtigung der Gewichtung addiert und ergeben die Leistungspunkte (L).
Die Bewertung der Angebote erfolgt durch Addition der gewichteten Punktzahlen für Preis und Leistung, unter Berücksichtigung der Gewichtung.
Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem höchsten Wert der Kennzahl Z. Sind die ermittelten Kennzahlen zweier Angebote absolut identisch, erhält das Angebot mit der höchsten Punktzahl bei der Konzeptbewertung den Zuschlag. Ist auch dieser Wert identisch, erhält das Angebot mit dem günstigsten Preis den Zuschlag. Ist auch dieser Wert identisch, so entscheidet das Los.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB
Einleitung, Antrag
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. 3§ 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.