Betreuung nationaler und internationaler Gäste und Delegationen

Kurze Beschreibung

Vertragsgegenstand ist die Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung von Besuchsprogrammen anlässlich von Veranstaltungen der AG sowie die Begleitung hochrangiger Gäste und Delegationen der AG während ihres Besuchs.

Titel

Protokollarische Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung und Betreuung von Besuchsprogrammen anlässlich Regierungsverhandlungen und vergleichbaren Veranstaltungsformaten.

Beschreibung der Beschaffung

Vertragsgegenstand ist die protokollarische Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung und Betreuung von Besuchsprogrammen anlässlich Regierungsverhandlungen und vergleichbaren Veranstaltungsformaten in Berlin/ Bonn.

Beschreibung der Verlängerungen

Der Rahmenvertrag kann max. zweimal um jeweils zwölf Monate, bis längstens zum 31.03.2026, verlängert werden. Die Verlängerung tritt automatisch in Kraft, wenn der Vertrag nicht bis zum 31.12.2023 bzw. 31.12.2024 schriftlich gekündigt wird. Die Kündigung kann von jedem Vertragspartner ohne Angabe von Gründen erfolgen.

Beschreibung der Optionen

Verlängerungsoption:
Der Rahmenvertrag kann max. zweimal um jeweils zwölf Monate, bis längstens zum 31.03.2026, verlängert werden. Die Verlängerung tritt automatisch in Kraft, wenn der Vertrag nicht bis zum 31.12.2023 bzw. 31.12.2024 schriftlich gekündigt wird. Die Kündigung kann von jedem Vertragspartner ohne Angabe von Gründen erfolgen.

