CAFM

KfW Bankengruppe

Die KfW Bankengruppe führt ein Computer Aided Facility Management-System (CAFM-System) ein und löst gleichzeitig ein bestehendes CAFM-Alt-System ab. Der Auftragnehmer schuldet unter diesem Vertrag die folgenden Leistungen:
1. Die Bereitstellung eines CAFM-Systems zur effizienten Unterstützung folgender Facility Management-Prozesse:
a) Flächenmanagement,
b) Workplacemanagement,
c) Umzugsmanagement,
d) Help- und Service-Desk,
e) Instandhaltungsmanagement,
f) Reinigungsmanagement,
g. Raum- und Asset-Reservierung,
2. Den Betrieb des CAFM-Systems als Software as a Service,
3. Die Einhaltung der Service Levels,
4. Die Durchführung eines Einführungsprojekts, bestehend aus:
a) der Herstellung des CAFM-Systems im Funktionsumfang wie unter 1. beschrieben,
b) der Durchführung von Schulungen,
c) der Begleitung und Strukturierung des Migrationsprojektes (Alt-System zu Neu-System),
5. Fachlichen und technischen Support, sowie die Weiterentwicklung des CAFM-Systems.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2021-06-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-05-10.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• ARCHIBUS Solution Centers Germany GmbH

Wer?

• KfW Bankengruppe

Wie?

• Softwarepaket für das Facility-Management und Softwarepaketreihe › Softwarepaket für das Facility-Management

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-05-10	Auftragsbekanntmachung
2021-05-18	Ergänzende Angaben
2021-11-29	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-05-10)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Referenznummer: KfW-2020-0066
Kurze Beschreibung:

Die KfW Bankengruppe führt ein Computer Aided Facility Management-System (CAFM-System) ein und löst gleichzeitig ein bestehendes CAFM-Alt-System ab. Der Auftragnehmer schuldet unter diesem Vertrag die folgenden Leistungen: 1. Die Bereitstellung eines CAFM-Systems zur effizienten Unterstützung folgender Facility Management-Prozesse: a) Flächenmanagement, b) Workplacemanagement, c) Umzugsmanagement, d) Help- und Service-Desk, e) Instandhaltungsmanagement, f) Reinigungsmanagement, g. Raum- und Asset-Reservierung, 2. Den Betrieb des CAFM-Systems als Software as a Service, 3. Die Einhaltung der Service Levels, 4. Die Durchführung eines Einführungsprojekts, bestehend aus: a) der Herstellung des CAFM-Systems im Funktionsumfang wie unter 1. beschrieben, b) der Durchführung von Schulungen, c) der Begleitung und Strukturierung des Migrationsprojektes (Alt-System zu Neu-System), 5. Fachlichen und technischen Support, sowie die Weiterentwicklung des CAFM-Systems.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: KfW Bankengruppe
Postanschrift: Palmengartenstr. 5-9
Postleitzahl: 60325
Postort: Frankfurt am Main
Kontakt
Internetadresse: http://kfw.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@kfw.de 📧
Telefon: +49 6974310 📞
Fax: +49 6974314223 📠
URL der Dokumente: https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/b37b36ef-eef8-47d5-a1d8-052efb18e971 🌏
URL der Teilnahme: https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/b37b36ef-eef8-47d5-a1d8-052efb18e971 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-10 📅
Einreichungsfrist: 2021-06-14 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-05-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 093-241194
ABl. S-Ausgabe: 93
Zusätzliche Informationen

1. Der Teilnahmeantrag kann ausschließlich über das Bieterportal, abrufbar auf https://ausschreibungen.kfw.de abgegeben werden. Nähere Einzelheiten und Vorgaben hierzu entnehmen Sie bitte den Bewerbungsbedingungen in den Vergabeunterlagen. Für die Angebotsabgabe müssen Sie sich als Bewerber registrieren und einloggen. 2. Die KfW überprüft die Eignung der Bewerber anhand von Eigenerklärungen zu den Eignungskriterien, die die Bewerber in die Eingabemasken des Bieterassistenten bzw. in die Formblätter „Kurzlebensläufe“ und „Referenzen“ eintragen. Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft sowie jedes andere Unternehmen, dessen sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung bedient, hat zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123, 124 GWB vorliegen ebenfalls eine Eigenerklärung im Bieterassistenten hierüber abzugeben.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

