Bedingungen für die Teilnahme (technische und berufliche Fähigkeiten)
A.) Zur Prüfung seiner fachlichen Eignung hat der Bieter mit der Abgabe seines Angebotes mindestens drei (3) Referenzen (Mindestanforderung) vorzulegen, die nicht älter als drei (3) Jahre sind (Mindestanforderung), bezogen auf die Sendungsvolumen der Lose, auf die der Bieter beabsichtigt ein Angebot abzugeben. Als vergleichbare Referenzen werden solche angesehen, deren Druckaufkommen mindestens 60% (Mindestanforderung) der Jahresdruckleistung entspricht.
Die Auftraggeberin sollte hierbei höchstens einmal als Referenz genannt werden.
Hinweis: Es handelt sich hierbei lediglich um Funktionsträgerdaten, vor deren Übermittlung personenbezogener Daten an die Auftraggeberin durch die/den Verantwortliche/n die entsprechenden Zulässigkeitsvoraussetzungen zu schaffen sind. Die Angebotsfrist hierfür ist ausreichend und angemessen. Diese Anforderung gilt gleichermaßen für alle Bieterinnen/Bieter. Eine Angabe von Referenzkunden ohne die Möglichkeit, die Referenzen bei den Referenzgebern im Vergabeverfahren abzufragen führt dazu, dass die Auftraggeberin nicht in der Lage ist die Leistungsfähigkeit tatsächlich festzustellen.
B.) Konzept Verarbeitungsnotfallplan (internes Backup-Konzept):
Bei der Auftragsdurchführung sind Maßnahmen zu treffen, um die überlassenen Daten zu sichern. Die Bieterin/der Bieter soll die Maßnahmen, die sie/er dazu trifft, in einem Verarbeitungsnotfallplan (Internen Backup Konzept) darstellen. Dieser soll für alle Phasen des Produktionsprozesses Maßnahmen zum Schutz vor Risiken vorsehen. Dabei wird erwartet, dass sie/er Aussagen trifft, zur internen Organisation bei der Erbringung der hier konkret ausgeschriebenen Leistung, insbesondere
a) Personaleinsatz und Personalplanung zum Schutz vor Ausfall,
b) Ausfall von Servern,
c) Ausfall Drucker,
d) Ausfall Kuvertiereinheit,
e) die sicherheitstechnische Trennung der Systeme,
f) auftragsdurchführungsbezogene Qualitätssicherungsmaßnahmen
C.) Servicekonzept:
Von der Bieterin/vom Bieter wird erwartet, dass sie/er in ihrem/seinem Konzept Aussagen zu nachfolgenden Aspekten trifft und dabei auf die Besonderheiten der hier ausgeschriebenen Leistungen eingeht:
1) Sicherung der Kommunikation mit der Auftraggeberin, dazu gehören der interne Prozess bei Anfragen und Abstimmungsbedarfen der Auftraggeberin im Zusammenhang mit der Leistungserbringung und Vertragsabwicklung, der Prozess der Fehlerdokumentation und Fehleranalyse sowie der Prozess der Fehlerbeseitigung unter anderem:
a) Bei den einzelnen Projekten ist insbesondere die kurzfristige Abstimmung zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer relevant. Die Bieterin/der Bieter soll kurz darstellen, auf welchen Kommunikationswegen (Telefon, Fax, E-Mail, Post) und zu welchen Zeiten (z.B. 08.00 Uhr-16.00 Uhr oder 24 Stunden etc.) sie/er für die Auftraggeberin erreichbar ist.
b) Im Einzelfall kann es vorkommen, dass ein persönliches Gespräch mit dem im Angebot genannten Ansprechpartner in der Hauptverwaltung der BGHM in Mainz kurzfristig erforderlich ist. Bitte geben Sie an, innerhalb welches Zeitfensters der im Angebot benannte Ansprechpartner persönlich in der Hauptverwaltung der BGHM in Mainz erscheinen kann (z. Bsp. innerhalb von 12 Stunden oder innerhalb von 24 Stunden).
c) Bei zeitkritischen Projekten, wie zum Beispiel Projekt 5 und 6, kann es im Einzelfall erforderlich sein, dass Daten auch am Wochenende oder an Feiertagen verarbeitet werden müssen, um den geplanten Versandtermin halten zu können. Eine Ver-schiebung des Versandtermins ist dann, aufgrund von im Bescheid enthaltenen Zahlungszielen, nicht möglich. Der Bieter hat anzugeben, ob die Verarbeitung am Wochenende oder an Feiertagen möglich ist und inwieweit dann Zuschläge auf die angegebenen Preise erhoben werden.
d) Im Einzelfall kann es passieren, dass aufgrund von Problemen mit der Erstellung der AFP-Dateien bei der Auftraggeberin sich die Lieferung der Daten verzögert. Der Bieter hat kurz darzustellen bis wie viel Uhr Daten geliefert werden müssen damit mit der Verarbeitung noch am gleichen Tag begonnen wird (z. Bsp. bis spätestens 9:00 Uhr oder bis spätestens 12:00 Uhr).
2) Aufgrund von technischen Problemen bei der Auftraggeberin kann es im Einzelfall zu kurzfristigen (ein bis zwei Tage vor der geplanten Datenlieferung) Terminverschiebungen kommen. Der Versandtermin verschiebt sich dann in aller Regel um die gleiche Anzahl von Tagen. Die Bieterin/der Bieter soll angeben, ob solche kurzfristigen Terminverschiebungen ein Problem für die Ausführung des Auftrages darstellen.
3) Im Einzelfall ist es erforderlich, dass noch kurz vor Abholung der Briefsendungen zum Versand einzelne Sendungen aussortiert werden müssen. Die Auftraggeberin teilt hierzu die Adressdaten (Name und Anschrift) der betroffenen Briefsendung mit. Die Bieterin/der Bieter soll mitteilen, ob solche Aussortierungen geleistet werden können, sowie ob und wenn ja mit welchen Mehrkosten (Stundensatz) dann ggf. zu rechnen ist.
4) Qualitätssicherung bei dem (sofern einschlägig) Einsatz anderer Unternehmen im Rahmen der Leistungserbringung, dazu gehören eine Darstellung der Verbundstruktur und Schnittstellen, sowie der Ablaufkoordination, Reaktionen auf Qualitätsmängel und Umgang mit Leistungsstörungen auch im Rahmen eines Back-up-Konzeptes.
5) Qualitätssicherung in der Leistungserbringung, dazu gehören Angaben zur Anzahl hauptberuflicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur internen Qualitätssicherung, zur Identifikation von Fehlern im Rahmen der Leistungserbringung, deren Aufbereitung (Fehlerdokumentation und Fehleranalyse), Fehlerbeseitigung und zukünftigen Fehler-vermeidung, Qualitätssicherungsmaßnahmen beim Personaleinsatz.
6) Bitte gehen Sie an dieser Stelle auch darauf ein, ob ein CO2-Zertifikat für den klimaneutralen Druck vorliegt.