Beschreibung der Beschaffung

Vertragsgegenstand ist die protokollarische Vor- und Nachbereitung sowie Durchführung und Betreuung von Besuchsprogrammen anlässlich von Veranstaltungen und Konferenzen der AG sowie die Begleitung hochrangiger Gäste und Delegationen der AG während ihres Besuchs.
Die Vor- und Nachbereitung von umfassenden Besuchsprogrammen im Rahmen einer protokollarischen Begleitung hochrangiger Gäste wie Staats- und Regierungschefs sowie Ministern, Heads of Delegation (HoD), Vorsitzende internationaler Organisationen und Persönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und Zivilgesellschaft.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Bitte legen Sie zum Nachweis Ihrer Eignung gem. §§ 122 GWB, 42 ff. VgV die in der Check-liste über abzugebende Unterlagen (Anlage 2) geforderten und im Folgenden erläuterten Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot vor. Ausschließlich diese Checkliste über abzugebende Unterlagen (Anlage 2) gibt Ihnen vor, welche Unterlagen gefordert sind, während die folgenden Ausführungen diese Unterlagen erläutern, falls erforderlich.
Soweit Eignungsnachweise von einem Präqualifizierungssystem ersetzt werden, an welchem Sie teilnehmen, können Sie statt der betroffenen Einzelnachweise Ihren Teilnahmenachweis (ggf. mit Ihrer Registriernummer) angeben.
Für Eigenerklärungen, welche die sogenannte „Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ abdeckt, können Sie auch das ausgefüllte EEE-Formular abgeben. In diesem Fall müssen Sie jedoch berücksichtigen, dass die EEE regelmäßig nicht alle hier geforderten Erklärungen oder Nachweise vollständig abdeckt.
Fehlende Unterlagen werden unter Fristsetzung nachgefordert. Kommen Sie dieser erneuten Fristsetzung nicht nach, wird Ihr Angebot von der weiteren Prüfung und Wertung ausgeschlossen.
Sämtliche Kriterien sind Ausschlusskriterien, d. h., wenn eine Anforderung nicht erfüllt wird, wird das Angebot nicht bewertet und kann den Zuschlag auf diese Ausschreibung nicht erhalten.
Die Eignungsfeststellung erfolgt auf Basis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Nichtvorliegens von Ausschlussgründen der jeweiligen Bieter, welche auf Basis der hier geforderten Erklärungen oder Nachweise ermittelt wird. Diese Kriterien gelten für Los 1 und Los 2. Bieter, welche sich auf beide Lose bewerben, geben bitte für beide Lose jeweils ein vollständiges Angebot ab.
Ein unterschriebenes Exemplar der Eigenerklärung über Ausschlussgründe, die u. a. beinhaltet, dass Ihr Unternehmen sich nicht in einem Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat (bitte Formblatt Anlage 5 benutzen). Bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer und alle Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft abgeben!
Einen Gewerbezentralregisterauszug des erfolgreichen Bieters fordert die Auftraggeberin nach Abschluss der Prüfung und Wertung selbst ab. Bitte geben Sie die dafür erforderlichen Angaben (Namen, Sitz und Rechtsform Ihrer Firma, zuständiges Registergericht bzw. zuständige Genehmigungsbehörde und Eintragungsnummer) im Formblatt „Angaben zum Gewerbezentralregister“ an (bitte Formblatt Anlage 6 benutzen), bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer und Mitglieder einer Bietergemeinschaft abgeben.
Der öffentliche Auftraggeber ist verpflichtet, statistische Angaben zur Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) am Wettbewerb zu melden. Bitte geben Sie die für Ihr Unternehmen zutreffenden Kenndaten zur Einstufung als KMU in der ausgefüllten Anlage 7a (Angaben zur Einstufung als KMU) ab. Wie Sie die Kenndaten ermitteln, können Sie den verlinkten Internet-Seiten sowie der beigelegten Erläuterung der Europäischen Kommission (EU-KOM) zu den Unternehmenstypen u. a. (Anlage 7b) entnehmen. Bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer und alle Mitglieder Ihrer Bieter¬gemeinschaft abgeben! Die Nutzung des Musters ist z. Zt. freiwillig, daher erfolgt kein Angebotsausschluss, wenn die Erklärung nicht vorgelegt wird.
