Coporate Publishing – Kundenmagazin Plus, – Mitarbeitermagazin Plus

Zusätzliche Informationen

Der AG ist Sektorenauftraggeber nach § 100 Abs. 1 Nr. 1 GWB und führt hier ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb durch. Der AG unterliegt neben dem GWB der SektVO insbesondere dem Berliner Ausschreibungs- und Vergabegesetz.

Bei dem veröffentlichen Vergabeverfahren handelt es sich um ein Verhandlungsverfahren nach Durchführung eines Teilnahmewettbewerbes nach entsprechender Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union. Das Verhandlungsverfahren nach Teilnahmewettbewerb ist ein zweistufiges Verfahren.

— Teilnahmewettbewerb mit dem Eingang der Teilnahmeanträge und der sich anschließenden Eignungsprüfung und Wertung,

— Angebotsphase mit dem Eingang der Angebote und der sich anschließen-den Prüfung und Wertung der Angebote und abschließende Bietergespräche.

Mit der Übersendung der Angebotsaufforderung tritt das Vergabeverfahren „Unterstützungsleistung IT Hotline“ in die Phase des Verhandlungsverfahrens ein.

Seit dem 18. Oktober 2018 besteht für öffentliche Auftraggeber die Pflicht zur E-Vergabe, d. h. Auftraggeber dürfen seitdem Angebote und Teilnahmeanträge nur noch in elektronischer Form annehmen. Die BVG setzt hierzu den AI Vergabemanager der Administration Intelligence AG ein. Über diese Plattform wird das komplette Vergabeverfahren abgewickelt, inkl. Bieterfragen und de-ren Beantwortung.

Nach Registrierung und Download des AI Bietercockpits ist es den Bietern möglich, die vom AG veröffentlichten Unterlagen herunterzuladen bzw. die eigenen Angebotsdokumente hochzuladen und dem AG elektronisch zukommen zu lassen.

Der Zugang zu den Vergabeunterlagen ist eingeschränkt. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass von § 41 Abs. 4 SektVO Gebrauch gemacht wird, weil in den Unterlagen vertrauliche Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse enthalten sind. Die den Vergabeunterlagen beigefügte Vertraulichkeitsvereinbarung ist über das Nachrichtenportal der Vergabeplattform handschriftlich (keine Signatur) unterschrieben einzureichen. Anschließend erhalten die interessierten Unternehmen die Leistungsbeschreibung über das Nachrichtenportal. Alle übringen Vergabeunterlagen sind unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt für den Teilnahmewettbewerb (sowie Unterlagen für die Angebotsabgabe bzw. Verhandlungsphase) unter dem unter Punkt I.3 der Bekanntmachung genannten Link abrufen.

Im ersten Schritt muss der Bewerber anhand der bekanntgegebenen Kriterien seine grundlegende Eignung zur Ausführung der ausgelobten Leistung nachweisen. Hierzu sind die in der Vergabeplattform gestellten Fragen zu beantworten und ggf. entsprechende Unterlagen hochzuladen. Der Teilnahmeantrag ist vollumfänglich in digitaler Form via Vergabeplattform an die Vergabestelle einzureichen. Folgende Unterlagen müssen vom Bieter mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden:

— unterzeichnete Vertraulichkeitsvereinbarung,

— Eigenerklärung Eignung inkl. den geforderten Angaben zu Referenzen, Umsatz, Haftpflicht- und Betriebshaftpflichtversicherung,

— ggf. Verpflichtungserklärung Eignungsleihe,

— ggf. Formblatt Bietergemeinschaft.

Unvollständige Unterlagen können zum Ausschluss vom weiteren Verfahren führen.

Referenzen des Bieters:

Der Bieter muss mindestens 3 Referenzen zur Prüfung einreichen. Die Vorlage dreier passender Referenzen ist eine Mindestanforderung. Diese werden nach folgenden Kriterien bewertet.

— die Referenzen des Bieters dürfen nicht älter als 3 Jahre sein,

— zu jeder Referenz muss eine Telefonnummer des zuständigen Sachbearbeiters auf Kundenseite des Bieters aufgeführt sowie der projektverantwortliche Mitarbeiter auf Bieterseite genannt werden.

Mit der Benennung der Referenzen stimmt der Bieter der Kontaktaufnahme durch den AG zu den jeweiligen Referenzgebern zu.

Kurze Beschreibung, was bei den Referenzen erwartet wird: siehe III.1.3) der Bekanntmachung.

Nach Ablauf der Frist zur Einsendung der Teilnahmeanträge wird die BVG die eingegangenen Anträge prüfen und die Eignung feststellen. Es erfolgt zunächst eine formale Prüfung (fristgerechter Eingang, Vollständigkeit) sowie anschließend eine Eignungsprüfung. Für die Eignungsprüfung werden die in oben genannten Unterlagen herangezogen. Zum Nachweis der Eignung sind Referenzen vorzulegen.

Zu Kooperationsformen im vorliegenden Vergabeverfahren (S. auch III.1)):

Sofern eine Bewerbung als BewGe erfolgt, ist mit dem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern der BewGe ausgefüllte Erklärung einzureichen, aus der sich auch die gesamtschuldnerische Haftung (vgl. Ziff. III.1.8)) dieser Bekanntmachung) im Zuschlagsfall, die Namen sämtlicher Mitglieder der BewGe, ein bevollmächtigter Vertreter und die Absicht, sich im Fall der erfolgreichen Bewerberauswahl zur Bietergemeinschaft und im Zuschlagsfall zu einer Arbeitsgemeinschaft zusammenzuschließen, ergibt. BewGe dürfen nur einen Teilnahmeantrag einreichen.

