Beschaffung von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung

Titel

Beschaffung von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung
VG-3000-2021-0090

Kurze Beschreibung

Beschaffung von "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung

Beschreibung der Beschaffung

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einer Mindestlaufzeit von 4 Jahren. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber AG spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 72 Monaten nach Vertrags-schluss/Zuschlagserteilung.

Zusätzliche Informationen

Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es höchstens vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften auszuwählen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Sofern mehr als vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, werden die vier Unternehmen mit der höchsten Punktzahl ausgewählt. Sofern weniger als 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, wird das Vergabeverfahren trotzdem fortgeführt.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Haftpflichtversicherung
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit"), dass eine ungekündigte Haftpflichtversicherung für Vermögensschäden i.H.v. 2 Mio. €, für Sachschäden i.H.v. 5 Mio. € und für Personenschäden i.H.v. 5 Mio. € besteht oder im Falle der Auftragserteilung eine entsprechende Haftpflichtversicherung unverzüglich, spätestens innerhalb von 14 Kalendertagen nach Zuschlagserteilung abgeschlossen wird.
Die positive ("Ja") Eigenerklärung zur Erfüllung einer Haftpflichtversicherung ist eine Mindestanforderung; bei einer negativen ("Nein") Eigenerklärung erfolgt der Ausschluss.
Gesamt- und Spartenumsatz § 45 Abs. 4 Nr. 4 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit") über den Gesamtumsatz für die letzten drei Geschäftsjahre sowie über den Spartenumsatz in den Tätigkeitsbereichen DMS, ECM oder VBS im öffentlichen Sektor für die letzten drei Geschäftsjahre.
Der Spartenumsatz wird wie folgt bewertet:
≤ 2,50 Mio. € = 0 Punkte
2,51 bis 3,00 Mio. € = 30 Punkte
3,01 bis 3,50 Mio. € = 60 Punkte
3,51 bis 4,00 Mio. € = 90 Punkte
4,01 bis 4,50 Mio. € = 120 Punkte
4,51 bis 5,00 Mio. € = 150 Punkte
5,01 bis 6,00 Mio. € = 180 Punkte
6,01 bis 7,00 Mio. € = 210 Punkte
7,01 bis 8,00 Mio. € = 240 Punkte
8,01 bis 9,00 Mio. € = 270 Punkte
≥ 9,01 Mio. € = 300 Punkte

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Referenzen") über mindestens vier Referenzen der letzten fünf Jahre (Stichtag "Ablauf der Teilnahmeantragsfrist"), von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen bei der Einführung eines ECM-, DMS- oder VBS-Systems, gegliedert nach a) Auftraggeber der referenzierten Leistungen, b) Art des Auftragge-bers, c) Leistungserbringer, d) Leistungsjahr, e) Anzahl der Anwender, f) Anzahl der Organisationsebenen und -einheiten, g) Leistungsrollen und h) Art der Leistungen.
Die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 4 (Mindestreferenzen) sind erbracht, wenn die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind; andernfalls erfolgt der Ausschluss. Die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 4 (Mindestreferenzen) werden - soweit kein Ausschluss erfolgt - hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet (vgl. Formblatt "Referenzen").
Es werden bis zu drei weitere Referenzen in die Wertung einbezogen. Diese Referenzen Nr. 5 bis Nr. 7 werden - soweit die geforderten Mindestanforderungen erfüllt sind (andernfalls erfolgt die Nichtwertung der Referenz) - hinsichtlich der ihnen zuerkannten Bedeutung für die zu vergebenden Leistungen gewichtet und mit einem Punktesystem bewertet (vgl. Formblatt "Referenzen").
Für den Fall, dass mehr als sieben Referenzen benannt werden, werden nur die sieben Punktbesten (4 punktbesten Mindestreferenzen und 3 punktbesten weitere Referenzen) der genannten Referenzen in die Gesamtwertung einbezogen.
Insgesamt können für die Referenzen Nr. 1 bis Nr. 7 maximal 1.715 Punkte (d.h. jeweils maximal 245 Punkte je Referenz) erzielt werden.
Anzahl Mitarbeiter § 46 Abs. 3 Nr. 8 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien") über die Anzahl der im Unternehmen jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren sowie über die Anzahl der im Unternehmen in den Tätigkeitsbereichen DMS, ECM oder VBS im öffentlichen Sektor jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren. Die Anzahl der im Unternehmen in den Tätigkeitsbereichen DMS, ECM oder VBS im öffentlichen Sektor jahresdurchschnittlich beschäftigten Mitarbeiter in den letzten drei Geschäftsjahren werden wie folgt bewertet:
< 25 MA = 0 Punkte
≥ 25 MA = 100 Punkte
≥ 50 MA = 200 Punkte
Besetzung der geforderten Profile in der ausgeschriebenen Qualität und Mindestanzahl § 46 Abs. 3 Nr. 2 VgV
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien"), dass das Unternehmen über ausreichendes (Mindestanzahl) und qualifiziertes (Profile) Personal verfügt, das während der Projektlaufzeit eingesetzt werden kann.
Die positive ("Ja") Eigenerklärung zur Erfüllung der Besetzung der geforderten Profile in der ausgeschriebenen Qualität und Mindestanzahl ist eine Mindestanforderung; bei einer negativen ("Nein") Eigenerklärung erfolgt der Ausschluss.
Mit dem Teilnahmeantrag ist eine Eigenerklärung einzureichen (vgl. Formblatt "Weitere Eignungskriterien"), dass das Unternehmen die Anforderungen einer Zertifizierung für ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar) erfüllt.
Das Qualitätsmanagement wird wie folgt gewertet:
Kein QM-System: = 0 Punkte
DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar),
ohne Zertifikat = 25 Punkte
DIN EN ISO 9001 (oder vergleichbar),
mit Zertifikat = 50 Punkte