Nachweis einer für Ihr Unternehmen abgeschlossenen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 10.000.000 Euro für Personen- und 5.000.000 Euro für Sachschäden. Die Auftraggeberin gibt Ihnen hierfür keine bestimmte Form vor; Sie können beispielsweise eine Kopie Ihrer aktuellen Versicherungspolice oder einer Deckungszusage Ihrer Versicherung o. ä. vorlegen. Bitte geben Sie diese Erklärung auch für mögliche Mitglieder von Bietergemeinschaften (BiGe) und Unterauftragnehmer/Unterauftragnehmerinnen ab.
Eine ausgefüllte Referenzliste (Anlage 12a protokollarische Termine / Begleitung und Betreuung) mit allen dort aufgeführten Angaben ist beizufügen. Es sind mindestens drei Referenzaufträge mit dem Schwerpunkt protokollarische Termine, bei denen die Vor- und Nachbereitung durchgeführt wurde, davon mind. zwei Arbeitsessen mit Placement-Erstellung und mindestens drei Referenzaufträge mit dem Schwerpunkt „Begleitung“ bei denen Aufträge zur Begleitung und Betreuung von (internationalen) Gästen bzw. Delegationen ausgeführt wurden. Aufträge, welche ggf. bereits für die Auftraggeberin durchgeführt wurden, sind als Referenzen zulässig. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass einzelne Referenzaufträge gleichzeitig mehrere oder alle Bedingungen erfüllen. Sie müssen jedoch so viele Referenzaufträge benennen, dass alle inhaltlichen Anforderungen in der erforderlichen Anzahl abgedeckt sind. Teile der im Rahmen der Referenzaufträge erbrachten Leistungen müssen jeweils im Zeitraum vom 01.01.2017 bis zum Ablauf der Angebotsfrist liegen. Die Referenzen sind in das Formblatt 12a (Referenzliste) einzutragen. Erforderlichenfalls kann die Liste fortgeschrieben werden. Auf relevante Besonderheiten kann auf einem zusätzlichen Blatt hingewiesen werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, die von Ihnen benannten Referenzen zu kontaktieren und nach Einzelheiten sowie Einschätzungen zur Qualität der Auftragsausführung zu erfragen.
Eine ausgefüllte Referenzliste (Anlage 12b Referenzen Besuchsprogramme) mit mindestens drei Referenzaufträgen aus denen zumindest die Erfahrung des Hauptansprechpartners und der Stellvertretung mit dem Schwerpunkt der Vor- und Nachbereitung von Besuchsprogrammen hervorgeht (siehe Leistungsbeschreibung, Ziffer 7, Anlage 3b). Aufträge, welche ggf. bereits für die Auftraggeberin durchgeführt wurden, sind als Referenzen zulässig. Teile der im Rahmen der Referenzaufträge erbrachten Leistungen müssen jeweils im Zeitraum vom 01.01.2017 bis zum Ablauf der Angebotsfrist liegen. Erforderlichenfalls kann die Liste fortgeschrieben werden. Auf relevante Besonderheiten kann auf einem zusätzlichen Blatt hingewiesen werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, die von Ihnen benannten Referenzen zu kontaktieren und nach Einzelheiten sowie Einschätzungen zur Qualität der Auftragsausführung zu erfragen.
Die Hauptansprechperson und die Stellvertretung verfügen über fundierte protokollarische Fachkenntnisse. Das Vorliegen dieser Fachkenntnisse bestätigen Sie in Anlage 13 (Anforderungen an die Mitarbeitenden) mit Ihrer Unterschrift auf der letzten Seite und belegen dies entweder mit Angaben in den Referenzlisten (Anlage 12a, 12b) oder mit zusätzlichen Nachweisen.
Sprachenkenntnisse sind für den Umgang mit den Gästen und vorab in der Kommunikation unabdingbar. Alle eingesetzten Mitarbeitenden sprechen deutsch und mindestens eine weitere (Fremd-) Sprache jeweils auf dem C-Niveau gem. GER (oder vergleichbar). Dies garantieren Sie in Anlage 13 (Anforderungen an die Mitarbeitenden). Die Hauptansprechpartner und die Stellvertretung decken gemeinsam Englisch- und Französischsprachkenntnisse mind. auf dem C-Niveau gem. GER (oder vergleichbar) ab. Die entsprechenden Nachweise über das Sprachniveau des Hauptansprechpartners und der Stellvertretung sind bitte mit dem Angebot einzureichen. Als Nachweise gelten anerkannte Zertifikate, ein Studium mit Fremdsprachenschwerpunkt, ein mindestens einjähriger durchgängiger Auslandsaufenthalt nichttouristischer Art nicht älter als zehn Jahre, regelmäßiger Fremdsprachengebrauch im bisherigen Berufsleben (aussagekräftige Angabe im Lebenslauf), bilingual aufgewachsen (entsprechende Angabe im Lebenslauf). Mögliche weitere Fremdsprachen werden bei der Vergabeentscheidung berücksichtigt (vgl. Ziff. 9.2).