Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt.
Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-08.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-07.
Objekt Umfang der Beschaffung
Titel: CAFM-Software
KUB-VRG-2021-04
Produkte/Dienstleistungen: Softwarepaket für das Facility-Management📦
Kurze Beschreibung:
“Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen...”
Kurze Beschreibung
Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt.
Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
Kubus IT GbR
Karl-Marx-Straße 7a
95444 Bayreuth
Erfüllungsorte für die optionalen Schulungen können alle Standorte der kubus IT, der AOK PLUS und ggf. der AOK Bayern in den Freistaaten Bayern, Sachsen, Thüringen.
Soweit die Tätigkeit dazu geeignet ist (z. B. Customizing, ggf. Schulungen), kann diese nach Absprache auch als remote-Tätigkeit erfolgen.
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Beschreibung der Beschaffung:
“Die Anforderungen an die zukünftige CAFM-Software wurden schwerpunktmäßig aus den folgenden Prozessen abgeleitet:
— Stammdatenverwaltung/Datenmanagement...”
Beschreibung der Beschaffung
Die Anforderungen an die zukünftige CAFM-Software wurden schwerpunktmäßig aus den folgenden Prozessen abgeleitet:
— Stammdatenverwaltung/Datenmanagement (Prio A),
— Flächenverwaltung/Flächenmanagement (Prio A),
— Wartung, Prüfung und Inspektion (techn. Betreiben) (Prio A),
— Auftragsannahme CREM/ FM (wird durch Prozess Instandsetzung abgedeckt) (Prio A),
— Instandsetzung (inkl. Bauprojektmanagement) (Prio A),
— Gewährleistungsmanagement (Prio A),
— Vertragsmanagement (inkl. Bürgschaftsverwaltung) (Prio A),
— Reinigungsmanagement (Prio A),
— Umzugsmanagement (Prio A/B),
— Inventarmanagement (Prio B),
— Schließ- und Zutrittsmanagement (Prio B),
— Energiemanagement (Prio B),
— Budgetplanung und Controlling (Prio B),
— Miet- und Nebenkostenabrechnung (Prio B),
— Rechnungswesen – (Prio C).
Optionale Prozesse oder Unterpositionen/Anforderungen (Eventual-Positionen) sind in den nachfolgenden Lastenheftkapiteln entsprechend bezeichnet.
Mehr anzeigen Vergabekriterien
Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium, und alle Kriterien werden nur in den Auftragsunterlagen genannt
Laufzeit des Vertrags, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
Der nachstehende Zeitrahmen ist in Monaten ausgedrückt.
Beschreibung
Dauer: 60
Informationen über die Begrenzung der Zahl der einzuladenden Bewerber
Vorgesehene Mindestanzahl: 3
Maximale Anzahl: 8
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
“Für den Fall, dass 2 oder mehrere Bewerber wertungsgleich die Ränge nach dem 8. Platz der Eignungsprüfung belegen, behält sich der Auftraggeber vor, diese...”
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern
Für den Fall, dass 2 oder mehrere Bewerber wertungsgleich die Ränge nach dem 8. Platz der Eignungsprüfung belegen, behält sich der Auftraggeber vor, diese ebenfalls zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern.
Mehr anzeigen Informationen über Varianten
Es werden Varianten akzeptiert ✅ Informationen über Optionen
Optionen ✅
Beschreibung der Optionen:
“— Anforderungen.
Alle Anforderungen, die noch nicht vom Datenschutz und/oder Personalrat freigegeben sind, sind als optionale Leistungen ausgeschrieben....”
Beschreibung der Optionen
— Anforderungen.
Alle Anforderungen, die noch nicht vom Datenschutz und/oder Personalrat freigegeben sind, sind als optionale Leistungen ausgeschrieben. (Das betrifft das Modul „Qualitätsmanagement“ in Gänze)
— Erweiterungen.
