Beschaffung von Projektmanagement und Programm-Management

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Die Personen sind grundsätzlich frei in der Ortswahl beim Erbringen Ihrer Leistungen.
Bestimmte Leistungen sind aus Gründen, wie zum Beispiel:
— IT-Sicherheitsvorgaben,
— Verschlussangelegenheit oder
— Vorgaben der Kunden.
Nur an bestimmten Orten und unter Verwendung von speziellem Kunden-Equipment zu erbringen.
In diesem Fall ist der Ort der Leistungserbringung in der Regel:
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Mainzer Straße 29
65185 Wiesbaden
Bei Bedarf kann jedoch auch ein Einsatz hessenweit in den Dienststellen der betreuten Kunden vor Ort in den Standorten der IT-Kooperationen, des Bundes und der BKA erfolgen.

Beschreibung der Beschaffung

Die Durchführung von IT-Projekten in der HZD erfolgt nach den im Vorgehensmodell „Projekte“ festgelegten Methoden und Prozessen. Dieses Modell berücksichtigt alle vom Land vorgegebenen aktuellen Richtlinien.
Die Projektlaufzeiten liegen i. d. R. zwischen einem und bis zu vier Jahren, die Projektteamgrößen zwischen 5 und 30 Personen und der Personalressourcenumfang bei den Leitungsfunktionen i. d. R. zwischen 100 Personentagen und 5 Personenjahren.
Senior Projektleiter führen in der Regel größere Projekte selbstständig durch. Die Projektleiter zeichnen sich durch eine hohe Berufserfahrung in mehreren großen Projekten aus.
Größere Projekte in der HZD zeichnen sich dadurch aus, dass sie über:
— ein Projektbudget von größer als 500 000 EUR brutto,
— mindestens 2 Teilprojekte und
— über mehr als 10 organisationsübergreifende Nahtstellen und entsprechende Kommunikationsbeziehungen verfügen.
Es sind im Wesentlichen folgende Projektmanagementleistungen für ein größeres IT-Projekt zu erbringen:
— Aufsetzen und Durchführung des IT-Projekts,
— Steuerung der Projektteams,
— Klärung des Leistungsumfangs (Scopes),
— Formulierung eines Sprint-Ziels,
— Vorbereitung Daily Scrum (Vorgehensmodell des Projekt- und Produktmanagements, insbesondere zur agilen Softwareentwicklung), Sprint Planning, Sprint Review oder Sprint Retrospektive,
— Strukturierung der Projektziele sowie derer Anforderungen an das Projekt,
— Anforderungen an das Projekt ggf. als Product Owner zusammentragen, priorisieren und verwalten,
— Aufteilen von Anforderungen in Tasks und deren Verteilung an einzelne Projektmitglieder,
— Klärung, Strukturierung und Verwaltung der Anforderungen an die einzelnen Liefergegenstände bzw. -objekte (Anforderungsmanagement),
— Management sich ändernder Projektziele und Anforderungen an die Liefergegenstände (Änderungsmanagement),
— Projektplanung inkl. Meilensteinplanung unter Nutzung von MS Project,
— Planung und Steuerung der Arbeitspakete hinsichtlich Termine, Ressourceneinsatz und Kosten,
— Management der Projektrisiken (Risikomanagement),
— Projektkommunikation im Sinne des Stakeholder-Managements nach innen (projektintern) und nach außen (u. a. Projektlenkungsausschuss),
— Projektcontrolling hinsichtlich Termineinhaltung, Ressourceneinsatz und Kosten,
— Qualitätssicherung der Projektergebnisse inkl. der Liefergegenstände,
— Dokumentation der Projektergebnisse,
— Beauftragung und Steuerung der Erstellung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen,
— Planung und Steuerung des Probebetriebs auf Basis der ITIL-basierten Regelungen der HZD (Die Information Technology Infrastructure Library (ITIL) ist eine Sammlung vordefinierter Prozesse, Funktionen und Rollen, wie sie typischerweise in jeder IT-Infrastruktur mittlerer und großer Unternehmen vorkommen),
— Planung und Steuerung der Überführung von IT-Verfahren in den Regelbetrieb.
Die externen IT-Projekt-Manager/innen erbringen ihre Leistungen unter Nutzung der folgenden Werkzeuge:
— Microsoft Office 2010 ff. (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint),
— Microsoft Project 2010 ff.,
— Microsoft Visio 2010 ff.,
— Microsoft SharePoint 2010 ff mit entsprechenden Teamräumen für Projekte,
— Remedy IT Service Management Suite,
— JIRA (Werkzeug für das Anforderungs- und Fehlermanagement),
— Management-Informationssystem MIS - HZD-Produkt zur Dokumentation und Reporting der Projektkennzahlen,
— ggf. weitere projektabhängige Werkzeuge.
Die Senior Projektleiter/innen müssen zur Leistungserfüllung über nachfolgende Grundkompetenzen verfügen.
Berufserfahrung:
— Mindestens 60 Monate (5 Jahre) Berufserfahrung in der Leitung von insgesamt mindestens 5 Projekten mit Projektteams bestehend aus mindestens 20 Mitarbeitern, wobei die Laufzeit eines Projektes mindestens 1 Jahr betragen muss,
— Mindestens 2 Jahre Erfahrung in der Erstellung und Pflege von (technischen) Konzepten sowie deren Umsetzung zu Betriebsorganisations- oder Migrationsvorhaben,
— Erfahrung in der Durchführung von Großprojekten in einer Matrix-Organisation,
— Erfahrung in Managementfunktionen und bei der Beratung des Managements,
— Bei der Leitung dieser Projekte müssen die oben genannten Projektmanagementleistungen erbracht worden sein. Dies beinhaltet auch Erfahrung bei der Nutzung der oben genannten Werkzeuge.
Die genannten Erfahrungen müssen sich auf Leistungen in der IT-Branche beziehen und dürfen nicht länger als 10 Jahre zurückliegen.
Ausbildung/Fortbildung:
Bachelor-Abschluss oder Diplom-Abschluss (FH) in einer IT-nahen Disziplin (z. B. Wirtschaftsinformatik) oder in der Praxis erworbene vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten.
Abgeschlossene Projektmanagement-Fortbildung gemäß mindestens einem der folgenden Zertifikate:
— APMG PRINCE2 Practitioner,
— APMG PRINCE2 Foundation,
— GPM/IPMA Level D Certified Project Management Associate,
— GPM/IPMA Level C Zertifizierter Projektmanager,
— GPM/IPMA Level B Zertifizierter Senior Projektmanager,
— GPM/IPMA Level A Zertifizierter Projektdirektor,
— PMI Project Management Professional PMP,
— PMI Program Management Professional PgMP.

Zusätzliche Informationen

Die Leistungen können bis zu einem Höchstwert von 52 166 400 EUR (netto) abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Beschreibung der Beschaffung

Die Durchführung von IT-Projekten in der HZD erfolgt nach den im Vorgehensmodell „Projekte“ festgelegten Methoden und Prozessen. Dieses Modell berücksichtigt alle vom Land vorgegebenen aktuellen Richtlinien.
Die Projektlaufzeiten liegen i. d. R. zwischen einem und bis zu vier Jahren, die Projektteamgrößen zwischen 5 und 30 Personen und der Personalressourcenum-fang bei den Leitungsfunktionen i. d. R. zwischen 100 Personentagen und 5 Personenjahren.
Programm-Manager führen in der Regel Programme oder Großprojekte mit hoher Komplexität selbstständig durch. Die Programm-Manager zeichnen sich durch die langjährige Berufserfahrung in mehreren großen Projekten aus sowie durch die Leitung von 2 Programmen aus.
Das Programm-Management beinhaltet die Steuerung eines Großvorhabens mit mehreren Projekten und Teilprojekten mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr, die zur Erreichung eines strategischen Ziels in einem Programm gebündelt werden und sich durch hohe Komplexität auszeichnen.
Für die IT-Programme der HZD sind im Wesentlichen folgende Programm-Managementleistungen zu erbringen:
— Übergeordnete Steuerung, Verfolgung und Koordination der Einzelprojekte eines IT-Programms zur Erreichung eines Strategieziels,
— Klärung und Strukturierung der Programmziele und der Anforderungen an ein IT-Programm auf HZD-Direktions-Ebene und ggf. auf Staatssekretärs-Ebene,
— Programmcontrolling hinsichtlich Termineinhaltung, Ressourceneinsatz und Kosten,
— Qualitätssicherung der Programmergebnisse,
— Management sich ändernder Programmziele und -anforderungen (Anforderungs- und Änderungsmanagement) auf HZD-Direktions-Ebene und auf Staatssekretärs-Ebene,
— Management der Programmrisiken (Risikomanagement) auf HZD-Direktions-Ebene und auf Staatssekretärs-Ebene,
— Programmkommunikation nach innen (programmintern) und nach außen auf die HZD-Direktions-Ebene und die Staatssekretärs-Ebene sowie Beratung des Managements,
— Aufsetzen, Tailoring und Durchführung eines oder mehrerer gleichzeitiger IT-Projekt/e,
— Steuerung mehrerer Projektteams,
— Klärung des Leistungsumfangs und Strukturierung der Projektziele sowie der Anforderungen an das Projekt,
— Klärung, Strukturierung und Verwaltung der Anforderungen an die einzelnen Liefergegenstände bzw. -objekte (Anforderungsmanagement),
— Projektplanung inkl. Meilensteinplanung unter Nutzung von MS Project,
— Planung und Steuerung der Arbeitspakete hinsichtlich Terminen, Ressourceneinsatz und Kosten,
— Management der Projektrisiken (Risikomanagement),
— Projektkommunikation im Sinne des Stakeholder-Managements nach innen (projektintern) und nach außen (u. a. Projektlenkungsausschuss),
— Projektcontrolling hinsichtlich Termineinhaltung, Ressourceneinsatz und Kosten,
— Qualitätssicherung der Projektergebnisse inkl. der Liefergegenstände,
— Dokumentation der Projektergebnisse,
— Begleitung von Veränderungsprozessen in den vom Projekt betroffenen Strukturen.
Die externen IT-Programm-Manager/innen erbringen ihre Leistungen unter Nutzung der folgenden Werkzeuge:
— Microsoft Office 2010 ff. (insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint),
— Microsoft Project 2010 ff.,
— Microsoft Visio 2010 ff.,
— Microsoft SharePoint 2010 ff mit entsprechenden Teamräumen für Projekte,
— Remedy IT Service Management Suite,
— JIRA (Werkzeug für das Anforderungs- und Fehlermanagement),
— Management-Informationssystem MIS – HZD-Produkt zur Dokumentation und Reporting der Projektkennzahlen,
— ggf. weitere projektabhängige Werkzeuge.
Die Programm-Manager müssen zur Leistungserfüllung über nachfolgende Grundkompetenzen verfügen.
Berufserfahrung
— Mindestens 84 Monate (7 Jahre) Berufserfahrung in der Leitung von Projekten mit mindestens 30 Teammitgliedern und mindestens 4 Teilprojekten.
— Weiterhin mindestens 48 Monate Berufserfahrung im Programm-Management in mindestens 2 Programmen, wobei zu jedem Programm mindestens 5 Projekte mit insgesamt 30 Teammitgliedern gehört haben müssen.
— Bei der Leitung dieser Projekte und Programme müssen die oben genannten Programm- und Projektmanagementleistungen erbracht worden. Dies beinhaltet auch Erfahrung bei der Nutzung der oben genannten Werkzeuge.
— Erfahrung in Managementfunktionen und bei der Beratung des Managements.
— Erfahrung in der Durchführung von Großprojekten in einer Matrix-Organisation.
Alle Erfahrungen beziehen sich auf Leistungen in der IT-Branche und liegen nicht länger als 10 Jahre zurück. Die Erfahrungen im Bereich Programm-Management liegen nicht länger als 5 Jahre zurück.
Ausbildung/Fortbildung
Master-Abschluss oder Diplom-Abschluss (Univ.) in einer IT-nahen Disziplin (z. B. Wirtschaftsinformatik) oder in der Praxis erworbene vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten.
Abgeschlossene Projektmanagement-Fortbildung gemäß mindestens einem der folgenden Zertifikate:
— APMG PRINCE2 Practitioner,
— APMG PRINCE2 Foundation,
— GPM/IPMA Level D Certified Project Management Associate,
— GPM/IPMA Level C Zertifizierter Projektmanager,
— GPM/IPMA Level B Zertifizierter Senior Projektmanager,
— GPM/IPMA Level A Zertifizierter Projektdirektor,
— PMI Project Management Professional PMP,
— PMI Program Management Professional PgMP.

