Bürgerfest Tag der Deutschen Einheit 2023 in Hamburg

Kurze Beschreibung

Am 3. Oktober begeht die Bundesrepublik Deutschland alljährlich den Tag der Deutschen Einheit (TDE). Die Einheitsfeier findet jeweils in dem Bundesland statt, das turnusmäßig den Bundesratsvorsitz innehat. Vom 1. November 2022 bis 31. Oktober 2023 wird Hamburg die Präsidentschaft des Bundesrates übernehmen. Damit verbunden ist u. a. die Ausrichtung der offiziellen Feier zum Tag der Deutschen Einheit im Jahr 2023. Die Feierlichkeiten 2023 finden im Stadtzentrum Hamburgs statt. Hier soll ein Bürgerfest die Deutsche Einheit erlebbar machen. Neben der Präsentation der Bundesländer und Verfassungsorgane ist ein konzeptionell rundes Konzept unter Einbindung von bspw. Akteuren aus Kultur, Wirtschaft, Wissenschaft und Politik gewünscht.

Beschreibung der Beschaffung

Gegenstand der Leistung sind die Konzeption, Planung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung zum Bürgerfest anlässlich des Tages der Deutschen Einheit 2023 in Hamburg.
Der genaue Leistungsumfang wird sich erst im weiteren Verlauf des Projektes ergeben.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Der Nachweis der Eignung durch Vorlage der Nachweise PL1 und PL2, WL1, WL 2 und WL 3 sowie TL 1 ist jeweils zwingend. Mit erfolgtem Nachweis sind die jeweiligen Eignungsanforderungen erfüllt. Maßgeblich für die qualitative Bewertung der Eignung ist die Fachkunde (technische und berufliche Leistungsfähigkeit) anhand der Nachweise TL2 und TL3. Die vorstehenden Kriterien werden anhand der gemäß Abschnitt III.1) dieser Bekanntmachung vorzulegenden Unterlagen bewertet.
Die Nachweise TL2 und TL3 stehen im Verhältnis 70 % zu 30 %.
Hier können insgesamt maximal 1.000 Punkte erreicht werden.
Die einzelnen Angaben und Nachweise haben bei insgesamt 1.000 möglichen Punkten folgende Wertigkeit:
- TL2: 700 Punkte,
- TL3: 300 Punkte.
Die Bewertung der Leistungsfähigkeit und Fachkunde erfolgt in einem relativen Vergleich der Bewerber Miteinander auf der Grundlage der nachfolgenden Skala/Notenstufen. Die nach der nachfolgenden Notenskala ermittelten Punktzahlen für TL2 und TL3 werden addiert.
- 100 % der erreichbaren Punkte = sehr gut: Bewerber liegt in Bezug auf den Nachweis mit Blick auf das Bewerberfeld weit über dem Durchschnitt,
- 80 % der erreichbaren Punkte = gut: Bewerber liegt in Bezug auf den Nachweis mit Blick auf das Bewerberfeld deutlich über dem Durchschnitt,
- 60 % der erreichbaren Punkte = vollbefriedigend: Bewerber liegt in Bezug auf den Nachweis mit Blick auf das Bewerberfeld im Oberen Durchschnitt,
- 40 % der erreichbaren Punkte = befriedigend: Bewerber liegt in Bezug auf den Nachweis mit Blick auf das Bewerberfeld im unteren Durchschnitt,
- 20 % der erreichbaren Punkte = ausreichend: Bewerber lässt in Bezug auf den Nachweis mit Blick auf das Bewerberfeld nur Unterdurchschnittliches erwarten.
Im Bereich zwischen 0 % und 100 % können zur Berücksichtigung einer Tendenz zur jeweils höheren Notenstufe Zwischenwerte gebildet werden (10 %, 30 %, 50 %, 70 %, 90 %), die textlich der jeweiligen Notenstufe mit der darunterliegenden geraden Prozentzahl zugeordnet werden. Die Bewertung eines Nachweises (TL2 bzw. TL3) mit 0 % würde einer völligen Nichterfüllung des jeweiligen Eignungskriteriums entsprechen, was den Ausschluss des Teilnahmeantrages zur Folge hat. Hierbei handelt es sich um Eignungs-, nicht um Zuschlagskriterien.