Optional sollen Erweiterungen hinsichtlich der Lizenzen (innerhalb des Unternehmens/Mandanten sowie ggf. Erweiterungen auf andere Mandaten/Unternehmen (konkret AOK Bayern, AOK PLUS Service GmbH) möglich sein.
— Schulungen.
Schulungen nach Nutzergruppen
— Customizing,
— Entwicklungsleistung,
— Consultingleistungen.
Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“Der Jahresumsatz Ihres Unternehmens in den letzten 3 zurückliegenden Jahren (2019, 2018, 2017) beträgt im Durchschnitt jeweils
„0 Punkte: 500 000
5 Punkte:...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
Der Jahresumsatz Ihres Unternehmens in den letzten 3 zurückliegenden Jahren (2019, 2018, 2017) beträgt im Durchschnitt jeweils
„0 Punkte: 500 000
5 Punkte: 500 000 – 1 000 000
10 Punkte: 1 000 000 – 1 500 000
15 Punkte: mehr als 2 000 000 EUR“
Wie hoch ist der jahresdurchschnittliche Umsatz Ihres Unternehmens im Bereich Workforcemanagement/Personaleinsatzplanung/Qualitätsmangement in den letzten 3 Jahren?
„0 Punkte: 500.000
5 Punkte: 500 000 – 1 000 000
10 Punkte: 1 000 000 – 1 500 000
15 Punkte: mehr als 2 000 000 EUR“
“Beträgt der Jahresumsatz Ihres Unternehmens in den letzten 3 zurückliegenden Jahren (2019, 2018, 2017) jeweils mindestens 500 000 EUR?” Technische und berufliche Fähigkeiten
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien:
“— Über wie viele Referenzkunden aus dem Bereich des öffentlichen Rechts, verfügt Ihr Unternehmen in den vergangenen 3 Jahren?
— Verfügt Ihr Unternehmen über...”
Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien
— Über wie viele Referenzkunden aus dem Bereich des öffentlichen Rechts, verfügt Ihr Unternehmen in den vergangenen 3 Jahren?
— Verfügt Ihr Unternehmen über mindestens einen Referenzkunden mit mindestens 3000 erworbenen Lizenzen, welcher die Software in den letzten 3 Jahren bei Ihnen erworben hat?
— Besteht ihr Unternehmen seit mindestens 2 Jahren?
— Ist Ihr Unternehmen nach ISO 9001 (legt die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) fest, denen eine Organisation zu genügen hat, um Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können, welche die Kundenerwartungen sowie allfällige behördliche Anforderungen erfüllen. Zugleich soll das Managementsystem einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen) zertifiziert oder liegt ein vergleichbarere Nachweis vor? Bitte fügen Sie bei einer Aufforderung zur Abgabe eines Angebots einen geeigneten Nachweis bei.
Mehr anzeigen Bedingungen für die Teilnahme
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten):
“— Verfügt Ihr Unternehmen über mindestens einen Referenzkunden im Bereich des öffentlichen Rechts, welcher die Software in den letzten 3 Jahren bei Ihnen...”
Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
— Verfügt Ihr Unternehmen über mindestens einen Referenzkunden im Bereich des öffentlichen Rechts, welcher die Software in den letzten 3 Jahren bei Ihnen erworben hat?
— Verfügt Ihr Unternehmen über mindestens einen Referenzkunden mit mindestens 2000 erworbenen Lizenzen, welcher die Software in den letzten 3 Jahren bei Ihnen erworben hat?
— Der Bieter verfügt über mindestens 2 (gegenwärtig beschäftigte) Fachkräfte, welche Anpassungs- und Entwicklungsleistungen für kundeneigene Anforderungen umsetzen können.
— Die Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte übersteigt bzw. beträgt mindestens 10 Mitarbeiter?
