CAFM-Software

kubus IT GbR

Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt.
Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-08. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-07.

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2021-05-07 Auftragsbekanntmachung
Auftragsbekanntmachung (2021-05-07)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket fĂĽr das Facility-Management
Referenznummer: KUB-VRG-2021-04
Kurze Beschreibung:
Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt. Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten). Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Branchenspezifisches Softwarepaket 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Dresden, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot fĂĽr alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Ă–ffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: kubus IT GbR
Postanschrift: Karl-Marx-StraĂźe 7a
Postleitzahl: 95444
Postort: Bayreuth
Kontakt
Internetadresse: https://www.kubus-it.de 🌏
E-Mail: vergabestelle_4@kubus-it.de 📧
URL der Dokumente: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDRYYHF/documents 🌏
URL der Teilnahme: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDRYYHF 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-07 đź“…
Einreichungsfrist: 2021-06-08 đź“…
Veröffentlichungsdatum: 2021-05-12 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 092-237783
ABl. S-Ausgabe: 92
Zusätzliche Informationen
— Rechnungsstellung Der Auftraggeber nimmt die Rechnung elektronisch entgegen. — Die Zulassung von Nebenangeboten bezieht sich auf das anzubietende Lizenzmodell. Mögliche Lizenzmodelle sind: —— Hauptangebot: ——— SaaS, ——— Lizenz per User/Mandanten, ——— Miete. —— Nebenangebot: ——— On-Premise, ——— Lizenz per User/Mandanten, ——— Kauf. Die im Rahmen des Nebenangebotes angebotenen Leistungen müssen alle fachlichen Anforderungen, die an das Hautangebot gestellt werden, erfüllen. Etwaige abweichende Anforderungen, welche sich aus dem Ort der Installation ergeben, sind den Kriterienkatalogen zu entnehmen. Nebenangebote mit anderen Inhalten sind nicht zugelassen. Die Abgabe von Haupt- und (mehreren) Nebenangeboten ist zulässig. Die Abgabe eines Nebenangebotes ist nicht an die Abgabe eines Hauptangebotes gekoppelt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Haupt- oder Nebenangebot) erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, § 58 Abs.2 VgV, berechnet nach der in der Leistungsbeschreibung genannten Berechnungsmethode Der Wert für die Leistung geht dabei mit einer Gewichtung von 70 % in die Bewertung ein und der Preis mit 30 %. — Teststellung: Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, eine Teststellung durchzuführen. Dazu werden die besten 3 aus der Angebotswertung aufgefordert. Für diese Teststellung ist eine pauschale Aufwandsentschädigung von 2 500 EUR pro Bieter vorgesehen. — Unklarheiten: Enthalten Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, haben Sie unverzüglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen. Bekanntmachungs-ID: CXS0YDRYYHF
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt.
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Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten).
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Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
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Die Anforderungen an die zukünftige CAFM-Software wurden schwerpunktmäßig aus den folgenden Prozessen abgeleitet:
— Stammdatenverwaltung/Datenmanagement (Prio A),
— Flächenverwaltung/Flächenmanagement (Prio A),
— Wartung, Prüfung und Inspektion (techn. Betreiben) (Prio A),
— Auftragsannahme CREM/ FM (wird durch Prozess Instandsetzung abgedeckt) (Prio A),
— Instandsetzung (inkl. Bauprojektmanagement) (Prio A),
— Gewährleistungsmanagement (Prio A),
— Vertragsmanagement (inkl. Bürgschaftsverwaltung) (Prio A),
— Reinigungsmanagement (Prio A),
— Umzugsmanagement (Prio A/B),
— Inventarmanagement (Prio B),
— Schließ- und Zutrittsmanagement (Prio B),
— Energiemanagement (Prio B),
— Budgetplanung und Controlling (Prio B),
— Miet- und Nebenkostenabrechnung (Prio B),
— Rechnungswesen – (Prio C).
Optionale Prozesse oder Unterpositionen/Anforderungen (Eventual-Positionen) sind in den nachfolgenden Lastenheftkapiteln entsprechend bezeichnet.
Dauer: 60 Monate
Beschreibung der Optionen:
— Anforderungen.
Alle Anforderungen, die noch nicht vom Datenschutz und/oder Personalrat freigegeben sind, sind als optionale Leistungen ausgeschrieben. (Das betrifft das Modul „Qualitätsmanagement“ in Gänze)
— Erweiterungen.
Optional sollen Erweiterungen hinsichtlich der Lizenzen (innerhalb des Unternehmens/Mandanten sowie ggf. Erweiterungen auf andere Mandaten/Unternehmen (konkret AOK Bayern, AOK PLUS Service GmbH) möglich sein.
— Schulungen.
Schulungen nach Nutzergruppen
— Customizing,
— Entwicklungsleistung,
— Consultingleistungen.
Ort der Leistung
Hauptstandort oder ErfĂĽllungsort:
Kubus IT GbR
Karl-Marx-StraĂźe 7a
95444 Bayreuth
Erfüllungsorte für die optionalen Schulungen können alle Standorte der kubus IT, der AOK PLUS und ggf. der AOK Bayern in den Freistaaten Bayern, Sachsen, Thüringen.