Zusätzliche Informationen

Zu Ziff. II.2.7: Die genaue Laufzeit des Vertrags lässt sich noch nicht exakt prognostizieren. Der später mit den Vergabeunterlagen übermittelte Vertrag wird hierzu weitere Einzelheiten enthalten.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können auf der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Eingereichte Nachweise müssen noch gültig sein; soweit Anforderungen an die Aktualität gestellt werden, bezieht sich der Zeitpunkt auf den Tag der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung (vgl. Ziff. VI.5).
Mit ihrem Teilnahmeantrag haben die Bewerber folgende Dokumente bzw. Unterlagen vorzulegen:
PL1. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB) gemäß § 48 VgV. Ein Formblatt ist in den Bewerbungsunterlagen enthalten.
PL2. Eigenerklärung zum Unternehmen mit Angaben zur Firma, Rechtsform, Sitz, Gegenstand, Geschäftsleitung des Unternehmens, Unternehmensstruktur (z. B. Muttergesellschaften, Konzernzugehörigkeit, Niederlassungen - Organigramm), mit Darstellung der Gesellschafts- und Kapitalverhältnisse des Bewerbers sowie ggf. zur zuständigen Niederlassung.
Im Fall von Bewerbergemeinschaften gelten die hier aufgeführten Eignungsanforderungen PL1 und PL2 entsprechend für jedes einzelne Mitglied der Bewerbergemeinschaft.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der HHT für geeignet erachteter Belege nachweisen. Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich die HHT für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

WL1. Eigenerklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
WL2. Eigenerklärung über den jährlichen Umsatz des Bewerbers für mit den ausgeschriebenen Leistungen vergleichbaren Leistungen im Durchschnitt jeweils mindestens EUR 100.000 betragen hat (maßgeblich für die Vergleichbarkeit sind Umsätze der B2C Open-Air-Veranstaltungen mit mehr als 10.000 Teilnehmer*innen) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren.
WL3. Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen nachzuweisen: Personenschäden 3.000.000 EUR, Vermögens- und sonstige Schäden 3.000.000 EUR je Schadensereignis. Die Gesamtleistung der Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss mindestens das Zweifache der Deckungssumme betragen. Die Deckungssumme muss über die Vertragslaufzeit uneingeschränkt erhalten bleiben.
Der Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung, die nicht älter als sechs Monate sein darf, kann auch als Eigenerklärung abgegeben werden, in der zugesagt wird, dass im Auftragsfall diese Versicherung in der geforderten Höhe abgeschlossen wird.
Kann ein Bewerber aus einem stichhaltigen Grund einen geforderten Nachweis nicht beibringen, so kann er seine Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer, von der HHT für geeignet erachteter Belege nachweisen.
Die Anforderung weiterer Eigenerklärungen und Bescheinigungen behält sich der Auftraggeber für am Ende des Teilnahmewettbewerbs ausgewählte Bieter und etwaige Nachunternehmer mit der Angebotsabgabe auf gesondertes Verlangen vor. Die HHT behält sich vor, eine Wirtschaftsauskunft über den Bewerber einzuholen.

Zu WL1: Der nachzuweisende Mindestumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre muss im Durchschnitt mindestens EUR 400.000 pro Jahr betragen (Ausschlusskriterium).
Zu WL2: Der nachzuweisende Mindestumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre muss im Durchschnitt mindestens EUR 100.000 pro Jahr betragen (Ausschlusskriterium).
Zu WL3: Es ist eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen nachzuweisen: Personenschäden 3.000.000 EUR, Vermögens- und sonstige Schäden 3.000.000 EUR je Schadensereignis (Ausschlusskriterium).