Mehr anzeigen Bedingungen für den Vertrag
Bedingungen für die Vertragserfüllung:
“Benennung des Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragten bzw. der Kontaktperson der Geschäftsleitung (Anhang A der Datenschutzbestimmungen)”
Verfahren Art des Verfahrens
Wettbewerbliches Verfahren mit Verhandlung
Informationen über eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem
Rahmenvertrag mit einem einzigen Betreiber
Beschreibung
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen:
“Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen...”
Im Falle von Rahmenvereinbarungen ist eine Begründung für eine Laufzeit von mehr als 8 Jahren vorzulegen
Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt. Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten). Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
Mehr anzeigen Informationen über die Reduzierung der Anzahl von Lösungen oder Angeboten während der Verhandlungen oder des Dialogs
Rückgriff auf ein gestaffeltes Verfahren, um die Zahl der zu erörternden Lösungen oder zu verhandelnden Angebote schrittweise zu verringern
Informationen zur Verhandlung
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag auf der Grundlage der ersten Angebote zu vergeben, ohne Verhandlungen zu führen
Administrative Informationen
Frist für den Eingang von Angeboten oder Teilnahmeanträgen: 2021-06-08
12:00 📅
Voraussichtliches Datum der Versendung der Aufforderungen zur Angebotsabgabe oder zur Teilnahme an die ausgewählten Bewerber: 2021-06-18 📅
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Ergänzende Informationen Informationen über elektronische Arbeitsabläufe
Die elektronische Bestellung wird verwendet
Die elektronische Rechnungsstellung wird akzeptiert
Elektronische Zahlung wird verwendet
Zusätzliche Informationen
“— Rechnungsstellung
Der Auftraggeber nimmt die Rechnung elektronisch entgegen.
— Die Zulassung von Nebenangeboten bezieht sich auf das anzubietende...”
— Rechnungsstellung
Der Auftraggeber nimmt die Rechnung elektronisch entgegen.
— Die Zulassung von Nebenangeboten bezieht sich auf das anzubietende Lizenzmodell. Mögliche Lizenzmodelle sind:
—— Hauptangebot:
——— SaaS,
——— Lizenz per User/Mandanten,
——— Miete.
—— Nebenangebot:
——— On-Premise,
——— Lizenz per User/Mandanten,
——— Kauf.
Die im Rahmen des Nebenangebotes angebotenen Leistungen müssen alle fachlichen Anforderungen, die an das Hautangebot gestellt werden, erfüllen. Etwaige abweichende Anforderungen, welche sich aus dem Ort der Installation ergeben, sind den Kriterienkatalogen zu entnehmen.
Nebenangebote mit anderen Inhalten sind nicht zugelassen.
Die Abgabe von Haupt- und (mehreren) Nebenangeboten ist zulässig. Die Abgabe eines Nebenangebotes ist nicht an die Abgabe eines Hauptangebotes gekoppelt.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Haupt- oder Nebenangebot) erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, § 58 Abs.2 VgV, berechnet nach der in der Leistungsbeschreibung genannten Berechnungsmethode Der Wert für die Leistung geht dabei mit einer Gewichtung von 70 % in die Bewertung ein und der Preis mit 30 %.
— Teststellung:
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, eine Teststellung durchzuführen. Dazu werden die besten 3 aus der Angebotswertung aufgefordert. Für diese Teststellung ist eine pauschale Aufwandsentschädigung von 2 500 EUR pro Bieter vorgesehen.
— Unklarheiten:
Enthalten Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, haben Sie unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen.
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDRYYHF
Mehr anzeigen Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Postanschrift: Postfach 606
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981531277📞
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@regmfr.bayern.de📧
Fax: +49 981531837 📠 Verfahren zur Überprüfung
Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren: Es wird auf die Fristen des § 160ff GWB verwiesen.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: kubus IT GbR c/o AOK PLUS
Postanschrift: Augustiner Straße 38
Postort: Erfurt
Postleitzahl: 99084
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabestelle_4@kubus-it.de📧
URL: https://www.kubus-it.de🌏
Quelle: OJS 2021/S 092-237783 (2021-05-07)