Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation

Kurze Beschreibung

Unter Events verstehen wir sowohl rein virtuelle, aber auch hybride Events aller Art (Messen, Kongresse, Veranstaltungen) für alle Zielgruppen.
Events sollen durch die Unterstützung digitaler Kommunikation und Tools/Plattformen zielgruppen- und themengerecht umgesetzt werden, mit und ohne Präsenztermin. Den Teilnehmenden soll insbesondere bei virtuellen Events ein vergleichbares Erlebnis vermittelt werden, das das Live-Event geboten hätte. Das bedeutet nicht nur Vermittlung von Wissen, sondern aktive Einbindung jedes Teilnehmenden und Schaffen von Emotionen. Lebendige, komplexe Programme mit mehreren chronologischen und/oder parallelen Inhalten sollen nicht abgearbeitet, sondern erlebt werden. Keynotes, Sessions, Breakouts –auch mit Unterhaltungswert -, Chat-Lounge, Networking-Events bis zur Integration virtueller Ausstellungsbereiche müssen möglich sein.
Gleichzeitig muss die für das virtuelle/hybride Event zur Verfügung stehende Plattform an das jeweilige Veranstaltungs-Design angepasst werden können und damit einen Beitrag zur Einzigartigkeit und Wiedererkennbarkeit des Events leisten. Sie muss intuitiv und unkompliziert bedienbar sein und damit nicht nur Mittel zum Zweck, sondern wesentlicher Teil des Erlebnisses sein. Die Teilnehmenden müssen sich ohne aufwändige Einführung durch die Plattform navigieren können.
Der Zeitraum eines Events darf nicht begrenzt sein und muss von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen oder Wochen dauern können.
Nutzende der Plattform sind Mitarbeitende des DB-Konzerns, Journalist:innen sowie externe Gäste z.B. aus Wirtschaft und Politik. Somit hat die digitale Kommunikation eine hohe Innen- und Außenwirkung und muss entsprechend qualitativ hochwertig und stabil sein.
Eine detaillierte Leistungsbeschreibung finden Sie unter: http://www.deutschebahn.com/bieterportal (Datei A2.1 Leistungsbeschreibung).
Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation) oder nach der Projektnummer 21FEA56530.

Beschreibung der Beschaffung

Umfang der digitalen Kommunikation
-Teilnehmenden-Management (Einladung zu Events, Registrierung bei Events (virtuell auf der Plattform und on-site beim Event) inkl. Akkreditierung
-Lead-Management (Gesprächs- und Kontakttool bei Messen/Events zur Präsentation von Content und Dokumentation der Kontakte)
-Veranstaltungsplattform (zur digitalen Umsetzung oder zusätzlichen Ergänzung von Messen, Kongressen, Meetings, Get-Together usw.)
-ContentHub (digitale, eventbezogene Mediathek)
-Gamification (spielerische, emotionalisierende Elemente)
-Funktionalitäten der digitalen Kommunikation/Plattform entsprechend der Vergabeunterlagen
-Konzeption für digitale und/oder hybride Events
Von unserem/r künftigen Rahmenvertragspartner:in erwarten wir aktive Unterstützung in der Erstellung von Durchführungs-konzeptionen, aber auch Unterstützung und Beratung unserer Kreativ-Agenturen.
Eine detaillierte Leistungsbeschreibung finden Sie unter: http://www.deutschebahn.com/bieterportal (Datei A2.1 Leistungsbeschreibung). Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation) oder nach der Projektnummer 21FEA56530.

Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Anzahl von Bewerbern

Nur diejenigen Teilnahmeanträge von Bewerbern oder Bewerbergemeinschaften, die die in dieser Auftragsbekanntmachung genannten Anforderungen erfüllen und somit geeignet sind, diese Leistung zu erbringen und gegen die keine Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen, kommen in die weitere Auswahl. Gehen mehr als 3 Anträge ein, welche die Anforderungen der Teilnahme erfüllen, werden die Teilnahmeanträge der geeigneten und zuverlässigen Bewerber hinsichtlich der entsprechenden Merkmalsausprägung bzw. der genannten Anforderungen gemäß der genannten Kriterien bewertet und in ein Ranking überführt (siehe Datei T1 Teilnahmeantrag unter http://www.deutschebahn.com/bieterportal). Es werden die Besten (geplante Mindestzahl 3, vsl. max. 6) der geeigneten und zuverlässigen Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Liste und kurze Beschreibung der Bedingungen