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Mindestanforderung zur Mindestanzahl des Personals:
Gesamtprojektleitung --> 1
Seniorberater --> 3
Seniorberater Kommunikation --> 1
Berater --> 9
Berater Integration--> 2
Berater Migration --> 2
Berater Einführungsberatung --> 9
PMO-Assistenz --> 1
Mindestanforderungen und Bepunktung der Referenzen Nr.1 - 4 (Mindestreferenzen):
Art des Auftraggebers
Es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- Landesministerium oder sonstige bundesstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen (z.B. Hessisches Ministerium des Innern und für Sport) [30 Punkte]
- Agentur/Amt auf bundesstaatlicher Ebene (z.B. Hessische Zentrale für Datenverarbeitung) [30 Punkte]
- Bundesministerium oder sonstige zentralstaatliche Behörde einschließlich regionaler oder lokaler Unterabteilungen (z.B. Bundesministerium für Wirtschaft und Energie) [20 Punkte]
- Agentur/Amt auf zentralstaatlicher Ebene (z.B. Bundesagentur für Arbeit) [20 Punkte]
- Europäische Institution/Agentur oder internationale Organisation (z.B. Europäische Kommission) [20 Punkte]
- Regional- oder Kommunalbehörde (z.B. Landeshauptstadt Wiesbaden) [10 Punkte]
- Agentur/Amt auf regionaler oder lokaler Ebene (z.B. Entsorgungsbetriebe der Landeshauptstadt Wiesbaden) [10 Punkte]

Leistungserbringer
(Achtung: es muss mindestens ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- (Einzel-)Bewerber
- Bewerbergemeinschaft
- Andere Leistungserbringer, z.B. Unterauftragnehmer, Eignungsverleihender
Anzahl der Anwender, die bei der Einführung eines ECM-, DMS- oder VBS-Systems unterstützt wurden
(Achtung: es muss und darf nur ein Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
≥ 1.500 bis 2.499 Anwender [10 Punkte]
2.500 bis 3.499 Anwender [20 Punkte]
3.500 bis 4.499 Anwender [30 Punkte]
4.500 bis 5.499 Anwender [40 Punkte]
≥ 5.500 Anwender [50 Punkte]
Anzahl der Organisationsebenen und -einheiten, die bei der Einführung eines ECM-, DMS- oder VBS-Systems unterstützt wurden
(Achtung: es muss das Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
≥ zwei Organisationsebenen (z.B. oberste und obere Landesbehörde)
und mit jeweils ≥ fünf Organisationseinheiten (z.B. Dienststellen, Abteilungen) [50 Punkte]
Leistungsrollen
(Achtung: es müssen mindestens die Leistungsrollen "Gesamtprojektleitung" und "Einführungsmanagement" angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
- Gesamtprojektleitung [15 Punkte]
- Einführungsmanagement [15 Punkte]
- Integrationsmanagement [10 Punkte]
- Migrationsmanagement [10 Punkte]
- Kommunikationsmanagement [10 Punkte]
- PMO-Assistenz [10 Punkte]
Art der Leistungen
(Achtung: es müssen mindestens neun Kästchen angekreuzt werden; andernfalls erfolgt grundsätzlich der Ausschluss)
pro Kästchen --> [3 Punkte]
Steuerung von Projektteams Projektplanung einschließlich Meilensteinplanung Management der Projektrisiken Projektkommunikation Projektcontrolling
Beratung bei der strategischen Planung des Gesamtprojektes
Beratung bei der Detailplanung einzelner Umsetzungsphasen
Beratung bei der Analyse, Konzeption und Umsetzung neuer Geschäftsprozesse Beratung und Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten (z.B. IT-Konzepte) sowie Handbüchern
Beratung bei der Einrichtung von Test-, Entwicklungs-, Schulungs- und Produktionsumgebungen
Beratung bei der Integration von Fachanwendungen und
Anbindung von Querschnittsdiensten Analyse behördenspezifischer Anforderungen
Unterstützung bei der Erstellung von Fach- und Systemdokumentationen Erstellung von Testprotokollen
Unterstützung bei der Erstellung von fachlichen Tests
Mindestanforderung und Bepunktung der Referenzen Nr. 5-7 wie bei Referenzen Nr. 1 - 4 mit Unterschied bei "Art des Auftraggebers" dort ist:
-Andere: ______ [10 Punkte] möglich. Außerdem erfolgt kein Ausschluss, sondern Nichtwertung.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gemäß § 5 Abs. 2 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 20. Juli 2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) weist die Vergabestelle darauf hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 6 HVTG), soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderliche Verpflichtungserklärung nach § 4 HVTG zu Tariftreue und Mindestlohn mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungs-erklaerung_oeff_AG").

Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen

Beschafft werden sollen umfassende Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die flächendeckende Einführung des DMS 4.0 und zur Integration in die Verwaltungs-IT. Es ist eine Maximallaufzeit von sechs Jahren erforderlich, um das Ziel des Beschaffungsvorhabens, die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung sämtlicher Dienststellen des Landes Hessen mit dem DMS 4.0 zu erreichen. Ausweislich der Projektzeitplanung erwartet der Auftraggeber, dass das Projekt regulär bis mindestens in das Jahr 2026 operative Leistungen des Auftragnehmers erfordern kann. Dazu gehören auch die Planungs- Konzeptions- und Umsetzungsleistungen der hier auszuschreibenden Gesamtprojektleitung. Eine kürzer Projektlaufzeit wäre im Hinblick auf die zu erbringenen Leistungen unrealistisch. Die flächendeckende Ausstattung der gesamten hessischen Landesverwaltung mit einem funktionsfähigen DMS-System ist ein komplexes und aufgrund der notwendigen Migration sämtlicher Datensätze der Verwaltung auch ein sehr zeitaufwändiges Großprojekt. Vor diesem Hintergrund kommt die längere Projekt- und Vetragslaufzeit, im Hinblick auf die erfolgsabhängige Vergütungsregelung, auch dem Auftragnehmer zugute.
Ein Wechsel des Auftragnehmers innerhalb des Projektes birgt erhebliche Risiken für die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung. So entstünden z.B durch erneut notwenidge Einarbeitung Mehrkosten und zeitlicher Verzug in der Planung und Durchführung der landesweiten Rollouts. Durch Verzögerungen in den Projektphasen u.A. beim Rollout erhalten einzelne Landesbehörden das notwendige DMS-System erst verspätet, was zu einer Beeinträchtigung der Leistungsfähigkeit führt. Ein funktionierendes DMS-System ist für die Funktionsfähigkeit der Landesverwaltung unabdingbar. Anderenfalls droht eine Handlungsunfähigkeit von Landesbehörden was unter dem Gesichtspunkt der Aufrechterhaltung der Öffentlichen Sicherheit und Ordnung nicht hinngenommen werden kann.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung zum Ausschluss wegen schweren Verfehlungen:
Der Bieter sowie seine Unterauftragnehmer haben die Eigenerklärung gemäß dem "Gemeinsamen Runderlass über den "Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen" in der Fassung vom 23. Oktober 2020 (StAnz 48/2020 S. 1216) ausgefüllt mit ihren Angeboten einzureichen.Bei elektronischem Versand ist die Verpflichtungserklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig.
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_123_GWB")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_124_GWB")
Die hier durchgeführte Ausschreibung Beschaffung von "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung (VG-3000-2021-0090) steht in Zusammenhang mit der parallel stattfindenden Auschreibung Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen (VG-3000-2021-0091).
Es handelt sich originär um einen in zwei Losen geteilten Auftrag für den gleichen öffentlichen Auftraggeber, der aus technischen Gründen in zwei getrennten Ausschreibungsprozessen durchgeführt werden muss.
Es ist eine "Loslimitierung" dahingehend vorgesehen, als dass Teilnahmeanträge nur für ein "Los", d.h. entweder für das hier verfahrensgegenständliche Los 1 (VG-3000-2021-0090) "Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung" oder für das hier nicht verfahrensgegenständliche Los 2 (VG-3000-2021-0091) "Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die Einführung in der Hessischen Landesverwaltung und von produktnahen Dienstleistungen" eingereicht werden dürfen.
Das wirtschaftlichste Angebot ergibt sich aus der Leistungsbewertung des geforderten Konzepts und der Präsentation sowie aus dem Preis:
1. Leistung70%
1.1. Konzept (35%)
1.2. Präsentation (35%)
2. Preis 30%
Das Konzept und die Präsentation werden anhand der Themengebiete "Projektdimension" und "Einführungsdimension" wie folgt bewertet:
5 Punkte = hervorragende, sehr gute und spezifische Ausführungen
4 Punkte = überdurchschnittliche, gute und nicht nur allgemeine Ausführungen
3 Punkte = befriedigende, durchschnittliche und eher allgemeine Ausführungen
2 Punkte = ausreichende, sehr eingeschränkte und pauschale Ausführungen
1 Punkt = mangelhafte, insgesamt nicht nachvollziehbare Ausführungen
0 Punkte = überwiegend ungenügende Ausführungen
Bei der Bewertung des Konzepts muss mindestens eine Punktzahl von 2 erreicht werden. Wird eine Punktzahl von 1 oder 0 erzielt, erfolgt der Ausschluss.
Bei der Bewertung der Präsentation muss mindestens eine Punktzahl von 2 erreicht werden. Wird eine Punktzahl von 1 oder 0 erzielt, erfolgt der Ausschluss.
Vgl. Ziff4.3 der Ausschreibungsbestimmungen für detailiertere Wertungshinweise