Soweit die Tätigkeit dazu geeignet ist (z. B. Customizing, ggf. Schulungen), kann diese nach Absprache auch als remote-Tätigkeit erfolgen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen fĂĽr die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Der Jahresumsatz Ihres Unternehmens in den letzten 3 zurückliegenden Jahren (2019, 2018, 2017) beträgt im Durchschnitt jeweils
„0 Punkte: 500 000
5 Punkte: 500 000 – 1 000 000
10 Punkte: 1 000 000 – 1 500 000
15 Punkte: mehr als 2 000 000 EUR“
Wie hoch ist der jahresdurchschnittliche Umsatz Ihres Unternehmens im Bereich Workforcemanagement/Personaleinsatzplanung/Qualitätsmangement in den letzten 3 Jahren?
„0 Punkte: 500.000
Mindeststandards:
Beträgt der Jahresumsatz Ihres Unternehmens in den letzten 3 zurückliegenden Jahren (2019, 2018, 2017) jeweils mindestens 500 000 EUR?
Technische und berufliche Fähigkeiten:
— Über wie viele Referenzkunden aus dem Bereich des öffentlichen Rechts, verfügt Ihr Unternehmen in den vergangenen 3 Jahren?
— Verfügt Ihr Unternehmen über mindestens einen Referenzkunden mit mindestens 3000 erworbenen Lizenzen, welcher die Software in den letzten 3 Jahren bei Ihnen erworben hat?
— Besteht ihr Unternehmen seit mindestens 2 Jahren?
— Ist Ihr Unternehmen nach ISO 9001 (legt die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem (QM-System) fest, denen eine Organisation zu genügen hat, um Produkte und Dienstleistungen bereitstellen zu können, welche die Kundenerwartungen sowie allfällige behördliche Anforderungen erfüllen. Zugleich soll das Managementsystem einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegen) zertifiziert oder liegt ein vergleichbarere Nachweis vor? Bitte fügen Sie bei einer Aufforderung zur Abgabe eines Angebots einen geeigneten Nachweis bei.
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Mindeststandards:
— Verfügt Ihr Unternehmen über mindestens einen Referenzkunden…
… im Bereich des öffentlichen Rechts, welcher die Software in den letzten 3 Jahren bei Ihnen erworben hat?
… mit mindestens 2000 erworbenen Lizenzen, welcher die Software in den letzten 3 Jahren bei Ihnen erworben hat?
— Der Bieter verfügt über mindestens 2 (gegenwärtig beschäftigte) Fachkräfte, welche Anpassungs- und Entwicklungsleistungen für kundeneigene Anforderungen umsetzen können.
— Die Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte übersteigt bzw. beträgt mindestens 10 Mitarbeiter?
AuftragsausfĂĽhrung
Bedingungen fĂĽr die VertragserfĂĽllung:
Benennung des Datenschutz- und IT-Sicherheitsbeauftragten bzw. der Kontaktperson der Geschäftsleitung (Anhang A der Datenschutzbestimmungen)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 8
Objektive Kriterien fĂĽr die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:
Für den Fall, dass 2 oder mehrere Bewerber wertungsgleich die Ränge nach dem 8. Platz der Eignungsprüfung belegen, behält sich der Auftraggeber vor, diese ebenfalls zur Abgabe eines Angebotes aufzufordern.
BegrĂĽndung fĂĽr die Rahmenvereinbarung:
Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt. Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten). Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
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BegrĂĽndung fĂĽr eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:
Die AOK Bayern mit Hauptsitz in München entstand 1995 aus dem Zusammenschluss von 39 damals selbständigen bayerischen AOKen und des damaligen AOK-Landesverbandes Bayern und bildet bis zum heutigen Tag die größte Krankenkasse Bayerns und die viertgrößte Krankenkasse bundesweit. Der Kundenservice für die rund 4,5 Millionen Versicherten und über 215.000 Firmenkunden wird durch 240 Standorte in Bayern ortsnah sichergestellt. Das Immobilienmanagement wird von einer eigenen Bauverwaltung Süd (München) und Bauverwaltung Nord (Nürnberg) unterstützt. Die AOK Bayern beabsichtig die Einführung einer zukunftsfähigen CAFM-Lösung (Computer-Aided Facility Management Software). Dabei sollen auch bayernweite Prozesse im Immobilienmanagement in der Software abgebildet werden. Derzeit werden verschiedene IT-Systeme und zahlreiche Excel-Listen für die Bestands- und Bewegungsdatenverwaltung eingesetzt (u.a. Aperture, AutoCAD, PlanVision, Vektorworks, conject FM bei der AOK Plus), welche nun durch ein zeitgemäßes, homogenes System (CAFM) abgelöst oder ergänzt werden sollen (inkl. Erweiterung der Funktionalitäten). Durch die Einführung eines leistungsfähigen und umfassenden CAFM-Systems sollen die wesentlichen Prozesse im Immobilienmanagement (Gebäudebetrieb, Mietwesen und Bau) optimiert werden und die historisch gewachsene heterogene EDV-Systemlandschaft für die Verwaltung der angemieteten und im Eigentum befindlichen Objekte abgelöst werden. Auch die weitere Verzahnung mit den Bereichen Rechnungswesen und Controlling und die Bereitstellung aussagekräftiger und belastbarer Zahlen sollen durch die zukünftige CAFM-Software unterstützt werden.
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Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Datum der Absendung der Aufforderungen: 2021-06-18 đź“…
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️

