Beschaffung von Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung

Zusätzliche Informationen

Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es höchstens vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften auszuwählen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Sofern mehr als vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, werden die vier Unternehmen mit der höchsten Punktzahl ausgewählt. Sofern weniger als 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, wird das Vergabeverfahren trotzdem fortgeführt.

Kurze Beschreibung

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages mit einer Mindestlaufzeit von 4 Jahren. Nach Ablauf dieser Mindestlaufzeit verlängert sich die der Rahmenvertrag um jeweils ein weiteres Jahr, wenn nicht der Auftraggeber AG spätestens drei Monate vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit kündigt. Der Rahmenvertrag endet spätestens nach Ablauf von 72 Monaten nach Vertrags-schluss/Zuschlagserteilung.

Zusätzliche Informationen

Ziel des Teilnahmewettbewerbs ist es höchstens vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften auszuwählen, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Sofern mehr als vier Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, werden die vier Unternehmen mit der höchsten Punktzahl ausgewählt. Sofern weniger als 4 Bewerber/Bewerbergemeinschaften geeignet sind, wird das Vergabeverfahren trotzdem fortgeführt.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Gemäß § 5 Abs. 2 des Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetzes vom 20. Juli 2021 - HVTG - (GVBl. S. 338) weist die Vergabestelle darauf hin, dass die Bieter (Bietergemeinschaft) sowie deren Nachunternehmer (Unterauftragnehmer) bzw. Verleihunternehmen (§ 6 HVTG), soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderliche Verpflichtungserklärung nach § 4 HVTG zu Tariftreue und Mindestlohn mit ihrem digitalen Angebot abzugeben haben (Datei "Verpflichtungs-erklaerung_oeff_AG").

Begründung für die Rahmenvereinbarung

Beschafft werden sollen umfassende Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen für die flächendeckende Einführung des DMS 4.0 und zur Integration in die Verwaltungs-IT. Es ist eine Maximallaufzeit von sechs Jahren erforderlich, um das Ziel des Beschaffungsvorhabens, die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung sämtlicher Dienststellen des Landes Hessen mit dem DMS 4.0 zu erreichen. Ausweislich der Projektzeitplanung erwartet der Auftraggeber, dass das Projekt regulär bis mindestens in das Jahr 2026 operative Leistungen des Auftragnehmers erfordern kann. Dazu gehören auch die Planungs- Konzeptions- und Umsetzungsleistungen der hier auszuschreibenden Gesamtprojektleitung. Eine kürzer Projektlaufzeit wäre im Hinblick auf die zu erbringenen Leistungen unrealistisch. Die flächendeckende Ausstattung der gesamten hessischen Landesverwaltung mit einem funktionsfähigen DMS-System ist ein komplexes und aufgrund der notwendigen Migration sämtlicher Datensätze der Verwaltung auch ein sehr zeitaufwändiges Großprojekt. Vor diesem Hintergrund kommt die längere Projekt- und Vetragslaufzeit, im Hinblick auf die erfolgsabhängige Vergütungsregelung, auch dem Auftragnehmer zugute.Ein Wechsel des Auftragnehmers innerhalb des Projektes birgt erhebliche Risiken für die Sicherstellung einer ganzheitlichen, flächendeckenden Ausstattung. So entstünden z.B durch erneut notwenidge Einarbeitung Mehrkosten und zeitlicher Verzug in der Planung und Durchführung der landesweiten Rollouts. Durch Verzögerungen in den Projektphasen u.A. beim Rollout erhalten einzelne Landesbehörden das notwendige DMS-System erst verspätet, was zu einer Beeinträchtigung der Leistungsfähigkeit führt. Ein funktionierendes DMS-System ist für die Funktionsfähigkeit der Landesverwaltung unabdingbar. Anderenfalls droht eine Handlungsunfähigkeit von Landesbehörden was unter dem Gesichtspunkt der Aufrechterhaltung der Öffentlichen Sicherheit und Ordnung nicht hinngenommen werden kann.