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB (Einleitung, Antrag)
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Beschreibung der Beschaffung

Im Rahmen des Vorhabens "Modernisierung DMS in der hessischen Landesverwaltung" wird die flächendeckende Einführung der rechtverbindlichen elektronischen Aktenführung inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung in der Hessischen Landesverwaltung verfolgt. Die Einführung soll im Zeitraum 2023 bis 2026 an allen ca. 23.000 potentiellen Büroarbeitsplätzen sowie an weiteren ca. 15.000 Arbeitsplätzen erfolgen, für die eine E-Akte-Nutzung im Rahmen von Fachanwendungen in Betracht kommt. Darüber hinaus existiert ein weiteres Potenzial von ca. 25.000 Arbeitsplätzen im Bereich Fachanwendungen, u.a. mit ca. 20.000 Arbeitsplätzen im Bereich der Polizei, die das DMS oder Teile davon nutzen könnten (Gesamtpotenzial ca. 65.000 Arbeitsplätze). Das notwendige rechtliche Fundament wurde mit dem Gesetz zur Förderung und zum Schutz der elektronischen Verwaltung in Hessen (Hessisches E-Government-Gesetz) geschaffen.Grundlage für die elektronische Aktenführung mit Vorgangsbearbeitung, inklusive Anbindung von Fachverfahren, bildet das so genannte "DMS 4.0" ("das Produkt"). Die Beschaffung des Produktes ist Gegenstand eines eigenen Loses, welches unabhängig von den nachfolgend beschriebenen Leistungen vergeben wird. Ausgewählt werden soll ein Produkt, welchesalle wesentlichen Kernfunktionalitäten im Bereich der modernen elektronischen Verwaltungsarbeit abdeckt, insbesondere: •Funktionale Themen rund um die E-Akte (mit Aktenführung, Aufbewahrung, Aussonderung und Akteneinsicht/Veröffentlichung), E-Vorgangsbearbeitung und E- Zusammenarbeit (formale Gruppenarbeit/Projektarbeit) und komfortable Lösungen für das mobile Arbeiten, •Zugriff auf Kernfunktionen der E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung direkt aus den führenden Anwendungen der Behörden heraus, v.a. MS Outlook und MS Office Anwendungen, •Anbindung bestehender Komponenten für Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung sowie die Abbildung eines zentralen Posteingangsbereichs, •Ergonomische und barrierefreie Gestaltung, die eine Nutzung durch alle Beschäftigte ermöglicht und für eine hohe Akzeptanz sorgen, •Nutzung des DMS bzw. DMS-Teilfunktionen im Rahmen von Fachanwendungenoder anderen E-Government-Verfahren sowie •Möglichkeit zur Ergänzung bzw. Ausbau des Funktionsumfangs des DMS durch Anbindung bestehender Landeslösungen oder künftiger Standards/Module für die vollständige elektronische Abbildung von Verwaltungsprozessen. Mit dieser Ausschreibung wird die Beschaffung von Projektmanagement- und Beratungsleistungen für die flächendeckende Einführung des DMS 4.0 und zur Integration in die Verwaltungs-IT bezweckt. Neben Leistungen aus dem Bereich des Projektmanagements und der allgemeinen Einführungsberatung werden zudem Unterstützungsleistungen benötigt. Die nachfolgenden Leistungskategorien sind als exemplarisch und nicht als abschließend zu verstehen:ProjektmanagementLeitung des Gesamtprojektes DMS Modernisierung in der hessischen Landesverwaltung.Unterstützung der Teilprojektleiter und Schlüsselrollen bei der Erreichung der globalen und abschnittsbezogenen ProjektzieleÜbernahme der Teilprojektleitung in Einzelfällen nach entsprechender BeauftragungPlanungBeratung sowie Bearbeitung von strategischen und