Beschreibung der Beschaffung
Hinweis: Details zu den nachfolgend aufgeführten Leistungsanforderungen sind in den Vergabeunterlagen VGU Teil B – Leistungsbeschreibung B.VgV nachzulesen.
Ziel ist eine rechtssichere, fachlich fundierte und fristgemäße Vorbereitung und Durchführung von VgV-Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb (VVmTW). Mit der organisatorischen, rechtlichen und fachlichen Begleitung (B.VgV) beauftragt der LHW geeignete und fachlich kompetente Auftragnehmer (AN). Erwartet wird eine umfassende, eigenständige und den AG unterstützende Begleitung des Verfahrens durch den AN gemäß den in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungsinhalten. Die Aufgabe des AN besteht dann in der Begleitung bei der Vorbereitung und Durchführung des entsprechenden Verfahrens mit dem Ziel einen geeigneten Bieter mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis zu erhalten. Dazu sind die Verfahrens- und Vergabeunterlagen entsprechend vorzubereiten sowie die Teilnahmeanträge und Angebote auszuwerten und die Verhandlungsgespräche vorzubereiten und zu moderieren.
Ein Großteil der Leistung besteht aus der Erstellung oder Ergänzung von projektspezifischen Referenzanforderungen (Anlagen und Bauwerke des Wasserbaus und Hochwasserschutzes) in Zusammenarbeit mit dem Projektverantwortlichen (PV) sowie Prüfung, Aus- und Bewertung der technisch-baulichen Referenzen und Angebote der Bewerber und Bieter. Erforderlich sind dafür fundierte wasserbaulich-technische Fachkenntnisse, die eine korrekte Einordnung der technischen Referenzangaben in die Bewertungsmatrizen der Eignungs- oder Auswahlkriterien ermöglichen, sowie ggf. gegenüber dem Bewerber/Bieter eine entsprechende Nachforderungen oder Aufklärung zu formulieren, die Angebote zu vergleichen und Verhandlungsgrundlagen auszuarbeiten. Diese Kenntnisse sind außerdem für die Arbeit an der projektbezogenen Leistungsbeschreibung notwendig.
Im Wesentlichen handelt es sich um organisatorische und fachliche Unterstützungsleistungen für nachfolgende Verfahrensstufen:
1. Stufe 1 (Teilnahmewettbewerb)
1.1 Vorbereitung und Verfahrensunterlagen:
1.1.1 Projektanlaufberatung Vor-Ort Termin,
1.1.2 [OPTIONAL] Projektanlaufberatung Videokonferenz,
1.1.3 Einarbeitung Projektunterlagen,
1.1.4 Zeitplan aufstellen ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.5 Teilnahmeunterlagen und Teilnahmekriterien ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.6 Zuschlagskriterien (VGU Teil A) ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.7 Leistungsbeschreibung (VGU Teil B) ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.8 Vertrag (VGU Teil C) ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.9 Honorarblätter (VGU Teil D) ausarbeiten und fortschreiben,
1.1.10 EU-Bekanntmachung ausarbeiten und fortschreiben.
1.2 Durchführung Teilnahmewettbewerb:
1.2.1 Anfragen / Rückfragen / Rüge, Infokatalog (Interessenten/Bewerber),
1.2.2 Formale Prüfung Teilnahmeanträge (Ausschlusskriterien),
1.2.3 Auswertung + Auswahlvorschlag,
1.2.4 [Optional] Abstimmung Vor-Ort Termin,
1.2.5 [Optional] Abstimmung Videokonferenz,
1.2.6 Nachforderungen Teilnahmewettbewerb,
1.2.7 Absageschreiben gemäß § 62 VgV,
1.2.8 Dokumentation und Vergabevermerk (1) gemäß § 8 VgV.
2. Stufe 2 (Verhandlungsverfahren)
2.1 Angebotsphase:
2.1.1 Angebotsaufforderung und VGU-Erstangebot,
2.1.2 Anfragen / Rückfragen / Rüge, Infokatalog (Teilnehmer, Bieter),
2.1.3 Angebotsauswertung Erstangebote, Nachforderungen, Preisspiegel, Gegenüberstellung Stundenkalkulationen,
2.1.4 Verhandlungsgrundlagen ausarbeiten und fortschreiben, insb. bezüglich der Honorare zur Verbesserung der Angebote gemäß § 17 (10) VgV.