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Nachweis einer für Ihr Unternehmen abgeschlossenen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 10.000.000 Euro für Personen- und 5.000.000 Euro für Sachschäden. Die Auftraggeberin gibt Ihnen hierfür keine bestimmte Form vor; Sie können beispielsweise eine Kopie Ihrer aktuellen Versicherungspolice oder einer Deckungszusage Ihrer Versicherung o. ä. vorlegen. Bitte geben Sie diese Erklärung auch für mögliche Mitglieder von Bietergemeinschaften (BiGe) und Unterauftragnehmer/Unterauftragnehmerinnen ab.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber.
Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt (§ 160 Abs. 2 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB)), ist der Verstoß fristgerecht, d. h. unbeschadet des Ablaufs der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen nach Erkennen des Verstoßes (§ 160 Abs. 3 Nr. 1 GWB), jedoch bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist beim Auftraggeber zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 2 und 3 GWB).
Das nach § 160 Abs. 2 GWB antragsbefugte Unternehmen kann einen Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer stellen und muss diesen dann unverzüglich begründen, § 161 Abs. 1 Satz 1 GWB. Die Begründung muss nach § 161 Abs. 2 GWB die Bezeichnung des Antragsgegners, eine Beschreibung der behaupteten Rechtsverletzung mit Sachverhaltsdarstellung und die Bezeichnung der verfügbaren Beweismittel enthalten sowie darlegen, dass die Rüge gegenüber dem Auftraggeber erfolgt ist; sie soll, soweit bekannt, die sonstigen Beteiligten benennen. Zudem ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht (§ 160 Abs. 2 Satz 2 GWB).
Ein Antrag auf Nachprüfung bei der Vergabekammer ist unzulässig, wenn mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Bieter, deren Angebote für den Zuschlag nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gem. § 134 Abs. 1 GWB darüber informiert. Das gilt gem. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB auch für Bewerber, also Wirtschaftsteilnehmer, die sich um eine Aufforderung zur Teilnahme an einem nichtoffenen Verfahren, einem Verhandlungsverfahren, einem Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung, einem wett-bewerblichen Dialog oder einer Innovationspartnerschaft beworben haben oder eine solche Aufforderung erhalten haben, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Ein Vertrag darf gem. § 134 Abs. GWB erst 15 Kalendertage nach Absendung dieser Information durch den Auftraggeber geschlossen werden; bei Übermittlung per Fax oder auf elektronischem Wege beträgt diese Frist 10 Kalendertage. Sie beginnt am Tag nach Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an, § 134 Abs. 2 Satz 3, 2. Halbsatz GWB.
Ein Antrag auf Nachprüfung ist schriftlich an die
Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Villemombler Straße 76
53123 Bonn
zu richten.
Hinweis:
Der Auftraggeber ist im Falle eines Nachprüfungsantrags verpflichtet, die Vergabeakten, die auch die abgegebenen Angebote enthalten, sehr kurzfristig an die Vergabekammer weiterzuleiten. Die Beteiligten, also auch die Verfahrensgegner, haben dann ein Recht auf Akteneinsicht. Um Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse aller Bieter zu wahren, bitten wir Sie daher, auf einer entsprechenden Anlage genau mitzuteilen, welche Ihrer Unterlagen welche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten. Nur für sie gilt die Verpflichtung des Auftraggebers zur Behandlung als vertraulich, § 5 I VgV.