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

TL1. Eigenerklärung gemäß Bewerbungsbogen, dass die Zahl der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich in den letzten 3 Jahren jeweils mindestens 8 Mitarbeiter betragen hat. Zudem hat eine Aufschlüsselung nach Aufgabenfeldern/Qualifikationen etc. zu erfolgen.
TL2. Angaben über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen/Referenzprojekten in den letzten maximal 5 Jahren (Eigenerklärungen; Stichtag 01.08.2021). Maßgeblich für die Vergleichbarkeit sind Referenzen, die aus dem Bereich B2C Open-Air-Veranstaltungen mit mehr als 10.000 Teilnehmer*innen zum Gegenstand hatten. Die Referenzprojekte können innerhalb der letzten 5 Jahre begonnen, durchgeführt oder abgeschlossen worden sein. Im Fall von Bewerbergemeinschaften können entsprechende Angaben für die Bewerbergemeinschaft insgesamt abgegeben werden. Bitte reichen Sie nicht mehr als 5 Referenzen ein und sortieren Sie diese nach ihrer Einschlägigkeit und Vergleichbarkeit mit dem Ausschreibungsgegenstand. Die Referenzen werden in Summe bewertet. Je größer die Zahl der besonders einschlägigen und vergleichbaren Referenzen, desto besser die qualitative Gesamtbewertung. Berücksichtigung findet dabei insbesondere auch der Nachweis von Referenzen speziell für nachhaltige Eventplanung und -umsetzung, kreative Konzeptionsstärke sowie eine begleitende Onlinekommunikation inkl. Internetseite und Kommunikationsfahrplan für u.a. Online und Social Media. Die HHT kann in Einzelfällen die Vorlage von Referenzbescheinigungen der Referenzauftraggeber verlangen.
TL3: Angabe des für die Ausführung des Auftrags vorgesehenen Projektteams (Projektleiter, stellvertretender Projektleiter und ggf. weitere Mitarbeiter jeweils unter Angabe von Funktion, Qualifikation, Berufserfahrung, Lebenslauf und persönlichen Referenzen).

Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)

Zu TL 1: Die nachzuweisende Zahl der Beschäftigten für den maßgeblichen Bereich bzw. Geschäftsbereich in den letzten 3 Jahren muss jeweils mindestens 8 Mitarbeiter betragen (Ausschlusskriterium).
Zu TL2: Die nachzuweisende Zahl vergleichbarer Referenzen muss mindestens 3 Referenzen betragen (Ausschlusskriterium).

Bedingungen für die Vertragserfüllung

Die Bewerber (bei Bewerbergemeinschaften alle Mitglieder) haben mit ihrem Teilnahmeantrag folgende Eigenerklärungen abzugeben (Ausschlusskriterium):
1. Eigenerklärung zur Tariftreue und zur Zahlung eines Mindestlohnes gemäß § 3 Hmb. Vergabegesetz;
2. Eigenerklärung zur Nichtanwendung der Technologie von L. Ron Hubbard;
3. Verpflichtungserklärung Korruption;
4. Vertraulichkeitserklärung.
Die in den Bewerbungsunterlagen beigefügten Formblätter sind zwingend zu verwenden.