2.2 Verhandlungsphase:
2.2.1 Organisation Verhandlungsgespräche,
2.2.2 Verhandlungsgespräche Vor-Ort, Moderation und Protokollierung der Verhandlungen (dafür sind mindestens 2 Mitarbeiter vorzusehen), fortschreiben Bewertungsmatrix, zusammenführen der Bewertungen des Bewertungsgremiums,Mitwirkung bei der Formulierung von Begründungen,
2.2.3 [OPTIONAL] Verhandlungsgespräche per Videokonferenz, Videokonferenz geleitet vom AG gemäß Leistungsbeschreibung,
2.2.4 [OPTIONAL] Finalangebote (analog Erstangebote) einschl. Vergleich Finalangebote und Erstangebote,
2.2.5 Verhandlungsergebnisse und Vergabevorschlag/-empfehlung,
2.2.6 Absageschreiben gem. § 134 GWB,
2.2.7 Dokumentation und Vergabevermerk (2) gemäß § 8 VgV.
Zusätzliche Leistungen, die zunächst nicht Leistungsgegenstand sind:
Begleitung von Nachprüfungsverfahren (Leistungen werden bei Bedarf gesondert angefragt).
Desweiteren ist zu beachten:
— Für bereits durchgeführte Verfahren im LHW sind jeweils ca. 15 Teilnahmeanträge von Bewerbern eingegangen und 3-4 Teilnehmer/Bieter werden am Verhandlungsverfahren beteiligt,
— Für die Moderation und Protokollierung der Verhandlungen sind mindestens 2 Mitarbeiter vorzusehen,
— Terminlich ist von einer Verfahrensdauer von ca. 35 Wochen infolge der vorgegebenen Fristen auszugehen,
— Im Falle der Beauftragung in mehreren zeitgleich ausgeschriebenen Begleitungen von Verhandlungsverfahren ist zu beachten, dass der AN über ausreichend Kapazitäten verfügt um die parallele Begleitung aller Verhandlungsverfahren sicherzustellen.
— Bereitstellung von Unterlagen:
Sämtliche Unterlagen sind in digitaler Form zu führen (Auswertungsunterlagen, Protokolle, usw.). Die Bereitstellung des durch den AN ausgearbeiteten Teilnehmerauswahlvorschlages und Vergabevorschlages sowie ggf. durch den AN mit Referenzgebern geführte Gesprächsprotokolle, erfolgen in digitaler Form sowie im Original. Die Originale sind zu unterschreiben. Der Austausch anderer Unterlagen erfolgt nur in digitaler Form, sofern nicht anders vereinbart.
Der AG stellt dem AN vorhandene Unterlagen (Formblätter, Bewertungsmatrizen, etc.) für das zu begleitende Verhandlungsverfahren als Entwurf / Muster in den Gestehungsformaten zur Verfügung. Der AN hat diese Unterlagen entsprechend der abgestimmten Aufgabenstellung und den Festlegungen des AG´s anzupassen, zu ergänzen und fortzuschreiben. Im laufenden Verfahren sind die jeweils final abgestimmten Dokumentenentwürfe dem AG im Veröffentlichungsformat (bspw. docx mit Schreibschutz, pdf, etc.) und spätestens nach Aufforderung durch den AG auch gleichzeitig im Gestehungsformat zur Verfügung zu stellen. Wenn nicht vorher geschehen, stellt der AN nach Abschluss des Verfahrens dem AG die finalen Dokumentenentwürfe in den Gestehungsformaten für die weitere Bearbeitung digital zur Verfügung.
— Kommunikation:
Die Kommunikation mit Teilnehmern oder Bietern im Verfahren obliegt ausschließlich dem AG. Davon ausgenommen sind lediglich die Verhandlungsgespräche im Rahmen der Moderation, der Angebotsaufklärung und der Protokollführung durch den AN.
— Videokonferenz:
Für die Teilnahme an Videokonferenzen wird Kamera und Mikrofon benötigt, wenn nicht anderes vereinbart. Das „Live-Streaming“ digitaler Dokumente (Verhandlungsprotokolle, Bewertungsmatrizen, Auswerteunterlagen, usw.) von Geräten des AN an alle Teilnehmer der Videokonferenz ist erforderlich. Die vom AG geleiteten Videokonferenzen werden über das Videokonferenzsystem „Zoom“ organisiert. Der Zugang/die Teilnahme ist u. a. über einen aktuellen Internetbrowser möglich. Der Erwerb einer Zoom-Lizenz ist nicht erforderlich.