Ă–ffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Juristische Person des privaten Rechts, die zu dem besonderen Zweck gegründet wurde, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben nichtgewerblicher Art zu erfüllen.
Kontakt
Kontaktperson: Vergabestelle
Dokumente URL: https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YDRYYHF/documents 🌏
Name des öffentlichen Auftraggebers: kubus IT GbR c/o AOK Bayern
Postanschrift: Carl-Wery-Str. 28
Postort: MĂĽnchen
Postleitzahl: 81739
Land: München, Kreisfreie Stadt 🏙️

Referenz
Zusätzliche Informationen
— Rechnungsstellung
Der Auftraggeber nimmt die Rechnung elektronisch entgegen.
— Die Zulassung von Nebenangeboten bezieht sich auf das anzubietende Lizenzmodell. Mögliche Lizenzmodelle sind:
—— Hauptangebot:
——— SaaS,
——— Lizenz per User/Mandanten,
——— Miete.
—— Nebenangebot:
——— On-Premise,
——— Kauf.
Die im Rahmen des Nebenangebotes angebotenen Leistungen mĂĽssen alle fachlichen Anforderungen, die an das Hautangebot gestellt werden, erfĂĽllen. Etwaige abweichende Anforderungen, welche sich aus dem Ort der Installation ergeben, sind den Kriterienkatalogen zu entnehmen.
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Nebenangebote mit anderen Inhalten sind nicht zugelassen.
Die Abgabe von Haupt- und (mehreren) Nebenangeboten ist zulässig. Die Abgabe eines Nebenangebotes ist nicht an die Abgabe eines Hauptangebotes gekoppelt.
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes (Haupt- oder Nebenangebot) erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses, § 58 Abs.2 VgV, berechnet nach der in der Leistungsbeschreibung genannten Berechnungsmethode Der Wert für die Leistung geht dabei mit einer Gewichtung von 70 % in die Bewertung ein und der Preis mit 30 %.
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— Teststellung:
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, eine Teststellung durchzuführen. Dazu werden die besten 3 aus der Angebotswertung aufgefordert. Für diese Teststellung ist eine pauschale Aufwandsentschädigung von 2 500 EUR pro Bieter vorgesehen.
— Unklarheiten:
Enthalten Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, haben Sie unverzĂĽglich den Auftraggeber vor Angebotsabgabe darauf hinzuweisen.
Bekanntmachungs-ID: CXS0YDRYYHF

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Mittelfranken, Vergabekammer Nordbayern
Postanschrift: Postfach 606
Postort: Ansbach
Postleitzahl: 91511
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 981531277 đź“ž
E-Mail: vergabekammer.nordbayern@regmfr.bayern.de 📧
Fax: +49 981531837 đź“ 
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren: Es wird auf die Fristen des § 160ff GWB verwiesen.
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: kubus IT GbR c/o AOK PLUS
Postanschrift: Augustiner StraĂźe 38
Postort: Erfurt
Postleitzahl: 99084
E-Mail: vergabestelle_4@kubus-it.de 📧
Internetadresse: https://www.kubus-it.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 092-237783 (2021-05-07)
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