Kurze Beschreibung

Im Rahmen des Vorhabens "Modernisierung DMS in der hessischen Landesverwaltung" wird die flächendeckende Einführung der rechtverbindlichen elektronischen Aktenführung inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung in der Hessischen Landesverwaltung verfolgt. Die Einführung soll im Zeitraum 2023 bis 2026 an allen ca. 23.000 potentiellen Büroarbeitsplätzen sowie an weiteren ca. 15.000 Arbeitsplätzen erfolgen, für die eine E-Akte-Nutzung im Rahmen von Fachanwendungen in Betracht kommt. Darüber hinaus existiert ein weiteres Potenzial von ca. 25.000 Arbeitsplätzen im Bereich Fachanwendungen, u.a. mit ca. 20.000 Arbeitsplätzen im Bereich der Polizei, die das DMS oder Teile davon nutzen könnten (Gesamtpotenzial ca. 65.000 Arbeitsplätze). Das notwendige rechtliche Fundament wurde mit dem Gesetz zur Förderung und zum Schutz der elektronischen Verwaltung in Hessen (Hessisches E-Government-Gesetz) geschaffen.Grundlage für die elektronische Aktenführung mit Vorgangsbearbeitung, inklusive Anbindung von Fachverfahren, bildet das so genannte "DMS 4.0" ("das Produkt"). Die Beschaffung des Produktes ist Gegenstand eines eigenen Loses, welches unabhängig von den nachfolgend beschriebenen Leistungen vergeben wird. Ausgewählt werden soll ein Produkt, welchesalle wesentlichen Kernfunktionalitäten im Bereich der modernen elektronischen Verwaltungsarbeit abdeckt, insbesondere: •Funktionale Themen rund um die E-Akte (mit Aktenführung, Aufbewahrung, Aussonderung und Akteneinsicht/Veröffentlichung), E-Vorgangsbearbeitung und E- Zusammenarbeit (formale Gruppenarbeit/Projektarbeit) und komfortable Lösungen für das mobile Arbeiten, •Zugriff auf Kernfunktionen der E-Akte und E-Vorgangsbearbeitung direkt aus den führenden Anwendungen der Behörden heraus, v.a. MS Outlook und MS Office Anwendungen, •Anbindung bestehender Komponenten für Posteingangs- und Postausgangsverarbeitung sowie die Abbildung eines zentralen Posteingangsbereichs, •Ergonomische und barrierefreie Gestaltung, die eine Nutzung durch alle Beschäftigte ermöglicht und für eine hohe Akzeptanz sorgen, •Nutzung des DMS bzw. DMS-Teilfunktionen im Rahmen von Fachanwendungenoder anderen E-Government-Verfahren sowie •Möglichkeit zur Ergänzung bzw. Ausbau des Funktionsumfangs des DMS durch Anbindung bestehender Landeslösungen oder künftiger Standards/Module für die vollständige elektronische Abbildung von Verwaltungsprozessen. Mit dieser Ausschreibung wird die Beschaffung von Projektmanagement- und Beratungsleistungen für die flächendeckende Einführung des DMS 4.0 und zur Integration in die Verwaltungs-IT bezweckt. Neben Leistungen aus dem Bereich des Projektmanagements und der allgemeinen Einführungsberatung werden zudem Unterstützungsleistungen benötigt. Die nachfolgenden Leistungskategorien sind als exemplarisch und nicht als abschließend zu verstehen:ProjektmanagementLeitung des Gesamtprojektes DMS Modernisierung in der hessischen Landesverwaltung.Unterstützung der Teilprojektleiter und Schlüsselrollen bei der Erreichung der globalen und abschnittsbezogenen ProjektzieleÜbernahme der Teilprojektleitung in Einzelfällen nach entsprechender BeauftragungPlanungBeratung sowie Bearbeitung von strategischen und planerischen Fragestellungen zur Sicherstellung eines reibungslosen/erfolgreichen landesweiten