Text

Bitte legen Sie zum Nachweis Ihrer Eignung gem. §§ 122 GWB, 42 ff. VgV die in der Check-liste über abzugebende Unterlagen (Anlage 2) geforderten und im Folgenden erläuterten Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot vor. Ausschließlich diese Checkliste über abzugebende Unterlagen (Anlage 2) gibt Ihnen vor, welche Unterlagen gefordert sind, während die folgenden Ausführungen diese Unterlagen erläutern, falls erforderlich.
Soweit Eignungsnachweise von einem Präqualifizierungssystem ersetzt werden, an welchem Sie teilnehmen, können Sie statt der betroffenen Einzelnachweise Ihren Teilnahmenachweis (ggf. mit Ihrer Registriernummer) angeben.
Für Eigenerklärungen, welche die sogenannte „Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ abdeckt, können Sie auch das ausgefüllte EEE-Formular abgeben. In diesem Fall müssen Sie jedoch berücksichtigen, dass die EEE regelmäßig nicht alle hier geforderten Erklärungen oder Nachweise vollständig abdeckt.
Fehlende Unterlagen werden unter Fristsetzung nachgefordert. Kommen Sie dieser erneuten Fristsetzung nicht nach, wird Ihr Angebot von der weiteren Prüfung und Wertung ausgeschlossen.
Sämtliche Kriterien sind Ausschlusskriterien, d. h., wenn eine Anforderung nicht erfüllt wird, wird das Angebot nicht bewertet und kann den Zuschlag auf diese Ausschreibung nicht erhalten.
Die Eignungsfeststellung erfolgt auf Basis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Nichtvorliegens von Ausschlussgründen der jeweiligen Bieter, welche auf Basis der hier geforderten Erklärungen oder Nachweise ermittelt wird. Diese Kriterien gelten für Los 1 und Los 2. Bieter, welche sich auf beide Lose bewerben, geben bitte für beide Lose jeweils ein vollständiges Angebot ab.
Ein unterschriebenes Exemplar der Eigenerklärung über Ausschlussgründe, die u. a. beinhaltet, dass Ihr Unternehmen sich nicht in einem Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat (bitte Formblatt Anlage 5 benutzen). Bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer und alle Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft abgeben!
Einen Gewerbezentralregisterauszug des erfolgreichen Bieters fordert die Auftraggeberin nach Abschluss der Prüfung und Wertung selbst ab. Bitte geben Sie die dafür erforderlichen Angaben (Namen, Sitz und Rechtsform Ihrer Firma, zuständiges Registergericht bzw. zuständige Genehmigungsbehörde und Eintragungsnummer) im Formblatt „Angaben zum Gewerbezentralregister“ an (bitte Formblatt Anlage 6 benutzen), bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer und Mitglieder einer Bietergemeinschaft abgeben.
Der öffentliche Auftraggeber ist verpflichtet, statistische Angaben zur Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) am Wettbewerb zu melden. Bitte geben Sie die für Ihr Unternehmen zutreffenden Kenndaten zur Einstufung als KMU in der ausgefüllten Anlage 7a (Angaben zur Einstufung als KMU) ab. Wie Sie die Kenndaten ermitteln, können Sie den verlinkten Internet-Seiten sowie der beigelegten Erläuterung der Europäischen Kommission (EU-KOM) zu den Unternehmenstypen u. a. (Anlage 7b) entnehmen. Bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer und alle Mitglieder Ihrer Bieter¬gemeinschaft abgeben! Die Nutzung des Musters ist z. Zt. freiwillig, daher erfolgt kein Angebotsausschluss, wenn die Erklärung nicht vorgelegt wird.
Nachweis einer für Ihr Unternehmen abgeschlossenen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 10.000.000 Euro für Personen- und 5.000.000 Euro für Sachschäden. Die Auftraggeberin gibt Ihnen hierfür keine bestimmte Form vor; Sie können beispielsweise eine Kopie Ihrer aktuellen Versicherungspolice oder einer Deckungszusage Ihrer Versicherung o. ä. vorlegen. Bitte geben Sie diese Erklärung auch für mögliche Mitglieder von Bietergemeinschaften (BiGe) und Unterauftragnehmer/Unterauftragnehmerinnen ab.
