Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte

BAHN-BKK

Inhalt der Ausschreibung ist die Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte der BAHN-BKK ab dem 01.01.2023 sowie das vorgelagerte Einführungsprojekt nebst Projektleitung.
Das Einführungsprojekt muss im Jahr 2022 vollständig durchgeführt werden und einen reibungslosen Start der Echtabrechnung zum 01.01.2023 sicherstellen.
Die Entgeltabrechnung reicht von der Erfassung/Übernahme der Daten bis zur vollständigen Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich aller Meldungen sowie dem Druck und Versand der Entgeltabrechnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Dienstleistung ist für insgesamt ca. 1.100 Abrechnungsfälle pro Monat zu erbringen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2022-01-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2021-12-02.

Wer?

• BAHN-BKK

Wie?

Wo?

• Darmstadt › Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2021-12-02	Auftragsbekanntmachung
2022-02-03	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2021-12-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Lohn- und Gehaltsabrechnung
Kurze Beschreibung:

Inhalt der Ausschreibung ist die Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte der BAHN-BKK ab dem 01.01.2023 sowie das vorgelagerte Einführungsprojekt nebst Projektleitung. Das Einführungsprojekt muss im Jahr 2022 vollständig durchgeführt werden und einen reibungslosen Start der Echtabrechnung zum 01.01.2023 sicherstellen. Die Entgeltabrechnung reicht von der Erfassung/Übernahme der Daten bis zur vollständigen Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich aller Meldungen sowie dem Druck und Versand der Entgeltabrechnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Dienstleistung ist für insgesamt ca. 1.100 Abrechnungsfälle pro Monat zu erbringen.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Lohn- und Gehaltsabrechnung 📦
Zusätzlicher CPV-Code: Dienstleistungen im Bereich Druck und Lieferung 📦
Ort der Leistung
NUTS-Region: Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt 🏙️

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bahn-bkk
Postanschrift: Franklinstr. 54
Postleitzahl: 60486
Postort: Frankfurt/Main
Kontakt
Internetadresse: http://www.bahn-bkk.de 🌏
E-Mail: heike.steinert@bahn-bkk.de 📧
Telefon: +49 69/77078176 📞
Fax: +49 69/7707885176 📠
URL der Dokumente: https://www.subreport.de/E24131666 🌏
URL der Teilnahme: https://www.subreport.de/E24131666 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2021-12-02 📅
Einreichungsfrist: 2022-01-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2021-12-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2021/S 237-624511
ABl. S-Ausgabe: 237
Zusätzliche Informationen

Die Tarifverträge sind bereits als verschlüsselte Zip-Datei mit den Vergabeunterlagen in subreport abgelegt. Wenn Sie auf Basis der bisher zur Verfügung gestellten Unterlagen an der Teilnahme am Verfahren interessiert sind, können Sie über die Bieterkommunikation das Passwort für die Datei anfordern. Bitte reichen Sie mit der Mail die Anlage 14: Verschwiegenheitserklärung mit ein.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Inhalt der Ausschreibung ist die Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte der BAHN-BKK ab dem 01.01.2023 sowie das vorgelagerte Einführungsprojekt nebst Projektleitung.

Das Einführungsprojekt muss im Jahr 2022 vollständig durchgeführt werden und einen reibungslosen Start der Echtabrechnung zum 01.01.2023 sicherstellen.

Die Entgeltabrechnung reicht von der Erfassung/Übernahme der Daten bis zur vollständigen Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich aller Meldungen sowie dem Druck und Versand der Entgeltabrechnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Die Dienstleistung ist für insgesamt ca. 1.100 Abrechnungsfälle pro Monat zu erbringen.