1. Die Bereitstellung eines CAFM-Systems zur effizienten Unterstützung folgender Facility Management-Prozesse:

a) Flächenmanagement,

b) Workplacemanagement,

c) Umzugsmanagement,

d) Help- und Service-Desk,

e) Instandhaltungsmanagement,

f) Reinigungsmanagement,

g. Raum- und Asset-Reservierung,

2. Den Betrieb des CAFM-Systems als Software as a Service,

3. Die Einhaltung der Service Levels,

4. Die Durchführung eines Einführungsprojekts, bestehend aus:

a) der Herstellung des CAFM-Systems im Funktionsumfang wie unter 1. beschrieben,

b) der Durchführung von Schulungen,

c) der Begleitung und Strukturierung des Migrationsprojektes (Alt-System zu Neu-System),

5. Fachlichen und technischen Support, sowie die Weiterentwicklung des CAFM-Systems.

g) Raum- und Asset-Reservierung.

c) der Begleitung und Strukturierung des Migrationsprojektes (Alt-System  Neu-System),

(Weitere Informationen siehe Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen).

Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Nach Ablauf der Grundlaufzeit von 48 Monaten verlängert sich der Vertrag automatisch um jeweils weitere 12 Monate, es sei denn er wird mit einer Frist von 12 Monaten gekündigt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrags
Mindeststandards:

Der Nettojahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages des Bieters/der Bietergemeinschaft muss in jedem der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2017-2019) mindestens 2 Mio. EUR betragen haben.

Der Eignungsnachweis ist per Eigenerklärung zu führen. Hierzu sind die auf der Vergabeplattform der KfW im Bieterassistenten im Reiter „Eignungskriterien“ geforderten Angaben einzugeben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Referenzen über vergleichbare Leistungen,

2. Anzahl Beschäftigte,

2. Fachkräfte für die Leistungserbringung (Kernteam).

Mindeststandards:

Zu 1:

„Die Nachfolgenden Anforderungen an die Vergleichbarkeit von Referenzen muss zwingend von jeder Angegebenen Referenz erfüllt werden. Andernfalls bleibt die Referenz Mangels Vergleichbarkeit Unberücksichtigt“.

a) Die Referenzleistung wurde nicht vor dem Kalenderjahr 2015 erbracht.

b) Die erbrachten Referenzleistungen haben Leistungen im CAFM-Umfeld zum Gegenstand.

c) Die Erbringung der Referenzleistung erfolgte in deutscher Sprache.

„Die Nachfolgenden Mindestanforderungen müssen Kumulativ D.H. in gänze erfüllt sein. D.H. es reicht nicht aus, wenn nur eine der Mindestanforderungen erfüllt wird. Eine einzelne Referenz kann zur Erfüllung mehrerer Mindestanforderungen Herangezogen werden. Es ist Lediglich darauf zu achten, dass im Ergebnis sämtliche Mindestanforderungen erfüllt werden“.

1. Mindestens eine Referenz muss die erfolgreiche Einführung und Produktivsetzung eines CAFM-Systems mit einem Projektumfang von mindestens 250 AT zum Gegenstand gehabt haben.

2. Mindestens 2 Referenzen, die die erfolgreiche Einführung und Produktivsetzung eines CAFM-Systems mit den Modulen Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement sowie mindestens 2 weiteren Modulen aus der nachstehenden Liste zum Gegenstand haben: a) Help- & Servicedesk, b) Desksharing, c) Workplacemanagement, d) Raum- & Assetreservierung

3. Mindestens 2 Referenzen, die die Anbindung mobiler Endgeräte an ein CAFM-System mit mindestens einem der folgenden Module zum Gegenstand gehabt haben: a) Help- & Servicedesk, b) Desksharing, c) Instandhaltungsmanagement, d) Raum- & Assetreservierung

4. Mindestens 2 Referenzen, die die Einführung des Moduls Help- & Servicedesk mit Anbindung eines Self-Service-Portals (Web-Portal) zum Gegenstand gehabt haben.

5. Mindestens eine Referenz, die die Einführung des Moduls Raum- & Assetreservierung zum Gegenstand gehabt hat.

(Der Eignungsnachweis ist per Eigenerklärung zu führen. Hierzu sind die auf der Vergabeplattform der KfW im Bieterassistenten im Reiter „Eignungskriterien“ geforderten Angaben sowie die erforderlichen Angaben gemäß dem Formblatt "Referenzen" der Vergabeunterlagen einzureichen.)