planerischen Fragestellungen zur Sicherstellung eines reibungslosen/erfolgreichen landesweiten DMS Rollouts sowie Technologie- und Architekturfragen.Konzeption und AbstimmungPrüfung bestehender Konzepte, Optimierung und ggfs. Neuerstellung von Fachkonzeptionen und dazugehöriger Dokumentationen, insbesondere in den Bereichen rechtlich/organisatorischer Rahmen, Informations- und Akzeptanzmanagement, Schulung und IT (u.a. Unterstützungsleistungen in den Bereichen Service-Definition, Servicemanagement, Implementierung, Test/Pilot, Betrieb, Support, Weiterentwicklung)Ständige Weiterentwicklung und Optimierung der FachkonzeptionenVorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von erforderlichen Abstimmungsverfahren mit Projektverantwortlichen, Ressorts, Interessenvertretungen und weiteren landesinternen und -externen Stellen-UmsetzungUmsetzung und Weiterentwicklung der in den Fachkonzeptionen festgelegten Maßnahmen inklusive Dokumentation, insbesondere Planung, Steuerung und Umsetzung des landesweiten Rollouts in der Hessischen Landesverwaltung Permanenter Wissenstransfer mit den/an die Projektverantwortlichen während der gesamten Projektlaufzeit-BetriebsvorbereitungoBetriebsvorbereitung inkl. Test-/Pilotverfahren, Inbetriebnahme und erste Betriebsunterstützung, soweit diese vom Produktlieferanten des einzuführenden Produktes nicht geleistet wird oder nicht geleistet werden kannAufbau von fachlichen, technischen und organisatorischen Servicestrukturen für Support, Betrieb und zur Weiterentwicklung des "Landesreferenzmodells DMS"-IntegrationsleistungenDurchführung von Umsetzungs- und Integrations-Projekten im Verwaltungsarbeitsplatz (nicht im DMS-Produkt), Test, QS, UnterstützungsleistungenVom AN sind insbesondere folgende typische Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu leisten, wobei die nachstehenden Kataloge/Auflistungen nicht abschließend sind. Der AG ist nicht verpflichtet, sämtliche der nachstehenden Aufgaben abzurufen.Zu den Projektmanagementleistungen gehören folgende Aufgaben, die auf der Grundlage der Rahmenvereinbarung in Einzelabrufen im Rahmen der Durchführung des Projektes spezifiziert werden, wobei diese einzeln oder in Teilprojekten/Arbeitspaketen abgerufen werden können. Steuerung und Leitung des Gesamtprojektes in enger Abstimmung mit den Projekt-AuftraggebernAufsetzen und Durchführung eines oder mehrerer gleichzeitiger (Teil-)ProjekteSteuerung von ProjektteamsKlärung des Leistungsumfangs und Strukturierung der Projektziele sowie der Anforderungen an das ProjektProjektplanung inkl. Meilensteinplanung unter Nutzung von MS ProjectPlanung und Steuerung der Arbeitspakete hinsichtlich Terminen, Ressourceneinsatz und KostenManagement der ProjektrisikenProjektkommunikation im Sinne von Stakeholder Management nach innen (projektintern) und nach außen (u.a. Lenkungsausschuss DMS)Qualitätssicherung der ProjektergebnisseProjektcontrolling hinsichtlich Termineinhaltung, Ressourceneinsatz und KostenDokumentation & Kommunikation von ProjektergebnissenKnow-how-Transfer der genannten Aufgabenfelder auf LandesmitarbeiterAufgabenspektrum Kommunikations-/Akzeptanzmanagement(Beratungsleistung - Level Seniorberater)Folgende Aufgaben sind durch den/die Kommunikations-/Akzeptanzmanager/in zu leisten:Konzeption, Planen und Durchführen von Informations-, Akzeptanz- und Changema- nagement-MaßnahmenErstellung, Aktualisierung und