DFNconf2021

Kurze Beschreibung

Der DFN-Verein schließt mit Anbietern von cloud-basierten Web- und Videokonferenzdiensten Rahmenverträge über die Einräumung von Nutzungslizenzen ab, die autorisierten Einrichtungen den direkten Abruf der angebotenen Leistungen ermöglichen. Autorisierte Einrichtungen sind alle vom Satzungszweck des DFN-Vereins umfassten Wissenschafts- und Forschungseinrichtungen in Deutschland. Rund 1.000 autorisierte Einrichtungen nutzen derzeit Dienste des DFN-Vereins. Die Anzahl unterliegt nur geringen Schwankungen.

Hauptstandort oder Erfüllungsort

Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V. Alexanderplatz 1 10178 Berlin Der Erfüllungsort zu den Einzelaufträgen zu den Rahmenverträgen erstreckt sich über das Gebiet der gesamten Bundesrepublik Deutschland.

Beschreibung der Beschaffung

Der Rahmenvertrag für die Erbringung von cloud-basierten Web- und Videokonferenzdiensten umfasst die Rahmenbedingungen, zu denen Auftragnehmer autorisierten Einrichtungen den Abruf von Nutzungslizenzen anbieten. Es werden maximal 8 Rahmenverträge geschlossen. Der Auftragnehmer schließt unter einem Rahmenvertrag mit autorisierten Einrichtungen Videodienstverträge über die Nutzung des jeweiligen Dienstes direkt ab. Der DFN-Verein kann die Erteilung von Einzelaufträgen durch Videodienstteilnehmer nicht beeinflussen, mit der Folge, dass dem Auftragnehmer nur wenige oder keine Einzelaufträge erteilt werden können. Die Durchführung des Videodienstvertrages (z.B. Lizenzbestellung, Service, Fehlerbearbeitung) wird damit direkt zwischen Auftragnehmer und Einrichtung geregelt. Der Auftragnehmer stellt seine Leistungen den Einrichtungen direkt in Rechnung.
Anforderungen an Videodienste sind von Videodienstteilnehmer zu Videodientsteil-nehmer höchst unterschiedlich. Videodienstteilnehmer treffen entsprechend ihren Anforderungen eine Auswahl aus den vom DFN-Verein vergebenen Rahmenverträgen. Hierfür gewichten sie aus den im Angebot gegebenen Antworten die Qualitätsmerkmale entsprechend ihren Bedarfen. Kommen danach mehrere Angebote in Betracht, wird der Einzelauftrag an den Bieter mit der günstigsten Lizenzgebühr für die Anzahl der benötigten Lizenzen unter dem Videodienstvertrag erteilt. Benötigt der Bieter verschiedene Videodienste für verschiedene Standorte oder verschiedene Vorgänge, geht er pro Standort oder Vorgang nach demselben Verfahren vor.

Beschreibung der Verlängerungen

Dem DFN-Verein wird die Option eingeräumt, die Laufzeit des Vertrages zweimal um jeweils ein Jahr zu verlängern. Die Erklärung des DFN-Vereins, dass er das Optionsrecht ausübt, muss schriftlich erfolgen und spätestens einen Monat vor dem Ende der festen Laufzeit beziehungsweise zum Ende des Optionszeitraums beim Auftragnehmer eingegangen sein.

Fristen
Der DFN-Verein behält sich vor, aus Sach- und Verfahrensgründen diskriminierungsfrei Fristen zu ändern.
Gewerbezentralregisterauszug
Bieter, die die Mitteilung erhalten, dass sie einen Zuschlag erhalten sollen, legen zum Nachweis, dass sie nicht nach dem Mindestlohngesetz von der Vergabe öffentlicher Aufträge auszuschließen sind, innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Mitteilung einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister vor, der nicht älter als 3 Monate ist. Legt der Bieter den Auszug aus dem Gewerbezentralregister nicht fristgerecht vor, kann dies den Ausschluss vom Vergabeverfahren zur Folge haben.
Abweichend davon bittet der DFN-Verein darum, den Nachweis bereits mit Angebotsabgabe beim DFN-Verein einzureichen, um die Zuschlagserteilung zu beschleunigen.
Datenschutz
Im Rahmen des Vergabeverfahrens verlangte personenbezogene Angaben werden für die Zwecke der Durchführung des Vergabeverfahrens und den obsiegenden Bieter betreffend für die Zwecke der Vertragsdurchführung verarbeitet. Der Bieter erklärt sich mit Abgabe ihres Angebots mit diesem Vorgehen einverstanden und verpflichtet sich, betroffene Personen zu informieren und notwendige Einwilligungen im erforderlichen Umfang einzuholen.
Der Auftraggeber bewahrt die Vergabeunterlagen und Verträge für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf. Eine Weitergabe der Vergabeunterlagen an Dritte erfolgt nur im Rahmen von Nachprüfungsverfahren oder externen Prüfungen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Artikel 6 Absatz 1 f.) DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Durchführung von Vergabe und zum Vertragsschluss und damit zur Wahrung der Interessen des DFN-Vereins erforderlich. Grundrecht und Grundfreiheiten der betroffenen Personen, die den Schutz der personenbezogenen Daten erfordern, überwiegen bei einer Benennung von Ansprechpartnern im rechtsgeschäftlichen Verkehr nicht.
Nach Art. 15 DSGVO hat eine betroffene Person das Recht, eine Bestätigung zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden und gegebenenfalls ein Recht auf Auskunft über diese Daten und ihre Verarbeitung, unter anderem über die Verarbeitungszwecke, die Herkunft der Daten, mögliche Empfänger und die Dauer der Speicherung.
Nach Art. 77 DSGVO hat jede betroffene Person das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten im DFN-Verein:
Verein zur Förderung eines Deutschen Forschungsnetzes e.V.,
Datenschutzbeauftragter,
Alexanderplatz 1, 10178 Berlin,
E-Mail: datenschutz@dfn.de, Telefon: +4930 884299 9103
Angebotserstellung
Für die Erstellung von Angeboten werden keine Kosten erstattet.
Bekanntmachungs-ID: CXS0Y6YYYYA