Zu 2:

Der Bieter/ die Bietergemeinschaft muss zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags mindestens über die nachstehende Anzahl an Mitarbeiter*innen je Anforderungsprofil (Doppelzählung unzulässig, d.h. eine natürliche Person, kann nicht auf mehrere Anforderungsprofile angerechnet werden) verfügen:

Mindestens 20 Mitarbeiter*innen insgesamt, davon

— Für die Rolle „IT-Projektmanager“: Mindestens 2 Mitarbeiter*innen, die das Anforderungsprofil „IT-Projektmanager“ erfüllen,

— Für die Rolle „Senior Consultant“: Mindestens 4 Mitarbeiter*innen, die das Anforderungsprofil „Senior Consultant“ erfüllen,

— Für die Rolle „Consultant“: Mindestens 6 Mitarbeiter*innen, die das Anforderungsprofil „Consultant“ erfüllen,

— Für die Rolle „Entwickler“: Mindestens 4 Mitarbeiter*innen, die das Anforderungsprofil „Entwickler“ erfüllen,

— Für die Rolle „IT Administrator (Support)“: Mindestens 4 Mitarbeiter*innen, die das Anforderungsprofil „ITAdministrator (Support)“ erfüllen.

Die Beschreibung der rollenspezifischen Anforderungsprofile ist Ziffer 6.2 der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

(Der Eignungsnachweis ist per Eigenerklärung zu führen. Hierzu sind die auf der Vergabeplattform der KfW im Bieterassistenten im Reiter „Eignungskriterien“ geforderten Angaben zu tätigen)

Zu 3:

Die Zusammensetzung des für die Leistungserbringung vorgesehenen Kernteams besteht mindestens aus:

— 1x IT-Projektmanager,

— 1x Senior Consultant,

— 1x Consultant,

— 1x Entwickler,

— 1x IT-Administrator (Support),

Für die rollenspezifisch angebotenen Personen muss jeweils eine Kurzlebenslauf eingereicht werden. Aus dem jeweiligen Kurzlebenslauf muss ersichtlich werden, dass die angebotenen Person die rollenspezifischen Anforderungsprofile gemäß Ziffer 6.2 der Leistungsbeschreibung erfüllt.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (vgl. 3.2 der Allgemeinen Vertragsbedingungen)

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern:

1. Erfüllung der Eignungskriterien gemäß Ziffer III.1.2 und III.1.3 der Bekanntmachung,

2. Jahresumsatz im Tätigkeitsbereich des Auftrages,

3. Bewertung von Referenzen,

a) die die erfolgreiche Einführung und Produktivsetzung eines CAFM-Systems mit den Modulen Flächenmanagement und Instandhaltungsmanagement sowie mindestens 2 weiteren Modulen aus der nachstehenden Liste zum Gegenstand haben: Help- & Servicedesk, Desksharing, Workplacemanagement, Raum- & Assetreservierung.

b) die die Anbindung mobiler Endgeräte an ein CAFM-System mit mindestens einem der folgenden Module zum Gegenstand haben: Help- & Servicedesk, Desksharing, Instandhaltungsmanagement, Raum- & Assetreservierung.

c) die die Einführung des Moduls Help- & Servicedesk mit Anbindung eines Self-Service-Portals zum Gegenstand haben.

d) die die Ablösung eines bestehenden CAFM-Systems zum Gegenstand haben.

e) die die erfolgreiche Einführung und Bereitstellung eines CAFM-Systems in Form einer SaaS-Lösung zum Gegenstand gehabt haben.

f) die die Einführung des Moduls Desksharing zum Gegenstand gehabt haben.

g) die die Anbindung mobiler Endgeräte an ein CAFM-System mit dem Betriebsystem iOS sowie mindestens 250 User zum Gegenstand gehabt haben.

h) die eine Kombination aus den Anforderungen an die Referenzen gemäß den Buchstaben a), b) und e) zum Gegenstand haben.

i) die eine erfolgreiche Einführung und Produktivsetzung eines CAFM-Systems mit einem Projektumfang von mehr als 400 AT zum Gegenstand gehabt haben.

(Weitere Informationen siehe Wertungsmatrix zum Teilnahmwettbewerb in den Vergabeunterlagen).

Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 12:00
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-02-15 📅

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Pak, Moon-Sung
Dokumente URL: https://ausschreibungen.kfw.de/evergabe.bieter/api/external/deeplink/subproject/b37b36ef-eef8-47d5-a1d8-052efb18e971 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

2. Die KfW überprüft die Eignung der Bewerber anhand von Eigenerklärungen zu den Eignungskriterien, die die Bewerber in die Eingabemasken des Bieterassistenten bzw. in die Formblätter „Kurzlebensläufe“ und „Referenzen“ eintragen. Der Bewerber, die Bewerbergemeinschaft sowie jedes andere Unternehmen, dessen sich der Bewerber zum Nachweis der Eignung bedient, hat zum Nachweis, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 123, 124 GWB vorliegen ebenfalls eine Eigenerklärung im Bieterassistenten hierüber abzugeben.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Bund
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB: Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2021/S 093-241194 (2021-05-10)

Ergänzende Angaben (2021-05-18)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die KfW Bankengruppe führt ein Computer Aided Facility Management-System (CAFM-System) ein und löst gleichzeitig ein bestehendes CAFM-Alt-System ab. Der Auftragnehmer schuldet unter diesem Vertrag die folgenden Leistungen: 1. Die Bereitstellung eines CAFM-Systems zur effizienten Unterstützung folgender Facility Management-Prozesse: a. Flächenmanagement, b. Workplacemanagement, c. Umzugsmanagement, d. Help- und Service-Desk, e. Instandhaltungsmanagement, f. Reinigungsmanagement, g. Raum- und Asset-Reservierung. 2. Den Betrieb des CAFM-Systems als Software as a Service, 3. Die Einhaltung der Service Levels, 4. Die Durchführung eines Einführungsprojekts, bestehend aus: a. der Herstellung des CAFM-Systems im Funktionsumfang wie unter 1. beschrieben, b. der Durchführung von Schulungen, c. der Begleitung und Strukturierung des Migrationsprojektes (Alt-System zu Neu-System). 5. Fachlichen und technischen Support, sowie die Weiterentwicklung des CAFM-Systems.

Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-05-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-05-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 098-255755
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 093-241194
ABl. S-Ausgabe: 98

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

a. Flächenmanagement,

b. Workplacemanagement,

c. Umzugsmanagement,

d. Help- und Service-Desk,

e. Instandhaltungsmanagement,

f. Reinigungsmanagement,

g. Raum- und Asset-Reservierung.

a. der Herstellung des CAFM-Systems im Funktionsumfang wie unter 1. beschrieben,

b. der Durchführung von Schulungen,

c. der Begleitung und Strukturierung des Migrationsprojektes (Alt-System zu Neu-System).

Quelle: OJS 2021/S 098-255755 (2021-05-18)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2021-11-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die KfW Bankengruppe führt ein Computer Aided Facility Management-System (CAFM-System) ein und löst gleichzeitig ein bestehendes CAFM-Alt-System ab. Der Auftragnehmer schuldet unter diesem Vertrag die folgenden Leistungen: 1. Die Bereitstellung eines CAFM-Systems zur effizienten Unterstützung folgender Facility Management-Prozesse: a. Flächenmanagement b. Workplacemanagement c. Umzugsmanagement d. Help- und Service-Desk e. Instandhaltungsmanagement f. Reinigungsmanagement g. Raum- und Asset-Reservierung 2. Den Betrieb des CAFM-Systems als Software as a Service 3. Die Einhaltung der Service Levels 4. Die Durchführung eines Einführungsprojekts, bestehend aus a. der Herstellung des CAFM-Systems im Funktionsumfang wie unter 1. beschrieben b. der Durchführung von Schulungen c. der Begleitung und Strukturierung des Migrationsprojektes (Alt-System zu Neu-System) 5. Fachlichen und technischen Support, sowie die Weiterentwicklung des CAFM-Systems.

Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-11-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 235-617144
ABl. S-Ausgabe: 235

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

a. Flächenmanagement

b. Workplacemanagement

c. Umzugsmanagement

d. Help- und Service-Desk

e. Instandhaltungsmanagement

f. Reinigungsmanagement

g. Raum- und Asset-Reservierung

2. Den Betrieb des CAFM-Systems als Software as a Service

3. Die Einhaltung der Service Levels

4. Die Durchführung eines Einführungsprojekts, bestehend aus

a. der Herstellung des CAFM-Systems im Funktionsumfang wie unter 1. beschrieben

b. der Durchführung von Schulungen

c. der Begleitung und Strukturierung des Migrationsprojektes (Alt-System…

… zu Neu-System)

…  Neu-System)

(Weitere Informationen siehe Leistungsbeschreibung in den Vergabeunterlagen)

Verfahren
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Kriterienkatalog, Konzepte, Präsentation Use-Cases
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50
Preis (Gewichtung): 50

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2021-11-29 📅
Name: ARCHIBUS Solution Centers Germany GmbH
Postort: Saarbrücken
Land: Deutschland 🇩🇪
Regionalverband Saarbrücken 🏙️
Gesamtwert des Auftrags: 0.01 EUR 💰
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 1
Quelle: OJS 2021/S 235-617144 (2021-11-29)

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