DMS Rollouts sowie Technologie- und Architekturfragen.Konzeption und AbstimmungPrüfung bestehender Konzepte, Optimierung und ggfs. Neuerstellung von Fachkonzeptionen und dazugehöriger Dokumentationen, insbesondere in den Bereichen rechtlich/organisatorischer Rahmen, Informations- und Akzeptanzmanagement, Schulung und IT (u.a. Unterstützungsleistungen in den Bereichen Service-Definition, Servicemanagement, Implementierung, Test/Pilot, Betrieb, Support, Weiterentwicklung)Ständige Weiterentwicklung und Optimierung der FachkonzeptionenVorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von erforderlichen Abstimmungsverfahren mit Projektverantwortlichen, Ressorts, Interessenvertretungen und weiteren landesinternen und -externen Stellen-UmsetzungUmsetzung und Weiterentwicklung der in den Fachkonzeptionen festgelegten Maßnahmen inklusive Dokumentation, insbesondere Planung, Steuerung und Umsetzung des landesweiten Rollouts in der Hessischen Landesverwaltung Permanenter Wissenstransfer mit den/an die Projektverantwortlichen während der gesamten Projektlaufzeit-BetriebsvorbereitungoBetriebsvorbereitung inkl. Test-/Pilotverfahren, Inbetriebnahme und erste Betriebsunterstützung, soweit diese vom Produktlieferanten des einzuführenden Produktes nicht geleistet wird oder nicht geleistet werden kannAufbau von fachlichen, technischen und organisatorischen Servicestrukturen für Support, Betrieb und zur Weiterentwicklung des "Landesreferenzmodells DMS"-IntegrationsleistungenDurchführung von Umsetzungs- und Integrations-Projekten im Verwaltungsarbeitsplatz (nicht im DMS-Produkt), Test, QS, UnterstützungsleistungenVom AN sind insbesondere folgende typische Projektmanagement-, Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu leisten, wobei die nachstehenden Kataloge/Auflistungen nicht abschließend sind. Der AG ist nicht verpflichtet, sämtliche der nachstehenden Aufgaben abzurufen.Zu den Projektmanagementleistungen gehören folgende Aufgaben, die auf der Grundlage der Rahmenvereinbarung in Einzelabrufen im Rahmen der Durchführung des Projektes spezifiziert werden, wobei diese einzeln oder in Teilprojekten/Arbeitspaketen abgerufen werden können. Steuerung und Leitung des Gesamtprojektes in enger Abstimmung mit den Projekt-AuftraggebernAufsetzen und Durchführung eines oder mehrerer gleichzeitiger (Teil-)ProjekteSteuerung von ProjektteamsKlärung des Leistungsumfangs und Strukturierung der Projektziele sowie der Anforderungen an das ProjektProjektplanung inkl. Meilensteinplanung unter Nutzung von MS ProjectPlanung und Steuerung der Arbeitspakete hinsichtlich Terminen, Ressourceneinsatz und KostenManagement der ProjektrisikenProjektkommunikation im Sinne von Stakeholder Management nach innen (projektintern) und nach außen (u.a. Lenkungsausschuss DMS)Qualitätssicherung der ProjektergebnisseProjektcontrolling hinsichtlich Termineinhaltung, Ressourceneinsatz und KostenDokumentation & Kommunikation von ProjektergebnissenKnow-how-Transfer der genannten Aufgabenfelder auf LandesmitarbeiterAufgabenspektrum Kommunikations-/Akzeptanzmanagement(Beratungsleistung - Level Seniorberater)Folgende Aufgaben sind durch den/die Kommunikations-/Akzeptanzmanager/in zu leisten:Konzeption, Planen und Durchführen von Informations-, Akzeptanz- und Changema- nagement-MaßnahmenErstellung, Aktualisierung