1. Die Bewerbungsunterlagen (Vordrucke und Formulare) können unter der in Ziffer I.3) genannten Internetadresse abgerufen werden. Die Verwendung der Bewerbungsunterlagen ist verbindlich. Sofern im Laufe des Vergabeverfahrens weitere Informationen oder Präzisierungen seitens der HHT erforderlich werden
sollten, werden diese Zusatzinformationen ebenfalls unter der dort genannten Internetadresse veröffentlicht. Die Bewerber müssen daher regelmäßig prüfen, ob unter der dort genannten Internetadresse weitere Informationen veröffentlicht wurden. Eine Registrierung bei der Vergabeplattform erleichtert den Zugang und ermöglicht Benachrichtigungen bei Bewerberinformationen.
2. Fragen zu den Anforderungen dieser Bekanntmachung und den Bewerbungsunterlagen sind umgehend, jedoch spätestens bis zum 08.09.2021 an die HHT über die Kommunikationsfunktion der Vergabeplattform zu richten. Die HHT behält sich vor, später eingehende Fragen nicht zu beantworten.
3. Die in der Bekanntmachung enthaltenen Informationen dienen allein dem Zweck, Interessenten einen Eindruck zu verschaffen und eine Entscheidung über die Teilnahme am Verfahren zu ermöglichen. Abweichungen und Spezifizierungen im Laufe des Verfahrens bleiben vorbehalten.
4. Teilnahmeanträge (und später auch die Angebote) sind elektronisch an die in Ziffer I.3) benannte Stelle über die Vergabeplattform zu übermitteln. Bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist (bzw. später Angebotsfrist) sind die Teilnahmeanträge (bzw. später Angebote) verschlüsselt, so dass die HHT keinen Zugriff auf sie hat. Dem Bewerber (Bieter) steht es jedoch frei, seinen Teilnahmeantrag (bzw. später sein Angebot) bis zum Ablauf der Frist zu bearbeiten und neu hochzuladen oder zurückzuziehen.
5. Fremdsprachige Bescheinigungen oder Erklärungen sind in der Regel nur zu berücksichtigen, wenn sie mit Übersetzung in die deutsche Sprache vorgelegt worden sind. Die Vergabestelle kann Ausnahmen zulassen.
6. Die HHT behält sich vor, das Verfahren aus sachlichen Gründen, z. B. mangels Wirtschaftlichkeit, aufzuheben. Ersatz- oder Entschädigungsansprüche der Bewerber bzw. Bieter sind - soweit rechtlich zulässig - ausgeschlossen.
7. Weitere Vergabeunterlagen einschließlich des Vertragswerks sowie der Zuschlagskriterien werden erst nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben.
8. Zu Ziffer IV.2.3: Nach Eingang der Teilnahmeanträge und deren Auswertung erhalten die ausgewählten Bewerber voraussichtlich bereits am 30.09.2021 die finalisierten Vergabeunterlagen mit einer Einladung zu den Verhandlungsgesprächen zugesandt, sofern der Zuschlag nicht auf das Erstangebot erteilt wird. Die Termine für die Verhandlungsgespräche werden gesondert mitgeteilt. Sie werden nach Wahl der HHT in Hamburg oder - abhängig von der aktuellen Pandemielage - per Videokonferenz stattfinden.
9. Die HHT behält sich darüber hinaus vor (auch für den Fall, dass der Zuschlag auf das Erstangebot erteilt wird), die Bieter ihr Angebot präsentieren zu lassen und diese Präsentation im Rahmen der Zuschlagskriterien zu werten. Weitere Einzelheiten hierzu wird der Verfahrensbrief 1 enthalten, der nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs ausgegeben wird.
10. Durch die Stellung des Teilnahmeantrags verpflichtet sich der Bewerber, alle ihm ggf. übersandten Unterlagen vertraulich zu behandeln und den Geheimwettbewerb auch ansonsten zu wahren; dies gilt auch im Hinblick auf sein jeweiliges Angebot. Die HHT ihrerseits wird Unterlagen der Bewerber nur für die Zwecke des Verfahrens verwenden.
11. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern unterschriebene rechtsverbindliche Erklärung gemäß dem entsprechenden Formblatt der Bewerbungsunterlagenabzugeben und die dort genannten Anforderungen zu beachten.
12. Die HHT behält sich vor, die Bewerber oder Bieter unter Einhaltung der Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung aufzufordern, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen, insbesondere Eigenerklärungen, Angaben, Bescheinigungen oder sonstige Nachweise, nachzureichen, zu vervollständigen oder zu korrigieren, oder fehlende oder unvollständige leistungsbezogene Unterlagen nachzureichen oder zu vervollständigen.
Bekanntmachungs-ID: CXP4YNSR4L4

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

- § 134 Abs. 2 GWB - Informations- und Wartepflicht: Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach § 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
- Das Vergabeverfahren unterliegt den Vorschriften über das Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer (§ 155 ff. GWB). Gemäß § 160 Abs. 3 GWB ist der Antrag unzulässig, soweit:
1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Der vorstehende Satz gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.