Es sind von Ihnen die Teilnahmekriterien in der Datei T1 Teilnahmeantrag (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen.
Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation) oder nach der Projektnummer 21FEA56530.
Die Datei T1 Teilnahmeantrag ist von Ihnen vollständig auszufüllen, und sämtliche erforderliche Anlagen sind dem Antrag beizufügen. Eine Veränderung oder Nichtverwendung der genannten Anlage sowie die Abgabe falscher Angaben oder das Fehlen von Unterlagen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es sind von Ihnen die Teilnahmekriterien in der Datei T1 Teilnahmeantrag (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen.
Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation) oder nach der Projektnummer 21FEA56530.
Die Datei T1 Teilnahmeantrag ist von Ihnen vollständig auszufüllen, und sämtliche erforderliche Anlagen sind dem Antrag beizufügen. Eine Veränderung oder Nichtverwendung der genannten Anlage sowie die Abgabe falscher Angaben oder das Fehlen von Unterlagen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Auswahlkriterien

Es sind von Ihnen die Teilnahmekriterien in der Datei T1 Teilnahmeantrag (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen.
Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation) oder nach der Projektnummer 21FEA56530.
Die Datei T1 Teilnahmeantrag ist von Ihnen vollständig auszufüllen, und sämtliche erforderliche Anlagen sind dem Antrag beizufügen. Eine Veränderung oder Nichtverwendung der genannten Anlage sowie die Abgabe falscher Angaben oder das Fehlen von Unterlagen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.

Liste und kurze Beschreibung der Regeln und Kriterien

Es sind von Ihnen die Teilnahmekriterien in der Datei T1 Teilnahmeantrag (http://www.deutschebahn.com/bieterportal) zu erfüllen.
Um Zugang zu den Unterlagen zu erhalten, suchen Sie auf dem Portal die Vergabe nach Stichworten, die wir unter Ziffer II.1.1) Bezeichnung des Auftrags nutzen (z.B. Digitale Kommunikation und Plattform in der Live-Kommunikation) oder nach der Projektnummer 21FEA56530.
Die Datei T1 Teilnahmeantrag ist von Ihnen vollständig auszufüllen, und sämtliche erforderliche Anlagen sind dem Antrag beizufügen. Eine Veränderung oder Nichtverwendung der genannten Anlage sowie die Abgabe falscher Angaben oder das Fehlen von Unterlagen kann zum Ausschluss vom Vergabeverfahren führen.
Die Bietereigenerklärung ist vollständig auszufüllen und zu unterzeichnen. Diese ist zu finden unter http://www.deutschebahn.com/bieterportal (Anlage T2 Bietereigenerklärung). Es ist zwingend dieses Muster zu verwenden. Eine Verwendung anderer Muster führt zum Ausschluss vom Vergabeverfahren.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Die Beteiligten einer Bietergemeinschaft müssen eine Erklärung über eine gesamtschuldnerische Haftung abgeben und einen Bevollmächtigten nennen, der allein berechtigt ist, Erklärungen abzugeben und anzunehmen bzw. Handlungen vor- und entgegen zu nehmen.
Bei Bietergemeinschaften sind alle Mitglieder zur Kenntnis zu geben. Fachkunde und Leistungsfähigkeit
in Bezug auf die jeweiligen Mitglieder sind nachzuweisen. Es dürfen bei keinem Mitglied der
Bietergemeinschaft Ausschlussgründe im Sinne der §§ 123 f GWB vorliegen. Ansonsten kann dies zum
Ausschluss der gesamten Gemeinschaft führen.