Eine ausgefüllte Referenzliste (Anlage 12a protokollarische Termine / Begleitung und Betreuung) mit allen dort aufgeführten Angaben ist beizufügen. Es sind mindestens drei Referenzaufträge mit dem Schwerpunkt protokollarische Termine, bei denen die Vor- und Nachbereitung durchgeführt wurde, davon mind. zwei Arbeitsessen mit Placement-Erstellung und mindestens drei Referenzaufträge mit dem Schwerpunkt „Begleitung“ bei denen Aufträge zur Begleitung und Betreuung von (internationalen) Gästen bzw. Delegationen ausgeführt wurden. Aufträge, welche ggf. bereits für die Auftraggeberin durchgeführt wurden, sind als Referenzen zulässig. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass einzelne Referenzaufträge gleichzeitig mehrere oder alle Bedingungen erfüllen. Sie müssen jedoch so viele Referenzaufträge benennen, dass alle inhaltlichen Anforderungen in der erforderlichen Anzahl abgedeckt sind. Teile der im Rahmen der Referenzaufträge erbrachten Leistungen müssen jeweils im Zeitraum vom 01.01.2017 bis zum Ablauf der Angebotsfrist liegen. Die Referenzen sind in das Formblatt 12a (Referenzliste) einzutragen. Erforderlichenfalls kann die Liste fortgeschrieben werden. Auf relevante Besonderheiten kann auf einem zusätzlichen Blatt hingewiesen werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, die von Ihnen benannten Referenzen zu kontaktieren und nach Einzelheiten sowie Einschätzungen zur Qualität der Auftragsausführung zu erfragen.
Eine ausgefüllte Referenzliste (Anlage 12b Referenzen Besuchsprogramme) mit mindestens drei Referenzaufträgen aus denen zumindest die Erfahrung des Hauptansprechpartners und der Stellvertretung mit dem Schwerpunkt der Vor- und Nachbereitung von Besuchsprogrammen hervorgeht (siehe Leistungsbeschreibung, Ziffer 7, Anlage 3b). Aufträge, welche ggf. bereits für die Auftraggeberin durchgeführt wurden, sind als Referenzen zulässig. Teile der im Rahmen der Referenzaufträge erbrachten Leistungen müssen jeweils im Zeitraum vom 01.01.2017 bis zum Ablauf der Angebotsfrist liegen. Erforderlichenfalls kann die Liste fortgeschrieben werden. Auf relevante Besonderheiten kann auf einem zusätzlichen Blatt hingewiesen werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, die von Ihnen benannten Referenzen zu kontaktieren und nach Einzelheiten sowie Einschätzungen zur Qualität der Auftragsausführung zu erfragen.
Die Hauptansprechperson und die Stellvertretung verfügen über fundierte protokollarische Fachkenntnisse. Das Vorliegen dieser Fachkenntnisse bestätigen Sie in Anlage 13 (Anforderungen an die Mitarbeitenden) mit Ihrer Unterschrift auf der letzten Seite und belegen dies entweder mit Angaben in den Referenzlisten (Anlage 12a, 12b) oder mit zusätzlichen Nachweisen.
Sprachenkenntnisse sind für den Umgang mit den Gästen und vorab in der Kommunikation unabdingbar. Alle eingesetzten Mitarbeitenden sprechen deutsch und mindestens eine weitere (Fremd-) Sprache jeweils auf dem C-Niveau gem. GER (oder vergleichbar). Dies garantieren Sie in Anlage 13 (Anforderungen an die Mitarbeitenden). Die Hauptansprechpartner und die Stellvertretung decken gemeinsam Englisch- und Französischsprachkenntnisse mind. auf dem C-Niveau gem. GER (oder vergleichbar) ab. Die entsprechenden Nachweise über das Sprachniveau des Hauptansprechpartners und der Stellvertretung sind bitte mit dem Angebot einzureichen. Als Nachweise gelten anerkannte Zertifikate, ein Studium mit Fremdsprachenschwerpunkt, ein mindestens einjähriger durchgängiger Auslandsaufenthalt nichttouristischer Art nicht älter als zehn Jahre, regelmäßiger Fremdsprachengebrauch im bisherigen Berufsleben (aussagekräftige Angabe im Lebenslauf), bilingual aufgewachsen (entsprechende Angabe im Lebenslauf). Mögliche weitere Fremdsprachen werden bei der Vergabeentscheidung berücksichtigt (vgl. Ziff. 9.2).

Text

Bitte legen Sie zum Nachweis Ihrer Eignung gem. §§ 122 GWB, 42 ff. VgV die in der Check-liste über abzugebende Unterlagen (Anlage 2) geforderten und im Folgenden erläuterten Erklärungen oder Nachweise mit dem Angebot vor. Ausschließlich diese Checkliste über abzugebende Unterlagen (Anlage 2) gibt Ihnen vor, welche Unterlagen gefordert sind, während die folgenden Ausführungen diese Unterlagen erläutern, falls erforderlich.
Soweit Eignungsnachweise von einem Präqualifizierungssystem ersetzt werden, an welchem Sie teilnehmen, können Sie statt der betroffenen Einzelnachweise Ihren Teilnahmenachweis (ggf. mit Ihrer Registriernummer) angeben.
Für Eigenerklärungen, welche die sogenannte „Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ abdeckt, können Sie auch das ausgefüllte EEE-Formular abgeben. In diesem Fall müssen Sie jedoch berücksichtigen, dass die EEE regelmäßig nicht alle hier geforderten Erklärungen oder Nachweise vollständig abdeckt.
Fehlende Unterlagen werden unter Fristsetzung nachgefordert. Kommen Sie dieser erneuten Fristsetzung nicht nach, wird Ihr Angebot von der weiteren Prüfung und Wertung ausgeschlossen.
Sämtliche Kriterien sind Ausschlusskriterien, d. h., wenn eine Anforderung nicht erfüllt wird, wird das Angebot nicht bewertet und kann den Zuschlag auf diese Ausschreibung nicht erhalten.
Die Eignungsfeststellung erfolgt auf Basis der Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Nichtvorliegens von Ausschlussgründen der jeweiligen Bieter, welche auf Basis der hier geforderten Erklärungen oder Nachweise ermittelt wird. Diese Kriterien gelten für Los 1 und Los 2. Bieter, welche sich auf beide Lose bewerben, geben bitte für beide Lose jeweils ein vollständiges Angebot ab.
Ein unterschriebenes Exemplar der Eigenerklärung über Ausschlussgründe, die u. a. beinhaltet, dass Ihr Unternehmen sich nicht in einem Insolvenz- oder vergleichbaren gesetzlichen Verfahren befindet und seine Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt hat (bitte Formblatt Anlage 5 benutzen). Bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer und alle Mitglieder Ihrer Bietergemeinschaft abgeben!
Einen Gewerbezentralregisterauszug des erfolgreichen Bieters fordert die Auftraggeberin nach Abschluss der Prüfung und Wertung selbst ab. Bitte geben Sie die dafür erforderlichen Angaben (Namen, Sitz und Rechtsform Ihrer Firma, zuständiges Registergericht bzw. zuständige Genehmigungsbehörde und Eintragungsnummer) im Formblatt „Angaben zum Gewerbezentralregister“ an (bitte Formblatt Anlage 6 benutzen), bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer und Mitglieder einer Bietergemeinschaft abgeben.
Der öffentliche Auftraggeber ist verpflichtet, statistische Angaben zur Beteiligung kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) am Wettbewerb zu melden. Bitte geben Sie die für Ihr Unternehmen zutreffenden Kenndaten zur Einstufung als KMU in der ausgefüllten Anlage 7a (Angaben zur Einstufung als KMU) ab. Wie Sie die Kenndaten ermitteln, können Sie den verlinkten Internet-Seiten sowie der beigelegten Erläuterung der Europäischen Kommission (EU-KOM) zu den Unternehmenstypen u. a. (Anlage 7b) entnehmen. Bitte auch für eventuelle Unterauftragnehmer und alle Mitglieder Ihrer Bieter¬gemeinschaft abgeben! Die Nutzung des Musters ist z. Zt. freiwillig, daher erfolgt kein Angebotsausschluss, wenn die Erklärung nicht vorgelegt wird.