Verbreitung von Informationsmaterial zum DMS- Modernisierungsprojekt (Marketing), wie beispielsweise Informationsbroschüre, Image-Video, Showcase, Mustervorträge und ArgumentationsleitfädenBetreiben des Marketings zur Darstellung der Zweckmäßigkeit der MaßnahmenKommunikation und Vermittlung der Projektziele gegenüber den unterschiedlichen Zielgruppen (Leitungsebene, Anwender, Gremien, usw.), beispielsweise im Rahmen von behördenübergreifenden Informationsveranstaltungen, Führen von Gesprächen mit den Behördenleitungen und Führungskräften in Schlüsselpositionen sowie mit Vertretern der InteressenvertretungenKommunikation von Anforderungen/Wünschen an ProjektbeteiligteSicherstellung/Verbesserung der AnwenderzufriedenheitZusätzlich zu den im Anforderungsprofil "Seniorberater" genannten Punkten werden vom AG folgende Qualifikationen für diese Projektrolle erwartet:vertiefte Kenntnisse aus mindestens drei Jahren praktischer Erfahrung im ECM-Umfeld gute Kenntnisse und Erfahrungen aus Projekten im Öffentlichen Dienst gute Kenntnisse der Besonderheiten des Öffentlichen DienstesBeratungsleistungenZu den Beratungsleistungen gehören folgende Aufgaben, die auf der Grundlage der Rahmenvereinbarung in Einzelabrufen im Rahmen der Durchführung des Projektes spezifiziert werden, wobei diese einzeln oder in Teilprojekten/Arbeitspaketen abgerufen werden können.Beratung und Unterstützung der (Teil-)Projektleitung bei der strategischen Planung des Gesamtprojekts, bei strategischen Fragestellungen und der Erstellung von Handlungs- und Entscheidungsempfehlungen für den AGBeratung und Unterstützung der (Teil-)Projektleitung bei der Detailplanung von einzelnen Umsetzungsphasen und organisatorischen und technischen Einführungsstaffeln (insb. Test-/Pilotvorhaben sowie Landesdienststellen im Rahmen des landesweiten Rollouts)Beratung und Unterstützung bei der Planung und Einführung des "DMS 4.0" in den hessischen LandesdienststellenBeratung und Unterstützung bei der Analyse, Konzeption und Umsetzung von neuen Geschäftsprozessen oder bei der Analyse und Optimierung bereits existierender Geschäftsprozesse insbesondere des dokumentbasierenden Verwaltungshandelns, der Archivierung von Daten und Dokumenten sowie auch bei weiteren Themenfeldern, mit dem Ziel einer einheitlichen IT-Nutzung, Sicherstellung funktionsübergreifender Prozessketten, Reduzierung von Fehleranfälligkeit, Erhöhung der Prozesssicherheit und Prozessgeschwindigkeit Beratung und Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten, Handbücher und sonstigen Dokumentationen, wie beispielsweiseFachliche Konzepte im DMS KontextDatenschutzkonzeptIT-SicherheitskonzeptRechte- und RollenkonzeptBetriebskonzeptTechnisches Testkonzept (Pflichtenheft)Technisches Migrationskonzept (Pflichtenheft)BetriebshandbuchSupportkonzeptAnwenderdokumentationenPMO-AssistenzFolgende Aufgaben sind zu leisten:Unterstützung der Projektleitung auf der Ebene von Verwaltungsaufgaben bis hin zur Übernahme von einfachen Projektservices und Koordinationsaufgaben Organisation der Projektkommunikation unter Verwendung von Microsoft Outlook und SharePoint Führen einer Projektdokumentation in SharePoint Strukturierung und Pflege von SharePoint-Projektteamräumen als SharePoint-Website-Administrator/in, insbesondere Erteilen und Entziehen von SharePoint-Berechtigungen.

Titel

Beschaffung von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung