Beschaffung von Unterstützungs- und Beratungsleistungen für die SAP Stan-dardisierung und Automatisierung, sowie die Operative Unterstützung der SAP Personalabrechnung

Titel

Beschaffung von Unterstützungs- und Beratungsleistungen für die SAP Stan-dardisierung und Automatisierung, sowie die Operative Unterstützung der SAP Personalabrechnung
VG-3000-2021-0055

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Grundsätzlich Standort des Auftragnehmers.
In Ausnahmefällen bei Anwesenheitspflicht:
Hessische Zentrale für Datenverarbeitung
Mainzer Straße 29
65185 Wiesbaden

Beschreibung der Beschaffung

Der wesentliche Schwerpunkt für SAP Infrastruktur-Projekte in der Laufzeit des Vertrags ist
- die Migration der zentralen Systeme in die S4/HANA Welt der SAP. Aufgrund der Anforderungen des Landes an die SAP System wird eine on-premise Lösung angestrebt und auch der Betrieb der SAP Systeme soll weiterhin im RZ der HZD erfolgen.
- Weitere aktuelle Projekte sollen hier nur stichwortartig aufgeführt werden.
o Einführung und Ausbau SAP Middleware (SAP-PO)
o Ausbau der Solution-Mananger Nutzung (ALM)
o Einführung verschiedener Tools zur Optimierung der Betriebsprozesse (LaMa, ...)
o Einführung und Ausbau einer Cloud-Anbindung der aktuellen on-premise Lösung
Die diesbezüglichen Projektaufgaben bedürfen jeweilig der externen Unterstützung und Beratung. Hier wird vom Auftragnehmer die Bereitstellung von spezifischem Knowhow sowie eine kompetente und umfassende Unterstützung erwartet.
Vor diesem Hintergrund wird vom Auftragnehmer erwartet, dass ihm
- die Arbeitsweisen in einem SAP zertifizierten CCoE (Basis Zertifizierung),
- Compliance konforme Arbeitsweise (u. a. IDW PS 330),
- prozessgestütztes Incident Management, Change Management und Problem Management gemäß ITIL V3 und
- Prince2 als Vorgehensmodell zur Projektsteuerung
sowie jeweilige Abläufe bekannt sind und durch die von ihm eingesetzten Personen gelebt werden.
Die im T-HCC betriebenen Verfahren/Systeme basieren auf folgenden Technologien und Anwendungen:
- Der Betrieb der zentralen SAP-Systeme der hessischen Landesverwaltung erfolgt auf virtualisierten Instanzen (Intel x86, ESX). Die Systeme werden unter verschiedenen Linux-Derivaten (Suse, Debian) und unter Microsoft Windows (Windows Server 2012, ff) betrieben. Derzeit werden rund 100 SAP- und non-SAP-Systeme sowie etwa 120 Level-2-Komponenten für die Verfahren Human Capital Management (HCM/HR), Rechnungswesen (RW), Customer Relationship Management (CRM), Business Intelligence (BW, BO, Dataservices und Disclosuremanagement)) und E-Procurement (Enterprise Buyers Professional; EBP) aktiv betrieben.
- Die SAP-Releasestände sind derzeit ECC 6.0, EHP 9.0 oder NetWeaver 7.5.
- Es sind sowohl ERP als auch Portal-Lösungen vorhanden.
- Als SAP-Datenbank wird im Wesentlichen Oracle 19 eingesetzt. Schattendatenbanken werden mittels Libelle bereitgestellt.
- Backup und Restore erfolgen unter Nutzung von Tivoli bzw. RMAN und BR*Tools.
- Auf die zentralen SAP-Systeme greifen bis zu 13.500 SAP Anwender mittels Windows Terminal Server (WTS) zu. Die Gesamtanzahl der Nutzer (SAP und ESS) liegt bei über 110.000.
- Schnittstellen (ftp-Server, Business Connector, PO) zu entsprechenden Vorsystemen sind eingerichtet und werden zentral betreut.
- In der Systemlandschaft werden u.a. auch Catalog-, KernDesign-, Content-, Web Dispatcher-, Loadbalancer-, Apache-, Tomcat-, Internet Information Service, FTP-, Business Connectors (BC)- und Druckserver betrieben.
- Es wird eine Archivlösung auf Basis Ixos und der PBS Tools betrieben.
- Das T-HCC stellt zentral den produktiven Solution Manager der hessischen Landesverwaltung in Richtung SAP.
- Weitere Standard- und Individualsoftware wird nach Maßgabe eingesetzt.
- Die Betriebsüberwachung und das Prozess-Monitoring erfolgen mittels Micro Focus Operations (bekannt unter "HP OpenView") in Migration auf Microfocus Operations Bridge, SAP CCMS, SAP Solution Manager und Microsoft System Center Operations Manager (SCOM).
- Die Systeme werden im T-HCC sowohl betriebssystem- als auch datenbankseitig betreut.
- Der Zugang zum SAP Support Portal (Online Support System (OSS)) und weitere Wartungszugänge werden ebenfalls zentral durch das T-HCC betreut.
Im Rahmen der Administration von SAP-Systemen und non-SAP-Systemen (Betrieb SAP-Basis) und der Durchführung von SAP-bezogenen Infrastruktur-Projekten setzt das T-HCC folgende Technologien, Werkzeuge und Tools ein:
- ABAP/Java im Falle HCM/ HR, RW, EBP
- ABAP/Java, ABAP, Java im Falle BI
- SAP NetWeaver und Portallösungen
- SAP Solution Manager zum Monitoring, zur Verfügbarkeits-Überwachung und zur IT-Kennzahlen-Gewinnung
- Application LifeCycle Management (ALM), Monitoring, Controlling, Dashboarding
- Schnittstellen-Programmierung, Scripting-Programmierung (ABAP, Perl, SAP Script u.a.)
- Streamworks zur Automatisierung von Prozessabläufen
- Catalog-Server, KernDesign Server, Content Server
- Kofax, VIM und ICC im Rahmen des Rechnungs-Workflows
- WebDispatcher, Loadbalancer, SAP-Router
- SAP-Datenbank
- SAP-Archivierung
- BMC Remedy im Rahmen der IT-Service-Management Prozesse Incident Management, Change Management und Problem Management
- BMC Atrium CMDB im Rahmen des Configuration Management
- an PRINCE2 ausgerichtete Vorgehensweisen zum Projektmanagement
- Office 2016 zur Dokumentation
Im Einzelnen ist davon auszugehen, dass Leistungen zu folgenden Aufgabenbereichen zu erbringen sind:
- SAP Standardisierung und Automatisierung von Prozessabläufen
- Operative Unterstützung der automatisierten Personalabrechnung
Seit mehr als 5 Jahren wird im T-HCC Streamworks als Werkzeug zur Automatisierung von Prozessabläufen, insbesondere im Rahmen der Personalabrechnung, eingesetzt. Die ausgeschriebene Leistung gliedert sich in zwei Profile.
Zur erfolgreichen Lösung der nachstehend je Aufgabenbereich benannten Aufgaben ist in der Regel eine langjährige praktische Erfahrung im Enterprise-Umfeld in den genannten Aufgaben Voraussetzung.
Aufgaben SAP Standardisierung und Automatisierung (Rolle R1.1)
Mit der Übernahme dieses Aufgabenbereichs ist die selbstständige und weisungsfreie Erledigung der folgenden Aufgaben vorgesehen:
- Standardisierung und Automatisierung wiederholender Abläufe im SAP-Basis Betrieb insbesondere der Personalabrechnung
Diese Aufgabe gliedert sich typischerweise in die folgenden Einzelschritte:
- Standardisierungs- und automatisierungswürdige Abläufe identifizieren
- Diesbezügliches Lösungskonzept erstellen
- Lösungskonzept toolgestützt umsetzen (bevorzugt mit Streamworks oder SAP-eigenen Tools)
- Umsetzung in Eigenprogrammierung (Batch-Skripte, Perl, ...)
- Qualitätssicherung
- Dokumentation
- Übergeordnete Konzepte zur Standardisierung und Automatisierung im SAP-Basis Betrieb erstellen und überarbeiten
- Pflege und Weiterentwicklung der mit Hilfe von Streamworks bereits umgesetzten Automatisierungsbereiche (insbesondere in der Personalabrechnung)