Die unter Ziffer III.1.1) bis Ziffer III.1.3) benannten Unterlagen sind bei Vorliegen einer Bewerbergemeinschaft für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft in einem gesonderten Formular vorzulegen. Zur Erfüllung von Mindestanforderungen gem, III.1.2) werden die Umsätze von Mitgliedern einer BewGe addiert und gem. III.1.3) alle Erklärungen der Mitglieder einer BewGe gesamthaft ausgewertet. BewGe haben darüber hinaus eine Erklärung folgenden Inhalts abzugeben: Sämtliche Mitglieder der BewGe bzw. der Vertreter der BewGe haben/hat zu erklären, dass die Bildung keinen Verstoß gegen § 1 GWB darstellt. Darüber hinaus ist von den Mitgliedern der BewGe bzw. dem Vertreter dieser zu erklären, inwiefern für das jeweilige beteiligte Unternehmen wirtschaftlich zweckmäßige und kaufmännische Gründe vorliegen, sich nicht allein um die Auftragsvergabe zu bewerben. Der AG stellt hierzu ein Formblatt zur Verfügung. Es kann auf Anlagen verwiesen werden.

Beabsichtigt der Bewerber oder ein Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sich hinsichtlich der wirtschaftlichen und finanziellen oder technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf andere Unternehmen (Dritter/Nachunternehmer/konzernverbundener Unternehmen) zu berufen (Eignungsleihe), so sind die unter Ziffer III.1.2) bis III.1.3) benannten Unterlagen für die anderen Unternehmen insoweit in einem gesonderten Formular vorzulegen, als die Bezugnahme auf die Leistungsfähigkeit Dritter erfolgt. Zusätzlich hat der Bewerber gesondert mit dem Teilnahmeantrag die Verpflichtungserklärung der anderen Unternehmen vorzulegen, nach deren Inhalt die rechtlich und tatsächlich abgesicherte Verfügbarkeit über die entsprechenden Ressourcen der Dritten nachgewiesen wird. Bei einer Bezugnahme auf Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die wirtschaftliche oder finanzielle Leistungsfähigkeit ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es mit dem Bewerber im Auftragsfall gemeinsam für die Auftragsdurchführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe haftet. Beabsichtigt der Bewerber, im Hinblick auf vorzulegende Nachweise/Angaben/Erklärungen für die erforderliche berufliche Leistungsfähigkeit wie Ausbildungs- oder Befähigungsnachweise oder die einschlägige berufliche Erfahrung (Referenzen) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch zu nehmen, so ist durch dieses ausdrücklich zu bestätigen, dass es die Leistungen als Subunternehmer im Auftragsfall erbringen wird, für die diese Kapazitäten benötigt werden.

Ausschließlich werden die Bieter aufgefordert, ein Angebot einzureichen, deren Teilnahmeanträge eine positive Eignung aufgezeigt haben. Hierbei handelt es sich um ein unverbindliches Angebot, das die Grundlage für eine Verhandlung mit den Bietern bildet. Der Zuschlag kann hierauf noch nicht erteilt werden.

Die Angebotsbewertung erfolgt in zwei Stufen. In der ersten Stufe wird das Angebot hinsichtlich der Ausschlusskriterien geprüft. Die Ausschlusskriterien sind neben den in der Leistungsbeschreibung genannten Anforderungen zu erfüllen. Wird ein Ausschlusskriterium nicht erfüllt, führt dies automatisch zum Auschluss des Bieters. In der zweiten Stufe wird das Angebot nach den Zuschlagskriterien (60 % Qualität, 40 % Preis) bewertet.

Der AG verhandelt die indikativen Angebote. Der AG behält sich vor, den Bieterkreis aufgrund einer Auswertung der Angebote aufgrund der Zuschlagskriterien zu reduzieren.

Mögliche Verhandlungsgespräche finden voraussichtlich in der KW 16 statt.

Nach Abschluss der Verhandlungen werden die dann noch im Wettbewerb verbliebenen Bieter unter Umständen aufgefordert, ihre letzten verbindlichen Angebote abzugeben. Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen der Verhandlungen über alle Inhalte - außer den Zuschlagskriterien und Mindestanforderungen-, insbesondere der Leistungsbeschreibung sowie des Vertragsentwurfs zu verhandeln.

Nach Abschluss der Verhandlungen werden den verbliebenen Bietern mögliche Änderungen mitgeteilt und diese verbliebenen Bieter aufgefordert, ihre überarbeiteten verbindlichen Angebote abzugeben. Diese werden dann gemäß der bekanntgemachten Zuschlagskriterien ausgewertet.

Der Zuschlag wird nach Ablauf der Wartefrist gemäß § 134 Abs. 2 GWB auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß den bekannt gemachten Zuschlagskriterien erteilt.

Der Auftraggeber behält sich vor, erforderlichenfalls weitere Verhandlungs- und Angebotsrunden durchzuführen. Dies ist im Zeitpunkt der Einleitung des Vergabeverfahrens jedoch ausdrücklich nicht beabsichtigt.

Der Auftraggeber behält sich ferner vor, nach pflichtgemäßem Ermessen alle Bieter diskriminierungsfrei erneut zur Abgabe eines verbindlichen Angebots aufzufordern (Zurückversetzung), wenn dadurch eine ansonsten erforderliche Aufhebung des Vergabeverfahrens vermieden werden kann.