und Verbreitung von Informationsmaterial zum DMS- Modernisierungsprojekt (Marketing), wie beispielsweise Informationsbroschüre, Image-Video, Showcase, Mustervorträge und ArgumentationsleitfädenBetreiben des Marketings zur Darstellung der Zweckmäßigkeit der MaßnahmenKommunikation und Vermittlung der Projektziele gegenüber den unterschiedlichen Zielgruppen (Leitungsebene, Anwender, Gremien, usw.), beispielsweise im Rahmen von behördenübergreifenden Informationsveranstaltungen, Führen von Gesprächen mit den Behördenleitungen und Führungskräften in Schlüsselpositionen sowie mit Vertretern der InteressenvertretungenKommunikation von Anforderungen/Wünschen an ProjektbeteiligteSicherstellung/Verbesserung der AnwenderzufriedenheitZusätzlich zu den im Anforderungsprofil "Seniorberater" genannten Punkten werden vom AG folgende Qualifikationen für diese Projektrolle erwartet:vertiefte Kenntnisse aus mindestens drei Jahren praktischer Erfahrung im ECM-Umfeld gute Kenntnisse und Erfahrungen aus Projekten im Öffentlichen Dienst gute Kenntnisse der Besonderheiten des Öffentlichen DienstesBeratungsleistungenZu den Beratungsleistungen gehören folgende Aufgaben, die auf der Grundlage der Rahmenvereinbarung in Einzelabrufen im Rahmen der Durchführung des Projektes spezifiziert werden, wobei diese einzeln oder in Teilprojekten/Arbeitspaketen abgerufen werden können.Beratung und Unterstützung der (Teil-)Projektleitung bei der strategischen Planung des Gesamtprojekts, bei strategischen Fragestellungen und der Erstellung von Handlungs- und Entscheidungsempfehlungen für den AGBeratung und Unterstützung der (Teil-)Projektleitung bei der Detailplanung von einzelnen Umsetzungsphasen und organisatorischen und technischen Einführungsstaffeln (insb. Test-/Pilotvorhaben sowie Landesdienststellen im Rahmen des landesweiten Rollouts)Beratung und Unterstützung bei der Planung und Einführung des "DMS 4.0" in den hessischen LandesdienststellenBeratung und Unterstützung bei der Analyse, Konzeption und Umsetzung von neuen Geschäftsprozessen oder bei der Analyse und Optimierung bereits existierender Geschäftsprozesse insbesondere des dokumentbasierenden Verwaltungshandelns, der Archivierung von Daten und Dokumenten sowie auch bei weiteren Themenfeldern, mit dem Ziel einer einheitlichen IT-Nutzung, Sicherstellung funktionsübergreifender Prozessketten, Reduzierung von Fehleranfälligkeit, Erhöhung der Prozesssicherheit und Prozessgeschwindigkeit Beratung und Unterstützung bei der Erstellung von Konzepten, Handbücher und sonstigen Dokumentationen, wie beispielsweiseFachliche Konzepte im DMS KontextDatenschutzkonzeptIT-SicherheitskonzeptRechte- und RollenkonzeptBetriebskonzeptTechnisches Testkonzept (Pflichtenheft)Technisches Migrationskonzept (Pflichtenheft)BetriebshandbuchSupportkonzeptAnwenderdokumentationenPMO-AssistenzFolgende Aufgaben sind zu leisten:Unterstützung der Projektleitung auf der Ebene von Verwaltungsaufgaben bis hin zur Übernahme von einfachen Projektservices und Koordinationsaufgaben Organisation der Projektkommunikation unter Verwendung von Microsoft Outlook und SharePoint Führen einer Projektdokumentation in SharePoint Strukturierung und Pflege von SharePoint-Projektteamräumen als SharePoint-Website-Administrator/in, insbesondere Erteilen und Entziehen von SharePoint-Berechtigungen.