- Wissenstransfer auf Beschäftigte der HZD und des HCC
Notwendiges Qualifikationsprofil:
- Einschlägiger Hochschulabschluss (Wirtschafts-)Informatik oder in der Praxis erworbene vergleichbare Kenntnisse
- Erfahrung im Umfang von mindestens 36 Monaten für jede der nachstehend geforderten Qualifikationen
- Standardisierung und Automatisierung wiederholender Abläufe im SAP-Basis Betrieb
- Identifikation von standardisierungs- und automatisierungswürdigen Abläu-fen
- Erstellung von Lösungskonzepten
- Erstellung und Überarbeitung übergeordneter Konzepte zur Standardisierung und Automatisierung im SAP-Basis Betrieb
Nachgewiesene Erfahrung im Umfang von mindestens insgesamt 93 Monaten für nachstehend geforderte Qualifikationen:
- Toolgestützte Umsetzung von Automatisierungsprojekten mit Streamworks und SAP-eigenen Tools (mind. 31 Monate)
- Pflege und Weiterentwicklung von Abläufen, die bereits mit Streamworks automatisiert sind (mind. 31 Monate)
- Umsetzung durch Eigenprogrammierung (Batch-Skripte, Perl) (mind. 31 Monate)
und außerdem
- Erfahrung in der Mitarbeit in übergeordneten Projekten und Gremien
- Erfahrung in der Kommunikation und der Dokumentation von Entscheidungen und Prozessen
- Erfahrung im Wissenstransfer
Aufgaben Operative Unterstützung der automatisierten technischen SAP-Personalabrechnung (Rolle R1.2)
Mit der Übernahme dieses Aufgabenbereichs ist die selbstständige und weisungsfreie Erledigung der folgenden Aufgaben vorgesehen:
- Operative Unterstützung der automatisierten Personalabrechnung
Diese Aufgabe gliedert sich typischerweise in die folgenden Einzelschritte:
- Abstimmung mit dem Prozesseigentümer
- Einplanung und Überwachung der Jobketten
- Eingriff und Korrektur bei Störungen
- Kommunikation mit den vor- und nachgelagerten Einheiten im Land Hessen
- Aktualisierung der Statistiken
- Kontinuierliche Optimierung der technischen und organisatorischen Prozesse in Abstimmung mit den vor- und nachgelagerten Einheiten im Land Hessen
- Dokumentation und Know-How Transfer
Notwendiges Qualifikationsprofil:
- Einschlägiger Hochschulabschluss (Wirtschafts-)Informatik oder in der Praxis erworbene vergleichbare Kenntnisse
- Nachgewiesene Erfahrung in der Durchführung von mindestens 30 automatisierten SAP-Personalabrechnungen mittels Streamworks
- Erfahrung im Umfang von mindestens 60 Monaten für jede der nachstehend geforderten Qualifikationen
- Erfahrung in der Kommunikation und der Dokumentation von Entscheidungen und Prozessen
- Standardisierung und Automatisierung wiederholender Abläufe im SAP-Basis Betrieb
- Identifikation von standardisierungs- und automatisierungswürdigen Abläufen
- Erfahrung in der Fehlerbehebung und der kontinuierlichen Optimierung
- Toolgestützte Umsetzung von Automatisierungsprojekten mit Streamworks oder SAP-eigenen Tools
- Umsetzung durch Eigenprogrammierung (Batch-Skripte, Perl)
und außerdem
- Erfahrung in der Mitarbeit in übergeordneten Projekten und Gremien
- Erfahrung im Wissenstransfer
Volumen
Der Auftraggeber beabsichtigt nach dem gegenwärtigen Planungsstand pro Vertragsjahr Einzelaufträge in folgendem Umfang zu erteilen:
SAP-Standardisierung und Automatisierung (R1.1) - 440 Stunden (55 PT)
Operative Unterstützung der automatisierten technischen SAP-Personalabrechnung (R1.2) - 440 Stunden (55 PT)
Der Auftraggeber weist darauf hin, dass eine Mindestabnahme von Leistungen (Personentage) seitens des Auftraggebers nicht vereinbart wird.