Zusätzliche Angaben:
Corona-Virus: Der Auftraggeber behält sich vor, wegen möglicher Undurchführbarkeit der hier ausgeschriebenen Leistungen wegen Einschränkungen aufgrund der Corona-Pandemie den Zuschlag nicht zu erteilen/das Vergabeverfahren aufzuheben bzw. einzustellen. Hinweis des Auftraggebers: Angebote müssen weiterhin verbindlich sein und den Vergabeunterlagen entsprechen. Von den Vergabeunterlagen abweichende Angebote oder Angebote mit Vorbehalten, z. B. bei Terminen, müssen ausgeschlossen werden. Von entsprechenden Erklärungen bitten wir daher abzusehen.
Bei dem unter Ziff. IV.2.2) genannten Termin handelt es sich um den Schlusstermin für den Eingang der Teilnahmeanträge auf dem Bieterportal: http://www.deutschebahn.com/bieterportal
Eine Angebotsabgabe zu diesem Termin oder ohne Aufforderung zur Angebotsabgabe ist unzulässig. Für die Teilnahme an der Vergabe werden zunächst Teilnahmeanträge der Bewerber abgefordert. Für die Teilnahmeanträge ist die Anlage T1 Teilnahmeantrag des Auftraggebers auszufüllen, anderenfalls finden sie keine Berücksichtigung.
Der Auftraggeber stellt diese Anlage auf dessen Bieterportal https://bieterportal.noncd.db.de/Portal/ jedem
Bewerber zum Download zur Verfügung.
Die Projektnummer lautet: 21FEA56530. Eine Zusendung z.B. per E-Mail ist ausgeschlossen.
Jeder Bewerber hat die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellte Anlage T1 Teilnahmeantrag im Excel-Datei-Format auszufüllen und dem Auftraggeber bis spätestens zum 17.01.2022 (12:00 Uhr) mit allen geforderten Nachweisen, Erklärungen etc. auf dem Bieterportal zu hinterlegen. Sollte kein Teilnahmeantrag frist- und formgerecht auf dem Bieterportal hinterlegt worden sein, sondern nur in anderer Form eingereicht worden sein, findet dieser Teilnahmeantrag keine Berücksichtigung.
Bitte beachten Sie nachstehende Anforderungen:
Alle elektronisch übergebenen Unterlagen müssen in einem PC-lesbaren Format (MS-Office 2000 kompatibel,
pdf, tif, jpg) vorliegen.
Der bestplatzierten Anbieter und somit wirtschaftlichsten Anbieter erhalten den Zuschlag. Anhand inhaltlich-fachlicher Kriterien in Bezug auf den konkreten Auftrag wird zwischen den Verträgen gewählt. In Einzelfällen wird der Auftraggeber zur Feststellung des wirtschaftlicheren Vertrages einen nachgelagerten Wettbewerb zwischen den Rahmenvertragspartnern durchführen.
Zu beachten ist:
Bitte beachten Sie, dass zu dem o.g. Termin nur der wie oben beschriebene Teilnahmeantrag mit den entsprechend geforderten Anlagen und in geforderter Form einzureichen ist. Eine Angebotsabgabe (Bepreisung, Aufgabenbearbeitung) ist zu diesem Zeitpunkt oder ohne Aufforderung zur Angebotsabgabe nicht zulässig. Die auf der Vergabeplattform abzurufenden Vergabeunterlagen mit den Dateinamen Anlage A … ( z.B. Anlage A2.3 Aufgabenstellungen) dienen zum jetzigen Zeitpunkt der detaillierten Information über Umfang, Inhalt, Bedingungen des Auftrags.
Fragen zum Teilnahmewettbewerb und den dazugehörigen Unterlagen können über die Bieterkommunikation im Vergabeportal der Deutschen Bahn AG (Fundstelle: https://bieterportal.noncd.db.de/portal) bis zum 11.01.2022 -12 Uhr- eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass eingehende Fragen zwischen dem 20.12.2021 und 02.01.2022 zunächst gesammelt und anschließend beantwortet werden.
Schätz- und Höchstwerte:
Der Schätzwert beträgt 4 Mio. € und der Höchstwert beträgt: 6 Mio. €. Beim Schätzwert handelt es sich um eine reine Schätzung und nicht um eine verbindliche Angabe. Dieser wurde auf der Grundlage von Erfahrungswerten und Prognosen erstellt. Die Schätz- und Höchstwerte sind nicht mit einer Mindestabnahmeverpflichtung gegenüber einem Auftragnehmer im Zuschlagsfalle verbunden. Es besteht in Hinblick auf die Schätz- und Höchstwerte kein Anspruch auf Beauftragung bzw. Vergütung
Informationen zum finalen Verhandlungsprozess:
Ziel des Vergabeverfahrens ist die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots (mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis). Der Auftraggeber beabsichtigt hierzu, das Verhandlungsverfahren in Form eines strukturierten und abgestuften Verhandlungsprozesses durchzuführen. Dieser Verhandlungsprozess besteht aus einer oder mehreren aufeinander folgenden Verhandlungsphasen. Eine Verhandlungsphase besteht wiederum aus einer oder mehreren Verhandlungsrunden. Im Rahmen der finalen Verhandlungsphase beabsichtigt der Auftraggeber nur noch über kaufmännische Bedingungen, wie insbesondere den Preis zu verhandeln.
Die Entscheidung über das konkrete Verhandlungsdesign trifft der Auftraggeber nach Auswertung der eingegangenen Angebote und kommuniziert diese und die damit verbundenen Verhandlungsregeln rechtzeitig allen verbliebenen Bietern.
Bewerber, die sich bewerben wollen (einen Teilnahmeantrag abgeben möchten) und auf der Bieterplattform noch nicht registriert sind, müssen sich rechtzeitig auf der Bieterplattform des Auftraggebers registrieren (www.deutschebahn.com/bieterportal). Wir empfehlen dies mindestens 10 Tage vor Einreichen bzw.
Hochladen der Dateien und Abgabe des Teilnahmeantrags zu tun.

Genaue Informationen über Fristen für Überprüfungsverfahren

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2, Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder auf elektronischem Weg bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 Abs. 2 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Kalendertagen nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3, Satz 1, Nr. 1 bis 3 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.