Geschätzter Gesamtwert: 995 900 EUR 💰
Kurze Beschreibung:

Aktuell werden die Entgeltsabrechnungen der Mitarbeiter der BAHN-BKK durch einen Dienstleister erstellt, ausgedruckt und versendet. Inhalt der Ausschreibung ist die Übernahme der kompletten Entgeltabrechnung. Die Entgeltabrechnung reicht von der Erfassung/Übernahme der Daten bis zur vollständigen Durchführung der Entgeltabrechnung einschließlich aller Meldungen sowie dem Druck und Versand der Entgeltabrechnungen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Aktuell verwendet die BAHN-BKK das Personalmanagementsystem LOGA. Die für die Abrechnung notwendigen Daten sollen nach Möglichkeit und soweit technisch umsetzbar über eine Schnittstelle automatisiert von LOGA zum Abrechnungssystem des Dienstleisters übertragen werden. Die technischen Möglichkeiten sind von den bietenden Unternehmen zu prüfen.

Vor Beginn der Dienstleistung erfolgt die Einrichtung, der Testbetrieb und mindestens 2 Abrechnungsprobeläufe. Diese Vorbereitungsphase muss bis zum 31.12.2022 abgeschlossen sein und beginnt direkt nach Zuschlagserteilung.

Liste der BAHN-BKK Tarifverträge Arbeitnehmer:

- Entgelttarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der BAHN-BKK (ETV-BAHN-BKK) – gilt aktuell für rund 1020 Mitarbeitende

- Manteltarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der BAHN-BKK (MTV-BAHN-BKK) – gilt für den gleichen Personenkreis wie Entgelttarifvertrag

- Tarifvertrag für die Angestellten des Bundeseisenbahnvermögens (AnTV) – gilt aktuell für rund 65 Mitarbeitende

- Arbeitszeittarifvertrag (gilt für alle Tarifkräfte)

- Starttarifvertrag für die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer der BAHN-BKK (StartTV) (gilt für alle Tarifkräfte)

Für Auszubildende der BAHN-BKK (aktuell 38) gelten die entsprechenden Tarifverträge für Auszubildende. Diese sind:

- Ausbildungsvergütungstarifvertrag Nr. 1 für Auszubildende der BAHN-BKK

- Manteltarifvertrag für die Auszubildenden der BAHN-BKK (MTV-Azubi)

Der Abrechnungsprozess sieht in den Grundzügen folgendermaßen aus:

1. Die abrechnungsrelevanten Daten müssen idealerweise und soweit möglich über eine Schnittstelle von LOGA zum Abrechnungsprogramm des Auftragnehmers übertragen werden. Alternativ sind andere Wege, wie z.B. ein Zubringersystem möglich. In Einzelfällen sollten abrechnungsrelevante Informationen auch auf anderen Wegen (z.B. Exceldateien) dem Dienstleister geliefert werden können.

2. Durchführung der fristgerechten Gehaltsabrechnung (Zahltag 15. eines Monats) und Druck und Versand der Abrechnungen durch den Auftragnehmer.

3. Der Auftragnehmer stellt der BAHN-BKK eine SEPA-Zahldatei zur Sammelüberweisung zur Verfügung.

4. Anweisung der Zahlungen durch die BAHN-BKK.

Geschätzter Wert ohne MwSt: 995 900 EUR 💰
Dauer: 48 Monate
Beschreibung der Verlängerungen:

Der Dienstleistungsvertrag zur Durchführung der Entgeltabrechnung für Tarifkräfte verlängert sich nach Ablauf der festen Vertragslaufzeit auf unbestimmte Zeit, sofern er nicht mit einer Kündigungsfrist von 12 Monaten gekündigt wurde.

Zusätzliche Informationen:

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Der NUTS-Code gibt den Standort der Zentrale der BAHN-BKK an.

Es besteht evtl. die Notwendigkeit, Aufgaben aus dem Einführungsprojekt hier durchführen zu müssen.