Zusätzliche Informationen

Die Leistungen können bis zu einem Höchstwert von 34 848 000 EUR (netto) abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen Los 1:
Darstellung von mindestens 2 geeigneten Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
Art: Durchführung von größeren Projekten gemäß Ziffer 4.1 der Leistungsbeschreibung.
Größere Projekte in der HZD zeichnen sich dadurch aus, dass sie über:
— ein Projektbudget von größer als 500 000 EUR brutto,
— mindestens 2 Teilprojekte und
— über mehr als 10 organisationsübergreifende Nahtstellen und entsprechende Kommunikationsbeziehungen verfügen.
Umfang: Mindestens 5 Projekte pro Referenz mit jeweils mindestens zwanzig Mitarbeitern. In mindestens einem dieser Projekte muss ein durchschnittlicher Auf-wand von 180 Personentagen pro Mitarbeiter erbracht worden sein.
Referenzen Los 2:
Darstellung von mindestens 2 geeigneten Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Stichtag „Ablauf der Angebotsfrist“), die nach Art und Umfang den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen.
Art: Durchführung von Programmen oder Großprojekten mit einem Budget größer als 1,5 Millionen EUR.
Umfang: Mindestens 5 Projekte mit jeweils mindestens 25 Mitarbeitern und vier Teilprojekten oder mindestens 3 Programme mit mindestens 30 Mitarbeitern und 5 Projekten pro Referenz. In mindestens einem dieser Projekte oder Programme muss ein durchschnittlicher Aufwand von 180 Personentagen pro Mitarbeiter erbracht worden sein.
(Dateien „Referenzen Los 1“ und „Referenzen Los 2“ auf der Vergabeplattform).
In den Referenzvorlagen ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei „Verpflichtungserklaerung_oeff_AG“) zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung zum Ausschluss wegen schweren Verfehlungen:
Der Bieter (jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft) sowie seine Unterauftragnehmer haben die Eigenerklärung gemäß dem Gemeinsamen Runderlass über den „Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen“ in der Fassung vom 23. Oktober 2020 (StAnz 48/2020 S. 1216) ausgefüllt mit ihren Angeboten einzureichen.
Bei elektronischem Versand ist die Verpflichtungserklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig.
Die Vergabestelle wird für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter und seinen Unterauftragnehmern eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der zentralen Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren (MIS) bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vornehmen. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert.
(Datei „Erklaerung_Vergabesperre“)
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei „Eigenerklaerung_Par_123_GWB“)
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei „Eigenerklaerung_Par_124_GWB“)
Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB: Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters/Mitglieds der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmers am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.
Wirtschaftlichkeitsprüfung/Zuschlagskriterien
Den Zuschlag erhält der Bieter mit der höchsten Punktzahl, die nach der Formel
Gesamtpunkte = Preispunkte (des jeweiligen Loses) × 0,4 + Leistungspunkte × 0,6 errechnet wird.
Preis des jeweiligen Loses
Ergibt sich aus der Gesamtsumme (brutto) aus dem Preisblatt.
Die Punkteberechnung erfolgt nach der logarithmischen Interpolationsmethode. Dabei erhält der günstigste Angebotspreis die maximale Punktzahl (10), die Angebote mit den nächst folgenden, höheren Preisen erhalten eine entsprechend geringere Punktzahl.
Leistung:
Jeder Bieter hat mit seinem Angebot 3 Aufgaben zu bearbeiten. Dabei können pro Aufgabe maximal 10 Punkte erhalten werden.
Die Punkte der jeweiligen Aufgabe fließen mit der jeweiligen Gewichtung (35 %, 30 %, 35 %) in die Leistungsgesamtpunktzahl ein. Diese kann also maximal 10 Punkte betragen.
Die Aufgaben und die Bewertung im Einzelnen sind den Ausschreibungsbestimmungen zu entnehmen.
Alle 3 Aufgaben sind auf insgesamt maximal 10 Seiten (Deckblatt ausgenommen) zu lösen. Bei einer Überschreitung werden nur die ersten 10 Seiten (Deckblatt ausgenommen) gewertet.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB (Einleitung, Antrag):
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit:
1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.