Nachweis einer für Ihr Unternehmen abgeschlossenen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mind. 10.000.000 Euro für Personen- und 5.000.000 Euro für Sachschäden. Die Auftraggeberin gibt Ihnen hierfür keine bestimmte Form vor; Sie können beispielsweise eine Kopie Ihrer aktuellen Versicherungspolice oder einer Deckungszusage Ihrer Versicherung o. ä. vorlegen. Bitte geben Sie diese Erklärung auch für mögliche Mitglieder von Bietergemeinschaften (BiGe) und Unterauftragnehmer/Unterauftragnehmerinnen ab.
Eine ausgefüllte Referenzliste (Anlage 12a protokollarische Termine / Begleitung und Betreuung) mit allen dort aufgeführten Angaben ist beizufügen. Es sind mindestens drei Referenzaufträge mit dem Schwerpunkt protokollarische Termine, bei denen die Vor- und Nachbereitung durchgeführt wurde, davon mind. zwei Arbeitsessen mit Placement-Erstellung und mindestens drei Referenzaufträge mit dem Schwerpunkt „Begleitung“ bei denen Aufträge zur Begleitung und Betreuung von (internationalen) Gästen bzw. Delegationen ausgeführt wurden. Aufträge, welche ggf. bereits für die Auftraggeberin durchgeführt wurden, sind als Referenzen zulässig. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass einzelne Referenzaufträge gleichzeitig mehrere oder alle Bedingungen erfüllen. Sie müssen jedoch so viele Referenzaufträge benennen, dass alle inhaltlichen Anforderungen in der erforderlichen Anzahl abgedeckt sind. Teile der im Rahmen der Referenzaufträge erbrachten Leistungen müssen jeweils im Zeitraum vom 01.01.2017 bis zum Ablauf der Angebotsfrist liegen. Die Referenzen sind in das Formblatt 12a (Referenzliste) einzutragen. Erforderlichenfalls kann die Liste fortgeschrieben werden. Auf relevante Besonderheiten kann auf einem zusätzlichen Blatt hingewiesen werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, die von Ihnen benannten Referenzen zu kontaktieren und nach Einzelheiten sowie Einschätzungen zur Qualität der Auftragsausführung zu erfragen.
Eine ausgefüllte Referenzliste (Anlage 12b Referenzen Besuchsprogramme) mit mindestens drei Referenzaufträgen mit dem Schwerpunkt der Vor- und Nachbereitung von Besuchsprogrammen. Aufträge, welche ggf. bereits für die Auftraggeberin durchgeführt wurden, sind als Referenzen zulässig. Teile der im Rahmen der Referenzaufträge erbrachten Leistungen müssen jeweils im Zeitraum vom 01.01.2017 bis zum Ablauf der Angebotsfrist liegen. Erforderlichenfalls kann die Liste fortgeschrieben werden. Auf relevante Besonderheiten kann auf einem zusätzlichen Blatt hingewiesen werden. Die Auftraggeberin behält sich vor, die von Ihnen benannten Referenzen zu kontaktieren und nach Einzelheiten sowie Einschätzungen zur Qualität der Auftragsausführung zu erfragen.
Sprachenkenntnisse sind für den Umgang mit den Gästen und vorab in der Kommunikation unabdingbar. Alle eingesetzten Mitarbeitenden sprechen deutsch und mindestens eine weitere (Fremd-) Sprache jeweils auf dem C-Niveau gem. GER (oder vergleichbar). Dies garantieren Sie in Anlage 13 (Anforderungen an die Mitarbeitenden). Die Hauptansprechpartner und die Stellvertretung decken gemeinsam Englisch- und Französischsprachkenntnisse mind. auf dem C-Niveau gem. GER (oder vergleichbar) ab. Die entsprechenden Nachweise über das Sprachniveau des Hauptansprechpartners und der Stellvertretung sind bitte mit dem Angebot einzureichen. Als Nachweise gelten anerkannte Zertifikate, ein Studium mit Fremdsprachenschwerpunkt, ein mindestens einjähriger durchgängiger Auslandsaufenthalt nichttouristischer Art nicht älter als zehn Jahre, regelmäßiger Fremdsprachengebrauch im bisherigen Berufsleben (aussagekräftige Angabe im Lebenslauf), bilingual aufgewachsen (entsprechende Angabe im Lebenslauf). Mögliche weitere Fremdsprachen werden bei der Vergabeentscheidung berücksichtigt (vgl. Ziff. 9.2).