Zusätzliche Informationen

Die Leistungen können bis zu einem Höchstwert von 400.000,00 Euro (netto) abgerufen werden. Ist dieser Höchstwert erreicht, endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Referenzen
Darstellung von mindestens einer geeigneten Referenz je Art aus den letzten drei Jahren (Stichtag "Ablauf der Angebotsfrist"), die den nachfolgend aufgeführten Anforderungen entspricht.
Art 1:
- Erbringung von Unterstützungsleistungen im Umfeld von SAP Basis Betrieb und SAP Basis Projekt für die Programmierung von Automatisierungslösungen unter Nutzung des Softwaretools Arvato Streamworks
Art 2:
- Unterstützung der automatisieren SAP Personalabrechnung unter Nutzung des Softwaretools Arvato Streamworks.
Umfang: jeweils mind. 100 PT je Auftragsjahr
(Datei "Referenzen" auf der Vergabeplattform).
In der Referenzvorlage ist abschließend die Person des Erklärenden namentlich anzugeben.

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Es wird darauf hingewiesen, dass die Bieter sowie deren Nachunternehmen und Verleihunternehmen, soweit diese bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die erforderlichen Verpflichtungserklärungen (Datei "Verpflichtungserklaerung_oeff_AG") zur Tariftreue und zum Mindestentgelt nach dem Hessischen Vergabe- und Tariftreuegesetz (HVTG) vom 19.12.2014, (GVBl. S. 354) mit dem Angebot abzugeben haben. Die Verpflichtungserklärung bezieht sich nicht auf Beschäftigte, die bei einem Bieter, Nachunternehmer und Verleihunternehmen im EU-Ausland beschäftigt sind und die Leistung im EU-Ausland erbringen.

Eine Beschreibung der zu vergebenden Leistung steht auf der Vergabeplattform des Landes Hessen (https://vergabe.hessen.de) zur Verfügung und muss dort heruntergeladen werden.
Erklärung zum Ausschluss wegen schweren Verfehlungen:
Der Bieter (jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft) sowie seine Unterauftragnehmer haben die Eigenerklärung gemäß dem "Gemeinsamen Runderlass über den "Ausschluss von Bewerbern und Bietern wegen schwerer Verfehlungen, die ihre Zuverlässigkeit in Frage stellen" in der Fassung vom 23. Oktober 2020 (StAnz 48/2020 S. 1216) ausgefüllt mit ihren Angeboten einzureichen.
Bei elektronischem Versand ist die Verpflichtungserklärung auch ohne Unterschrift rechtsgültig.
Die Vergabestelle wird für den für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter und seinen Unterauftragnehmern eine Abfrage bei Korruptions- und Vergaberegistern, insbesondere bei der zentralen Melde- und Informationsstelle für Vergabesperren (MIS) bei der Oberfinanzdirektion Frankfurt am Main, vornehmen. Ebenso wird von dem für den Zuschlag in Aussicht genommenen Bieter gemäß § 19 Abs. 4 MiLoG vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a der Gewerbeordnung angefordert.
(Datei "Erklaerung_Vergabesperre")
Eigenerklärung zu zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den zwingenden Ausschlussgründen nach § 123 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot vorzulegen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_123_GWB")
Eigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB:
Der Bieter hat die Eigenerklärung zu den fakultativen Ausschlussgründen nach § 124 GWB ausgefüllt mit seinem Angebot einzureichen.
Bei Bietergemeinschaften hat jedes Mitglied der Bietergemeinschaft die Eigenerklärung in der geforderten Form abzugeben. Bei geplantem Einsatz von Unterauftragnehmern ist die Eigenerklärung von jedem Unterauftragnehmer in der erforderlichen Form vorzulegen.
(Datei "Eigenerklaerung_Par_124_GWB")
Hinweise der Vergabestelle zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB: Sollten ein oder mehrere Gründe bejaht werden, wird der Bieter/das Mitglied der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmer gebeten, diesen Grund bzw. diese Gründe unter präziser Darstellung des relevanten Sachverhalts sowie die unternommenen Selbstreinigungsmaßnahmen (§ 125 GWB) auf einem gesonderten Blatt zu erläutern. Die Vergabestelle wird dann nach pflichtgemäßem Ermessen entscheiden, ob die Teilnahme des Bieters/Mitglieds der Bietergemeinschaft/Unterauftragnehmers am Vergabeverfahren zulässig ist oder der Bieter vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden muss.
Wirtschaftlichkeitsprüfung/Zuschlagskriterien
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots nach der einfachen Richtwertmethode findet auf Basis der festgestellten Leistungspunkte und der feststehenden Angebotspreise statt.
Preis
Ergibt sich aus der Gesamtsumme (brutto) in der Datei "Preisblatt".
Leistung
Bewertet wird die Erfahrung der/des mit der Auftragsausführung betrauten Beraterin/Beraters. Der Bieter hat in den Qualifikationskatalogen (Dateien "Qualifikationskatalog_Personal_R 1.1" und "Qualifikationskatalog_Personal _R 1.2") in den Feldern C19, C21, C23, C25, C27, C29, C31 (nur bei R 1.2) über das Dropdown-Menü Angaben über die Erfahrung der einzusetzenden Person einzutragen.
Die Erfahrungsprojekte sind in den dazugehörigen Detailantworten (Dateien "Detailantworten_Qualifikationskatalog_Personal_R 1.1" und "Detailantworten_Qualifikationskatalog_Personal_R 1.2") nachzuweisen.
Die erreichte Gesamtanzahl an Monaten wird anhand der in den Ausschreibungsbestimmungen dargestellten Tabellen mit Punkten bewertet.
Bei R1.1 kann der Bieter maximal 113 Wertungspunkte erreichen; bei R1.2 105 Wertungspunkte.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

§ 160 GWB (Einleitung, Antrag)
(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.
(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.
(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt,
2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.
Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.