Die Durchführung der laufenden Dienstleistung zur Entgeltabrechnung findet beim Dienstleister statt.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Zur Prüfung der Zuverlässigkeit der Bieter werden folgende Unterlagen abgefordert:

- Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Anlage 3)

- Antikorruptionsklausel (Anlage 4)

- Erklärung zum Arbeitnehmerentsendegesetz (Anlage 6)

Nachweise zur Befähigung zur Berufsausübung:

- Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

- Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung für Vermögensschäden in Höhe von mind. 1 Mio. € pro Jahr. Diese muss auch datenschutzrechtliche Verletzungen beinhalten. Sollte noch keine Versicherung bestehen, so muss eine Eigenerklärung vorgelegt werden, dass die Versicherung im Falle einer Bezuschlagung bis Vertragsbeginn abgeschlossen wird.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

- Fragebogen zu den zwingenden grundsätzlichen Eignungskriterien (Anlage 2)

- ausgefüllte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung inkl. Fragebogen (Anlage 5 und 15)

- ausgefülltes Profil des Unternehmen inkl. Referenzen (Anlage 7)

Mindeststandards:

- 5 Jahre Mindesterfahrung im Bereich der Durchführung von Entgeltabrechnungen als Dienstleistung für externe Kunden,

- mindestens 50.000 Abrechnungsfälle pro Monat,

- mindestens 1 öffentlich-rechtlicher Arbeitgeber (Kunde)

- mindestens ein Kunde mit über 1.000 Abrechnungsfällen im Monat.

Auftragsausführung
Bedingungen für die Vertragserfüllung:

Bis zum 31.12.2022 muss das Einführungsprojekt abgeschlossen sein. Hierzu zählt auch die Durchführung von zwei Probeabrechnungsläufen.

Verfahren
Rechtsgrundlage: 32014L0024
Zeitpunkt des Eingangs der Angebote: 09:30
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können: Deutsch 🗣️
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2022-02-28 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2022-01-10 📅
Zeitpunkt der Angebotseröffnung: 10:00
Vergabekriterien
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Effektivität des Datentransfers, der Informationsflüsse und der sonstigen Logistik
Qualitätskriterium (Gewichtung): 50 %
Qualitätskriterium (Bezeichnung): Konzept Einführungsprojekt
Qualitätskriterium (Gewichtung): 15 %
Preis (Gewichtung): 35 %

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Heike Steinert, Zentrale Vergabestelle
Internetadresse: www.bahn-bkk.de 🌏
Dokumente URL: https://www.subreport.de/E24131666 🌏

Referenz
Zusätzliche Informationen

Das Ausschreibungsverfahren wird gemäß § 9 Abs. 1 VgV ausschließlich und vollständig über das Vergabeportal subreport-elvis in deutscher Sprache abgebildet. Die Bekanntmachung, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, die Kommunikation zwischen Unternehmen und ausschreibender Stelle, die Einreichung der Angebote sowie die Erteilung des Zuschlags bzw. die Unterrichtung der Bewerber und Bieter erfolgen nur über das Portal. Die Zusendung schriftlicher Angebote in Papierform bzw. das Stellen von Fragen über E-Mail sind nicht zugelassen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.

Ergänzende oder berichtigende Angaben zur Ausschreibung, Änderungen der Leistungsbeschreibung oder anderer Bestandteile der Vergabeunterlagen sowie wichtige Aufklärungen und Informationen zum Stand und zur weiteren Vorgehensweise im Verfahren werden allen Teilnehmern der Ausschreibung textlich über die Vergabeplattform mitgeteilt. Eine Registrierung durch die Unternehmen auf subreport-elvis ist Voraussetzung für den Erhalt der Angaben.

Bei Fragen zur Plattform Subreport-ELVIS können Sie sich an Herrn Jedecke von Subreport wenden:

Tel. +49 (0) 221-98 578-45 oder Mail: ralf.jedecke@subreport.de Sollten Sie Störungen der Plattform feststellen, so teilen Sie diese umgehend dem zuvor genannten Ansprechpartner von subreport mit und geben uns diese ebenfalls zur Kenntnis.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt Vergabekammer des Bundes
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 92289499-163 📠
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Quelle: OJS 2021/S 237-624511 (2021-12-02)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2022-02-03)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2022-02-03 📅
Veröffentlichungsdatum: 2022-02-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2022/S 027-069459
Verweist auf Bekanntmachung: 2021/S 237-624511
ABl. S-Ausgabe: 27
Quelle: OJS 2022/S 027-069459 (2022-02-03)

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